办公用品管理办法(暂行)

1抚顺新钢铁有限责任公司制度编号：A2392制度页数：共11页办公用品管理办法（暂行）编制人：魏东培审核人：钱宏霞批准人：万如铁主办单位：行政管理处发布日期：2018年3月30日生效日期：2018年3月30日第一章总则第一条为加强抚顺新钢铁有限责任公司办公用品管理，控制费用开支，规范公司办公用品管理，本着勤俭节约和有利于工作的原则，特制定本办法。第二条本办法包括非生产性办公用品及自动化办公设备配置、使用、保管等。第三条本办法适用于抚顺新钢铁有限责任公司所属各单位。第二章分类及基本配置标准第四条办公用品分类1、A类：单项价值在2000元（含）以上且使用2年以上的办公自动化用品和非办公自动化用品。自动化类办公用品包括空调、投影仪、电视机、（笔记本）电脑、复印机、传真机、打印机、音响设备、数码照相机、数码摄像机、多功能一体机、扫描仪、绘图仪、电子白板等；非自动化类办公用品包括老板台桌椅、高档书柜等。2、B类：单项价值50元（含）以上2000元以下且使用1年以上的办公自动化用品和非办公自动化用品。自动化类办公用品包括碎纸机、电风扇、打孔机、装订机、U盘、光驱、内存条、UPS电源、无线网卡、移动硬盘等。非自动化类办公用品包括办公桌椅、办公柜、沙发、茶几、接待椅、书报架、饮水机、电话机、文件架、日历架、办公刀具等。3、C类：分为自动化办公用品和非自动化办公用品。自动化办公用品易耗类包括墨盒、硒鼓、碳粉、鼠标、色带、水晶头、插座、网线、软盘、刻录盘等。2非自动化办公用品包括价值在50元以下的复印纸、打印纸等各种纸张、笔、笔记本、耳麦、计算器、订书机、电池、抽杆夹、文件夹、装订针、回形针、图钉、鼠标垫、大头针、印泥、印油、票夹、尺、胶带、白板笔、固体胶、一次性水杯、水笔(芯)、墨水、胶水、涂改液等。4、D类：公司对外委托印刷的常规性印刷品及临时性印刷品。包括：生产记录本、生产报表、考试卷纸、报销表单、操作手册、半月刊、企业宣传画册等。第五条办公用品配置标准办公用品配置标准见：附件1。第三章管理职责第六条职责划分1、人力资源处：负责确定申请办公用品人员的层级、岗位职责内容。2、行政管理处：负责制定公司非自动化类办公用品的配备标准，制度修订；负责C类非自动化办公用品年度预算审批、费用台账建立等日常管理；负责公司D类办公用品的采购、审批、台帐建立等日常管理。3、设备处：负责公司自动化办公用品的配备标准、品牌选型、预算编制、台帐建立，维护维修及C类自动化办公用品（耗材）日常管理。4、供应处：负责A类、B类办公用品的采购、验收、发放、退库、报废处理及未过保修期办公用品的质保维修及退货处理。5、财务处：负责办公用品费用核销。6、各单位办公用品兼职管理员：负责本单位C类非自动化办公用品费用的预算；负责编制、申报本单位年度A、B、D类办公用品计划；负责本单位办公用品日常管理；负责购买本单位C类非自动化办公用品，负责对本单位办公用品的回收及退库，负责反馈本单位办公用品的使用情况。第四章日常管理第七条费用管理1、各单位按本单位C、D类办公用品使用实际，每年10月上旬将下一年度C、D类办3公用品预算上报行政管理处。C类办公用品预算按各单位办公人员人均每月10元标准核定。A、B类办公用品走各单位物料费用。2、C类非自动化办公用品由各单位自行采购，发生费用由部门一级正主管审批后到财务处报销。3、C类非自动化办公用品费用实行“定额管理、总额管控、超支自负”的原则，对于超出预算的办公费用，需经总经理签批后方可报销。申请流程见附件2。4、各单位需严格控制本单位D类印刷品费用，如季度费用超出预算，需写出书面的情况说明，由一级主管签字后上交行政管理处备案。第八条办公用品申请管理1、各单位新增A、B类非自动化办公用品需由本单位一级主管批准后向行政管理处提出申请，申请表见附件3。行政管理处根据非自动化办公用品基本配备标准进行核定，人力资源处需对人员岗位层级及职责进行确定。申请A、B类非自动化办公用品2000元以下的由行政管理处一级主管批准后报供应处采购配备，2000元（含）以上的由行政管理处主管经理批准后报供应处采购配备。申请流程见附件4。2、各单位新增A、B类自动化办公用品需由本单位一级主管批准后向设备处提出申请，申请流程见附件3。设备处根据自动化办公用品基本配备标准进行核定，人力资源处需对人员岗位层级及职责进行确定。申请A、B类自动化办公用品2000元以下的由设备处一级主管批准后报供应处采购配备，2000元（含）以上的由设备处主管经理批准后报供应处采购配备。申请流程见附件4。3、各单位如需要对正常使用而损坏的非自动化办公用品进行更换，应向行政管理处提出更换申请，行政管理处批准后报供应处采购更换；对正常使用而损坏的自动化办公用品进行更换，应向设备处提出更换申请，设备处批准后报供应处采购更换。对于废旧办公用品，按公司制度进行回收和处理。4、D类办公用品由本单位每季度最后一个月填写《印刷品申请表》，见附件6。计划申请下季度常规性印刷品的种类及数量，由使用单位一级主管审批后上报行政管理处。临时性印刷品可根据实际情况进行临时计划审批。