秘书文案

254学习目的和要求：了解文案工作的基本要求和文案制作的基本环节，学习办公文件的撰制、传递和处理的方法，掌握文案工作的操作技能。学习重点：①文案制作基本环节；②办公文件的撰制、传递和处理；③文件编辑、排版、校对和印制。一、秘书文案工作的要求文案是各类机关、组织和企事业单位在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文案，是依法行政和进行公务活动的重要工具。办文，即文案的制作和处理是秘书最主要的工作之一，其中文案制作是办文的第一步。从广义上来讲，秘书的文案工作包括各种文案的制作、编辑、处理、整理（立卷），从文案形成到办理完毕，单位的领导人、秘书人员及其他有关的业务人员都共同参与的一系列工作。如领导人对文案予以签发、批办，业务人员、秘书人员进行承办、注办、撰拟文稿、文件归档等。文案工作对于保证机关组织政务畅通，文件办理准确、及时、安全具有重要作用。在具体介绍文案工作的具体内容之前，首先来进行一个自我测试，看看你对文案工作的基本认识：1．开始写公文之前，我能明白这份文件的目的。（）2．开始写之前，我能明确考虑读者的特点。（）3．每写一篇之前，我自信我可以写好它。（）4．看到什么，感觉到什么，我都会用笔记下来，积累起来。（）5．我会把最重要的内容放在公文开头或结尾部分。（）6．定稿的时候会检查标题、时间、名称是否有误。（）7．用最简洁的语言表达最为清晰的意思。（）8．我总是用以前写过的文件格式来做样本，仅做内容上的改动。（）9．我每次都会抽时间对我的文章进行修改和润色。（）10．我不明白的东西不会写在文章里。（）以上10个问题每打一个“√”得1分，得分低于5分，说明你对文案工作的缺乏认识，必须认真学习本章内容；得分6-8分，说明你有一定的文案写作知识，需要通过本章内容加以总结和提高；得分9-10分，说明你的文案写作功底不错，应该重点看看本章一些理论性强的内容。（一）秘书人员文案工作的内容文书工作的基本任务是：准确、及时、安全地处理各类公文，当好领导的参谋和助手，为改革开放和社会主义现代化建设服务。其具体任务主要有以下几个方面：1.发文处理。包括文件的交拟、拟稿、核稿、签发、印制、校对、用印、登记、封发、传递等工作。2.收文处理。包括收进文件的签收、登记、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办等工作。3.文件管理。包括公文材料的日常管理和收发文办理过程中形成的文书档案资料的整理、分类归档、提供利用等工作。2554.文件保密。搞好文件保密教育和检查，恃别是“三密”文件的登记、保管、清退和销毁等工作。5.文件贯彻落实情况的督促检查工作。6.领导人交办的有关文书处理的其他工作。（二）文案工作的要求根据《国家行政机关公文处理办法》第一章第四条，“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。”1．及时及时是对文案工作的效率要求，也是文案工作特性的具体体现。及时并不等于迅速，从文案工作总体上讲，及时的原则要求应根据所要处理文件内容的轻重缓急进行处理，有些文件收到就处理是及时，有些文件搁置几天再处理也是及时。因此，及时办理文件，关键是做到不积压、不拖延、不误时、不误事。为此，首先，必须明确办文的时限，即规定每个具体文案处理工作环节的时间，以确保文案工作的整体效率；其次，要简化办文手续和难度，如提倡“报刊行文”、“网上行文”等；最后，要采用现代化的办公手段，以加快办文的速度。2．准确准确是对文案工作的质量要求，是文案工作的基础。保证文案及文案工作的质量，关系到文案效用的正常发挥，甚至关系到国家及社会组织的根本利益。作为文案工作的要求，准确既包括文案本身的质量，也包括文案处理程序各环节的质量。首先，在文案的拟制过程中，要求严格执行党和国家的法律、法规和政策，做到观点正确，格式规范，用语确切；其次，在文案处理过程中要体现严肃、认真的工作作风，做到程序完整，手续齐全，运转到位；最后，为确保文案与文案工作的准确，要建立、健全文案工作的规则，合理设计文案处理程序，提高秘书人员的素质，改进秘书人员的工作作风。3．安全安全是对文案工作的管理要求。维护文案工作的安全，首先要保证文件内容的安全，特别是一些涉及国家机密的文件，要严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》的有关规定，建立完善的拟制、处理和运转管理制度，消除和防范不安全因素，尤应注意在计算机和网络环境中保证公文内容不被窃取、篡改或损毁。其次，要保证文案实体的安全。包括使用比较耐久的字迹材料和合乎要求的载体材料，减少文案的各种人为或自然损坏因素，注意防火、防潮、防虫蛀、防丢失，确保文件安全。4．精简精简是对文案工作的数量要求。主要指控制发文数量，克服官僚主义、形式主义和文牍主义。公文虽然是行政工作不可缺少的工具，但它也不是万能的。行文过多不仅无益，反而有害，容易使各级领导干部陷入“文山”，成天批阅文件，无法深入实际，深入群众，从而助长官僚主义；同时也使大批机关工作人员陷入“文渊”，把主要精力用于写文件，闭门造车，纸上谈兵，从而助长文牍主义；也使一些领导干部把发文件作为唯一的工作手段，产生不发文件不重视、不加“红头”不正规、不转发文件担责任的错误观点，从而助长了凡事必发文的形式主义。由此可见在文案工作中力求精简公文，具有十分重大的意义。秘书人员必须坚持精简原则，注重实效，严格把好行文关、审核关，凡是发可不发的公文，一律不发，256可长可短的公文，一律要简短。