6口头与书面沟通

三峡大学经济与管理学院六讲秦朝钧三峡大学经济与管理学院书面沟通•是以文字为媒体的信息传递，•形式主要包括文件、报告、信件、书面合同等•(口头沟通是以口语为媒体的信息传递，形式主要包括面对面交谈、电话、开会、讲座、讨论等)•书面沟通是一种比较经济的沟通方式，沟通的时间一般不长，沟通成本也比较低。•这种沟通方式一般不受场地的限制，因此被我们广泛采用。这种方式一般在解决较简单的问题或发布信息时采用。在计算机信息系统普及应用的今天，我们很少采用纸质的方式进行沟通。三峡大学经济与管理学院•书面沟通本质上讲是间接的，这使得其有许多优点：•可以正式的或非正式的，可长可短。•可以使写作人能够从容地表达自己的意思。•词语可以经过仔细推敲，而且还可以不断修改，直到满意表达出个人风格。•书面材料是准确而可信的证据。所谓“白纸黑字”。•书面文本可以复制，同时发送给许多人，传达相同的信息。•在群体内部经常受限于约定俗成的规则。•书面材料传达信息的准确性高。三峡大学经济与管理学院•（1）简单问题小范围沟通时（如3~5个人沟通一下产出物最终的评审结论等）；•（2）需要大家先思考、斟酌，短时间不需要或很难有结果时（如项目组团队活动的讨论、复杂技术问题提前知会大家思考等）；•（3）传达非重要信息时（如分发周项目状态报告等）；•（4）澄清一些谣传信息，而这些谣传信息可能会对团队带来影响时。•（5）电子沟通（MIS）(管理信息系统)三峡大学经济与管理学院•海尔是海•——张瑞敏为企业所作的形象致辞•海尔应像海•海尔是海三峡大学经济与管理学院葛底斯堡演说•亚伯拉罕·林肯，1963年11月19日87年前，我们的先辈们在这个大陆上创立了一个新国家，它孕育于自由之中，奉行一切人生来平等的原则。现在我们正从事一场伟大的内战，以考验这个国家，或者任何一个孕育于自由和奉行上述原则的国家是否能够长久存在下去。我们在这场战争中的一个伟大战场上集会。烈士们为使这个国家能够生存下去而献出了自己的生命，我们来到这里，是要把这个战场的一部分奉献给他们作为最后安息之所。我们这样做是完全应该而且是非常恰当的。但是，从更广泛的意义上来说，这块土地我们不能够奉献，不能够圣化，不能够神化。那些曾在这里战斗过的勇士们，活着的和去世的，已经把这块土地圣化了，这远不是我们微薄的力量所增减的。我们今天在这里所说的话，全世界不大会注意，也不会长久地记住，但勇士们在这里所做过的事，全世界却永远不会忘记。毋宁说，倒是我们这些还活着的人，应该在这里把自己奉献于勇士们已经如此崇高地向前推进但尚未完成的事业。倒是我们应该在这里把自己奉献于仍然留在我们面前的伟大任务——我们要从这些光荣的死者身上汲取更多的献身精神，来完成他们已经完全彻底为之献身的事业；我们要在这里下定最大的决心，不让这些死者白白牺牲；我们要使国家在上帝福佑下得到自由的新生，要使这个民有、民治、民享的政府永世长存。三峡大学经济与管理学院•葛底斯堡庆祝军事胜利的演说，但它没有好战之气；相反地，这是一篇感人肺腑的颂辞，赞美那些作出最后牺牲的人，以及他们为之献身的那些理想。我们从中可以看出林肯的思想，可以体会到林肯伟大的人格和强大的精神力量。三峡大学经济与管理学院•1863年7月3日葛底斯堡战役是美国南北战争中最为残酷的一战，这是南北战争的转折点。这场战役交战双方共死了51000人，而当时美国只有几百万人口。四个月后林肯总统到葛底斯堡战场访问，为这场伟大战役的阵亡将士墓举行落成仪式。这篇演讲被认为是英语演讲中的最高典范，其演讲手稿被藏于美国国会图书馆，其演说辞被铸成金文，长存于牛津大学。至今，人们也常在许多重要场合提起或朗诵它，例如2000年，我国前总理朱熔基访美，就用英文朗诵过这篇演讲。