公司采购管理制度

深圳市热丽泰和生命科技有限公司页数共15页版本/修订状态A/0生效日期2015-10-08失效日期2017-10-07技术文件/工作指引/程序文件文件名称：采购控制程序文件编号：编写：日期：审核：日期：批准：日期：受控印章：深圳市热丽泰和生命科技有限公司文件编号版本/修订状态A/0生效日期2015-10-08失效日期2017-10-07标题采购控制程序页码修订记录序号版本号修改内容修改日期修改人审核批准深圳市热丽泰和生命科技有限公司文件编号版本/修订状态A0生效日期2016-3-20失效日期2018-3-19标题采购控制程序页码1目的对供应商进行评定和选择，以保证供应商能长期、稳定地提供优质、价格合理的物料和具有保证生产关键元器件和材料满足要求的能力，且符合本公司环境、职业健康安全的要求。对公司生产所需物资的采购进行控制，以保证所采购的物资符合规定要求。2适用范围适用于本公司提供生产所需产品的供应商进行合格评定与控制，以及生产所需的一切原材料、外购、外协件采购。3职责和权限3.1供应副总经理负责合格供应商的批准；负责采购计划的批准，并监督采购活动的执行。3.2供应部负责组织对合格供应商的评价，编制合格供应商目录并定期考核；负责所需产品材料的采购。3.3生产计划部参与对供应商生产能力的评定工作；3.4技术开发部负责采购物资技术标准的制订和样品的认可工作，制定采购物资分类明细表，提供采购产品的清单和技术要求、标准技术图纸及相关的资料、编制检验规程；参与合格供应商评定工作。3.5质检部负责采购物料的检验和试验，负责建立供应商的质量档案，并参与供应商评定工作；4采购工作程序4.1采购物料控制及供应商控制类型和程度4.1.1采购物资分为A、B、C三类：A类（关键物资）：塑料原材料、铜带、接线端子、电源线、银触头、红外线灯泡、电机、电子元器件；B类（一般物资）：塑料零件、紧固件、冲压件、弹簧、包装物及印刷品；C类（辅助物资）：除上述物资以外的采购物资。4.1.2控制类型和程度对供应商的控制方法和程度取决于采购产品对随后的产品实现或最终产品的影响，根据供应商按照公司要求提供产品能力将供应商分为合格供应商和临时供应商。合格供应商：具有长期合作意向、且经评审合格的供应商。临时供应商：除合格供应商以外的供应商。4.2供应商评定4.2.1供应商的评定内容a)技术与生产保障能力；b)产品质量水平及稳定性；c)价格合理性；d)交货及时性；e)服务质量；f)质量改进能力；g)法规或顾客要求；h)产品安全认证要求；i)环境、职业健康安全方面。4.2.2供应商能力的调查发放《供应商调查表》，对供应商的产品质量、供货能力、售后服务、环境、职业健康安全等方面进行调查；并对不同类型产品的供应商针对以上几项，进行后续评价。提供认证产品所使用的关键元器件和材料属于3C或CQC认证范围的供应商，应要求其提供认证证书并确认其认证证书的有效性；4.2.3样品评价4.2.3.1采购部在向厂家发出调查表的同时，也发出采购要求，请其提供少量样品及分析、检测报告。4.2.3.2质检部对其提供的首批样品进行检验确认后，零部件送至生产车间试用，质检部对首批样品的试用情况进行跟踪验证，并出具《首批样品质量跟踪卡》，经部门负责人审核后呈报技术部；技术部进一步确认样品是否符合要求。4.2.3.3样品试验合格后，采购部与供应商联系，提供小批量产品，小批量采购产品到公司按《产品监视和测量控制程序》执行检验和试验，办理入库后由生产车间试用，质检部对该批采购产品的试用情况进行跟踪验证，并出具《试用报告》呈报技术部；4.2.3.4小批量试用合格后可以进行批量采购，批量采购产品到公司后执行《产品监视和测量控制程序》，质检部负责对该批采购产品的使用情况进行跟踪。