5．统一统一是对文案工作的组织要求。文案工作的统一，一是要实行统一领导，一般由办公室及其秘书部门统一领导和管理机关的文案工作；二是实行统一的公文处理制度，以实现公文处理的规范化、制度化和科学化；三是实行统一的公文处理渠道，应由公文处理部门或公文处理人员统一负责文件的收发、分办、拟办、核稿、用印、整理和销毁等；四是实行统一的公文格式。二、秘书文案的撰写与编辑文案的结构文案的结构是指公文的各个组成部分，《国家行政机关公文处理办法》第八条规定，“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”为了保证文案的严肃性、权威性和规范化，文案的各个部分都应遵循有关规定：（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（九）公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。文案的撰写机关组织的文案与一般的文章不同，其撰写和编辑也有特定的要求。秘书的文案以公文及应用文为主，其文体是一种兼有议论文、说明文、记叙文一般特点的应用文，但在具体撰257写上又明显有别于以上三种文种。1．标题的撰写文案的标题一般由发文机关、事由和文种三部分组成。如：《××有限公司关于加强职工职业道德建设的通知》。这三部分一般要求写完全，但有时也可以省略某些部分：省略发文机关，如：《企业财务通则》。省略事由，如：《××有限公司决定》省略发文机关和事由，如：《会议纪要》。公文标题一般标识在红色反线下空2行处，函的公文标题在发文字号下空2行处；居中排版，用2号小标宋体字；如果字数偏多，则分行排列，分行时不要把各行上下对齐排成等长，可视字数多少居中排成一行或二至三行，不得将两个字以上的词（语句、语意群）拆开排在不同行的首尾，要做到语意完整、排列对称、间距恰当。2．正文的撰写（1）正文的内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定，符合国家的法律、法规，提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接；（2）正文的格式应符合特定文种的要求，与文种的格式、用语相一致；（3）正文反映的情况、问题、数据等必须真实可靠，提出的措施和办法，切合工作实际，切实可行；（4）内容涉及的有关部门要经过协调、会商，取得一致意见；（5）在文字表达上要概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实事求是，合乎语法规范，正确使用标点符号。文案的用语文案用语要注意规范化、专业化，要符合现代汉语规范和语法，一些方言、口语、不太正规的名词、简称、字符尽可能不要出现在文案中。文案在使用过程中形成了许多常用语，秘书人员应熟悉和掌握这些用语，并在文案的写作中加以运用，增加文案的语气和规范性。（1）开头用语文案开头部分用于说明发文原由、意义、根据，或介绍背景材料及情况等，一般可以用：为、为了、根据、按照、依照、遵照、鉴于、由于、目前、当前、兹（现在）、兹有、兹将、特别提醒公文写作时的忌讳总是等到上级提出要求的时候才开始着手收集材料。喜欢用过多的成语或感情色彩浓厚的词句。请听这一例文喜欢用过多的专业术语来炫耀。数字的用法不符合要求。语言文字存在歧义滥用简称258兹派……（2）承启用语文案中用于连接开头与主体部分，或者是各部分之间可以用：根据……现决定、根据……特通告如下；依据……公告如下；为了……现决定；为……通报如下；为此，现就……问题请示如下；现将……报告如下；现就……问题，提出如下意见；经……批准，现将有关事项通知如下；拟采取如下措施；经……研究，答复如下……等。（3）引述用语：文案中如需要引用原文或其他文案中的内容，可以使用引述用语。批复或复函引述来文作为依据的用语，如：悉、收悉、敬悉、欣悉……批转用语，如：批转、转发、印发（4）称谓用语文案中如提到不同的称谓，可以用：我、贵、你、本、该等。（5）经办用语文案中涉及到事情经办时，可以用：经、业经、兹经、未经、拟、拟办、拟定、施行、暂行、试行、可行、参照执行、审定、审批……（6）表态用语文案如需要对具体问题进行表态，可以用：同意、不同意、原则同意、可、不可、照办、望协助办理、尽快见复。（7）结尾用语文案的结尾部分应使用规范的结尾用语，比如：“请示”可用：当否，请批示；以上意见如无不妥，请批准为荷……“函”可用：请研究后函复；盼予函复；不知尊意如何，盼函告……“报告”可用：特此报告，请审阅；请指正……“批复、复函”可用：此复；特此批复；特此函复；特此专复……知照性公文可用：特此公告……大陆、香港、台湾公文用语比较表大陆香港台湾开端语根据、为了、按照、兹因、鉴于、现将查、兹因、按照、兹、因查、关于、谨查、任、特派、任命称谓语本、我、你、贵、该贵、钧、台端、阁下、敝君、该、本钧、大、贵、钧长、钧座、台端、先生、女士、职表态语同意、可行、不可、照办、迅即办理、现予转发不、不可、可、不得应予照准、准予照办、未便照准、应毋庸议、应予驳回期请语请（恳请、拟请、即请）、希（务希、恳希）、望、盼请、希望、切望、至盼、敬请、希、予、请鉴核、请核示、备查、请查照见复、请259尚祈、如蒙核备、希照办经办语经、兹经、业经、责成、现经、拟定委任（托）、经遵经、遵即、业经、经已、均经、迭经结尾语此（复、令、布）、特此、为（要、盼、感、荷）、希（研究执行）、以上报告，请批复，当否，请批复，