组织部会议组织标准作业流程

中共县委组织部会议组织标准作业流程一、目的对会务工作程序进行规范，确保会议召开高质量、高效率。二、适用范围适用于组织部组织和承办的各种会议。三、职责（一）、小型会议、部长办公会、月度例会由办公室负责会务工作。（二）、重要会议由会议承办科室负责会务工作，办公室做好配合工作。（三）、重大会议可根据需要成立大会会务组负责会务工作。四、工作程序会务工作流程如下图所示：组织部会务工作流程示意图会议筹备方案审批方案制定会中服务会前检查会议报到接受任务会后事宜（一）、接受会议任务。会议承办科室或人员在接到会议任务时，应准确记录会议召开的各项要求，全面掌握有关情况，做好相关准备工作。（二）、会议方案制定。根据接到会议的任务和领导的有关要求，制订会议方案。会议方案内容主要包括：1、会议概况。会议概况包括会议名称、主办科室、协办科室、时间、地点、与会人员（包括出席领导、参加人员、列席人员、拟邀请人员等）。2、会议议程。3、会务安排。包括会议通知、文件资料准备、会场布置、会议用品安排、会议交通安排、会议记录纪要、摄影摄像安排、会议期间参观安排、住宿就餐、会议预算编制、会议费用领用和报销各项准备工作的责任人和完成时间，以及发言人及发言稿安排、颁奖、会议主持等各项会议准备工作及其相应的负责人。4、会议经费预算。列出各项会议费用（包括会议场地费、用餐费用、住宿费用、交通费用、颁奖奖金奖品费用，以及会议用品费用等），做出预算方案。5、其他特殊要求。（三）、会议方案审批。将拟订的会议方案报主管部长审核把关后，提交部长办公会研究通过。（四）、会前筹备。会前准备内容如下图所示：会前准备内容示意图1、会议通知。（1）、重要的会议一般通过短信平台通知。特别重要的会议应发书面通知。需要口头通知的会议，应拟定简明扼要的通知稿进行通知；（2）、通知内容包括：会议名称、时间、地点、参加人员、会议内容、注意事项、联系电话等，可根据实际情况减少通知内容；（3）、通知范围：参会领导、其他参会人员、列席人员以及相关单位；会前准备会场布置会议通知会议文件准备会议用品准备会议交通安排会议记录、纪要安排摄影、摄像安排会议期间参观安排住宿就餐安排会议费用预算编制（4）、通知下发后，会议承办科室应掌握人员出席、请假情况并及时向领导汇报。2、会议文件准备。由会议承办科室负责会议文件的准备。会议上需下发的文件，需经部长办公会研究通过。对大会需下发的文件资料，应明确专人负责收集和分发。会议文件主要有：（1）、会议主体文件，包括主持词、主题报告、专题报告、决议、领导讲话等；（2）、会议程序文件，包括秩序册、议程文件、日程安排等；（3）、会议管理文件，包括会议须知等。3、会场布置。布置会场应体现会议的性质和需要，烘托会场气氛。（1）、会场的装饰a主席台的装饰。根据会议需要在主席台及发言席摆放花卉。大型党务会议时背景帷幕需摆放党旗、上方悬挂党徽；b会场前景装饰。根据会议需要悬挂标语。（2）、会场座次排列。a主席台人员座次的排列。会议主席台座次排列顺序，一般按职务高低排列，以主席台座位为准，单数以中间为上，双数中间两人以左为上，然后依次排列。如领导对座次安排有特殊交待，则按领导的意见为准；b标识座次的方法，可采用在主席台或会议桌上摆放名签、会场座位后贴上姓名、在与会人员出席证（入场券）上注明座次等方法；（3）、其他要求。a会场要需要制冷、取暖、通风等事项应提前与机关事务管理局沟通；b会场桌椅及桌上纸巾、湿巾、矿泉水的摆放应整齐划一，横成行、竖成列。c名签要统一、规范、醒目，摆放要整齐；d会场内音响、话筒、灯光等设备应提前2小时调试，会前10分钟重试，确保正常使用。同时准备备用品，随时应付突发情况。（4）、特殊要求。a对表彰类会议，可根据需要安排礼仪人员、乐队等。