高效会议（PPT49页)

对低效率会议的抱怨美国一项对高级管理人员的调查表明，人们不喜欢开会的原因有：跑题：83%准备不足：77%低效率：74%缺乏倾听：68%会议长度：60%缺乏参与：51%低效率会议的高成本研究表明：主管人员平均投入会议的时间为总工作时间的30%，高级管理人员甚至达到50%低效率会议掠夺你的时间每个会议均耗时X年均开会数量X会议有效率＝？你主持的低效率会议掠夺别人的时间低效率会议＝“犯罪”先开一个会ThingsinCommon议题：找出小组成员之间肉眼无法观察到的8个共同点地点：XX会议室时间：8分钟主持人：志愿者记录人：志愿者阐述人：志愿者目的：帮助参会人员增进相互之间的了解；融洽团队气氛；促进未来沟通和关系的建立课前热身回顾是什么行为和心态导致你们的讨论结果用一个比喻形容参加会议的心情用一个比喻形容主持会议的心情界定“会议”三人以上聚在一起展开有组织的讨论有效达到明确目的会议和渠道沟通沟通渠道优点缺点面谈可以利用现场气氛双向沟通面子作用传达范围有限会议集思广益可当场看到对方的身体语言须事先准备有可能出现混乱局面电话沟通方便双向沟通可能误解看不到非语言的反馈电子邮件费用低廉传播范围广看不见非语言信息反馈慢正式文件完整全面可以事前充分准备须多重审核不能及时获取反馈简报/短片/海报/展架生动形象，视觉冲击力强，印象深内容伸缩性强，可重复使用制作时间及成本相对高需要专业人员协助会议的独特优势在有效沟通中，所传递的信息55%是通过身体语言传达的38％通过语调完成的7％是通过所使用的言辞传达的开会具有电子邮件、电话、信函等方式不可比拟的优势会议的作用发放消息型PresentationMeeting互通消息型InformationSharingMeeting解决问题型Problem-solvingMeeting做出决定型Decision-makingMeeting信息沟通类决策讨论类会议的作用会议是由哪些要素组成的？会议三维立体图会议任务会议程序会议成员会议成员--会议角色会议要素--会议三维立体图会议任务Task会议程序Process会议成员People会议要素--会议任务完成会议既定的目标会议要素--会议程序有完整的会议过程，以便有效完成会议任务会议要素--会议成员充分发挥各成员的作用，创造积极的会议气氛会议要素--会议角色主持人完成会议讨论任务确保会议达到预期目的确保高质量讨论内容协助人监控会议程序贯彻会议规则/纪律确保与会者平等参与记录人笔录会议决议备份会议记录会议要素--会议角色及任务回顾你以往主持的会议，你是否完成了：主持人的任务协助人的任务记录人的任务会议准备5WIHWHY,WHO,WHENWHERE,WHAT,HOW以下情况，开会是种资源的浪费主持人没有时间为会议作充分准备与会者没有时间为会议作充分准备必要人物不能出席会议没有时间对问题展开讨论书面形式比开会更有效你以前主持的会议，哪些会议不该召开？举例说明。WHY：会议的目的WHY“会议的具体目的是什么？”会议主题≠会议目的！会议目的：通过开会预期达到的结果会议主题：会议讨论的核心议题WHO：谁？WHO：关键人物“谁参加？”“每个成员的独特作用”考虑因素：职位会议中发挥的作用会后发挥的作用WHEN&WHERE：何时何地？WHEN，WHERE“何时开会最有效达到会议目的”“在哪里开会最合适？”“座位如何摆放？”“需要哪些设备？”“需要哪些食物准备？”WHEN&WHERE：何时何地？避免：在用餐时间开讨论决策型会议在临近下班时间仓促开会在刚上班时间开会在大家疲劳时间开会没有及时提前通知会议时间与地点在嘈杂地点开会信息沟通类会议场地布置活页纸架投影屏幕活页纸架投影屏幕活页纸架决策讨论类会议场地布置活页纸架活页纸架活页纸架活页纸架WHAT：议什么？WHAT：议程“会议讨论什么主题？”“议程有哪些？”“每项议题的时间分配？”制订议程注意事项议程应提前分发，使与会者有备而来与会者可在会前及会议开始时合理提议增减议题重要议题应留有充分时间常规议题先讨论(时间简短)重要议题之间应穿插一些简单议题一次会议不要安排太多重要议题会前合理划分每个议题的讨论时间制订议程注意事项时间会议项目担当9：00-9：30◇该培训所被期待发挥的作用・◇与沟通技巧相关的能力要件确认・◇今后的实施日程・××○○△△◇议题：关于「沟通技巧」培训的企划◇目的：构筑整体的培训内容◇出席者：◇日時：◇場所：HOW：怎么议？HOW用什么方法“如何让大家作最好准备？”“哪些内容需提前通知？”“会议规则有哪些？”6.