4.2.4供应商能力/管理体系现场评价采购部根据调查表并对供应商所提供产品的重要性做出判断,组织相关人员到供应商的生产现场,对其质量管理现状、生产设备、检测手段、生产现场管理、人员结构等情况进行现场评价,评价结论记录在《供应商现场评价报告》中。4.2.5供应商的分类评价4.2.5.1重要物资(A类)供应商的评价必须使用4.2.2+4.2.3+4.2.4。4.2.5.2B类物资供应商的评价使用4.2.2+4.2.3。4.2.5.3一般物资(C类)供应商的评价只使用4.2.2。4.2.5.4合格供方增加供应产品项目只需对其样品做出评价。4.2.6合格供应商的选择与审批采购部依据《供应商评价表》对供应商进行分析、比较，选择出合格的供应商,并以此编制《合格供应商目录》，报采购部负责人批准。以受控文件形式下发到质检部、生产部、技术部等部门。《合格供应商目录》应根据各供应商动态进行修订。4.3合格供应商的控制4.3.1年度考核采购部每年对供应商进行一次考核，以保证供应商能符合公司的相关要求。年度考核由采购部主持组织技术部、质检部、生产部等组成评定小组，根据《合格供方供货统计》、《供方准时交货率统计表》填写《供方业绩评定表》。评分时按百分制，质量评分占60%，交货期占20%，其他（如价格、售后服务）占20%。总分低于60（或质量评分低于48），应取消其合格供方资格；如特殊情况留用，应报采购部负责人批准，但应加强对其供应物资的进货检验。4.3.2采购部应根据供应商的业绩，加强对供应商的调整控制力度，根据其业绩可对供应商进行以下处置：A、调整供货份额。绩优者增加份额，反之减少份额，视上一年度的业绩和实际业绩，进行调整。B、对业绩差的供应商发出警告书（亮黄牌）令其整改。在整改期间，减少订货，且严加检验，整改后应重新评价；C、暂停订货，直至取消供货资格（亮红牌）。对所供产品质量发生重大质量事故或黄牌警告后仍不合格者，由质检部填写《采购产品质量信息反馈单》告知供应商，暂停供货，限期整改后仍评价为不合格者，由采购部报总经理取消其供货资格；重新评价合格后按新供应商恢复其供货资格。4.3.3采购部依据国内外市场变化及其它渠道的信息，经分析后，依据管理、质量、价格、信誉等因素，经过评价可选择更优供应商，充实合格供应商目录；4.3.4采购部负责对供应商的评价结果及评价引起的任何必要措施进行跟踪管理，相关的质量记录都应予以保存。4.4采购的实施4.4.1采购部依据生产部编制相应《生产采购单》；4.4.1.1若属于合格供应商提供的产品，则由生产部根据《零部件、组件生产计划》分解后下达到采购部，采购部填写《生产采购单》，通知供应商按交付期提供相应的规格型号（如采购认证产品所使用的关键元器件和材料必须与认证产品的型式试验报告元器表中的名称、型号、规格、技术参数和厂家名称保持一致）及数量的产品，并在《生产采购单》的备注栏内注明采购产品的主要技术要求或注明含有主要技术要求的技术协议（采购合同）编号（或图纸编号）；4.4.1.2若属于临时供应商提供的产品，由采购部编制《临时采购通知单》，在备注栏内注明采购产品的主要技术要求或注明含有主要技术要求的技术协议（采购合同）编号（或图纸编号）；4.4.2临时采购当因特殊情况造成原有“合格供应商目录”内的供应商不能正常供货，而生产急需时可实施临时采购，但必须对这种进货进行更为严格的控制。控制措施为：a)需经采购部负责人批准；b)实施严格检验。c)临时采购的物料应进行试用，只适用于限定数量或时间内。若试用情况良好，则应按供应商选择、评定的要求，将符合条件者纳入“合格供应商目录”。