程序文件(环境转版)

湖南省沙坪建筑有限公司（依据GB/T19001-2000标准）（依据GB/T24001-2004标准）（依据GB/T28001-2001标准）程序文件B版发布日期：2003年1月14日执行日期：2003年1月14日湖南省沙坪建筑有限公司（依据GB/T19001-2000标准）（依据GB/T24001-2004标准）（依据GB/T28001-2001标准）程序文件（SUNPEAK/CX—2003—B）受控状态：分发号：持有人：发布日期：2003年1月14日执行日期：2003年1月14日程序文件修改页修改时间修改通知单号修改方式修改人文件控制程序（SUNPEAK/CX4.2.3—01—2003—B）1、目的为使公司质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行，确保各相关场所及人员得到并使用管理体系文件的现行有效版本，特制定本程序。2、适用范围本程序适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件的控制。3、引用文件及标准GB/T19001-2000质量管理体系要求GB/T24001-2004环境管理体系要求及使用指南GB/T28001-2001职业健康安全管理体系规范4、职责4.1最高管理者负责批准颁布管理体系手册。4.2管理者代表负责批准颁布管理体系程序文件，负责组织质量、环境、职业健康安全管理体系手册的审核。4.3办公室负责公司所有文件的收发、归档和文件格式的审批。4.4工程技术部负责组织体系文件的编写，审核管理体系程序文件及支持性文件。4.5各相关部门负责工作范围内有关程序文件及支持性文件的编写和所持文件的管理。5、工作程序5.1文件的起草编写、审核与批准5.1.1管理手册由工程技术部组织编写，管理者代表审核，最高管理者批准发布。5.1.2程序文件由工程技术部组织各相关部门编写并审核，由管理者代表批准发布。5.1.3作业文件由相关部门编写，报本部门主管领导审核，业务系统主管领导审批发布。5.2管理体系文件编号5.2.1公司代码：SUNPEAK5.2.2管理体系手册：用公司代码加手册代号（SC）加发布年号加版本号表示。如：SUNPEAK/SC—2002—A5.2.3程序文件：用公司代码加程序文件代号（CX）加手册中的条款号加程序序号加年号加版本号表示。如：SUNPEAK/CX4.2.3—01—2002—A5.2.4其它文件：用“沙（）字[年号]第×号”表示。5.2.5记录表格用公司代码加记录代号（JL）加手册中的条款号加记录表格的顺序号表示。如：SUNPEAK/JL4.2.3—015.3文件的收发5.3.1文件应按经过审批的范围进行发放和控制，文件编制部门应确定文件的发放范围，对文件进行审批时应同时审批文件的发放范围。保证在对体系有效运行起重要作用的部门和个人均能得到相应文件的有效版本。5.3.2办公室负责公司所有文件的发放工作。文件分为“受控”和“非受控”，“受控”文件发放时要加盖“受控”印章和受控编号。文件管理人员按发放范围发放并填写《发文记录表》，文件领用人在《发文记录表》上签名领取文件。5.3.3文件接受部门在接到文件后，填写《收文记录表》，注明文件的受控状态，各部门的《收文记录表》连同本部门编制文件的清单一同作为部门的受控文件清单。5.4文件的评审、修改及换版5.4.1文件内容的修改意见来自于文件评审、审核或管理评审的结果。5.4.2在内审结束后，管理评审前由办公室组织有关部门对体系文件进行定期评审，以确定其持续的充分性和适宜性，发现体系文件不适宜，由原文件编制部门进行修改，原审批部门审核批准。5.4.3体系文件在使用过程中发现不适宜时，由使用部门提出申请，并填写《文件更改申请单》，注明修改文件的原因，文件的编制部门进行评审、修改，评审、审批、修改的程序同5.4.2条。5.4.4文件更改如指定其它部门或人员完成时，该部门或人员应获得原编制和审批时所依据的有关资料。