要求上述人员着装整齐，守纪律、听指挥；b对召开的电视电话（视频）会，提前与有关单位联系，安排好会场及有关技术保障工作；c根据会议需要可配备倒计时设备；d对出席重要会议的领导和其他参会人员有着装要求的，应提前通知。4、会议用品准备。会议承办科室应提前制定周密方案或者开列用品准备清单，将所需物品的名称和数量详细列出，由办公室统一采购。主要包括：a制作签到材料。包括签到本、签到笔、签到台；b制作证牌。包括名签牌、出席（列席）证、奖状、证书等；c制作奖品、奖金红包等。具有颁发奖品、奖金议程的，准备好奖品和奖金红包。d印制会务秩序册。根据实际需要，可印制会务秩序册。会务秩序册内容包括：议程、日程、参会人员名单、房号、电话号、就餐安排、乘车安排（如乘车号）等；5、会议交通安排。会议承办科室应明确专人负责提前确定会议所需车辆，并报办公室统一调配。会议需要多辆车时可将车辆编号、排序。6、会议记录、纪要。会议承办科室应安排好门人员，做好会议记录、会议纪要。7、会议摄影和摄像。电教中心需安排专门人员，会议期间进行摄影和摄像。如需新闻报道，会议承办科室应提前一天与市、县新闻媒体联系，并由办公室调配车辆做好记者的接送工作。8、会议参观点勘察。对会议安排有参观内容的，会议承办科室应安排专门人员提前到参观点进行现场勘察，全面掌握情况，确定合理的行车路线、方案等。9、住宿、就餐安排。（1）、住宿。会议承办科室应提前统计好住宿人数、性别、预订客房、档次和房间数量，拟定房间分配方法，安排宾馆值班等。由办公室派专人督促住宿宾馆落实；（2）、就餐。会议承办科室应掌握就餐人员情况，包括少数民族人员及不同饮食习惯，提前一天确定就餐地点、食谱等。由办公室派专人督促就餐餐厅落实。10、会议经费预算编制。根据会议需要，编制会议经费预算，报送主管财务工作的部领导。（五）、会前检查。会议召开前，由会议负责人、主管部领导牵头对上述会议准备工作进行检查、调度，确保各项工作落实到位。对未完成的任务，明确专人限时完成，确保会议按时顺利召开。（六）、会议报到。会务工作人员应至少提前30分钟到会场负责签到。1、会议签到。要求与会人员本人签到。签到完毕后，应汇总情况，向会议负责人报告。会务工作人员应对没有到会人员进行催促。2、领取文件、资料。各种会议文件及资料在会议签到处统一发放，或提前放置于会场座位处。3、会议引导。会议开始前，会议承办科室应安排专门人员引导与会人员入座，制止无关人员进入会场。（七）、会中服务。1、会场服务人员应统一佩戴胸卡，穿着统一服装，使用礼貌用语，适时搞好会场服务。2、会议开始后，会务人员应巡视会场，维持会场秩序，妥善处理突发情况，确保会议顺利进行。3、会议期间会议承办科室应安排专人搞好会中服务。4、重要会议的记录，应使用组织部专用稿纸，记录应真实、准确、完整，不得随意做增删改动。（八）、会后工作。1、会场整理。会议结束后，应疏导与会人员离开会场并检查会场，查看有无遗留物品、资料，清退会议室、客房等。2、收回会议文件。会议承办科室对需要收回的会议文件，在会议结束时及时如数收回。3、会议纪要及信息。重要会议应及时整理出会议纪要，报领导审定后，按规定范围发放。会议承办科室应及时总结上报信息（省市媒体和省市组工信息）。4、会议文件的归档。会议承办科室将形成的所有文件包括会议方案、通知、报告、简报、记录、签到表等文件整理归档。5、督办落实。会议承办科室根据会议部署督办落实，并将督办情况向有关领导汇报。6、会议经费结算。由办公室人员对会议费用进行结算。7、会务工作总结。会议结束后，会务人员应对会议组织过程进行总结。五、相关附件（一）、《会议安排表》样表（二）、《签到表》样表附件1：县委组织部*****会议安排表（样表）（注：）会议名称会议时间、地点参加领导及人员（共人）活动安排（约分钟）会议主要议程：主持人：会议服务媒体信息拍照摄像茶水会议记录车辆保障责任分工附件2：县委组织部*****会议签到表（样表）年单位签名时间备注单位签名时间备注