《职业沟通》6书面沟通

秦皇岛技师学院李欣杭一、文书的含义1.文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。2.文书的分类公务文书私人文书（法令、通知、决定、计划、合同等）（著作、手稿、遗嘱、房地契、家谱等）公务文书私人文书国家机关、社会团体、企事业单位个人、家庭或宗族二、文书的发展过程形成文书的两大要素——表述方式和载体都有其发展变化的过程。绳结、符号、图像（绳、岩石、竹片、壳骨）文字（绢帛、器皿、碑石、竹木简册、纸张）殷墟甲骨居延汉简敦煌文书清朝内阁档案结绳记事《易经·系辞》记载：“上古结绳而治，后世圣人易之以书契。”其结绳方法，据古书记载为：“事大，大结其绳；事小，小结其绳，之多少，随物众寡。”（《易九家言》）德昂族的结绳记事刻契记事人们就用契刻的方法，将数目用一定的线条作符号，刻在竹片或木片上，作为双方的“契约”。后来人们把契从中间分开，分作两半，双方各执一半，以二者吻合为凭。古代的契上刻得是数目，主要用来作债务的凭证。甘肃省西宁县周家寨出土的仰韶期遗址的骨契图形西双版纳基诺族的刻木记事器物铭文海内三大重器（毛公鼎大盂鼎大克鼎）之一的大盂鼎，通高1021mm；口径784mm；腹深490mm；重153.5kg。鼎内铸有铭文19行，共291字。铭文分为两个部分，分别记载了周康王对贵族盂的训诰和赏赐。1、准确指沟通时要准确用字用词。准确使用语言文字的关键是要正确理解它们的含义，不要轻易使用自己不熟悉、不常用的字词。①要注意避免错字、漏字◆某小学生写作文时写道：“老师有一张爪子脸”。◆某班主任一次怒斥班里学生上课不好好听讲的时候，说到：“你们以后再这样，就别怪我翻脸不是人了！”二、书面沟通的基本准则◆某英语老师教语法，下课前问大家：“我都讲完了，大家还有明白的么？”学生习惯性地齐声答道：“没有了！”◆下面列举的是一些常见的错别字错误正确错误正确松驰松弛如火如茶如火如荼相形见拙相形见绌题纲提纲穿流不息川流不息善长擅长甘败下风甘拜下风一愁莫展一筹莫展一诺千斤一诺千金世外桃园世外桃源旁证博引旁征博引出奇不意出其不意②要注意避免含义的错误◆有一次在修改学生论文时，学生写道：……他们俩的做法几乎如出一辙、大相径庭。◆有学生在运动会的宣传稿上写道：“运动会１００米比赛终于开始了，同学们像一只只脱缰的野狗奔了出去。”◆某小学语文考卷上有一道阅读题，大意是讲一位母亲为了孩子吃尽了苦，最后去世的事。阅读后，要求学生在一年后的清明节对母亲说几句心里话。某小学生这样写道：“祝妈妈清明节快乐，福如东海，寿比南山！”。③要注意避免字迹潦草引发的错误◆有位名叫“邵伟华”的患者将挂号处护士填写好姓名的病历交到内科排队等着看病，一会儿内科护士拿着他的病历大声叫道：“邪伟华！”。◆1913年，茅盾中学毕业，报考北京大学预科，本想考得不错，回家安心等通知，但发榜时却没有看到“沈德鸿”（茅盾本名）的名字，很是失望，不久他却收到了来自北京大学的录取通知书，但上面的名字是“沈德鸣”，他赶忙跑到报名处查询，结果发现是自己填写报名表时字迹太潦草，把个“鸿”字写得像个“鸣”字。从此，他一改字迹潦草的毛病，直到八十岁高龄时，仍用毛笔正楷书写，字迹清楚俊秀。④要准确使用标点符号◆相传徐文长到朋友家里去，适逢下雨，主人写了一个条子跟他开玩笑，上面写的是“下雨天留客天留我不留”，他读成：“下雨天，留客天，留我不？留！”这样就和主人的意思相反了。其实这一句可以有七种写法：“下雨天留客，天留我不留。”“下雨天留客，天留我？不留”“下雨天留客，天留我不？留”“下雨，天留客，天留我不留？”“下雨天，留客天，留我？不留！”“下雨天，留客天，留我不？留！”“下雨天，留客天，留我不留？”◆在抗战时，日本侵略者在我东北沦陷区写了这样的标语：”粮食不卖给八路军。”而老百姓在“卖”字的后边加了一个逗号，就成了“粮食不卖，给八路军”。