5.4.5文件的修改可通过发放修改通知单、更改页等方式进行，使用修改通知单修改时，文件持有部门可在原文件上进行划改，并注明依据的更改通知单的编号。使用更改页更改时，更改页应有受控标识，文件持有人用更改页替换作废页。体系文件内容如经多次修改应考虑换版，经原审批人员审核批准后，原文件编写部门负责修改，按照体系文件的审批权限和发放范围重新发布、发放。5.4.6作废的文件及作废页由办公室负责收回，在原《发文记录表》中予以记录，在质量安全部见证的情况下销毁。5.4.7因工作需要保留的作废文件，经主管领导批准后加盖“作废保留”印章。5.5外来文件法律法规或其他要求等外来文件由办公室组织识别，参见《法律法规和其他要求获取和更新控制程序》，识别出的外来文件由办公室编制《法律法规和其他要求清单》，发放给公司与体系有关的所有部门，各部门根据需要选择清单中的外来文件，从办公室领用。外来文件的发放和更改根据本程序的有关规定执行。5.6文件的保存与管理5.6.1原版文件由办公室存档。5.6.2各部门收到的文件应填写《收文记录表》并负责管理、使用和保存。5.6.3借用受控文件时应填写《文件借阅登记表》，有关人员在表格上签字。5.6.4对出于法规和保留信息的需要而保留的过期资料，由办公室负责保存并做好标识。5.6.5办公室负责建立公司总的《受控文件清单》，发放至所有部门，保证需用部门和重要岗位能够识别和获得有关版本的适用文件。文件应注明日期，对文件进行编号，从编号能够识别文件的更改和现行修订状态，使用部门建立收（发）文登记，按类存放，便于查找。6、相关文件和记录6.1相关文件《法律法规和其他要求获取和更新控制程序》6.2相关记录SUNPEAK/JL4.2.3—01《文件编制发放审批表》SUNPEAK/JL4.2.3—02《发文记录表》SUNPEAK/JL4.2.3—03《收文记录表》SUNPEAK/JL4.2.3—04《文件借阅登记表》SUNPEAK/JL4.2.3—05《文件更改申请单》SUNPEAK/JL4.2.3—06《沙坪建筑有限公司受控文件清单》《作废文件销毁见证记录》（无固定格式）文件编制发放审批表编号：SUNPEAK/JL4.2.3—01顺序号：文件名称文件编号编制部门印制份数受控状态编制日期是否外来发放范围：文件审核审核部门审核人文件内容概述：文件批准：批准人：日期：发文记录表编号:SUNPEAK/JL4.2.3—02顺序号:序号文件名称文件编号顺序号发文日期收文部门收文人是否受控更改状态收文记录表编号:SUNPEAK/JL4.2.3—03顺序号:序号文件名称文件编号顺序号发文日期发文部门是否受控更改状态文件借阅登记表编号:SUNPEAK/JL4.2.3—04顺序号:序号文件名称文件编号时间受控编号借阅人份数归还时间文件更改申请单编号:SUNPEAK/JL4.2.3—05顺序号:文件名称文件编号申请单位申请人申请更改文件的原因:文件更改建议:附件:文件审核审核部门审核人申请文件更改审批意见:审批人:时间:沙坪建筑有限公司受控文件清单编号:SUNPEAK/JL4.2.3—06顺序号:序号文件名称文件编号编制部门发文日期记录控制程序（SUNPEAK/CX4.2.4—01—2003—B）1、目的对体系记录进行有效控制和管理，以提供产品、过程符合要求及为公司管理体系的有效运行提供必要的证据。2、适用范围本程序适用于公司质量、环境及职业健康安全管理体系所有相关记录的管理。3、引用文件及标准GB/T19001—2000质量管理体系要求GB/T24001—2004环境管理体系要求及使用指南GB/T28001—2001职业健康安全管理体系规范4、职责4.1办公室负责本程序的制（修）订并组织监督实施，并负责编制记录总清单及注明保存期限。4.2公司各部门（项目部）负责职责范围内所形成记录的收集和管理，并接受主管部门的检查和督促指导及本部门体系运行记录的填写、归档、标识、保存及过期记录的处理。4.3项目经理部负责施工现场管理体系运行记录的填写、收集、整理并保存，并负责在项目完工后向公司和顾客移交。