[点津]林肯的这篇演说是演说史上著名的篇章，其思想的深刻，行文的严谨，语言的冼练，确实是不愧彪炳青史的大手笔。通篇演讲不到三分钟。演说的场合是国葬典礼，所以演说的主调是凭吊国殇，赞美了那些作出最后牺牲的人以及他们为之献身的理想。其中政府应为民有、民治、民享的名言被人们广为传颂。整篇演说言虽尽而意无穷。演说思想深刻，行文严谨，语言洗练，朴素中显优雅，行文完美无疵，是世界演说史上的珍品三峡大学经济与管理学院•一般情况下，好的演讲应具备如下三个特点：•（1）简洁性。由于受时间因素的限制，演讲者如果在发言时注意时间控制，就可以言简意赅地讲清问题，并能较快见到效果。如林肯一生中最著名的演讲——葛底斯堡演讲虽然只有518字，但却言语清晰、有力，对美国的社会发展影响深远。•（2）鼓动性。演讲是一种面对面的宣传鼓动形式，这种形式一方面使得演讲者更有鼓动性，且灵活可变易于调整；另一方面又要求演讲者本人诚恳和有耐心。•（3）艺术性。演讲者是运用语言与非语言手段来影响受众，因此演讲内容的哲理化、语言的文学化、姿态的戏剧化都要不同程度地渗透于演讲中三峡大学经济与管理学院演讲是一个双向沟通过程图4.1演讲过程三峡大学经济与管理学院图4.2演讲后的问题三峡大学经济与管理学院图4.3演讲反馈三峡大学经济与管理学院内容结构：•演讲的要素•演讲的结构•演讲的技巧三峡大学经济与管理学院第一节演讲的要素演讲的三要素：信息、演讲者、听众一、信息信息可以由演讲者与听众共同分享。演讲中的信息，主要是言语信息。二、演讲者演讲者是信息的发源地。演讲者主要以言语传递信息，还用动作、手势、姿态、表情等传递非言语符号的辅助信息。三峡大学经济与管理学院三、听众◆听众是什么人◆目标是什么(一)听众心理的四个特点1．听众对信息的接受具有选择性；2．听众心理是独立意识与从众心理的矛盾统一；3．“名片”效应与“自己人”效应；4．首因效应和近因效应。三峡大学经济与管理学院听众的构成•上级听众•同事听众•班组听众•混合听众•不友好的听众•国际听众三峡大学经济与管理学院听众的构成的分析●在演讲的整个准备过程中，演讲者思想上要一直想着听众；●演讲者要列出其对听众了解的清单●演讲者可以假设●演讲者要抓住并使听众保持对演讲的兴趣和想象力●演讲者要对听众注意力进行再刺激●听众容易记住结构形式清楚并得到重复强调的内容●演讲者通过听众的耳闻目睹进入听众的记忆三峡大学经济与管理学院第二节演讲的结构一、演讲的结构1.开场白2.主要论点的预览3.主要论点的严格界定4.结束语三峡大学经济与管理学院•1.利用有效开场白•目的•技巧•运用幽默•谈谈非同寻常之处•(请同学们思考5分钟演讲)谈谈大家都熟悉的事•运用鼓动听众技巧三峡大学经济与管理学院表4.1开头实例•例1：提问“我想问一下在座的诸位，哪位知道过去24小时里在中国有多少孩子出生?”“我想知道，如果我告诉您，您的计算机在买进时已经过时，您有何感想?”•例2：事实陈述“今天，我们市又有30个孩子的父亲因工去世——这类死亡本可得到预防!”•例3：提及“今天，这里的每一位都记得，当我们听到唐山大地震时的震惊和悲痛。”三峡大学经济与管理学院•例4：主题“我今晚要给您讲述令人激动振奋的xR5多用程序，然后告诉您这种电脑将如何改变您的经商方式。”•例5：引用“一位伟人说：‘每个人的经历远远超过他的想像范围’。不过，正是经验而不是想象，才影响人的行为。”•例6:感染情绪“好心的人们，您只要掏五毛线，就可以使这个孩子活下去，直到下年的收获季节，那时他就可以养活自己。”三峡大学经济与管理学院2.预览主要的论点3.明确阐述主要论点•严格遵循演讲预览•限制主要论点的个数•使用清晰的承接词•做阶段性小结4.