◆某一条巷子里的一户人家，在靠路边的一面墙角下，常常有人在那里小便，于是主人在墙上写了一句话：“行人等不得在此小便。”没想到，过了几天，逗号小精灵跑到这句话里，变成了“行人等不得，在此小便。”主人一看，气得脸色都变白了。◆一男子回家检查上小学三年级的儿子当天的日记，看后对其妻大发雷霆，原来儿子写道：今天王叔叔到家里来玩儿，我写完作业后，叔叔夸我做得好，叔叔亲了我妈妈，也亲了我。妻哭笑不得地解释道：那是你儿子把标点符号给点错了！应该是：叔叔亲了我，妈妈也亲了我！2、简练简练的语言对于提高沟通效果是至关重要的，有学者曾进行过这方面的研究，研究的结果是人们注意力集中的时间一般平均为二十分钟，年龄越小的人，其注意力的集中时间越短。因此，我们在写作时，应当尽量语言简练，使阅读者能够在二十分钟以内能够读完它，或者在与别人谈话时，应当尽可能将谈话的时间控制在二十分钟以内。◆简练是才能的姊妹。——俄国著名作家契诃夫◆要尽量将那些可有可无的字、句删去，毫不可惜。——鲁迅◆前段时间电视台播出的电视剧《我的团长我的团》，其中第十二集遭到剧评和观众的批评，就是因为这集让人觉得太冗长、太沉闷，男主角龙文章一个人“鼓唇弄舌”说了整整一集。他在这集讲述了他的身世：一岁在河北；二岁在河南；四岁到了山西，去过运城的硝石湖，去过关云长的故居；六岁到了绥远；蒙古、甘肃、迪化，直皖之战时是在康藏；然后往东行，四川、陕西、湖北，安徽。他说完了这段，又接着说道：“北平的爆肚，涮肉，皇城根；南京的干丝烧卖，还有销金的秦淮风月，上海的润饼，蚵仔煎，看得我直瞪眼的花花世界。天津的麻花狗不理，广州的艇仔粥和肠粉，旅顺口的咸鱼饼子和炮台，东北地三鲜，酸菜白肉炖粉条，火宫殿的鸭血汤，臭豆腐，还有被打成粉了的长沙城。”接下来，龙文章又说出了一大串的地名：铁骊，扶余，呼伦池，贝尔池，海拉尔和长白山，大兴安，小兴安，营口，安东，老哈河呢，承德，郭家屯，万全，滦河，白河，桑乾河，北平，天津，济源，镇头包，历城，道口，阳曲，开封，郾城，南阳，襄阳，赊旗店，长台关，正阳关，颍水，汝水，巢湖，洪泽湖。镇江，南京，怀宁，上海，苏州，黄浦江，太湖，南通，屯溪，六安，武昌，汉口，修水，宜昌，怒江以西，保山，腾越，和顺还，还有他们现在身处的禅达。当然，简练要注意尺度，不能单纯为了简练而让人产生误解，或根本就不能理解你要表达的意思。◆某大学生物系设有动物学、昆虫学、植物学三个专业。在全系学生大会上，主持人大声招呼：动物坐左边，昆虫坐右边，植物坐中间。平，天津，济源，镇头包，历城，道口，阳曲，开封，郾城，南阳，襄阳，赊旗店，长台关，正阳关，颍水，汝水，巢湖，洪泽湖。镇江，南京，怀宁，上海，苏州，黄浦江，太湖，南通，屯溪，六安，武昌，汉口，修水，宜昌，怒江以西，保山，腾越，和顺还，还有他们现在身处的禅达。当然，简练要注意尺度，不能单纯为了简练而让人产生误解，或根本就不能理解你要表达的意思。◆某大学生物系设有动物学、昆虫学、植物学三个专业。在全系学生大会上，主持人大声招呼：动物坐左边，昆虫坐右边，植物坐中间。3、符合逻辑每个人在成长的过程中都会形成自己的思维和表达逻辑习惯，一般来说，使用同一种语言的人，其逻辑习惯是比较接近的，他们之间的沟通就更容易，而使用不同语言的人之间，由于逻辑习惯的不一致，其沟通也就会更困难一些，这也就是我们为什么感到学习和理解外民族语言更难的原因。所以，我们如果要想让别人更好地理解我们所要表达的意思，就必须选择一种与其相适应的表达逻辑，这样才能起到更好的沟通效果。◆在与中国人沟通的时候，你要先进行铺垫，把要说的重点内容放在后面来说，对方就能理解你的意思；而与美国人沟通的时候，你必须先把你要说的重点内容先说出来，对方才能真正理解你的意思。◆我们最初开始学外语的时候，首先需要克服的就是逻辑习惯，“我能帮你吗？”这句话，英文说成是“CanIhelpyou?”