高效会议管理技巧与实战

高效会议管理技巧博大高效会议管理技巧与实战金蓝盟企业管理顾问集团宜人集团项目组2011年1月博大高效会议管理技巧2领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力课程目标•了解会议的目的、种类和体系•了解会议效率不高的原因及对策•掌握有效为会议做准备的要领•掌握会议中的沟通和反馈技巧•掌握会议主持人的会议管理技巧•学会提高会议效率和质量的技巧博大高效会议管理技巧3领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力会议还需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？博大高效会议管理技巧4领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！博大高效会议管理技巧5领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力一当今会议面面观•会议的意义•会议的目的•会议的种类•会议的频度博大高效会议管理技巧6领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力会议的意义•管理故事分享•三个臭皮匠赛过诸葛亮博大高效会议管理技巧7领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力集思广益图想法想法想法好创意好点子好方法甲乙丙会议博大高效会议管理技巧8领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力会议的意义•会议是一个集思广益的渠道•会议显示一个组织或一个部门的存在•会议是一种群体沟通的方式博大高效会议管理技巧9领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力会议的目的•开展有效的沟通•传达资讯•监督员工、协调矛盾•达成协议与解决问题•资源共享•开发创意•激励士气•巩固主管地位博大高效会议管理技巧10领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力达成协议与解决问题点明困难所在发现问题并寻找解决方法衡量问题的轻重缓急想出新点子评议新点子确定行动纲领博大高效会议管理技巧11领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类1.团队会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.宣布人事安排、讲解政策的会议2.当众表扬或批评别人的会议3.临时处理突发事件的会议4.固定的团队会议5.集思广益的会议博大高效会议管理技巧12领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力会议的频率固定的部门会议：建议频率：至少半月一次注意事项：不能多于每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。博大高效会议管理技巧13领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力建议频率：至少一年一次，最好6月一次注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则会给公司造成沉重的负担。公司全体会议博大高效会议管理技巧14领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。处理突发事件的会议博大高效会议管理技巧15领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力建议频率：按需要注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过30分钟。一对一会议博大高效会议管理技巧16领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力16二会议效率不高原因及解决方案•会议效率不高的原因及预防性管理•高效会议的八大特征•会议规范博大高效会议管理技巧17领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力高效会议的预防性管理1.会议时间博大高效会议管理技巧18领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力会议时间安排的分析◆上午7-9点之间，正是员工刚到岗位，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。◆上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。◆上午10-12点或下午1-4点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。◆下午4-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。博大高效会议管理技巧19领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力高效会议的预防性管理2.会议地点会议室、办公室、现场3.开会对象的选择直接相关者4.主持人的技能逐项展开、一题一议，做好发言引导、控制发言时间、避免和消除会议争论、适当打断、快速做出议题决议博大高效会议管理技巧20领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力高效会议的预防性管理5.参会者的技能耳、眼、手、头、嘴6.要充分作好准备工作口头资料、文字资料、报表、样品7.明确开会原因及目的博大高效会议管理技巧21领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力高效会议的八大特征•只有必要时才召集•好好筹划过•拟订和分发了议程表•遵守时间•一切按部就班•请了最有经验的和有才能的人出席•作出了评论和归纳•记录所有决定、建议和负责人（5W2H）博大高效会议管理技巧22领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力会议规范种类•时间安排方面的规范•固定的会议流程规范•会议本身要遵守的规则博大高效会议管理技巧23领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力固定的会议流程规范开始•欢迎•会议目的•议程•具体时间•安排•制度资料3议程1分享话题和目标交换信息产生主意/做决定/确认行动总结2结束会议•总结•安排下次会议跟踪•备忘录•跟踪计划博大高效会议管理技巧24领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力会议本身要遵守的规则1.