申请流程见附件5。45、行政管理处印刷品管理人员将各单位上报的下季度印刷品申请计划进行审核后报上级主管审批后进行印刷，同时，每半年梳理一次各单位印刷品品种。6、各单位如有新增印刷品种类需填写《新增印刷品审批表》，见附件7。由使用单位一级主管审批后报行政管理处审核。第九条办公用品使用管理1、行政管理处每半年组织一次对各单位A、B类办公用品管理使用维护情况进行检查，要求帐与卡相符合，卡与物相对应，对办公用品丢失的，费用由办公用品的领用人员承担。2、员工对所使用的办公用品负保管责任。正常使用损坏的应及时申报修理或办理更换手续，因质量问题且没过质保期限的由供应商负责维修。正常使用损坏的由各单位维修人员自行维修，如遗失或使用不当损坏应按价赔偿。3、办公用品不得私自转让、调换或变为己有。员工因岗位异动等涉及办公用品搬迁时，应征得本部门主管同意并报行政管理处审批登记。4、各单位严禁私自印制各种D类印刷品，如有此类情况发生，其费用由各单位自行承担。5、各单位需按时计划申请印刷品的种类及数量，如没有按时计划申请，需向行政管理提交情况说明，其造成后果由使用单位自行承担。第五章办公用品卡管理第十条办公用品卡管理1、公司A、B类办公用品的维护和管理责任全部落实到人，实行办公用品卡管理。A、B类办公用品登记卡由公司行政管理处负责统一制作并盖章后定量发放到各单位。2、A、B类办公用品从领用开始建立台帐，确保帐、卡、物相符。领用或负责保管办公用品的员工必须本人逐项在登记卡上签字，确定责任人。卡随人走，物变卡变，变更责任人要重新登记，交回办公用品时要在登记卡上进行注销，负责收回办公用品的管控人员要签字确认。3、新入企员工由人力资源处根据岗位性质，通知所在单位办公用品管理员凭人力资源处的《员工入企通知单》提出办公用品申请，到行政管理处领取办公用品登记卡，按照规定填5写后交到行政管理处审核盖章。4、员工岗位异动时，必须将领用的办公用品交回原单位的管控人员，由原单位的管控人员核查，收回办公用品，并在办公用品登记卡上确认签字后，送到行政管理处审核。同时接收单位，根据岗位性质，由接收单位办公用品管控人员到行政管理处领取办公用品登记卡，并按照规定填写后交到行政管理处审核盖章。5、员工离职时，需将所有登记在办公用品卡内的办公用品移交本单位办公用品管理员核查，并将登记卡交回行政管理处审核，然后才能办理相关调动手续。第六章附则第十一条本办法自下发之日起执行，原2010年9月20日发布的《办公用品管理细则（暂行）》（编号为：A3168）同时废止。第十二条本办法经总经理核定后发布，修订时亦同。6附件1：办公基本配备标准表层级办公房间办公用品A类B类C类公司高管套间空调1台大板台桌椅1套笔记本电脑单人双人沙发及茶几1套饮水机1台办公柜1个书柜1个电话机1部无线网卡移动硬盘按部门实行总额控制，平均每名办公人员每月费用10元一级正主管单间小板台桌椅1套笔记本电脑办公柜1个书柜1个电话1部接待椅2把茶几1个风扇1台无线网卡一级副主管1-2人1间小板台桌椅1套笔记本电脑办公柜1个书柜1个电话1部每个房间接待椅2把茶几1个风扇1台机关管理人员2-3人1间台式电脑办公桌椅1套办公柜1个电话每2人1部每个房间接待椅2把茶几1个风扇1台非自动化办公用品由设备处确认配备标准，其它办公用品依据岗位职责及业务需要履行审批手续进行配置7附件2：C类办公用品审批流程C类办公用品审批流程图财务处设备处总经理使用单位一级主管使用单位确认结算C类办公用品申请自动化办公用品审批审核购买非自动化办公用品财务报销超出预算购买领取附件3：办公用品申报表单位姓名工号申请办公用品数量原有办公用品情况（没有填无）备注8附件4：A、B类非自动化办公用品配备流程图AB类非自动化办公用品配备流程供应处行政处主管经理人力资源处行政管理处申请单位后勤管理员初审：是否存在闲置办公用品有闲置人员层级及岗位职责确定根据人力资源处确定层级比照制度，初步确定配备情况单价2000元以下单价2000元以上购买领取，登记办公用品卡后勤管理员处发放办公用品卡审批政务室主任审核处长审核办公用品管理员申报，本单位一级主管审批A、B类自动化办公用品配备流程图A、B类自动化办公用品配备流程图行政管理处供应处设备处主管经理人力资源处设备处申请单位提报申请，经一级主管审批人员层级及岗位职责确定2000元以下2000元以上采购领取登记办公用品卡登记备案登记办公用品卡审批一级主管审批审核9附件5：D类印刷品申请流程图印刷品印刷审批及结算印刷审批流程印刷品结算流程财务处印刷厂行政管理处申请单位提报印刷申请，经一级主管审批后勤管理员初审报价并根据要求印刷公文报价合格后勤管理员公文返回通知印刷整理账目后勤管理员初审账目报送付款报财务报销转账付款印刷费分摊至各单位冲减成本主任审核报处长审批结存主任审核报处长审批10附件6：印刷品申请表序号单位印刷品名称使用岗位版式规格纸张克数每本页数每月使用本数每页内容是否相同单面印刷或双面印刷印刷本数11附件7：新增印刷品申请表序号单位印刷品名称使用岗位版式规格纸张克数每本页数每月使用本数使用标准每页内容是否相同单面印刷或双面印刷