简报与会议主持技巧

簡報與會議主持技巧研習大綱一、簡報成敗的評估要素二、常見的簡報訴求重點三、簡報應有的內容表現四、簡報的口語表達要領五、簡報的肢體動作運用六、簡報的問與答處理七、認識會議的需求八、會議的功能九、內部會議成效的探討評估十、會議成敗的原因十一、會議進行的階段十二、主持會議的引導與控制十三、參加會議的應有措施十四、會議衝突的處理十五、會議衝突的處理十六、其他促進會議效率的相關事項課程簡介在生活裡,在工作中,我們都常常必須對團體進行溝通.簡報正是一種在一定形式下對團體進行溝通的行為.任何組織的內部運作或對外的業務往來,各種不同的會議、簡報經常是必定的過程.我們從事簡報,往往在幾十分鐘裡,要面臨極大的壓力與挑戰,包括自己的組織與表達能力、反應力、工作上的專業度、情緒上的控制等等,無一不影響我們是否能夠掌握難得的機會,達到與他人溝通的目標.當我們站在大家面前簡報,我們絕不僅僅希望對方只是表面的“聽”而已,或是“知道”就夠了,很多場合中,我們甚至會更熱切地期待對方的反應如「我瞭解」、「我覺得非常好」、「我同意」、「我相當贊成」、「我樂於接受」、「我當然配合」…….這項課程將針對大家學習正確簡報的需求重點，從簡報的事前規劃開始,逐步地深入探討我們在簡報方面應有的觀念、認知及一些可以依循的根據、必備技巧.課程內容會非常重視實際、生動,主持講師也會儘可能地親身示範來引導大家,同時也融入學員的演練與討論,均有助於大家的學習效果.當然,我們仍要強調:就算大家在這項課程中有很好的收獲,以後還是必須不斷的練習,才能讓自己在簡報方面表現的更成功,更傑出！課程目標實施本訓練課程，主要在使學員能夠達到下列目標：一、對於面對團體進行溝通，建立正確的理念與認知.二、學習到簡報事前進行規劃準備的步驟及作法，使其在爾後有一定的方向、原則可以依循。三、瞭解到部份相關的技巧及表達方式，並能融於簡報中運用。四、提醒學員平日在簡報時，值得加以改正或調整的習慣，建立對本身要求的明確重點。五、知道並深入瞭解實際簡報時應有的技巧及動作標準，增進總體表現的能力會議主持技巧課程簡介會議，是我們工作中一項較難、成本較高的溝通活動，很多人承認它的重要，卻常忽視了它的技巧或應有規範，以致於大多數的會議都擁有著令人慚愧的效率。本訓練課程以很簡單的架構揭示探討會議的內容，以對會議應有的認知、規範和技巧，甚至促進會議效率為重點，利用扼要的說明、示範與練習，來讓大家輕鬆參與，並融入情境，較能帶動大家對會議的體會與學習成效！課程目標(一)瞭解一般會議的基本規範與流程(二)知道在主持或參加的不同角度下如何配合會議的進行，及運用相關的技巧，以增進會議的效率。一、簡報成敗的評估要素（一）簡報常是我們工作中的一部份，也是一種溝通表達的藝術，無論你是否重視，它會深深影響人們(客戶、長官、同仁…)對你、我的印象，也會影響我們工作的績效，這都是事實。你的簡報如何？你又如何去看別人所做的簡報？我們雖然可以江各自的看法，但是，基本上評估簡報，通常是根據如下的要素，可供你參考(一)外在表現包括簡報者的儀容、服裝、姿勢、表情、肢體語言等。一、簡報成敗的評估要素(二）(二)態度即我們內心對人與對事所持的態度，例如：我們是否足夠尊重面前的觀眾，我們是否足夠重視即將進行的這場簡報，觀眾都會明顯地感受到…。(三)結構化內容是否有良好的順序、架構，並容易讓人掌握。四)清楚易理解所謂說清楚、講明白，有無真正表達你的意思，觀眾仍會感到模糊嗎？還是很快就讓它們理解…。一、簡報成敗的評估要素(三）(五)扼要不需要的、點綴的、開玩笑以加強氣氛的是否太多？一句話就足夠的何以要講五句？能否把握時間作最摘要的解說…。(六)具體化例如，某些事情已經必須談做法了，但你卻只是在談如何重要，該不該做等等，會讓人感到有欠具體。(七)符合需求即在簡報主題的範圍中，你是否適度滿足了觀眾的期望？你是否讓他們有相當的收穫？