96学年度第二学期总务会议议程

96學年度第二學期總務會議議程一、主席致詞二、各組工作報告事務組報告：1.工作報告有關年度相關採購事項，本年度的公務設備及事務設備皆已陸續招標處理中。依會計室所發通告，全年全校經費執行時間須在7月10日前送出核銷文件，7月30日前須處理完畢，如果各單位院系所有相關設備已提單尚未完成驗收部份，要提醒各單位用專簽方式作預算保留到下個年度。2.中程計畫校園環境美化，目前已請專業人員來規劃，預計三年內完成。主要的重點於(1)大門前的空間(2)火車站到學校的通學路線美化設計(3)學生宿舍到校區規劃設計(4)重新塑造學校外圍景觀與都市景觀的結合(5)與後興路、環中東路、龍岡路、長沙街口等學校週邊社區維持良好互動關係。校區本部著重於校園特色景觀及公共空間，下面分三個子計畫來作：(1)夜間的供給照明：清雲館的電梯及體育館前,以後會提供夜間照明。(2)空中平台設置：清雲館空中平台設置打算在清雲館4樓作亭園造景。(3)學生宿舍總務長補充說明：針對校園整體的景觀規劃部份，校外部份目前正委託中原大學景觀設計系陳教授在協助我們，同時也請桃園縣政府城鄉發展局及中壢市公所給予我們協助；當我們的計畫提出去之後，會與中壢市公所協商，原則上中壢市公所已口頭同意針對學校外圍部份做城鄉風貌的改善，將來學校內部將配合外圍作景觀藝術及整體意象的再造。營繕組報告：1.工作報告：(1)有關設備財產採購申請單，在填寫時希望採購的老師及系助理能將放置地點填寫清礎，以利驗收及財產盤點。申請設備時，常常在AIP品名部份只填寫一項、一式或一批；而事實上我們在編列財產非常不容易處理，往後有類似的申請案件，希望能依類別填寫清礎，請勿填寫一式或一批，希望大家能配合。(2)95學年度以前已經報備除帳的設備，請各位實驗室老師能夠清理集中，到時候會發通告集中到某一間教室，97年7月10日以前會辦理標售作業，時間點請各系能夠配合。(3)有關清逸館本來應該在本學期增建部份，礙於兩個因素：第一個是因為法規上樓梯地板面積、容積率的變更；第二個是營造成本進料經費增加，所以清逸館工程目前是沒有要進行。另外還有一個西餐廳工程，目前在清雲館4樓到5樓已經在進行當中，預計在7月底前完工。工程期間造成各位老師一些影響，請大家多多包涵，未來在下學期會正式啓用，到時候請各位老師多多捧場。2.中程計畫：(1)為配合節能減炭政策，學生宿舍預計明年度，打算把熱水系統原鍋爐使用瓦斯及重油，換成熱泵系統，預算是七百五十萬，預估明年能夠完成，施工期間三個月。(2)研究大樓、東興國中那邊的停車場做規劃處理，預計蓋２棟大樓，地下２層地上６層做教學研究的辦公空間，總增加的樓地板面積一萬七千八百六十四平方公尺，大約是五千四百坪，預算編列七億四千萬。出納組報告：1.工作報告：出納組希望能在收入和支出提供更好的優質服務，如果有意見可隨時跟我們反應。2.中程計畫：(1)小額繳款機及成績單列印系統，７月應該會交貨，下學期應該會正式啓用，初步安排在清雲館１樓大廳，97學年度會正式啓用測試。(2)計畫聘用電子表單，發動者是出納組，整個電子表單系統的完成是結合了有技合處、研發組及會計室，在江副校長的推動下，計畫聘用電子表單在六月初有舉辦說明會，在9月會補開說明會，系統於6月10日已正式上線，相關的老師都有上線在使用，希望這個系統能符合老師的需求，計畫聘用的人員相當多，不管是在國科會、教育部、教學卓越計畫，整個系統最後會結合支出系統，甚至到所得申報系統。環安組報告：1.