高效会议管理技巧--有效节省公司100万以上会议成本

1高效会议管理技巧-------有效节省你的30%以上时间成本制作者：吴骐镗（专注房地产讲师服务商）日期：2015.08.32一、会议的主要目的：就是解决问题由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。二、面临的问题：序3第一部分会议面面观第二部分会议效率不高的原因及解决方案第三部分开会前的准备工作第四部分会议过程控制第五部分会议中的沟通与反馈技巧第六部分主持人的会议管理技巧第七部分如何对待会议中的意外情况第八部分主持人与参会者的守则与责任第九部分会议记录及会后跟进目录4目录22会议的目的33会议的种类44会议的频率11会议的意义55会议成本的计算第一部分会议面面观51)会议是一个集思广益的渠道图1-1集思广益图会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。11会议的意义62)会议显示一个组织或一个部门的存在图1-2组织或部门与会议会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。7开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。1.。3)会议是一种群体沟通的方式822会议的目的1)开展有效的沟通会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。2)传达资讯通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。3)监督员工、协调矛盾许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。95)资源共享利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。6)开发创意开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。4)达成协议与解决问题达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。图1-3达成协议与解决问题的6个步骤107)激励士气年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。8)巩固主管地位经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。11章节名称-会议的目的33会议的种类会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。按人数分类按开会方式分类按开会目的分类●团体会议●一对一会议 ●面对面会议●电话会议●视频会议●宣布人事安排、讲解政策的会议●当众表扬或批评别人的会议●临时处理突发事件的会议●固定的团队会议●集思广益的会议表1-1会议的种类1244会议的频率1)固定的部门会议每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。132)全体会议——至少每年1次3).处理突发事件的会议144)一对一会议1555会议成本的计算会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。1)会议的时间成本162)直接的会议成本3)效率损失成本会议人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况.17【本讲总结】从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到的问题，然而低效率的会议却往往占据上风，造成时间成本、直接成本及效率成本的损失。因此，每个人应从基础做起，深刻理解会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何计算会议的成本，只有先掌握了这些基础知识，才可能使每一次会议都“行之有效”。18第二部分会议效率不高的原因及解决方案44会议规范11会议效率不高的原因22预防性管理33高效会议的八大特征19项次原因具体表现（1）会议时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）会议地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。11会议效率不高的原因20会议效率不高的原因预防性管理措施会议时间会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避免安排在周一或周五。会议地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类。主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作。开会的原因、目的和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者。22预防性管理21【自检】(1)你所在公司是否存在会议效率不高的问题？□是□否(2)如果存在，请从下列选项中选出符合你所在公司实际情况的选项，并提出改进意见。存在问题是否存在改进意见 主持人毫无影响力□是□否  会议地点的布局让人很有压迫感□是□否  会前准备不足，会议议题让人不明所以□是□否 会议总是选在午饭时间进行□是□否  2233高效会议的八大特征234.1会议时间安排的规范44会议规范24◆所有与会者都要准备在会上发言。◆准时开始，准时结束。◆各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。◆所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。◆意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。◆会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。◆所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。◆必要时请第三方监控，以保证会议质量。4.3固定的会议流程规范4.2会议规范本身25固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。（1）一个中心一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括：■会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。■进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。■结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。（2）两个基本点两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。26第三部分开会前的准备工作22准备工作的作用331H5W44准备工作核对单11是否要开会55主持人的准备工作271.1无需开会的“五个如果”11是否要开会◆如果还有比开会更好的方法，即如果能够通过一些看似原始的方法达到与开会同样的目的，就无需举行会议，例如写纸条、打电话或发邮件等。◆这些方式可能在感觉上不如开会那么痛快淋漓，然而却简洁有效，对于一些问题的解决具有经济实用的优势。◆如果你是唯一可以做决策的人，那么一定不要浪费自己和他人的时间，召开耗时长久的所谓会议。首先，因为他人的参与可能只能把问题变得更糟；其次，决策既然只能由你做出，就无需聚集他人集体讨论，结果又全盘推翻他人意见，这种做法只会既不利于解决问题，又容易令自己陷入尴尬境地。◆会议成本是一个绝对不容忽视的问题，一定要做好会议成本的预算，不能用高昂的会议成本来换取某些会议的发生，因为长此以往公司必然会不堪重负、得不偿失。281.2必须开会的“五个如果◆“听取部门汇报工作”最好采用会议的形式，不能用每周或每月交一次书面报告的方式取代。定时交书面报告往往会流于形式，往往会使公司上下形成为了交报告而交报告的不良风气，使公司内部缺乏沟通，使问题和建议无法顺畅流通，长此以往，后果不堪设想。因此，每月一定要召开正式的会议，听取部门汇报工作，使各种信息在公司内部高效流通。◆表扬和批评是两种很好的激励方式，而当众的表扬和批评具有更强的影响力。采用会议的形式表扬或批评，有利于充分发挥表扬或批评的作用。在大会上当众表扬“明星员工”可以树立标杆，充分发挥榜样的好作用，有效推动竞争；当众批评某些情节严重的错误行为，有利于警醒员工，避免同类事情再度发生。◆当你给某一个项目小组，或者给你的部门分配任务时，一定要举行会议，不能采用邮件或者其他书面形式。因为分派任务意味着要达到团结上下、协作完成任务的目的，只有通过会议把任务公共化、明确化，才能促进协作，从而保证任务的及时完成。2922准备工作的作用当你确定有必要召开会议时，首先要了解准备工作究竟有什么作用。只有认识到准备工作的作用，才能有更大的积极性、更有信心地做好准备工作。一般来说，会议的准备工作具有以上4种作用，它可以帮助你确定在会议中应该采取哪种讨论方式达到最好的会议效果；通过充分的会议准备、通过书面通知的形式告知参会者会议的目的、意图以及会议对与会者发言的要求等情况。良好的会议准备工作能够帮助你节省会议时间，同时减少会议中可能出现的各种冲突，使会议井然有序、卓有成效。30331H5W温馨提醒根据统计调查显示，会议人数最多不应超过9个，最为合适的人数是5至7人。当然，会议的合适人数应该根据会议的议题、重要性具体决定。3144准备工作核对单1、了解会议的目的3、确定会议的形式5、决定会议的时间7、决定会议的地点9、确定出席人数11、是否准备会议名签13、是否安排与会者住宿15、确定视听教材17、准备会场周边位置图19、确定自己人的相关资料2、是否一定要开会4、安排会议的议程6、确定会议的主持人8、研究会场如何布置10、安排出席者座位12、是否安排交通工具14、是否发出了会议通知16、确定辅助教材18、是否要求与会者准备资料20、是否安排会后娱乐项目并做好事先通知4.1会议准备工作核对单324.2会场的布置需要特别注意3355主持人的准备工作SWOT分析“S”和“W”代表主持人自身具有的主持优势和劣势；而“O”和“T”则是指你所进行的这次会议主持工作对你周围的环境（也包括你自身）可能带来的机会或是威胁。34第四部分会议过程控制22如何掌握议事进度33如何达成决议——决策方式44如何圆满结束会议11如何做开场白及分配发言时间3511如何做开场白及及分配发言时间3622如何掌握议事进度2.1语言方式语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度。例如，面对一些非常容易滔滔不绝的发言者，主持人可以凭借对其的了解，让其先发言，使其尽量缩短发言的时间。具体做法如：“能不能用3分钟的时间给我们简单的说一下？”当他说到5分钟的时候，你可以再说：“嗯，已经5分钟了，你说的正是我们需要的。”或者可以采用一带而过的方法，例如“你刚才说的内容非常好，你对下一问题怎么看