参会者要将工作安排交给会议主持2.超过2小时的会议要有书面的通知3.所有参会者都要有准备发言的心态4.会议要能准时开始、准时结束5.主持人对决议能否达成负主要责任博大高效会议管理技巧25领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力会议本身要遵守的规则6.在会上要维护别人的尊严7.要有人提出不同的意见8.会后要能拿到书面的记录9.参会者要履行反馈职责10.必要时要请第三方监控会议质量博大高效会议管理技巧26领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7.决定会议的地点9.确定出席人数11.是否准备会议名签13.是否安排与会者住宿（视情况）15.确定视听教材17.准备会场周边位置图19.确定被介绍人的相关资料2.是否一定要开会4.安排会议的议程6.确定会议的主持人8.研究会场如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否发出了会议通知16.确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知会议准备工作核对单博大高效会议管理技巧27领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力会后的跟进事宜作为参会者的会后跟进作为主持人的会后跟进怎样提高下次会议的质量博大高效会议管理技巧28领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力参会者会后跟进的内容拿到会议纪要以后要细读分析不同参会者的众生相考虑自己任务的完成方法会议是一项新任务的开始博大高效会议管理技巧29领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力主持人的会后跟进1.请大家填写会议考核表2.针对意见做出改进措施3.询问和联络缺席的同事4.制定跟进计划，负责跟进5.如有需要找高层协助6.如计划进行顺利，取消下次会议7.会议之后检讨得失博大高效会议管理技巧30领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力30提高下次会议质量只有必要时才开会会前要做准备事先颁发议程准时开会准时结束有意识把握会议的方向注意力集中在政策和行动上会议记录应阐明最后的结论会议成功只有用结果衡量强调实施所有的决定鼓励沉默的人发言，阐明糊涂的观点，删除重复的话题博大高效会议管理技巧31领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力31会议规划博大高效会议管理技巧32领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力如何开好班前会博大高效会议管理技巧33领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力如何开好班前会为什么要开班前会议班前会议的主要内容包括哪些班前会议的时间多长为好主持会议的技巧博大高效会议管理技巧34领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力如何开好班前会为什么要开班前会议生产现场员工管理的困惑员工不理解主管的意图----缺乏沟通员工我行我素,自以为是----工作标准、要求不清员工同一错误反复发生----工作教导不到位员工隐瞒问题,主管浑然不知----反馈不畅,失控员工抱怨连天,一盘散沙----士气不振……博大高效会议管理技巧35领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力如何开好班前会管理的五大职能:计划.组织.指挥.协调.控制会议是发布计划的重要方式会议是组织指挥团队的主要方式班前短会可使班组工作“承前启后”,持续改善班前短会可树立班员的团队精神班前会目的博大高效会议管理技巧36领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力如何开好班前会班前会议主要内容包括哪些检查出勤检查班员仪表着装.精神面貌总结前班工作安排当班工作传达公司和主管部门的工作指令听取班员的问题反映和合理化建议博大高效会议管理技巧37领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力如何开好班前会检查班员仪表着装.精神面貌工装:整洁.齐全,不穿拖鞋工卡:规范.合位双手:洁净.不留长指甲头发:男工不留长发女工长发须盘缠于头顶精神:振作,不带病态,不有气无力检查办法:自查.互检.巡检.博大高效会议管理技巧38领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力如何开好班前会总结前班工作完成产量任务情况产品品质状况安全生产状况现场“5S”状况好人好事所存问题及改进要求和办法其它：通知、通报等博大高效会议管理技巧39领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力如何开好班前会安排当班工作下达任务指标工作分工安排提出品质要求及控制要点强调工作要项和改善事宜适度解答员工疑问博大高效会议管理技巧40领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力如何开好班前会传达公司和主管部门的工作指令宣导.重申厂规厂纪传达公司的有关决定动员参加公司的管理活动布达主管部门的工作指令通报相关部门反馈的信息……博大高效会议管理技巧41领航企业实践共享成功智慧金：辉煌成就员工蓝：智慧富裕企业盟：团结汇聚核力如何开好班前会听取班组员工的问题、反映合理化建议发挥集体的智慧,营造团队的力量海有容乃大,干部应善于倾听让员工参与决策是有效的激励方式多让班员出主意,实施效果会更好多说:“有什么问题吗”“有什么困难吗”“请谈谈你的意见”“谁能给大家一个好办法吗”博大高效会议管理技巧42领航企业实践