秘书理论与实务

1前言本课程名称为《管理文秘》。它涉及管理学和秘书学两大学科的诸多内容。关于管理学的相关内容，在管理学等有关学科中已经作了系统的介绍。这里则是根据本专业的特征和需要，侧重介绍秘书工作的理论和实务方面的知识。秘书工作是一种职业行为，在社会分工尚不明确的时代，秘书行为与其他职业行为混为一体。随着社会分工的逐渐明晰化，秘书行为就逐渐从其他职业行为中分离出来，产生了秘书职业。当秘书活动固定在部分人员身上时，就产生了专职的秘书人员；当秘书活动以集团的方式进行时，就有了秘书机构；当秘书活动的职责被授予个人时，就有了秘书职务；当秘书活动与其他社会职业活动相结合时，就形成了各种行业秘书；当社会对秘书活动提出各种要求时，就有了秘书职业的各种规范；当秘书活动的特点逐渐被人们所认识并加以探讨研究时，就产生了一门新兴的学科——秘书学。本课件所阐述的内容，包括两大部分。第一部分即理论篇，主要介绍秘书及秘书工作的概念、特点、作用、规律等基本理论；第二部分即实务篇，主要介绍秘书工作的具体内容及其要求。通过对本课程的学习，使大家能够对秘书工作的性质、职能、地位、作用等有一个系统的了解，并为从事秘书工作的人员提供有效的“技术”指导和智力支持。上编理论篇本编侧重阐述秘书工作的基本理论，包括秘书及秘书工作的概念、原则、特点、作用和一般规律；秘书活动的管理；秘书人员的素养等内容，共包括3章。第一章绪论秘书，是我国党政机关、企事业单位普遍设置的一个行政职务。近几年来，随着乡镇企业和非公有制经济的蓬勃发展，秘书又成为乡镇企业和私有企业主的得力助手。每一个正在从事或准备从事秘书工作的人，都应该了解秘书工作的规律，以提高自己从事秘书工作的自觉性和科学性。——————————————————————————————————★目的要求通过本章内容的学习，了解“秘书”一词的涵义、秘书的类别和层次以及秘书工作的沿革；了解秘书工作的特点、作用、指导思想、工作方针、基本原则和一般规律，以便对秘书工作有一个总体上的认识，为将来从事秘书工作作好心理上的准备。★重点问题21．“秘书”的涵义及秘书工作的沿革2．秘书工作的特征、作用3．秘书工作的指导思想、工作方针、基本原则和一般规律——————————————————————————————————第一节秘书及秘书工作的沿革一、秘书1、秘书的涵义《辞海》中，“秘书”一词有5种涵义：一指职务名称之一，是领导的助手。二指官名。中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书郎等官职，掌管官员向皇上奏事的奏章函牍、皇帝宣布命令的宣示以及宫禁的图书等工作。三指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员，分一等秘书、二等秘书、三等秘书。四指宫中的藏书。五指谶纬（chenwei读作衬伟，汉代流行的宗教迷信）等书。我们现在所说的秘书，取《辞海》的第一种涵义，是指人，即秘书人员。但光把它解释为职务名称，又显得空泛。严格地讲，秘书是指为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理和综合服务的人员，是领导的助手。2、秘书的类别秘书是一个广泛复杂的社会群体。从军内到军外，从中央到地方，从党政机关到工矿企业，从国有到私营，到处都需要秘书。因此，从不同的角度出发，我们可以把秘书分为不同的类别。（1）从服务对象和经济来源来划分，可把秘书分为公务秘书和私人秘书两大类。公务秘书泛指为各级机关、企事业单位、社会团体服务，由组织和人事部门选调，从国家或集体领取薪金，在编制上属于该机关、该单位的国家工作人员。少数为一定级别的领导干部和专家服务的秘书，虽然其服务对象是个人，但仍从国家或集体领取薪金，是国家编制的正式工作人员，故仍属于公务秘书。这类秘书，尽管有时被称为领导人的专职秘书或私人秘书，但不同于下面所说的私人秘书。私人秘书指为民办集体企业、农民专业户、个体户以及外资企业等服务，由他们聘请并支付薪金，不属于国家编制的个人。私人秘书在经济上是社会主义初级阶段以公有制为主体多种所有制经济共同存在和发展的产物，在政治上是深化改革的结果。