5、工作程序5.1记录的范围公司管理体系运行的全过程及证明产品质量、环境和职业健康安全绩效的所有记录。5.2记录的形式与填写要求5.2.1记录采用书面形式，格式尽可能表格化，记录要及时填写，不得随意补造。填写内容应字迹清晰，字体端正，不得使用铅笔，不得涂改，做到完整、齐全、真实准确地记载质量、安全及职业健康安全管理行为的信息。5.2.2记录表格须采用程序文件及其它支持性文件确定的标准样式，在编制程序文件和其他支持性文件的同时，设计好所需记录的样式。5.2.3记录应确保与工程或工作同步进行，必须填写形成的时间。5.2.4签字应按表格规定的人员亲笔签名，不得由他人代签。5.3记录的分类、收集及移交5.3.1记录由各部门（项目部）指定专人负责分类收集管理。5.3.2各单位（部门）要及时收集来自不同环节的记录，按内容分类收集整理。每一活动结束后，该项活动的负责人应按时将该项记录转交本单位的记录管理人员，以便统一管理。5.3.3记录的移交必要时办理移交手续。当需要将记录提供给相关方时，须经有关人员批准后方可传递。5.4记录的标识、归档5.4.1记录表式的标识：记录按统一规定进行标识，凡国际、部标、主管部门有规定的按规定执行。本公司所有记录均在公司《管理手册》、《程序文件》及其它支持性文件中确定其名称、表式、规格。5.4.2记录表格编号按照《文件控制程序》执行。5.4.3当同一种记录超过10份时，应对记录标注顺序号并编制目录，便于检索。5.4.4归档的记录每卷应有封面、目录，封面应有归档标识、记录名称等，以便查阅。5.5记录的保存5.5.1办公室在《记录清单》中规定记录的保存期限。5.5.2各类记录均应保存在适当的场所中，并做到防潮、防变质、防损坏丢失，且便于存取。5.5.3热敏打印纸和传真纸不能用来长时间（一年以上）保存，要保存传真件需要将其复印到复印纸上，再将其保存。5.5.4属计算机单独贮存的质量、环境及职业健康安全的各种报表，要复制拷贝文件，以防原始记录丢失。5.5.5记录不允许借阅，只允许在其保存处查阅。5.5.6记录管理人员调动、更换工作时，记录要及时进行移交，使之连续。5.6记录的销毁记录（含各类档案）超过保存期限需要销毁时，需由授权人批准。体系运行记录由管理者代表审批；工程资料保存到使用年限，如该工程还存在，应一直保存。6、相关文件和记录6.1相关文件《文件控制程序》6.2相关记录SUNPEAK/JL4.2.4—01《记录清单》SUNPEAK/JL4.2.4—02《记录分目录》《记录移交单》（无固定格式）《记录销毁见证》（无固定格式）记录清单编号：SUNPEAK/JL4.2.4—01顺序号：序号记录（表格）编号记录（表格）名称保存管理部门保存期限记录分目录编号：SUNPEAK/JL4.2.4—02记录名称：序号主要内容顺序号形成时间页数备注环境因素识别与评价控制程序（SUNPEAK/CX5.4.2—01—2003—B）1、目的对公司管理活动和建筑施工活动中，能够控制或可望施加影响的环境因素进行识别，评价并确定对环境具有重大影响或可能具有重大影响的环境因素，确保重大环境因素能够得到充分的重视和有效控制。2、适用范围适用于公司在管理活动和施工活动全过程中能够控制或可望施加影响的环境因素的识别和评价。3、引用文件及标准GB/T24001—2004环境管理体系要求及使用指南。4、职责4.1工程技术部负责本章的制（修）订和实施，对各部门识别出来的环境因素进行确认、汇总、登记、存档、更新，建立《公司环境因素清单》，组织有关人员对环境因素进行评价，确定重大环境因素，编制《重大环境因素清单》。4.2管理者代表负责《重大环境因素清单》的审查批准。4.3各部门（项目部）环保员负责识别所属范围内环境因素，建立本部门（项目部）的《环境因素清单》。5、工作程序5.1识别环境因素5.1.1主要通过环境因素现场调查和调查问卷的方法来识别环境因素。5.1.2环保员组织本部门（项目部）人员从其管理和施工活动中找出能够控