第三章_会议沟通

会议沟通在我们的工作过程中，会议可以说是一项最经常的工作。一项调查表明：大多数商务人士有三分之一的时间是用于开会，有三分之一的时间是用于旅途奔波。有感于繁重不堪的会议邀请，万科的总裁王石曾经说过一句很形象的话，他说：“我如果不是在开会，就是在去往下一个会议的路上。思考•1、喜欢开会吗？为什么？•2、开会有用吗？•3、如果让你来组织一次会议，你会如何做好会前准备？第一节会议的目的与类型•一、会议的定义•是群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。•根据不同的目的和要求，既可以将会议看作是一个集思广益的过程，也可以当作是一种信息传递方式。通过会议，可以将许多人聚集在一起，就某些问题与员工互相交换思想并提出相应的对策。会议也是向上沟通意见的途径之一，管理者可以借开会的机会听取下属或员工的意见和建议。•二、会议的目的(一)交流信息(二)给予指导(三)解决问题(四)作出决策一个有效的会议，应该能使与会者心情舒畅并积极参与，使大家通过有效的方式得以沟通，从而获得有用的信息或达成一致的合作协议。•三、会议的类型(一)谈判(二)通知(三)解决问题(四)决策(五)交流第二节会议的组织•一、会前准备(一)明确会议的必要性任何会议在安排的时候,首先要自问一个十分简单的问题,就是“开这次会议真的有必要吗?”事实上，有些没有获得实质性结果的会议存在的问题并不在于组织得不好，或者持续时间过长，而在于它们从一开始就压根不该举行。(二)确定会议的议题会议议题，简单地说就是会议所要讨论的问题和决策的对象。任何会议应该有其明确的议题，一般由主管领导提出，由领导集体讨论决定。主要有两类：一是讨论工作中出现的问题。二是分析未来工作中可能会发生的问题。安排会议议题应该注意以下几点：1、议题必须紧扣会议目标2、议题数量要适中3、各议题之间最好存在有机的联系，且按逻辑顺序排列4、应清楚地指出各议题所需要讨论的时间(三)拟定会议议程议程来源于拉丁语，其字面意思是“那些必须要做的事务”。拟定会议议程就是按会上要讨论的问题的重要性和类别依次排序，并限定各项内容商议的时间。一般来说，主要的排前面，次要的排后面；迫切性强，需要立即做结论的，应往前排，时间余地大的，往后排；需要与会者高度集中讨论的问题往前排，大家有极大兴趣、往后排。会议议程应包括会议时间、地点、议题及参加对象。•资料：典型会议议程实例•M计算机公司•一号项目检查会议•日期：2006年10月16日，星期一•时间；下午2：20----3：45•地点：B大厦第二会议室•会议目的：研究一号项目进展情况•议程：•1、公司第四季度销售情况•2、杜民做关于CPU进展报告•3、陈汉做关于CASE设计进展报告•4、李强做关于软件进展报告•附件：•1、软件进展报告，第7号•2、CASE设计进展报告，第2号•3、关于软件问题的短文(四)准备会议资料为了帮助理解和日后的参考，会议要事先准备一些相关的资料。准备资料时应根据其用途，做到内容准确、简朴、易懂。对需要一定时间理解的资料，尽可能在会前发，以保证与会人员有充分的时间来研究。分发的资料中，还要规定用后的处理办法，特别是一些保密资料，应特别规定。(五)确定与会人员确定与会人员，实质上也就是要确定与会人员的结构和规模。在人员结构上，哪些人应参加会议，取决于会议的性质和目的。包括以下几类人：1、对会议主题有深入研究或对情况较熟悉的人2、对会议目标及成果起关键性作用的人3、有权作出决策的人在确定与会人员规模上，要本着精简高效的原则，一般企业控制在10人以内。事实上，与会者越多，能够充分利用个人才智的可能性就越少，主持人也就越难有效的控制会议的进程。确定与会者规模会议目的参考与会人数决策制定和关键问题解决问题识别或头脑风暴研讨会和培训班信息研讨会正式报告会51030不限15（六）安排会议时间时间安排是成功会议的关键所在。安排会议时间包括，何时开会，开多长时间，何时结束，以及如何按时开始。•时间安排不当，会使会议在很多方面出错，比如：会议太短，一半议题要留在以后讨论；会议太长，人们在多出来的时间里无所事事；时间分配不平衡，在某些议题上花太长时间，却匆匆跳过其他一些议题，等等。•会议的时间安排必须按照实际情况来计划、组织，以便会议顺利进行。•1、何时开会•最合适的开会时间是所有必要出席的与会者都能出席的时间。•2、开多长时间•会议的起止时间要根据会议的性质加以规定，不宜一概而论。•根据大脑生理学的理论，要召开一个有效率的会议的最佳时限，包括中间休息，是三个小时，不休息两个小时。国外有些公司甚至规定，最长不能超过1小时，如果期间解决不了，只能认为议题太大，必须开小组会重新研究。•3、何时结束•就像有开始时间一样，会议也应该有结束时间。但很多会议都没有具体的结束时间，凭着主持人的主观意愿，或任由会议自然进行，漫无边际地开下去。