日企会议管理规定

文件性质日常管理规定文件编号文件名称会议管理规定生效日期页次:1/2目的：规范会议召开相关要求，确保召开有效果的会议。范围：所有会议、适用中日方全体人员权责：主持人：通知召开会议，并对会议进程进行控制，执行会议相关要求，保证会议取得效果。参会人员：准时出席会议，积极提出意见、落实决议安排。人事部：制定并检查本规定的落实情况。内容：1、会议通知1.1由会议主持人确定必须参会的人员并发行会议通知。★1.2根据会议性质，凡是涉及需对本次会议的部分问题进行裁决、或必须对会议作重要总结的人员，需提前3天预约。（※邀请工场长、副工场长、本部长、及日方事业部长参加并需作裁决、或作重要总结的会议，需提前7天预约且于会议当天再提示。若不能参加时，则需会议主持人调整时间；一般性会议，只作参与了解的，则提前1天预约，若不能参加时，会议照常进行。）★1.3紧急异常会议：如客户投诉紧急对策会、安全事故紧急检讨会等，允许当天通知当天召开。★1.4除1.2及1.3情形以外的其余会议，至少需提前1天通知。★1.5对于讨论性的会议通知，主持人需将本次会议的流程、参会者需担当的工作或者需要事前提供的资信等会前周知，以确保会议的效果。1.6非围绕生产活动方面的会议，原则上在正常工作时间外进行。1.7会议时间控制在60分钟内为宜，特别会议依会议性质决定。2、会前准备2.1与会人员应按通知要求调查/收集信息、准备必要的资料、初步意见、产品样品等。2.2主持人原则上在正式会议开始前5～10分钟将会议的大纲与相关信息抄写在白板上。3、会议纪律3.1同一时间，当多个会议冲突时，需优先参加有社外人员的会议；当均为社内会议时，需优先参加工场长、本部长主持的会议，无论何种原因，不能参加，均必须于会前亲自向工场长或本部长说明,同意方可。3.2公司级定期会议(品质情报会、生产说明会、KPI质询会、数据发布会)原则上相关部门长需参加，不能参加时需亲自与本部长说明。3.3参会人员准时出席会议，非讨论时间不要私自讨论、交头接耳，且将手机调至振动状态，以免影响会议的正常进行。3.4能在现场或办公室进行的，原则上不到会议室进行，现场会议以站立开会为宜。4、会议代理文件性质日常管理规定文件编号文件名称会议管理规定生效日期页次:2/24.1因对应客户或会议冲突时，指定对主题较熟悉的人员代理参加会议。4.2代理人员于会议结束后立即将会议决定事项周知应参会人员。4.3会议主持人需指定人员跟进会议代理人对会议内容的理解和执行情况。5、会议记录5.1一般会议记录，以手写为宜，且记录清楚要点即可，篇幅控制在标准A4纸一页内为宜。5.2会议如有违规人员，需注明违规人员名单。6、决议跟进6.1会议均要有结果/结论，没有结果/结论的会议视作无效，需重新进行。6.2会议要求的事项，由主持人指定担当者、确认者、完成日期等。6.3工场长的会议精神由人事部指定人员跟进落实状况，并回馈工场长。6.4公司级会议中工场长要求，由主会单位指定人员跟进落实状况，并回馈工场长。6.5会议要求事项未落实，给客户或公司造成影响的，由主持人责令担当责任人执行/改善。6.6会议中有明确要求，以记录不完善等推卸责任者，按乘法原则，对责任人处2倍的责任。7、违规处理7.1部门庶务管理月末一次性统计会议违纪人次，并对当月累计达3次违规者罚款100元，月末将名单提交人事部从工资中扣除。