公司行政部程序文件

西北实业程序文件文件名称行政部采购流程文件号版次编制行政部审核批准共1页日期日期日期生效日期1.目的、范围及适用1.1为了规范行政部的采购程序，使行政部的采购活动在有序中进行，以提高工作效率，保证后勤供应，减少工作失误，特制定本流程文件。1.2行政部采购流程适用于西北实业非生产性固定资产和低值易耗品的采购。1.3本流程文件由行政部负责拟定，其解释权及修改权属行政部。1.4本流程从2001年月日开始执行。2．职责2.1本流程的总责任人为行政部经理。行政部经理主要负责组织文员汇编各部门上报的需求计划，并根据月度资金情况拟定月度采购计划；月度采购计划经审核批准后，下达采购通知书。2.2各部门经理负责组织拟定本部门月度低值易耗品或特殊物品需求计划。2.3财务部经理负责审核采购计划；主管副总负责审批采购计划；财务部根据审批后的采购计划准备采购资金。2.4行政部有关文员负责执行采购、验收、入库。3．非生产性固定资产和低值易耗品采购流程3.1各部门于每月26号前，在部门经理的指导下，根据部门预算，认真拟定本部门下月需求计划，并及时送行政部汇编。3.2行政部负责采购的文员收齐各部门递交的物品需求计划文字材料后，及时编制月度采购计划，编制完毕交财务部经理审核。此环节在每月26号完成。3.3，财务部经理收到采购计划后，对物品的品名、用途、数量、价格、资金需求等方面进行审核平衡，审核无异议后送主管行政副总审批。审核中对需要特批但手续不全的进行协调、补办手续，否定的应退回申请部门。此环节在27号完成。3.4申请部门在当天将经协调确定后的采购计划按原程序送回。3.5主管行政副总在审核过程中无异议，通知行政部执行计划；如有异议按原路退回，重新审核。此环节在29日完成。3.5行政部经理及时下达采购通知书，由负责采购的文员向会计部请款并执行采购任务。此环节在两天内完成。3.7物品采购回来，由行政部库管员负责验收入库，并开据入库单（验收单）。此环节在当天完成。（验收包括质量、型号、品牌、厂家、数量、单价等）4．附录:〈〈各部门物品需求计划表〉〉《采购通知书》〈〈行政部采购计划表〉〉〈〈入库单〉〉制度名称通讯器材管理制度文件号版次编制行政部审核批准共1页日期日期日期生效日期1．所有通讯工具和器材统一由行政部登记、建帐、管理。2．机要室传真机由机要室设专人管理，传真件由专人收发，其他人不准私自操作。3．凡属个人保管使用的通讯工具（移动电话、传呼机等）由行政部登记、建帐，不得外借；使用人在离职或因工作变动不需配备时，应及时交回行政部。4．通讯工具在使用中，因使用不当而损坏或丢失，由个人负责赔偿。5．各部门员工要正确使用固定程控电话，不得随意乱按电话按键、不得私自拆装和修理。6．因工作需要拨打长途电话时需事先申请，经部门经理签字同意，在电话管理处进行登记方可拨打。7．员工因私需要拨打长途电话，经部门经理签字同意后可以拨打，但需按照电信局话费标准交纳费用，电话费由行政部通知财务部发工资时扣除。8．所有通讯工具因工作需要而配备，使用时要以工作需要为前提，做到仔细使用、节约开支。话费统一由行政部交纳。9．行政部应经常对通讯工具使用情况和长途电话情况进行例行检查和抽查。10．公司对移动电话使用费用实行包干，具体规定如下：（1）副总裁级：500元/月；（2）部门经理级：300元/月。通讯费用超过以上标准，超过部分由个人承担，并在工资中扣除。没有用够以上标准者，单位不给补发。制度名称职工宿舍管理制度文件号版次编制行政部审核批准共1页日期日期日期生效日期1．单身职工宿舍主要是为家不在本市的员工而设，本市员工一般不得居住，在房间剩余的情况下，可以照顾家在本市但居住较远的员工倒班、值班居住。2．