第七章 会议实务

第七章会议实务一、会议相关知识二、会前准备三、会间组织服务四、会后的善后处理会议相关知识会议要素的构成1、会议名称2、会议议题：指会议所要讨论的问题。会议议题尽量集中，不宜过多或太分散。议题产生有两种情况：一种是领导指定；另一种是秘书调研，综合信息后提出，由领导审定。3、会议组织者和与会者4、会议时间5、会议地点：会址，指会议所在的城镇也指会议召开的具体会场。6、会议方式7、会议文书：反映和记录会议情况的文件材料。8、会议服务：为保证会议顺利召开进行的保障性工作。会议名称正式会议必须有一个恰当的、确切的名称。会议名称往往由三部分组成：会议的主持、召集单位会议的主体：主要内容（议题）或主体（与会者）。可细分为以下三种情况：1、以与会者的身份或职务为会议名称的主体。如：XX公司全体职工大会；XX协会XX届理事会。主体的身份有：党员、团员、经理、职工代表、局长等，都可以写到会议名称中。2、以会议内容（主要议题）为会议名称的主体。如：XX公司海外企业经营管理会议；XX公司XXX庆功大会等。3、有些会议主体部分不太规范，更不严格，会议名称就要简单明了即可，如校庆、厂庆。有些会议有届次序别，届次序数往往加在主办单位和会议主体之间，如：XX公司第X次海外企业经营管理工作会议；XX协会第X届理事会。会议的种类（名称），在会议名称的末尾，如：XXX会、XXX大会、XXX座谈会等。会议时间一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是每次会议的时间限度。其中每次会议的时间限度，最好不要超过1小时。会议方式定时定点的会议远程会议，运用电视、电话、广播等突破空间限制移动会议，一次会议先后在两个以上的地点进行“套会”，即“会中会”，在与会代表中划出一部分人员，在一个时段召开专门会议并会形式，有些会议采取合并召开的形式现场会，在事情发生地召开会议座谈会，用于听取意见、征集意见、交流思想等。会前准备安排议题邀请与会者会议日程、议程、程序的安排和拟写会场布局座位的安排会场装饰安排议题收集议题议题的来源：A、领导指示交办的问题；B、领导下达命令，需要各部门贯彻执行的问题；C、下级单位提请讨论的问题。筛选议题：根据会议目的与任务，对收集的议题进行筛选。确定议题：将筛选的议题交领导审定，由领导最终确定议题。注意事项：A、一次会议议题不能安排太多或太少，一般以安排一个主议题和一两个小议题为宜；要充分考虑每个议题需要讨论的时间。B、尽量将同性质的议题集中安排在一个会议讨论，便于讨论和节省时间。C、准备一些后备议题，以备不时之需，在时间允许条件下提交讨论。邀请与会者选择与会者→评估与会者→通知与会者选择与会者。三个标准：1、跟议题讨论有直接关系的人；2、可提供相关的资讯，使讨论更有效率的人；3、发言具有代表性和权威性的人。如：新产品发布会，可以邀请研发部主管、技术专家、销售代表。评估与会者：列出与会者的初步名单，依次确定每个人的会议贡献度，以确定与会人员。通知与会者：会议通知三种类型：1、口头通知：常用电话通知形式，适用于内部会议。2、发正式会议通知：外单位或跨地区会议须寄书面通知。其中跨地区会议要发两次通知：第一次预告通知，提前两倍往返邮程的时间寄出，简要写明会议的内容、时间、地点、要求，还需附上一份或数份《与会者登记表》或《会议回执》，要求限期回复；第二次正式通知。3、请柬式邀请信：适用于邀请性会议。不同会议理想的出席人数解决问题型少于5人调查问题型少于10人工作回顾或展示型少于30人动员会越多越好信息发布会没有限制决策会议7人以内与会者的功能分类信息提供者是否拥有可分享的信息一位报告客户反应的销售经理可为其他人提供他们部门工作的效果和问题意见提供者能否提供特殊的意见、建议一生产经理的经验，有资格向其他成员提供有用的意见特殊技能专家他们的专业身份是否有用处理合同争议的律师顾问，其固有的特殊技能可以促进讨论授权者能否保证已获同意的决策落实在一个预算会议上，如签署、谈判一个新合同，财务主管可在场授权这行动请柬式邀请信格式格式一尊敬的XX会员：兹定于X年X月X日上午9时于我公司一层105招待事举行会员联谊活动，以感谢您对我公司的支持和厚爱。