第一章会议概述

会议组织与服务大家谈•你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？会议组织与服务会议的筹备会议的沟通协调会议的善后会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案制作会议证件会场检查明确会议组织机构确定与会者名单会务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作报到及接待工作做好后勤保障工作编写会议简报或快报做好会议保密工作会议信息工作会务工作流程图（会后）撰写会议纪要催办与反馈工作安排与会人员离会会议总结会议文书的立卷归档会议的宣传报道会议组织与服务理论导入会议文书会议环境会议信息会议生活会议礼仪会议接待会议保障会议概述会议的含义及功能会议活动的基本要素会议的类型与流程会议的含义会议的特点会议的功能会议人员会议名称会议议题会议时间会议地点会议结果会议的类型会议的流程第一节会议的含义与功能一、会议的起源与发展•会议，是人类社会古已有之的社会行为。•早在原始社会阶段，部落首领召集氏族议事、选举酋长等就已经采用了会议方式。会议概述什么是会议人类开会的历史可谓是源远流长。公元前2198年，大禹在浙江绍兴的会稽山召集了全国的部落首领，庆功封爵并商讨全国的财政问题。据说，会稽山原名茅山，因召开此会而更名。公元前681年，齐桓公召集宋、陈、蔡、邾四国，在北杏会盟，首开国际会议的先河。随着齐国国力和国际地位的逐渐升高，齐国召开的国际会议的频率和规模也越来越高。因此，齐桓公也被誉为是“文山会海”的祖师爷。会议起源大地湾遗址——有据可考的中国最早的会议遗址2019/9/14会议概述什么是会议原始社会部落联盟会议历代会议概览清代的会议概况1.部落联盟首长召开的由部落联盟管理者和各部落酋长参加的议事会2.战争动员大会3.庆祝大会4.礼仪性质的朝见大会1.诸侯列国之间的盟约会议2.封建王朝礼仪性盐铁之议政事堂会议1.常朝会2.大朝会3.军礼大典会4.皇帝会见被“引见”官员的会议5.外交活动举行的各种会议6.探讨统治方略的会议会议的异化•1、会议与意识形态结合•2、会议和权力结合•3、会议和商业结合，产业化•调查统计表明，领导者与管理者的工作时间，一般有30%甚至80%是在会议中消耗掉的，全世界每天至少有7500万个事务性会议。•而在中国，会议数量之多，会议规模之大，会议时间之长，举世罕见也。•总之，在现代社会里，只要你在工作，就一定离不开会议！会议概述第一节什么是会议中国的会有多少整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。中国的会有多少？从中央到地方一年要开多少会？这是一个无法统计的数字。《现代快报》2005年7月9日报道了来自会议市场上的信息：1999年，北京只有一二百家服务于会展的专业公司，而2005年竟达到4000家以上。会议养活了如此之多的服务公司，形成了滋生腐败的温床。2011年，中国首个《中国会议蓝皮书》在京发布，蓝皮书指出，目前我国每年举办的各种会议多达几千万个，年均增长20%。会议概述什么是会议2012年版会议蓝皮书参与会议统计城市234个,比2010年上升1.54倍会议统计数据15980个,比2010年上升1.93倍会议概述什么是会议在白领中，会议恐惧症已经不是个新词儿了。对于现在很多商政人士而言，在会议室里度过一天已经是一件司空见惯的事，似乎每天都有开不完的会。2011年，中国青年报社会调查中心通过民意中国网和网易新闻中心，对2223人进行的一项调查显示，53.6％的人表示自己在日常工作中参加的会议过多。具体而言，57.4％的人每星期平均开会2次以上。受访者中，40.8％的人是企业职员，300％的人是事业单位员工，12.9％的人是政府机关工作人员。另外，只有不到三成的白领认为自己参加的会议有意义，而剩余的大多数白领均表示厌烦开会，甚至有人为此变成职场“恐会族”。