（能我帮你吗？），这就会让我们觉得很是别扭。另外，英文的人称代词在主格、宾格、所有格时的变化，也不符合中国人的逻辑习惯，同样让我们觉得难以理解，等等。与外国人沟通时，逻辑习惯会影响到沟通的效果，同样，与中国人沟通时，如果不讲究逻辑上的问题，也会出现问题。◆小学老师出半命题作文：“我的ｘｘｘ”随便写人写物，结果有同学作文题目：《我的战友邱少云》。◆“……园林里只有我们俩人坐在树下，四周静静的，偶尔几声清脆的虫鸣，还有细碎的脚步声……”◆老师严厉地对课堂上讲话的学生说：“讲话不许出声！”◆某小学老师骂学生：“我一巴掌把你踢出去！”◆某老师出一作文题目《生命的价值》，有同学写道：“活鱼每斤80元，死鱼每斤20元；活虾每斤100元，死虾每斤30元；活蟹每斤40元，死蟹只能丢进垃圾桶。因此，生命是很宝贵的，我们一定要珍惜。”4、文采指语言使用时的整齐美、丰富美、韵律美、意境美、聪慧美等。如果我们能够在沟通的过程中，时不时展现出自己语言中的文采，自然会对别人形成巨大的吸引力，沟通的效果也就必然会在很大程度上得到提高。◆2009年3月13日，温总理在人民大会堂，回答记者提出的经济问题时，有两段经典回答：“只有信心才能产生勇气和力量，只有勇气和力量才能战胜困难……莫道今年春将尽，明年春色倍还人。我期待着明年中国和世界都会变得更好。”注：温总理随口吟出的“莫道今年春将尽，明年春色倍还人”这句诗，前半句是温总理的创造，后半句出自唐朝诗人杜审言七律《春日京中有怀》：“今年游寓独游秦，愁思看春不当春。上林苑里花徒发，细柳营前叶漫新。公子南桥应尽兴，将军西第几留宾。寄语洛城风日道，明年春色倍还人。”“我以为，心暖则经济暖，我深知这场金融危机任何国家都不可能独善其身，克服困难也不能脱离国际经济的影响。但是我们懂得一个道理，那就是乞火莫若取燧，汲水莫若凿井。因此，我希望全体中国人都要以自己的暖心来暖中国的经济。”注：“乞火不若取燧，寄汲不若凿井。”出处是《淮南子》卷六的《览冥训》。现实生活中，有许多人长得是一表“人采”，堪称是“帅哥”、“靓妹”，但你就是不能让他们张嘴说话、提笔写字，他们一开口、一提笔马上会使人有种唾之亦感恶不除，弃之犹觉恨难消的感觉。人生得一副好“人采”是幸运的，但它是暂时的，正所谓红颜易老，青春难留；而如果能够拥有绝好的“文采”，那才是永恒的，这才是一个人成功的最大资本。当然，也并非只是那些大雅大俊、流传千古的东西才能称得上“文采”，其实，现实生活中一些略显俗气的东西也未必不能称得上有“文采”，前者可以称作“大文采”，后者不妨称其为“小文采”。而在我们的现实生活中，“大文采”的作用是很有限的，反而是“小文采”却对提升我们的沟通效果起着至关重要的作用。◆如果多吃鱼可以补脑让人变聪明的话，那么我至少得吃一对儿鲸鱼……◆和女性争辩是不明智的。无论这个女性是不是明智。TIMEWAYNECONSULTING书面沟通分析四、文书写作流程1、书面沟通的类型？2、有效书面沟通的特点？3、文字沟通首要重点？信涵、备忘录、报告、提议、记录、和约、指示、议程、通知、规章、笔记、计划、讨论文件A。传达必要的，精确的信息。B。文字的表述对特定的情况应是恰如其分的。TIMEWAYNECONSULTING明确目的------我想利用这份文书做什么？传递信息下达指示解释事情事后补遗制定语气和修辞策略TIMEWAYNECONSULTING写作过程写完后重读修改文书，大胆删减一口气写完整理写作思路，考虑文书内容检查细节，确认无误，要与不要目的要明确信息要全面行文要简短使用短句强调最重要的段落分明总结和结论尽量生动随意开始写写停停被动句双重否定长句无关信息错别字过长书面沟通分析TIMEWAYNECONSULTING亲爱的先生/女士：我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因为