届时请携带会员卡和本请柬前来参加。敬请光临。XX公司格式二谨定于X年X月X日（星期X）上午9时在XXX举行酒会。敬请光临XX公司请回复电话：XXXX情景题假设你是一家国内知名广告公司的总经理秘书，现在你所在公司想在全国范围内召开一次广告业界最新潮流和技术研讨会，按照之前所说的步骤，确立与会人员，并拟写一份邀请信。注意：详细标明与人人员的类型。邀请信可以选择两种样式中的一种。会议日程、议程、程序的安排和拟写会议日程：指在一段时间内会议进程的具体安排，使与会者了解会议期间每天的活动安排情况。有表格式和条列式两种。日程应在会议之前发给与会者。会议议程：一个会议常有多个议题，秘书根据议题的内在联系，主次、先后排列次序，便称为议程。议程需呈送领导审定，在会前发给与会者。会议程序：除了议题外，会议还有一些礼节性、结构性的内容、项目，把每一次会议的这些项目有序排列，便成为会议程序表。确定会议地点。会议日程表日期星期上午（9：00~12：00）下午（15：00~18：00）晚上X月X日一开幕式：XX同志致辞；XX同志做工作报告分组讨论XX同志的工作报告看文件X月X日二分组讨论XX同志的工作报告大会发言自由活动X月X日三分组酝酿人事安排选举文娱晚会X月X日四闭幕式：XX同志作总结讲话领导接见、全体代表合影留念会议议程格式XX公司职工代表大会议程表（安排）一、审议2001年工作总结；二、讨论2002年工作计划；三、审议并通过2001年财政预算及2002年财政预算；四、增选职工代表……………会议程序格式会议程序，供主持人主持会议，掌握会议进程之用，主持人一般只按先后顺序依次宣读即可中国共产党第X次全国代表大会第一次会议全体会议程序19XX年X月X日一、中国共产党第X次全国代表大会现在开幕二、全体起立三、奏《国际歌》四、为毛泽东、周恩来等已经逝世的老一辈无产阶级革命家和革命烈士默哀五、默哀毕，请坐下六、中国共产党第X次全国代表大会应到正式代表X人，候补代表X人，因病因事请假正式代表X人，候补代表X人，今天实到代表X人，候补代表X人七、请XX同志致开幕词八、请XX同志代表XX届中央委员会作报告九、休会。确定会议地点的标准场地大小必须合乎会议比例，不能过于拥挤，也不能空空荡荡；场地位置必须方便与会者；场地应有良好的照明，调温及通风设备；应有适当的开会设备；场地应避免外界干扰；场地租借成本要合理。会场布局礼堂式教室式圆桌式椭圆式方型中空马蹄型或U型：会议桌为U型，方便沟通。六边型：适合10多人的会议，方便交流八边型：适合20多人（见图）座位的安排顺序排座法——主席台下座位安排A、横排法：按公布的名单或姓氏笔画为序，从左向右依次排座；先排正式代表，后排列席代表。B、竖排法：按名单或姓氏笔画，沿一条直线从前至后排序。身份排座法——主席台座位安排A、左右排座法：按公布名单，以会场或主席台的中心为基点，向左右两边交错扩展排列。依中国传统，一般由中间按左尊右卑的规则，向两边排开：第二领导坐在最高左侧，第三领导坐在最高领导的右侧。B、主席台的讲台，应设于主席台前排左侧的台口。策略排座法：是以与会者受邻座影响为前提，策略安排座位。自由择座法：小型内部会议，与会者自由择座。会场装饰会标制作标签的制作会徽：对于有会徽的会议，要将会徽挂设在台幕上。台幕：主席台的台幕一般用紫红色或兰色面料做成。红色热烈，兰色柔和宁静。一般台幕用单色调，也可以采用分割法，配以两种颜色。主席台的布置：A、主席台桌面可等间隔放置一些坛式花卉，讲台上也可放置坛式花卉；B、主席台台口可围放一圈花卉，选择低矮些的植物；C、主席台上的旗帜应围在会徽两边，显得庄重，主席台两侧插上对应的旗帜，可增添喜庆气氛。