虽然它目前的数量还不多，但发展趋势十分可观。在国外，私人秘书十分普遍。（2）从工作的分工或业务的侧重点来划分，可把秘书分为文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、外文秘书、生活秘书、教学秘书、科研秘书等。文字秘书是指以文字工作为主的秘书。在党政机关和企事业单位中，文字秘书负有起草公文、综合情况、参与政策研究、协助领导进行公文把关等重要任务。机要秘书的主要职责是管理领导人的文电材料和密码，负责领导人办公处的保密工作，承办领导交办的机密事项，为领导提供必要的帮助和服务。通讯秘书的主要任务是管理通讯事务以及各种通讯设备，如电话总机、电传、传真等。3信访秘书的主要职责是通过办信、接访，沟通领导机关和人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。外文秘书的主要任务是从事口头或书面的翻译工作。生活秘书的主要任务是在生活上给领导提供帮助和服务。一般在较大的机关为较高级的领导人设置。教学秘书的主要职责是协助领导安排教学计划、落实教学任务、计算教学工作量等。3、秘书的层次秘书不仅从横向上可以分为不同的类别，而且从纵向上可以划分为不同的层次。一方面，秘书人员所在的机关、单位，其级别有高有低，可分为中央、省市和基层三个层次，因此相应地有三个层次的秘书。若把中央机关级别较高的秘书视为高级秘书，省市机关和基层机关的秘书就可视为中级秘书和初级秘书。但需要明确的是，高级、中级、初级之分是相对的而不是绝对的：在中央机关里也有从事一般事务工作的初级秘书，相反，基层工作有的秘书，虽然从全国范围来看算不上高级或中级秘书，但他们的工作对基层领导起着举足轻重的作用，也可视为小机关的或小单位内的高级或中级秘书。另一方面，即使在同一机关单位，秘书人员的职位也有高低之分，显现出不同的层次。以一个省市级政府机关为例，高级秘书指秘书长、办公厅（室）主任。他们参政议政，深入到决策全过程，是领导的重要助手。中级秘书一般指文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、整理信息等工作，其工作好坏对领导决策起重要作用。初级秘书指从事一般日常工作的秘书，如联络、接待、会务、印校、收发及财务等。他们与人民群众的联系最密切，其工作态度和作风，往往影响整个机关的形象。二、秘书工作的沿革秘书工作在我国有着悠久的历史。大约在人类进入有组织的社会之后，即使还很不完善，但只要有公务，有掌管公务的头目，就需要有帮办公务的助手。这助手，就相当于今天的秘书。早在春秋战国时期，许多新兴的国家都设置了管理文书的职务，如赵国的御使、齐国的掌书、魏国的立书、秦国的尚书。这些官员，侍从在国君左右，草拟公文，记录大事，起着秘书的作用。秦汉以来，国家一统，诸事繁杂，逐步加强了这方面的工作。秦代尚书一职还是少府的属官。汉武帝提高了皇权，让尚书在皇帝跟前办理要务。到了东汉时期，尚书竟成为协助皇帝政务的重臣，削弱了三公的权势，超越了秘书的范围。后来曹操称帝兴魏，在丞相府设秘书令，掌管机要文书和奏议事宜，秘书一职又有了明确的责任。曹丕继位，改秘书令为中书令和中书监，做中书省的长官，略似现在的秘书长。西晋以后，中书省的事务繁多，下设中书科，由中书舍人负责草拟诏令，书写和分发公文，完全履行秘书的职务。南北朝始设秘书省，主官为秘书监，下设秘书丞和秘书郎，各司其职。唐朝改秘书郎为兰台郎并扩大其工作范围。封建社会的这些官职，与我们所讲的秘书，既有一定的联系，又有一定的区别，从中可以看出秘书工作的历史沿革。历史证明，秘书工作是古今中外都被重视的职业，只是重视的程度不同罢了。从历代秘书一职演变的过程可以看出，从事秘书工作的官员，在某些朝代，曾得到帝王的相当器重。例如，隋唐时中央政府的三省，权力最大的是尚书省，4到宋朝时曾总揽行政大权于一身，成了宰相了。这当然不属于秘书工作的范畴，但却证明了秘书一类的官员在朝廷心目中的位置。资产阶级登上历史舞台，许多国家都喜欢把处理公文事务的人员称为秘书，诸如国务秘书、省长秘书。