会议概述什么是会议2012年12月14日中共中央政治局通过了关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定二、要精简会议活动，切实改进会风，严格控制以中央名义召开的各类全国性会议和举行的重大活动，不开泛泛部署工作和提要求的会，未经中央批准一律不出席各类剪彩、奠基活动和庆祝会、纪念会、表彰会、博览会、研讨会及各类论坛；提高会议实效，开短会、讲短话，力戒空话、套话。我国政府会议、企业会议、社团会议和事业单位会议四大会议市场中，2011年政府会议数量比2010年下降了3.3%，这也正是我国限制使用财政经费开会政策得以体现。中国特色的会议•1、会议政治化，影响历史方向；•2、斗争性强，打棍子，扣帽子；•3、会议数量多，规模大；•4、政府会议比重过高；•5、形式主义，空洞化；•6、产生了一个会议食利阶层；•7、奢靡和腐败的蔓延。•1、会议是维持意识形态，实行思想统一的基本工具；•2、会议是官僚体制运行和调整政治结构的重要方式；•3、会议和商业利益紧密结合。现代会议的始祖——维也纳会议（1814.9.—1815.6.）会议目的：拿破仑战争后重新划分欧洲国土与会代表：包括当时所有大国的领导人会议局出现1896，美国密执安州底特律市•会议在今天已经成为一种产业会议业产生的基础（一）会议业协会的成立会议业起源于前几个世纪的政治性和宗教性的会议，以及之后的商业会议和美国的贸易与专业会议。因此，很难判断出它真正的产生时间。而通常，判断一种产业是否真正形成的客观标准是该产业协会的成立。因此，会议业协会的成立标志着会议作为一种产业而存在。主要会议业协会及成立时间年份协会名称1957年专业会议管理协会（PCMA,ProfessionalConventionManagementAssociation）1958年国际会议局协会（AIPC,AssociationInternationaldesPalaisdeCongrés）1963年国际会议协会（ICCA,InternationalCongressandConventionAssociation）1964年欧洲会议乡镇联合会（EFCT,EuropeanFederationofConferenceTowns）1968年国际专业会议组织者协会（IAPCO,InternationalAssociationofProfessionalCongressOrganizers）1969年英国会议举办地协会（BACD,BritishAssociationofConferenceDestinations）1972年国际会议专业委员会（MPI,MeetingsProfessionalsInternational）1975年澳大利亚会议业协会（MIAA,MeetingsIndustryAssociationofAustralia）1981年英国专业会议组织者协会（ABPCO,AssociationofBritishProfessionalConferenceOrganizers）1983年亚洲会议和观光局协会（AACVB,AsianAssociationofConventionandVisitorBureaus）1990年英国会议业协会（MIA,UK,MeetingsIndustryAssociation）（二）会议基础设施建设随着会议业的发展，各国对于会议基础设施的投资也在加速增长。1990年以来英国对主要会议中心的投资情况中心的名称启用年度花费（百万英镑）国际会展中心1991180普利茅斯展馆199225加的夫国际体育馆199325北威尔士会议中心19946爱丁堡国际会议中心199538贝尔法斯特滨水会议厅（会议中心和音乐厅）199732苏格兰会展中心的克莱德音乐会堂199738千禧年会议中心（伦敦）199735曼彻斯特国际会议中心200124会议业的价值会议业被认为是高收入、高盈利、带动力强的环保型朝阳产业，并且还可以带动商贸、影视、信息、餐饮、宾馆、交通、娱乐、服装、旅游、广告和印刷等相关产业的发展。