4.5采购合同4.5.1需要时,采购部与合格供应商签定“采购合同”（对量大的物品,必须与供应商签定），“采购合同”应按合同法的要求规定相应的质量、交期、价格及服务等内容。4.5.2采购合同由采购部负责人与合格供应商签定,加盖双方单位的公章后生效。4.6采购信息采购信息应清楚准确地表达拟采购产品的要求或其他要求，采购文件发布前，应对其采购要求的充分性和适宜性进行审查，适当时应包括：a)类型、型式、规格、包装、运输及交付的要求；b)规范、图样、加工要求、验收方法或其它明确标识和适用样本及其他相关的技术资料，包括物资、程序、过程、加工设备和人员资格的批准或鉴定要求以及产品认证安全要求；c)在供应商处完成检验的要求；d)有关供应商质量管理体系的要求。4.7采购产品的验证4.7.1仓库入库员应检查产品的包装是否符合规定，完好，核对规格、型号及数量是否与标识相符；并按要求做好产品的标识和防护工作。4.7.2质检部依据《过程和产品的监视和测量控制程序》等相关文件要求对外购件、外协件及原辅材料进行检验、验证；采购认证产品所使用的关键元器件和材料必须与认证产品的型式试验报告元件表中产品名称、型号规格、技术参数以及厂家的名称保持一致；4.7.3在供应商处验证4.7.3.1验证时机a）供货质量不稳定时；b）属系统性误差导致产品不合格时；c）因供货不合格而影响公司履行合同时；d）当顾客有要求时。4.7.3.2验证安排a）质检部根据供应商历次供货记录，选出对其产品需要验证的供应商；b）验证前质检部应先将验证的产品名称、规格、供应商名称报采购部负责人审批、确定，然后组织检验人员或技术人员在供应商处进行验证。4.7.3.3验证的内容包括：a）产品的符合性及稳定性；b）供货能力的保证；c）质量、环境、职业健康安全管理体系的有效性。4.7.3.4所有在供应商处的验证活动都应有相应的记录；顾客的验证不能作为公司对供应商产品质量进行有效控制的依据，不能依此解除公司自己的责任。4.7.4采购产品在验证不合格时，由采购部负责与供应商联系相应的退货换货事宜，并要求供应商采取相应措施，以保证供货产品的稳定。4.8质检部负责每一个供应商每批产品的供货质量记录，每月月底对每一个供应商的供货质量进行汇总，填写《合格供应商供货记录》并存档。采购部对供应商的及时供货情况进行汇总。4.9采购部应和供应商保持联系，及时了解所需物料及供应商业绩的的变化及其相关资料，保证能满足生产的需要，体系完整性及客户的需要。5相关文件（1）《对相关方环境、职业健康安全施加影响管理程序》（2）《不合格品控制程序》（3）《持续改进、纠正和预防措施控制程序》（4）《检验状态、产品标识和可追溯性控制程序》（5）《产品的监视和测量控制程序》6记录6.1《供应商调查表》6.2《供应商现场评价报告》6.3《供应商评价表》6.4《合格供应商目录》6.5《供货业绩评定表》6.6《采购产品质量信息反馈单》6.7《生产采购单》6.8《临时采购通知单》7工作流程图（见附表）NONO采购流程图：采购计划采购分类计划/临时性采购单进货检验采购/送货退货核准核对采购分类计划/临时采购单入库OK建立帐、卡物品分类摆放记录归案财务对账/付款结案供应商年度考核OK供应商评定流程图:OKOK样品评价小批量供货试用评价NO新供应商能力调查NOOK合格供应商评估现场评价NO批量供货试用OKNO编制年度合格\供应商目录OK批准取消供应商资格供应商整改NONO正常供货NO评价供应商年度考核OK记录取消供应商资格取消供应商资格恢复正常供货NOOK评价记录进料检验流程图：预入库IQC检验有条件接收处置外包、外协、外购件办理退货记录入库记录入库OK塑料原材料进货检验流程图：性能试验颜色对比预入库试料塑料原材料办理退货记录NOOK检验结论入库记录