凡申请住宿者，须由本人填写申请表，送行政部备案审核，经公司主管领导批准，方可安排住宿。3．单身宿舍每个房间定员为个人，必要时由行政部统一调整，员工不得私自调整、抢占。4．任何人不得改变住宿性质，单身宿舍不得作为结婚住房。5．单身宿舍不得留住家属、探亲者、朋友和其他闲杂人员，特殊情况必须经行政部批准。6．宿舍内不得私自接电源、不得私用电器、不得放高音喇叭，不得作为跳舞、赌博等场所、不得影响他人休息。7．宿舍内或走廊上不得堆放杂物、停放自行车。8．住宿人员必须遵守单身宿舍管理制度，遵守作息时间，服从管理人员的管理，自觉爱护宿舍的公物、自觉维护宿舍的安全和卫生，争做文明宿舍。9．宿舍工作人员和值班人员要坚守工作岗位，负责来客登记、传呼电话和收发报纸。．禁止闲杂人员、商贩、推销人员进入宿舍区，防火防盗，做好宿舍安全工作。10．工作人员要做好员工、客人进出宿舍携带物品的登记工作，任何人不得无手续将公物拿出私用。11．保洁人员要搞好公共卫生，卫生间每天打扫两次；清洗水池两遍，保证水池外地面无水；清扫走廊两次。12．保证员工开水供应。严禁用开水洗衣服。13．工作人员要管好娱乐设施，保证员工业余生活的使用。制度名称职工食堂管理制度文件号版次编制行政部审核批准共1页日期日期日期生效日期1．职工食堂非赢利单位，主要是为单身职工就餐服务，全体工作人员要树立起为职工服的思想，搞好伙食，保证职工就餐。2．食堂要加强经济合算，计算当日消耗，做到盈亏心中有数，按月公布帐目。3．及时听取职工意见，接受职工监督，努力改进伙食。4．采购员在采购时要保证粮食、蔬菜、肉类、调料质量，确保食用安全。5．严格履行入库手续，保管员要对采购回来的物品严格检验，对主要品种过称对帐，入库出库要打入库单或出库单。6．炒菜用的原料一律过秤，成品副食出售前算好成本，当顿剩余的饭菜计价在卖，剩余饭菜最好不要过夜。副食剩余每月不得超过20%7．主食所领原料要存领单，主食成品销售的剩余量每月不得超过1%8．主副食当顿所用得数量，由打面、炒菜的厨师向核算员提供数字，由核算员核算成本。9月终采购员及时清帐报销，保管员及时盘点库存，会计月底核算、结帐。10．每日清扫卫生，每周大扫除。伙房做到“六净”“四无”。“六净”即地面净、灶具净、墙壁净、玻璃净、售饭窗口净、蔬菜要洗净。“四无”即无积灰、无蝇、无垃圾、无油污。11．伙房要设防蝇设备，伙房、库房、餐厅要通风，防止食品腐烂变质。腐烂变质的食品决不出售。12．食堂工作人员要定时检查身体，保证健康需要。工作人员要做到“四勤”即勤换衬衣、勤剪指甲、勤洗澡、勤理发，手脏要勤洗。13．工作人员、操作人员进伙房要穿戴好工作装和工作帽。14．爱护和正确操作电器设备，保证使用安全。15．非食堂工作人员严禁进入伙房。16．下班前认真检查是否关闭电源、关好门窗，做好防火、防盗、防破坏工作。制度名称非生产性固定资产管理制度文件号版次编制行政部审核批准共1页日期日期日期生效日期1．非生产性固定资产的确定范围非生产性固定资产是指在固定资产中不直接用于生产的那部分资产，如微机、复印机、办公家具、办公用小轿车等。2．非生产性固定资产的配置2.1非生产性固定资产用品由行政部根据工作需要统一配置。2.2除了统一配置的物品外，各部门如需要添置物品，必须履行审批手续，行政部根据批示采购添置。3．非生产性固定资产的管理3.1采购回来的非生产性固定资产，由行政部办理入库手续，并登记、建帐、对实物的使用进行监督、管理。3.2物品如有损坏，落实责任人，属正常维修范围，由行政部统一进行维修，个人不得私自拆卸。使用人负责物品的正常维护。3.3物品在超过使用年限已不能正常使用时，使用部门要协助行政部办理报废审批手续，物品由行政部统一处理。