据测算，国际上会展业的产业带动系数大约为1:9。会议在今天已经成为一种产业•《财富》论坛在上海召开，产生了巨大的轰动效应，仅会议期间的广告、宣传收入就达到亿元以上。•昆明召开的世界园艺博览会接待的中外游客超过930万人次，当年云南省旅游总收入突破200亿元。•福布斯全球行政总裁论坛仅与会人士交的注册费用就达到1600万元。会议业的价值直接收益»场租收益»城市交通»航空运输»城市建设间接收益»服务业»饭店业»餐饮业»旅游业»零售业和手工业»通信业世界会议业概述会议业因其广泛的影响、高额的利润和巨大的潜力，引起了越来越多的国家和地区的注意，市场竞争亦愈演愈烈。根据国际会议协会ICCA的统计，每年全世界的会议收入约在2800亿美元以上，其中国际会议收入为76.2亿美元。会议业每年以8%—10%左右的速度增长（一）欧美地区会议业欧美会议业发展较早，产品较成熟，市场机制健全，操作规范，市场份额较大。据国际协会联盟（UIA）进行的调查显示，1999年，在全球范围内举行的国际会议达9,465个，其中，1,420个在美国举行，5,383个在欧洲举行。著名的会议城市有巴黎，它每年都要承办超过300个大型国际会议，被誉为“国际会议之都”。还有布鲁塞尔、维也纳、伦敦、瑞士等。美国更是占联合国之地利，国际会议连绵不断。（二）亚太地区会议业90年代以来，亚太地区经济一度持续发展，洲内洲际交往日益增多，各国和各地区也都开始重视会议产品的开发、宣传和促销，纷纷设立专门机构，命名会议城市，增加经费，采取倾斜政策，招徕会议，会议活动迅速增加。所以，虽然欧美的会议业务占会议市场一半以上，但份额已有所减少，与此同时，亚太地区的市场份额却稳步增长。香港已成为亚太地区最重要的会议中心之一。近年来，香港每年举办的大型会议超过420个，来自世界各地的与会代表多达3.7万人。香港已连续多年被英国《会议及奖励旅游》杂志评为“全球最佳会议中心”。2004年，中国香港和澳门地区更跻身全球10大会议城市行列。而中国内地也凭借其广阔的市场与经济发展潜力，逐渐成为亚洲地区会议业的新秀。总体来讲，亚太地区因其高质量的会议产品令人瞩目。但劣势也有，那就是协会基础较弱，软件素质有待提高，亚太会议市场仍处于初级阶段，亚洲会议业面临着机遇和挑战。2000年国际会议区域分布情况表名次UIA统计ICCA统计1欧洲56.19%欧洲59%2北美洲17.17%亚洲14%3亚洲13.08%北美洲11%4南美洲5.12%南美洲7%5澳大利亚4.41%澳大利亚/南太平洋6%6非洲4.03%非洲3%资料来源：国际协会联盟（UIA）/国际会议协会（ICCA）2001年各洲国际会议情况洲名数量所占比例欧洲154058%亚洲47118%北美洲26210%拉丁美洲1777%澳大利亚/南太平洋1496%非洲673%总计2666100%资料来源：国际会议协会（ICCA）2004年10大国际会议国与地区名次国家会议数占世界会议%1美国108011.792法国5526.033德国4915.364英国3774.125西班牙3613.946意大利3363.677瑞士3023.308比利时2823.089奥地利2793.0510中国：香港、澳门2312.52资料来源：国际协会联盟（UIA）我国会议业概述（一）我国会议业的发展历史1、20世纪五十至七十年代——花钱开会为了国际形象特殊的历史条件下，数量有限的一些国际会议，也都是纯粹的政府行为。需要开了，政府部门就掏钱，谈不上投资回报率。会议场所和宾馆聊聊可数。以北京为例，整个北京城，那时可接待外宾，可以举行一定规模会议的饭店宾馆只有北京饭店和友谊宾馆。北京尚且如此，更何况其他城市。那时的国际会议政治意义远远大于经济意义。2、20世纪八十年代——会议产业初露端倪80年代，国门的徐徐拉开，使各种类型的国际会议在中国召开和会议产业的萌芽成为可能。在国际上，旅游与开会密不可分。到神秘的东方古国看看，是整个80年代大多数外国人来