工作報告：(1)節約能源方面原則一：希望配合人性化的管理，能在上課的時間不要關冷氣，都會依照各位希望的時間來作，會這樣作的原因是為避免有些人離開辦公室後冷氣沒關，讓冷氣持續的運轉；之前颱風時與總務長一起到校實地查看，發現有實驗室及教室冷氣有沒關的情形，造成浪費；所以在下班時間到會將冷氣關掉，各位在下班時間都在辦公，請各位再次啓動。原則二：我們跟經濟部營建署申請專案補助，內容是在我們學校大概三百多間教室想統一安裝RFID，就是各位的教職員卡，作為教室的冷氣及教室研究室的電源操控的Key，希望老師離開教室及辦公室時就能順便將教職員證抽走，門就會自會管制，也就是進門需要這張卡，開冷氣也需要這張卡，離開時也把卡帶走。(2)教室自然通風的改善，我們會加裝防風防雨型態的抽氣扇，這個抽氣扇是配合網路自動管理的軟體，它有二氧化碳的監測、氧氣濃度監測以及溫度、濕度監測，在設定的狀況下就會產生運作，如果運作一段時間它沒辦法環境降下來的話，就會啓動空調，這是一個示範計劃，目前是以清雲館３樓及４樓優先來做，如果檢討ＯＫ的話，我們學校就可全面來推廣。(3)在６月初時，相關單位接受教育部的委託，到學校來輔導電力改善措施，有請到一位北科大的黃教授跟產基會的一位經理來分析校內電力的結構，這裏面指出校內最大可以改善的空間就是我們每一間教室每一棟教學大樓的變電站容量都太大了，真正有用到的大概只有百分之二十三不到的使用量，其它的都是通電在那邊耗電罷了，他們建議我們愈快愈好，把學校相關的配電線路作一個改善，該停的變壓站就把它停掉。(4)實驗室安全衞生檢查及廢棄物管制清除管制：機械系、電子系及電機系所的實驗室，我們每年度都會跟環保局提事業生產廢棄物量之申請書的核可，這個申請書記載的量都要請各系寬估一下，不然因為研究計畫的增多，讓我們廢棄物突然增多，我們在上一年度已經被罰一次，實際的廢棄的量已超過計畫的核可量，那一次被罰了以後就請機械系調高，今年度已經調高，不過調得太高，會來現場稽查廢液的儲藏狀況，所以如果有廢棄物有增高的狀況，請儘快告知環安組。有關於化學品的分類，台灣已經配合行政院勞委會推動的ＧＨＳ全球化學品分類標準已經在１２月實施，如果要在１２月實施，我們學校任何以前使用的危險物及有害物標示規則會廢止，這個部份我們會辦一個說明會，再請各實驗室老師在暑假期間到１０樓，對各位老師講解，實驗室的標示會作全面性的轉換，轉換的辦法及說明已經有印好一些講義。2.中程計畫：(1)97、98、99三個年度，預計減少全校的用電量及用水量各百分之三，用水量的部份已經有一些計畫在擬定，把自來水及井水的使用量作一個切換，現在可以跟各位確定有關跟人體接觸的水源目前全部都是自來水，沒有使用井水，井水只有一部份用在沖洗馬桶，對各位身體健康不會造成影響。(2)校園安全管理方面：希望在三年內沒有校園內重大災害發生。(3)三年內達成百分之九十的設備設施納入空間管理資訊資料庫內，將各個空間的設備及耗電量（能源使用量）能併在硬體管理及空間資料庫中，目前使用軟體還在研擬當中，看要使用那一家的資料庫，目前預算已經編列在內，採用類似ＧＩＳ軟體來作架構。三年內希望把學校的維生管線，包括電力線、電話線、自來水管…等等這些管線納入空間管理資料庫內，能在各單位就能夠查得到資料，希望能將校園安全管理到另一種層級。(4)實驗室設備汰換部份，今年度有向學校編列將近八十萬的預算，係針對環境安全衛生有關實驗室的改善經費，上級方面有些其它考量意見，因此還沒有列出詳細的明細。文書組報告：1.