(八)技術運用針對簡報中，我們對於各種操作性技術（例如：基本性的使用簡報輔助設備、專業性的、進行產品介紹的動作展示）是否正確、熟練二、常見的簡報訴求重點(一）尚未真正簡報之前，你務必要思考到策略性訴求這個問題，並且決定一個清楚的定位。記住：這是非常重要的。策略性訴求，主要在於：你到達到什麼樣的期望結果？給自己定一個正確的方向，並且決定了你要表現的重點及掌握一種適當的程度。通常我們可以參考運用的策略性訴求如下：(一)正確認知例如：澄清對方的誤解、教育對方…。(二)提供利益（貢獻分析）例如：增進利潤、降低成本、提高生產力、強化競爭力…等。二、常見的簡報訴求重點(二）三)解決問題例如：杜絕損失、降低風險、清除困擾…。(四)突顯差異例如：強化自己與他人不同的特點…。(五)建立信任例如：表現最大的善意與誠意、表現高度的信用與道德、讓對方沒有一絲懷疑…。三、簡報應有的內容表現（一）在前述的動作後，你該專心決定簡報中要表現出什麼內容了。雖然因應不同的客戶有時內容要加以變化，但一般商業簡報的內容表現約有下列重點：(一)清楚的主題與架構明確而慎重地對眾人揭示主題，讓人很容易瞭解你在談什麼，並且全部內容都整理出良好的架構，層次清楚，有助於聽者瞭解你內容的範圍及重點。(二)證明你很瞭解對方簡報時最好能夠顯示你很瞭解對方，經常站在對方的立場來看事情、分析問題，甚至根據對方的實際狀況來舉例，則往往在爭取客戶的認同上會有極大的效果。三、簡報應有的內容表現（二）(三)明確而肯定的利益針對聽者的需求與期待，在簡報內容中你就必須表現出你可以提供的利益來。請多運用“貢獻分析”法（OFFERANALYSIS），將你的產品或服務突顯出來。(四)強化累積的關鍵語對於公司本身、產品或服務，有時為了增進對方的注意力與記憶，可予以設計一些突出、強化又短潔有力的關鍵語，頗利於特點的訴求。(五)有力的佐證或實例說大道理不如當場提出有力的佐證，會更增加說服力，而單一的敘述也比不上實例的讓人透澈。三、簡報應有的內容表現（三）(六)具體的事實或行動如果擬訂提案或是為對方解決問題，對於你的措施或產品功能的發揮，聽者大都希望能夠具體。例如：表現出人、事、地、物或方法、步驟…等等。(七)運用比較但不攻擊對於客戶現行採用的產品或服務，甚至自己的競爭品牌，可以坦誠、真實的態度地根據真實作比較分析，但不應攻擊，以免增加許多不必的困擾，例如：為自己樹立敵人…等等。(八)期望對方什麼配合注意：所有的內容應該控制時間，把握重點，也須在進行準備時注意，儘量說該說的，而非說所有能說的。四、簡報的口語表達要領(一)(一)必須熟練、流暢進行簡報之前，我們就該對即將簡報的內容努力深入瞭解，並且最好多花時間將其熟記，以表現足夠的熟練與流暢，同時也有助於減少緊張。(二)語氣要誠懇、自重簡報的口語表達要相當注意說話的語氣。在一般狀況下，大多數人都不喜歡簡報者表現的過於誇大吹牛、囂張或語氣帶嘲諷、尖酸，而過於卑下奉承、毫無主張又易給人不佳的印象，因此，我們要注意自己的語氣是否表現出足夠的誠懇和自重（所謂自重，即掌握自己應有的分寸，尊重自己，尊重他人）。四、簡報的口語表達要領(二)(三)發揮良好的簡報語言簡報不是請你寫公文，也非請你來朗頌，在口語表達上你應該發揮良好的簡報語言，什麼才是良好的簡報語言呢？它的要求是：1.必須生活化、口語化而不是公文化2.必須是講話而不是照本宣科3.必須融合對方的生活背景、文化背景及語言習慣4.必須用字用語，力求容易聽得懂。5.使用到外文或專業用語，專有名詞必須注意場合、對象，是否非要使用不可，是否他們能夠瞭解。四、簡報的口語表達要領(三)(四)陳述要具體、有力你簡報的對象是否一定聽得懂？一定能夠感受？聽得進去嗎？能夠被說服嗎？要在這些問題上獲致良好的結果，就該注意對你簡報內容的口語表達，多具體的陳述事實（或行動），多提出有力的佐證及案例。