使用有效的结束语•做个总结•前后呼应•以行动方案结尾•谈谈对听众的好处三峡大学经济与管理学院•表4.2结尾实•例1：提问“所以，女士们，先生们，我要提请诸位思考一一如果有人告诉您，您正在受到这种疾病的困绕，您有何感想?”•例2：提示“今天，在我们的节目里，我要使您认识到，我们需要有更强更专业化的经销活动。而实际上，通过向您展示一个等待我们未开发的巨大市场，我想我已实现了目标。”三峡大学经济与管理学院二、问答过程•1.何时接受提问•☆演讲后提问•☆演讲过程中提问•2.如何接受提问•☆作好事前准备•☆表示出对听众的理解•☆按照自已的目标和计划行事•☆让每个人都参与三峡大学经济与管理学院•3.不知道答案时应该说些什么•☆如果对答案一无所知•☆如果需要时间思考•4.如何回答难以回答的问题•☆含义不明确的问题•☆具有控制权的问题•☆不友善的问题三峡大学经济与管理学院三、一些特殊的讲话场合•1.照讲稿讲话•▲使讲稿“口语化”•▲撰写与编辑•▲讲话稿的准备•2.即席讲话•▲事先预料•▲发言要简短•▲尽量有条理•▲与你的经验拉上关系三峡大学经济与管理学院•3.团队演讲•▲从整体出发进行组织•▲不同演讲人之间要有承上启下的转折•▲使用统一一致的视听辅助工具•▲作为集体进行试讲和实际演讲•▲协调统一地回答问题•4.通过传播媒体和远程设备演讲•▲作好事前准备•▲使用音响设备•▲面对摄像机三峡大学经济与管理学院第三节演讲语言的运用技巧一、语言表达的三个基本要求■准确精炼■上口入耳■形象生动（如“望梅止渴”）•比喻（林肯的著名演讲）•引用•设问•反问•排比三峡大学经济与管理学院二、有声语言的运用技巧•声音•重音“我请你吃饺子”“我的猫坐在席子上”“我没说他偷了我的书”•吐字三峡大学经济与管理学院二、有声语言的运用技巧（续）•语气语调爱的感情：“气徐声柔”，漫和感憎的感情：“气促声硬”，挤压感悲的感情：“气沉声缓”，迟滞感喜的感情：“气满声高”，跳跃感惧的感情：“气提声凝”，紧缩感急的感情：“气短声促”，紧迫感怒的感情：“气粗声重”，震动感疑的感情：“气细声粘”，踌躇感三峡大学经济与管理学院•三、身体语言的运用技巧：•▲表情眼神•▲看着听众说话•▲与听众的目光进行实在性接触•▲多种眼神并用•▲身体姿态、手势三峡大学经济与管理学院练习、练习、再练习•熟悉现场布置•-事前亲临现场•-测试设备•熟悉讲稿•练习如何表达，尤其着重于：•-引言部分•-结束部分三峡大学经济与管理学院三部分自信演讲训练三峡大学经济与管理学院课程目录第一单元：自信讲话训练——破冰运动第二单元：为什么需要讲话训练？第三单元：发言前的准备第四单元：自信公众讲话功略第五单元：行之有效的沟通策略及模式三峡大学经济与管理学院演讲学习的方法和要求（4个原则）1.要有一种强烈而持久的愿望2.想象自己成功地当众说话（如果你对某种结果有足够的关心，你自然会实现那一结果）3.让思想引导你的行动(通过改变自己的思想，我们就能够改变自己的一生。）4.练习！练习！再练习！（我固执地一个劲儿地让自己出丑，直到我习以为常。）三峡大学经济与管理学院眼神交流5秒钟练习——打动对方的目光交流发音控制读一篇小故事。要求：音色低、音量大三峡大学经济与管理学院为您的演讲设计一个良好的开端•立即引起听众的注意•用事件、实例开始讲话•制造悬念•要求听众举手表决•运用展示物•引用名人的话作为开场白三峡大学经济与管理学院•避免使用以下不利的开场白•用所谓幽默故事开头•不要从表示道歉开始三峡大学经济与管理学院在高潮中结尾•总结你的观点•请求采取具体的行动•-要求他们做明确的事•-要求听众做力所能及的事•-尽量使听众根据请求而行动