公司文书档案管理

贵州宏盛祥贸易有限公司文书管理培训编制：审核：批准：前言文书资料管理是公司行政办公管理组成部分，公司各项工作的顺利进行有赖于公司办公室在管理文书资料的能力与效益，而对现宏盛祥公司的文书档案管理的水平与能力，更是要提出高的水平要求。第一部分一、文书管理流程按一定的标准对文书资料从发生到废除归档的一系列过程的管理。（一）文书管理流程图公司内外文书文书收发/制作文书运用/保管文书归纳/保存由上管理图流程可看出有两大部分；1、文书处理；2、文书档案。按级管理分开制成寄出整理收集分开借出归还保管偏辑移交归档废除检索分类（二）文书管理体系图文书处理文书管理体系文书档案二、文书管理要求及目标（一）要求1、不论何时何地，只要工作需要，尽可能提供准确、及时的信息；2、发展和维持公司信息形成，存储，检索，留存和处置的有效系统3、保证公司的信息要求，进行有关文书、设备与程序的管理，制定标准和定期评价方法（二）目标文书形成目标文书存贮目标文书检索目标文书保管目标文书处置目标1、从现有案卷中清除不需要的文书1、制定文书存贮的分类和编码系统1、迅速查阅需要的信息1、提出文件保管期限的分类系统1、建立非现行文书中心并将其存放在商品信息中心2、控制文书的形成2、排选合适的存贮设备和用品2、发展高效率的文书借出程序2、对部门进行调查已决定要保存文书的类型和数量2、在可能的情况下把文书设置成缩微制品形式3、设计能高效利用文书3、提出能保证案卷存贮和保护工作顺利的良好控制程序3、控制文书归档工作3、制定保管期限表3、把现有文书中失去时效的文书移交给非现行文书存贮区4、把成本标准和控制应用在文书形成过程中4、选拨和培训案卷管理人员4、制定清理非现行文书的案卷4、提出非现行文书存贮和文书的销毁的控制程序处理、收发、保管、借用收寄、制作、整理检索、调用分类、编辑、归档、废除文书、档案管理系统三、文书存放及日常管理方法（一）文书存放文书的存放是指对各类文书的放置和保管。它是根据存放需要，购置坚固、适用的设备（文件柜）存放文书，存放地点最好单设一室，门窗要牢固，最好加防护栏，装上铁门或高档密码锁，文书装具可用文书夹，档案盒，文件袋等，并放上防蛀虫药丸，如是没有单独的保险室，要在在办公司放保险柜，需购置的铁皮柜，配置暗锁，但切忌在暗锁钥匙上标上号码，柜内放置文书，要立放不要平放，最好同文件袋，档案盒盛装，不要散装，并在装具上标明文书类别，同时与电脑（保存）检索相符，便于查找。文书放置要分门别类、有条有理，这便于查找方便，具体方法有：1、按文书制发部门分类；2、按文书制发类型分类（分月、销售、政策、客户违约处罚）；3、按文书制发时间分类；4、按文书保密性级别分类；5、按文书制发人分类；6、按文书批复人分类；7、按文书暂存性与永存性分类等。在保存文书的盒子，袋子，夹子外表粘贴或内附有文件目录，共使用时查阅，同时做好使用记录，用后放入原处。（二）文书日常管理方法1、定位管理法按文书的长宽度购置或订制文书盒（塑料盒、纸盒或文件袋），然后把所有文书按名称按一定规律分别放住在盒或袋上，依据文书标清名称，本着由上到下、由左到右的等级次序，将盒或袋放在柜内相应位置，运转回来的文书也分层次按序入位。2、跟踪管理法文书运转使用中，为利于查找和保管，要准确掌握其流向，主要措施是做好登记，登记可设专薄或采取勤记勤销的“日现实”办法，即对文书的借传阅过程中的每个落脚点的当日记录，便于文书管理人员查找、调阅等，当文书收回后，作为“回现实”的卡片或纸条就自动作废。3、制度管理法（1）建立文书借阅薄，把各类文书分门别类、有科有目地在电脑编排成文件夹，以便于阅览或查阅。（2）借阅文书要求①、认真：无论何人，何故、何时借阅文书或资料不管再急，再忙，要在借阅薄上一丝不苟地履行登记、签字手续。②、严密：规定借阅时间，控制“密级”文书阅览范围。特别对标有“密级”文书的外借，随时请示领导，借出前要当面交代注意事项。③、勤查：对所管理文书一周一小清，一月一大清，一季一核对，半年一整理，有问题状况，及时上报，求取迅速解决。④、卡片管理法采取编制“文书卡片”形式对文书进行管理，是揭示公司文书内容和成分一种检索工具，它把浩瀚的文书信息贮存起来，加以科学的分类，使同一问题和专题性的内容信息汇集在一起，排列在一起，组成一个有机整体，便于信息提供，它是当前手工检索工具中广泛用的一种。第二部分一、文书管理工作的性质1、公司内部政治性2、公司机密严性3、公司管理性4、文书管理服务性5、文书管理信息性6、文书管理规律性7、文书处理程序性二、文书收发管理的形式收发管理：收文程序发文程序签收拟稿归档催办办复承办批办拆封登记拟办分发用印签发伽核稿会寝三、文书处理工作原则（一）保守机密（二）分发准确（三）处理迅速（四）遵守文书处理程序（五）提高效益第三部分一、文书管理表格文书传递单文书内容：文书页数：次数时间文件名收件人签字12345678910发文呈批单签发会请核稿签发标题附件呈送主报送抄报送密级送级文号[]司字号印发份数：份说明：年月日文件传递单收交传送编号文件名称发放签收备注文件催办单年月日第次催办文件编号催办事项承办部门原定完成日期你延期完成日期逾期原因保证措施催办主官催办人经办主官经办人文件催办单年月日第次催办文件编号催办事项承办部门原定完成日期你延期完成日期逾期原因保证措施催办主管催办人经办主管经办人发文表发文号：保密区分绝对机密别文呈受文者副本份数附件发文号数极机密函机密令密事由缮校员发文日期普通传递法经办人核稿人承办人保存二、档案管理表格档案目录卡档号：卷号：本案文件目录件数收文号来文号发文号页数备注12345678910111213档案明细表保险库号柜位号柜层号拟存至何时公司部门文件名称/内容类别入库时间出库时间收件人签字年月日年月日审核：主管：经办人：档案内容登记薄类号：案号内容备注档案存放地点全宗名称全宗号案卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止号数存放位置号柜层左中右盒档案调阅单年月日档案调阅单年月日档案名称或收发文号调阅人目的及原因批准人意见：签名：、年月日档号及件数号件密级特级□A级□B级□普通□还卷日期年月日经收人签字:档案名称或收发文号调阅人目的及原因批准人意见：签名：、年月日档号及件数号件密级特级□A级□B级□普通□还卷日期年月日经收人签字:阅档催还单：您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和公司档案管理，望依档案调阅规定于日送还。档号文号名称借期原定还期数量备注字册阅档催还单：您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和公司档案管理，望依档案调阅规定于日送还。档号文号名称借期原定还期数量备注字册作废档案焚毁申请年月日焚档号收文号发文号简由档案起止年月核批：监焚：焚毁执行人：作废档案焚毁申请年月日焚档号收文号发文号简由档案起止年月核批：监焚：焚毁执行人：§