装饰性布置：常用旗帜、花卉、灯饰、工艺品陈设等。会标制作会标显示会议名称，位于与主席台处于同一方位的适当的位置。常用的制作方法：选用色彩适当的不干胶纸，按设计书写好的字体剪出会议名称，粘贴在横幅上。注意每个字的规格——根据主席台台口宽度和会议名称的字数确定，计算方法是：会议的每个字规格（宽度）=（台口宽度—间隔）/（字数+2）例：主席台的台口宽度为11M，会议名称10字，计划每个字的间隔0.1M，计算出每个字的宽度为：（11—1）/（10+2）≈0.83M标签的制作桌签，是在会议活动中表明桌号和就坐人身份的标签，如“记者席”、“演员席”，多用于茶话会、宴会等会议活动。组织者在发出会议请柬时一般在请柬上表明桌号。座签，在会议席位上标明就坐人姓名的标签，在引导与会者就坐时使用，有两种形式：A、三棱形，平放于桌面，柱体前后两面夹层插入就坐者的姓名卡片。B、卡片型，多用于宴会、招待会，一端剪成长方形，一端剪成锥形，锥形部分后折90度，平放于桌面。装饰性布置颜色使用：庆祝会、表彰会、欢迎会为显喜庆气氛，以红色装饰为主；工作会议适当增加绿色，以绿色调节、休息。绿色在人的视野中约占25%时，心理最舒适。还应该考虑季节因素：冬季，可增加暖色布置（红、黄）；夏季，可增加冷色布置（蓝、绿）。花卉植物选用：世界各国有许多花语：铁树、棕榈代表庄严；万年青、君子兰代表友谊、万事如意；菊花高洁；月季、玫瑰喜庆；牡丹富贵；一般性会议，选择月季、扶桑等花卉，使人心情愉快，气氛轻松；比较庄重的会议，选用君子兰、棕榈、万年青等，使人镇静；日常工作会议，开会时间较长，处理棘手问题，会场使用冷色或中色的窗帘和四壁，摆放棕榈、苏铁等绿色花卉，减轻与会者疲劳，使人情绪较长时间处于冷静；座谈会，摆放月季、扶桑等观赏性植物，米兰、白玉兰、茉莉等赏香型花卉，增加团结和和谐气氛。会间组织服务签到：为保证会议顺利召开，同时便于统计人数，了解到会情况。引领入座：与会者位置事先排好，而与会者事先不清楚，会务人员需引导入座。大型会议可印刷座位表；在会场设置指导标识，爱出席证上注明座位号。分发会议资料。及时、准确地分发。如可以在与会者进入会场时，由会务人员在入口（签到）处分发给与会人员，也可在会前放置在每一个与会者的座位上。会间服务。会议记录：指会议情况的原始记录，要求真实反映会议全貌。签到簿式签到秘书签到：小型会议可由秘书持会议名单，在上面打“√”或画圈表示到会；卡片签到：事先寄发给与会者签到卡片，代表在上面签上自己的名字，进会场交出即可；电子签到（机）会间服务奉送茶水。应注意：A、先给外单位的人或坐于上位的人；B、会议室内备有茶水，以便添加。会中内外的联系，传递信息。可采取递信件、接电话的形式。联系传递中，会务人员应注意会议内容的保密。维护会场秩序。会务人员应制止与会议无关的人员入场；会中发生混乱，挥舞人员要及时制止、调停。会议记录内容和格式：由三部分组成A、会议的基本情况：会议名称、时间（起止的具体时间）、地点、到会者（出席、列席、主持）、缺席者（原因）、记录人；B、具体内容：议题、议程；讨论经过；决议、决定；C、签署：主持人和记录人的署名。（参考格式）记录方式：A、详记：重要会议需要详细记录，做到“有言必录”，包括发言中的插话。这种记录除了要用速记方法外，还要借助录音器材，以便会后整理。B、摘录：日a常会议常用摘录方式，记录与主题有关的内容。会议记录的存档：会议记录具有查考凭证作用，要求存档。XXXX会议记录（参考格式）时间：2003年1月5日上午8：00~9：00地点：公司会议室主持人：XXX（副总经理）出席人：公司各部门经理缺席人：XXX（出国）记录人：XXX（秘书）1、主持人讲话：今天讨论一下……的问题。2、发言：技术部竹经理：……3、决议4、散会主持人：XXX记录人：XXX会后的善后处理文书处理代表离会服务会务总结：大中型会议或重要会议后，会议秘书人员应总