(五)適時突顯重點所有的簡報內容，總會有些你認為非常重要的地方，這些地方你千萬不要在口語上平平淡淡的一語帶過，而必須適時地加以強調、突顯，以提升當時現場的注意力，並可以加深大家的印象。四、簡報的口語表達要領(四)(六)將聽眾融入話中簡報是一種可以互動的溝通，你在口語上所說的內容，可以經常將面前聽眾的種種（如他們的表現、他們工作上的理念、事蹟、他們的意見…等）帶入你的語中，有益於提升彼此共同參與的感覺。(七)進行節奏要生動在內容之中的各項，有些項目細節較多，可能要說的較久，有些項目的細節較少，可能說的較短，有些較淺，有些較深，有些較重要，有些較不重要，均各自不同。這些各項之間的差異，加上現場聽眾的情緒、注意力時時在變化，我們都要注意到，並據以調整我們表達的節奏，該繁則繁、該簡則簡、該快就快、該慢就慢、該停就停、該熱烈、該冷靜…等，使其生動活潑化。五、簡報的肢體動作運用(一）進行簡報所須配合的動作常因人、因時、因地而異，並無絕對的標準。原則上，我們若以從事較為正式的簡報來看，至少也該做到：尊重現場的群眾、輕鬆自然而不失謹慎、靈活有力，又能妥善地抓住大家的注意力。以下是有關簡報時應該表現的細節，主持講師除了為大家作深入的說明外，同時會親身示範，以便您能有效的吸收，請您全神貫注：(一)採取位置◎剛開始應站何處？◎操作投影機又該站在何處？◎勿從頭到尾站在同一個位置不動◎過程中儘量保持面對觀眾，且勿擋住大家的視線。◎位置上的變動有著因場合不同的限制五、簡報的肢體動作運用(二）(二)臉部表情◎勿表情呆滯，一臉木然，或看起來過份嚴肅，應配合自己的內容來變化臉上的表情。◎至少可以逐漸要求自己三項重點，即：臉部肌肉放鬆、眉宇之間的變化、嘴角常有笑意。(三)眼神◎通常如果是面對４０人以下的場合，我們進行簡報的過程中，應緩和而且平均地與現場每一個人做眼神的接觸。◎千萬不要老是看著某一個固定的方向而少有變化◎回答觀眾問題時，勿只是一直看著發問者說話，應將眼神平均掃視全場，才是正確的做法。五、簡報的肢體動作運用(三）(四)手臂與手◎講究自然、端莊、勿過於激動或快速、零碎。◎多用手掌（五指併用）少用手指（單指）；不論在簡報中指人、指物、指銀幕都以用手掌較宜。強調特定點或特定數字時才用手指較妥。◎運用手勢時請勿擋住自己的視線與他人眼神的接觸◎不要動作太小，有時會顯得自己膽怯或不夠大方。◎注意：如果用手掌來指著銀幕進行說明，我們大致運用三種手勢，即：掌心面對觀眾、掌心朝下、掌心由左往右推（或由右往左推）再緩緩移動回來，並配合圖形或方向地來回動作。五、簡報的肢體動作運用(四）五)雙腿（腳）◎兩腿站直，身體勿前（後）傾。◎不要站三七步或丁字步◎腳尖對著觀眾的方向，兩腳間距勿過大，通常以男性而言，兩腳跟相距在20公分以內或20公分左右較妥，女性則應更緊密一些較好。(六)移動◎移動要兼顧不同的方向，配合你的眼神，並且緩和又有韻律。◎移動時勿做大轉身背對大家的動作，且往後方移動時最好用緩步後退的方式。◎移動的區域範圍也應視場合做適當的調整六、簡報的問與答處理(一)愈趨向開放性的簡報，愈重視過程中的問與答(Q&A)。而問與答又是一種心靈的互動，這種互動是我們表現與發揮的絕佳機會，要想滿足您簡報的對象，並且提升您的演出，我建議以下幾項您在Q&A時必須掌握的重點：(一)仔細聆聽不輕易打斷仔細聽對方敘述他的問題，並且儘可能不打斷其談話，以便得到完整而清楚的問題內容。(二)適度重覆或摘要不確認自己或大多數人都已清楚問題時，您可以針對該問題進行適度的重覆或摘要。六、簡報的問與答處理(二)(三)立刻作記錄針對您無法立即作答（可能不會答或是想稍後再答）的問題，或是作答中提及一些承諾者，最好都能立刻作記錄。(四)直接扼要，具體作答展現您的誠懇、實力，回答問題時務必直接（勿繞圈子）、扼要（抓到對方的重點）、具體（清楚而實際）。(五)回答須涵蓋大家注意您的眼神、肢體語言及語氣、內容，雖然面對一人發問，您卻必須把答案獻給大