3.4调用物品时，必须在行政部办理资产转移手续。临时借用的物品，用完后立刻归还，不得长期占用。3.5物品的使用人要熟练掌握使用知识和技巧，以免因使用不当而损坏。3.6使用人或保管人在工作变动或离职时，应将物品交接清楚，不得设置障碍而影响交接和使用。制度名称低值易耗品管理制度文件号版次编制行政部审核批准共1页日期日期日期生效日期1．低值易耗品确定范围凡价值在两千元以下，能重复使用的物品均为低值易耗品。2．低值易耗品的采购2.1按照采购工作流程要求,每月底由各部门提出用品书面计划，行政部综合编制下月采购计划，经财务部审核和行政主管副总批示执行。2.2行政部在批示过的采购计划内，对低值易耗品进行统一比价采购。2.3低值易耗品采购回来后必须办理入库手续，登记、建帐，按计划发放。2.4擅自购买的低值易耗品不予入库，无入库手续不予报销。3．低值易耗品的领用3.1低值易耗品按各部门申报的计划对口发放，领用时需经部门经理签字同意，方可领用。3.2领用时需办理领用手续和出库手续。4．低值易耗品管理4.1办公桌、椅，文件柜、沙发等各种办公用品统一编号、建帐。各办公室公用物品均按部门造册登记，落实人保管，监督使用。4.2属个人保管使用的物品，每人建立管理卡片，落实责任，监督使用。4.3行政部定期对各部门及公共场所的公用设施使用情况进行检查和抽查，物品如丢失或损坏，由责任人赔偿（自然损坏除外）；如落实不到人，由部门全体员工均摊赔偿。4.4由个人保管的物品，在离职或调动工作时如数向行政部交回，移交时如有损坏或丢失，由个人负责赔偿。4.5物品在自然损坏不能使用的情况下，需办理报废手续，以旧换新。制度名称办公用品管理制度文件号版次编制行政部审核批准共1页日期日期日期生效日期1．办公用品的范围1.1办公用品包括办公文具和用具。本范围主要是指稿纸、便笺、笔记本、钢笔水、大头针等日常消耗品和尺子、计算器、绘图仪器等工具。1.2超出消耗品范围，属低值易耗品范围或非生产性固定资产范围的用品用具不在本制度管理范围内。2．办公用品采购2.1办公用品由行政部根据工作需要统一采购，按计划发放。2.2新增加的机构和人员需领办公用品时，由行政部提出资金追加计划，报主管副总和财总审批后执行。2.3凡未经审批、未经行政部同意而擅自购买的办公用品不予办理入库手续，无入库手续拒绝报销。3．办公用品的领用3.1办公用品的发放以部门为单位，以领用卡为依据，统一领取。发放时按部门总人数、每人每月五元计算，在总额内领取，费用超支不予领取，当月节约可累计到下月使用。3.2行政部对办公用品按计划发放，做到发放与计划平衡。4．办公用品的管理使用4.1发给个人使用的办公用品由个人妥善保管，更换时以旧换新。4.2员工在离职时，必须向行政部库管员交清自己所保管的用具和用品（稿纸、钢笔水等消耗品除外），应该交的东西如有丢失或损坏，个人负责赔偿。4.3各部门必须本着厉行节约的原则，节约使用办公用品。5．印刷品的管理5.1印刷品包括各部门经常使用或大量使用的各种单据和各种统计表、宣传品、信封、资料袋等。5.2各部门需要印刷的各种表格、单据等，必须经部门经理严格审查，报主管副总批准，向行政部申报印刷计划，行政部在资金计划内统一印刷或制作。5.3各部门申请印制的印刷品在够用的情况下不得多印，一般情况下，少量使用的不得超过半年用量，大量使用的不得超过全年用量，并随用随领，以免浪费。5.4用量特别少的印刷品通过复印解决，一般不于印刷。5.5印刷品入库前，库管员必须认真登记核对，检查印刷质量，如印制品不符和要求，应及时退回重印。制度名称文件号版次编制行政部审核批准共1页日期日期日期生效日期制度名称文件号版次编制行政部审核批准共1页日期日期日期生效日期