高效会议6-2会议的基本步骤Step1Step2Step3Step4Step5Opening把握状况征求意见、方案达成共识Closing阐明会议内容、目的介绍详细的相关信息寻求意见、商讨方案就结论和执行方法达成一致回顾会议内容确定跟进方法Step1Opening・・・・・・阐明会谈内容和目的・对出席者表示感谢・说明会谈的目的和重要性・说明议题的讨论进程（时间分配等）6.高效会议6-2会议的基本步骤Step2把握状况・・・・・・说明详细的相关信息・确认背景状况・寻求补充信息・总结Step4达成共识・・・・・就结论和执行方法达成共识・听取与会者意向，达成最佳结论・决定“由谁”、“何时”、“做什么”6.高效会议6-2会议的基本步骤Step3征求方案・・・・・・征集意见、商讨方案・征求提案，筛选候选方案・仔细讨论候选方案・总结Step5Closing・・・回顾会谈内容，确定后期跟进方法・总结・确定“何时”、“如何确认进展状况”・再次对出席者表示感谢6.高效会议6-2会议的基本步骤★会议实施后的对应、跟进6.高效会议6-2会议的基本步骤・将会议的结果，总结成文字资料，与参会人员共享・结果（会议纪要）要在3日之内展开・对于决定的事项及待续事项进行跟进6.高效会议6-3会议发起者的职责◇通过会议运营，促使其他与会者积极参与讨论，促进会议成果的取得和目标达成◇同时作为会议参加者的一员，积极阐述自己的意见，履行作为会议参加者的责任◇作为会议发起者，不仅要努力促进会议取得尽量多的成果，还应把会议成果和实际的工作连接起来。（1）参会人员的责任6.高效会议6-4参会人员的责任・积极参与，促进会议成果的取得・通过付诸实际行动，提高、深化会议成果（2）参会人员应发挥的具体作用6.会议的推进方法6-4参会人员的责任・为能在会议上进行高效的意见信息交换，需要做好事前准备・注意讨论不能偏离会议的目的・积极提供信息、意见和想法・积极鼓励其它与会者发言・与其他参会者接触时，要怀有敬意有效会议准则会议目的要清楚明确，议题三个最适宜与会人员要精选，四至十人最理想会前有资料，以免空口讲白话避免马拉松会议，一小时为宜，二小时为极限，准时开始，准时结束主席应带动讨论，激发创意，立场中立，化解冲突开放心胸倾听，尊重别人不同的意见，分享他人的想法与感受会议务必达成决议会议记录要忠实和完整，三天内分发给每位与会者及相关人士追踪会后各项决议的行动及结果问题人物事不关己者夸夸其谈者挑起争论者连讽带刺者问题人物--事不关己者解决措施：直接提问多作口头鼓励会后给予实际工作问题人物—夸夸其谈者解决措施：适时插入，直接提问他人时间有限会议原则会后交流问题人物—挑起争论者解决措施：体恤情绪明确讨论主题适时总结，直接提问他人会议原则问题人物—连粉带刺者解决措施：直接提问客观事实、数据提问简短、客观，不容主观发挥不要介入负面情绪问题人物—预测练习预测案例中的问题人物并考虑解决措施棘手情况与会者陷入僵局或手足无措与会者陷入缄默与会者不正视问题，或只专注于一个问题而排除其他问题与会者不断地重复已提出的观点产生冲突时棘手情况--与会者陷入僵局或手足无措询问与会者发生了什么事情。提醒大家议程进行到了何处以及具体的目标是什么如有可能，清除障碍。看大家陷入僵局是否是因为缺乏足够的信息，还是需要澄清要完成的任务或如何继续询问大家是否准备好了可以继续，或是否存在还没有提出来的观点或问题建议休息片刻，然后再回到正在讨论的主题上，或把它移至日程的后一阶段或另一会议上棘手情况--与会者陷入缄默让大家安静一会了解发生了什么事情及人们都在想什么询问大家是否想让你对一些事项予以澄清询问他们是否有你不清楚的观点或问题，或是否你引起了某种疑惑在给他们建议之前等一等。不要过快地打破沉默确保你的行为举止不会引起问题分成较小规模的小组，以鼓励更多的参与棘手情况--与会者不正视问题这可能是因为他们担心提出某一特殊问题。因此，主持人应要求发言人明确界定问题、议题或机会的实质。然后，了解它已存在了多长时间、谁涉及了这个问题、以及后果是什么棘手情况--与会者不断重复已提出的观点把想法记录在活页板或白板上。不要忘记让大家知道你理解他们的想法当某个人开始重复已经列出的想法时，就指向活页板或白板，并提问：“我们是不是已经了解这一观点了？你还有需要补充的吗？”棘手情况—产生冲突时对任何争吵予以制止让成员知道有激情是没有关系的，但不能控制自己情绪的人则应在会外解决他们的问题重申已达成一致的行为规则注重想法或意见的实质内容而不是发言者的个人风格或其在组织中的地位鼓励成员保持他们观点的主动性和建设性并努力全面地看待所争议的问题避免成员过于快速地对各种观点予以评价。例如：当成员对彼此的建议变得情绪激动时，你可以说：这是一种观点，我们不要马上评价它。让我先把它记下来，然后再记录其他观点。运用试探性的问题使成员摆脱困境，并帮助挖掘潜在问题Thanks