工作報告：(1)為避免公文逾時遭程式稽催，請創簽人或承辦人填具展延單交至文書組註記，延長處理時間。各位主管如果有休假或出差(國)時，請代理人能代理簽核公文，以避免延公文的時效。(2)暑假即將來臨，敬請各位主管及文管人員經常上網查看公文，以免影響時效及權益。(3)新建公文暨檔案管理系統即將於97年8月1日上線，之前已在校務會議中展示；並將於7月份陸陸續續針對承辦人、單位登記桌及主管等進行教育訓練。自然人憑證的申請方面，自然人憑證申請未來會與人事室整合好，一起做這方面的協調及服務。其中讀卡機跟申請費用已於預算中編列，7月份後會有第一階段、第二階段及第三階段的教育訓練，請各位主管及承辦人員在7月份、８月份、９月份教育訓練時一定要到。(4)請各單位發文給其它受文單位時候，請必須確認受文單位是否有電子收發文的機制，如果沒有，會用紙本方式寄出，這樣才不影響到我們的時效；目前發現許多單位發文給其它單位時，發現單位名稱不對或是錯誤，電子公文交換系統無法接受；請各位在寄出公文的時候，要確認受文單位名稱，以免影響到作業流程。2.中程計畫：(1)將公文系統電子化予以強化。(2)校本部、學生宿舍、研究學院通訊系統的強化，目前正在處理中，剛發包出去,預計於７月底前完成，將來在節費方面我們也會再加強。三、議案討論(1)清雲科技大學節能減碳措施(如附件)目標：降低流動用電度數及適時調整尖峰負載用電最佳契約容量值，以達到節約能源的目地。（營繕組）四、臨時動議(1)員工健康檢查是否可以依年紀改為一年一次？決議：依法規規定辦理。五、主席結論：感謝位同仁的出席與建言，謝謝大家！六、散會清雲科技大學節能減碳措施目標：降低流動用電度數及適時調整尖峰負載用電最佳契約容量值，以達到節約能源，善用能源的目的。措施如下:一、調整本校空調設備開機溫度規定，管理單位嚴格執行，全校空調啟動主機之室溫定為26℃，以教室、辦公室溫度計為準。教室、辦公室窗型冷氣機自動啟動溫度調整為26℃，上課教室少於10人時不開冷氣，空氣過濾網每學期至少清洗一次。二、(1).一般教室按課表開放冷氣(2).其他單位（具中央空調者）如列表管制冷氣開啟時間清雲館雲鵬館清劭館9:00~21:30開放9:00~21:30開放9:00~21:30開放9:50、14:45、16:45短關閉11:50~12:40長關閉11:50~12:40長關閉11:50~12:40、16:45~18:10長關閉16:45~18:10長關閉16:45~18:10長關閉(3).圖書館（2、5F）9:00~16:00開放，其餘時間關閉(4).進修部教室開放時間為18:10~21:30(5).學生社團–中午12:00~13:00，下午17:00~21:00，兩段開放時間（週一至週五）週六時段僅開放四間會議空間（110,111,133,118）與學生會辦公室（122），時間為10:00~17:00(6).各館主機啟動時間錯開，以免超過契約容量三、定期維護（每學期一次）冷卻水塔之清潔與水質四、各單位嚴禁使用電暖器、電磁爐及電鍋，咖啡機、冰箱等，如需設置，請以同一樓層之院系、處室為一單位以專簽申請。五、圖書館照明及冷氣，可依規定時間或實際人數開放3樓或4樓，人數少時，可集中到3樓開放，以節省電力。六、各館在上班與非上班時間，請各館清潔人員或工讀生配合檢查燈力使用情形，並關掉不必要日光燈。七、總務處將作不定期檢查，若違反上述措施之單位，將專簽列入單位年度考核評比。97年6月23日96學年第2學期總務會議通過