各行各业首脑机关都配备有秘书，以至有些事务繁多的文人和学者也雇佣私人秘书。我国著名的女界领袖、伟大的社会活动家宋庆龄，就是跟随孙中山当秘书步入政界走上革命道路的。蒋介石虽然热衷于独裁，挥手便是命令，出口即是法律，仿佛是“天马行空”之才，但实际上他也离不开秘书陈布雷。由此可见，秘书是各个阶级首脑人物必不可少的得力助手。中国共产党从诞生之日起，就有了自己的秘书工作。毛泽东同志在党的“一大”兼做秘书工作，是我们党成立后第一个做秘书工作的干部。1923年，他又是我们党中央的第一位秘书。他还主持创建了党的无线电通讯工作，并且由于他的提议，1931年又由瞿秋白同志起草了《文书处理办法》。任弼时同志在抗日战争时期曾经担任过中央秘书长，直接领导中央秘书处的工作。邓小平同志在上海期间，曾多年担任党中央秘书长，领导秘书处的工作。邓颖超同志曾兼任苏区中央局第一任机要科长（当时是中央局秘书长），到陕北后，又担任过中央秘书处长、中央机要科科长。老一辈革命家领导广大秘书工作的同志在艰难的革命斗争中创建了党的秘书工作，形成了党的秘书工作的优良传统。这些优良传统主要包括：兢兢业业、埋头苦干、不怕流血牺牲的献身精神；紧紧扣住为领导服务和适应革命事业需要这个大目标，在实际工作中力求简洁明白、准确迅速；严格遵守保密纪律。我党的文书工作，一开始就树立了自己的风格，善于创新，一切服从于革命工作需要，服从于指挥灵便，服从于联系畅通，服从于保密、准确、迅速。在现代化的社会生活中，秘书工作显得越来越重要。党的十一届三中全会以来，随着体制改革和社会主义建设的发展，我国的秘书工作展现了新的局面。特别是1985年1月，中央召开了第三次全国秘书长、办公厅主任座谈会，着重研究了新形形势下如何更好地发挥秘书部门的参谋助手作用的问题，提出了新时期秘书工作必须完成的“四个转变”问题，即从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划策；从单凭老经验办事转变为科学化管理；从单纯收发传递信息转变为综合处理信息，从被动服务转变为主动服务，使秘书工作进入了一个新的阶段。目前，全国党政机关、人民团体、部队、企事业单位，凡是具备一定规模者，均有从事秘书工作的机构，配有各种专、兼职秘书。尽管秘书工作在我国已经有悠久的历史，但秘书学作为一门新兴的科学在我国还是刚刚兴起，，秘书工作也有一个“面向世界、面向未来、面向现代化”的问题。与目前国外的秘书工作相比，我们的秘书工作可谓任重道远。目前国外的秘书工作有4个特点：一是已经职业化，成为门类众多、具有广泛前途的社会职业。二是办公设备越来越先进，自动化程度越来越高。三是秘书人员的的文化水平和专业知识越来越高。四是研究秘书工作的秘书学科已经成为一门专业性很强的独立学科，不断发展和完善。面对这些挑战，我们的秘书和秘书学工作者必须奋起直追，不断开创秘书工作和秘书学研究的新局面，以适应加入WTO以后的需要。第二节秘书工作的特征秘书工作作为一种管理活动，它具有不同于非管理活动的特殊性，例如秘书5活动具有普遍存在于党政机关、企事业单位、群众团体等各类组织的广泛渗透性，具有致力于组织整体功能优化的目的特定性，属于脑力劳动的范畴等。但是，秘书活动又不同于组织中行使组织决策权、直线职权、职能职权的其他管理活动，具有以下几方面的特征：一、辅助性可以说，辅助性是秘书工作最基本的特征。正因为如此，所以秘书人员被视为辅助管理人员，而秘书部门也被称为辅助管理部门。秘书工作的辅助性特征，具体体现为以下“四性”：1、主体上的从属性在各类组织中，秘书人员是直接为领导者服务的工作人员，秘书机构是直接为领导机构服务的直属部门。与其他组织成员和机构相比，秘书人员和秘书部门最接近领导者和领导机构，从属性最明显。2、工作上的被动性秘书工作对于领导工作的从属性决定了秘书工作具有被动性的特征。在多数情况下和主要工作中，秘书人员进行工作的出发点是领导工作的需要“要我做”，而不是“我要做”。因此，秘书人员在工作中必须注意两点：第一是在工作中只能为领导提供材料、汇报情况、提出建议、提供政策依据等，决不能越俎代庖，自作主张，强加于领导。第二是不能反客为主