（1）表现出对人们的礼貌；（2）保证会议按计划进行；（3）表现出更多的专业精神。•4、如何按时开始•（1）在会议通知书上注明“请务必准时出席”的字样；•（2）会议召集人要以身作则，让“准时”成为企业文化的一部分；•（3）在会议记录上写下迟到者的名字，甚至予以公布，规定迟到者将受到惩罚。（七）选择会议场所在什么地方开会？如何布置会场？是开好会议的重要选择。1、会场的选定2、会场的布置举行会议，必须根据会议的目标、人数、会场大小等情况进行合理恰当的布置，具体包括两部分：一是座位布置二是与会者座序的安排会议座位的布置应适合会议的整个风格和气氛，主要有以下几种方式：1、剧场式2、教室式3、圆形会场4、正方形或长方形会场5、“U”型会场（八）补充最新信息在正式开会之际，查看一下是否有新的信息，如果有，应在会上向大家简要通报一下。二、会中控制一次会议是否得以顺利进行，在很大程度上取决于主持人对会议节奏和方向的把握，以及对会议活动的组织协调，即会中控制的有效与否直接影响到会议的成功。一般来说，控制会议进程，大致按以下步骤进行：(一)宣布会议的主题和目的(二)根据会议议程顺序提出每个议题，然后征求有关与会者的意见(三)给每个人表述自己意见的机会(四)控制讨论进程。发生与议题无关的细节时，应及时引导到议题本身。（五）如果会上出现各种不同的见解，主持人应该根据自己的理解将各自的观点加以概括。(六)遵守预定时间，不要拖延(七)在每个问题讨论结束后加以概括，以便达成共识或做出决策(八)在会议结束时，对已取得的结果进行概括。对于部分问题如确有必要做进一步讨论，可以安排在下一次会议进行讨论(九)确定下次会议议题和时间三、会后工作（一）整理会议纪要如果会议讨论决定的事项涉及到多个部门，多个单位，需要贯彻执行的，有案可查的，应尽快编好会议纪要，分发给有关部门、有关人员，以便分工负责，贯彻执行会议的决定。会议纪要力求简明扼要。（二）报道会议消息凡是需要进行新闻报道的重要会议，一般在会前应邀请或通知相关媒体记者到会，并向他们提出宣传会议精神的请求或建议。会议秘书部门应积极与新闻单位配合，共同撰写稿件，并及时送交有关领导、部门审定，然后见报或播放，以推动会议精神的宣传、贯彻、落实。（三）对执行工作监督、检查会议的决定应切实执行，并有进度报告以及责任人、监督人检查考核的时间、标准、方法等。会议纪要可以作为一项检查工作的依据。另外，会议的善后工作内容还包括安排与会人员离会，归还租借设备、场地，做好会议财务决算等。这些工作都要有明确的负责人一一落实。第三节会议议程•一、会议议程的设计原则•明确议题•确定主次•注重实效•适时调整•提供背景资料•二、会议议程的设计步骤•突出问题•提出新议题•选择重要议题•分清主次顺序•确定时间•表明顺序•结束议程第四节会议记录•一、会议记录的内容P125•一份完整的会议记录资料对于会后执行会议决议、检查会议效果，甚至对下次会议的召开都起着至关重要的作用。•二、会议记录的注意要点第五节会议中的角色一、主持人对会议影响最大的人，就是主持会议的人。一般来说，会议主持人有三项基本职责：（一）引导（二）激励、（三）控制•因此，作为主持人应具有较好的口头表达能力，较强的组织领导能力，敏捷的思辩能力，自信沉着，幽默风趣。•一般来说，主持人常由组织中职位高的管理人员担任。但高级管理者担任此角色，常常会显露出老板威严的尊容，有时会有碍于会议的气氛。因此，有些会议尝试着选择组织中或群体中有相当知识经验的人或让公司秘书担任，这也是现在比较流行的做法。思考•如果你是会议主持，面对以下几中情况你会怎么解决：•1、偏离正题•2、独霸会场•3、哑场或闷会•4、私下开小会•5、私自插入消息和话题•6、争论•二、与会者•要使与会者对主持人的行为做出有效反应，与会者应具有以下知识和技能：1、足够的与会议议程相符合的知识和技能2、谈吐清晰简洁3、积极倾听4、必要时能妥协和谈判协商5、忍受压力但避免破坏性的冲突6、独立的判断力7、创新意识、革新精神三、会议秘书这一角色可以用来执行会议议程，也可以用来记录会议内容，其作用十分重要。因为他直接对主持人负责。其职责为：1、会前：详细查看会议日期、时间；及时通知与会者，分发必要的背景资料。2、会中：记录会议信息3、会后：写好会议备忘录，核对必要的事实和数据；与主持人协商；分发会议备忘录。•除了这三种角色外，某些会议还需要一些其他特殊的会议角色。如比较正式的会议，尤其是外部会议，需要有一定数量的人员从事服务工作。包括：安排视觉辅助设备、文书工作和水果饮料等事务。第六节有效会议的组织•一、会议成效的影响因素1、会议目的不明确2、会议持续太久3、简单问题复杂化4、发言者过于健谈二、组织有效会议的策略1、不搞形式主义2、明确会议的目的和目标3、提前分发会议备忘录4、选择合适的与会者5、控制好会议进程6、分发会议简报