文件控制程序(修改)

质量/环境管理体系文件文件编号：DM/CX/01受控状态：发布编号：文件控制程序版次/修订：A/03编制：审核：批准：2019年2月20日发布2019年2月20日实施北京东明兴业科技有限公司BEIJINGDONGMINGXINGYESCIENCETECHNOLOGYCO.,LTD北京东明兴业科技有限公司文件控制程序DM/CX/01A/02第2页共7页1目的本程序对公司质量管理体系所要求的文件的编写、发放、使用、修改和作废等过程进行控制，以确保各部门和工作场所使用的文件现行有效，并保持公司质量/环境管理体系运行的符合性。2适用范围适用于公司质量/环境管理体系所使用的文件控制。文件的分类如下：2.1质量/环境管理手册；2.2程序文件；2.3质量技术类支持性文件：具体包括作业指导、检查指导、包装仕样、包装物标准、工艺条件等指导生产的标准书、指导书类支持文件。2.4质量、环境管理类支持文件为质量技术类支持文件以外的所有质量、环境的支持文件。具体为各部门运行质量/环境管理体系的常用实施细则：如管理标准、制度、规定等；2.5外来文件：与质量/环境管理体系有关的法律法规、国家标准、国际标准、行业标准、来自客户的图纸、色板、胶片等技术文件；相关的法律法规按照《法律法规及其它要求的控制程序》进行控制。2.6质量、环境记录；2.6其他质量/环境管理文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划或项目计划、设计输出文件或其他标准、规范等；2.7作废文件：文件经变更、换版或取消后现场不再使用的原来文件。3职责3.1总经理负责批准发布质量/环境管理手册。3.2管理者代表负责审核质量/环境管理手册、批准程序文件。3.3品质管理部负责组织编写质量/环境管理手册、程序文件。3.4文件管理中心负责公司受控文件的归档、发布、管理。3.5各部门负责相关文件的编制、使用和保管。3.6各部门负责本部门与质量/环境管理体系有关的文件的收集整理和归档等。4工作程序北京东明兴业科技有限公司文件控制程序DM/CX/01A/02第3页共7页文件的编写与审批质量/环境管理手册由品质管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准。程序文件由品质管理部组织编写，品管部部长审核，管理者代表批准。相关支持性文件由各职能部门编写、编写部门部长批准（技术类支持性文件由主管技术的主管级或以上人员批准）。涉及其它部门的支持性文件应由管理者代表批准、属于编制部门日常主管范围内为完善本部门工作而要求其它部门协助完成而制定的相关规定由编制部门的主管副总经理及以上人员批准、设备操作规程和设备保养、点检相关规定由设备部部长批准。与质量/环境管理活动有关的重要行政文件如人事任命、机构设置变动等）职能部门编写后由总经理批准。并按行政文件的相关规定进行发布、管理。4.1.2规定的相关文件审批权限为最低权限，职位比规定的审批人员高的可以行使文件的审批权。文件的编号质量/环境管理体系文件质量/环境管理手册、程序文件、支持文件和质量、环境记录按《文件编号规则》进行编号，各职能部门编写的支持文件由编制部门按《文件编号规则》编号。外来文件和资料由文件管理中心按《外来文件编号规则》编号。文件和资料的标识受控文件A.本公司将质量/环境管理手册、程序文件、质量技术类支持文件、质量环境管理类支持性文件作为受控文件进行管理。受控文件应按编号加盖“受控文件”印章。公司范围内的部门和人员及其他获准的单位和人员均应使用受控文件。非受控文件用于咨询单位或与其他对外交流的单位和人员时使用非受控文件，发放时应加盖“非受控文件”印章。旧版文件需要保留的作废文件标明“作废保留”，不需要保留的作废文件标明“作废”。文件和资料的接收、归档、发放北京东明兴业科技有限公司文件控制程序DM/CX/01A/02第4页共7页质量环境管理手册、程序文件、质量技术类支持文件由文件管理中心归档发放，并填写《文件归档/分发记录》。质量、环境管理类支持性文件由编写部门进行发放并填写《文件管理表》，文件发放前到文件管理中心加盖“受控文件”印章后进行发放，并到文件管理中心进行归档。收到外来技术文件和资料的部门识别其适用性，并填写《文件归档/分发申请表》后，交文件管理中心归档。文管中心填写《文件管理清单》，并按其指定的发放范围发放文件复印件，并记录于《文件管理清单》。文件的发放范围：A、质量/环境管理手册、程序文件按照管理者代表批准的《质量/环境管理手册清单》、《程序文件清单》进行发布，发布编号详见《文件管理编号规则》。B、内部标准：a、成型、涂装等条件表、作业指导书，发放相关生产部门；b、检查指导书发放品管部，由品管部发放生产部门及相关检查课系；受入检查指导书发放品管部。c、包装仕样书发放品管部、计划部，由品管部发放生产部门及相关检查课；d、包装物标准书发放品管部、资材部、计划部；e、其它标准性文件发放到相关部门。C、外来文件：a、产品图：需由东明制作或修理模具后生产的产品图发放模具部、工程技术部、品管部；客户提供模具，东明生产的产品图发放品管部、工程技术部。b、模具图：需由东明制作或修理的模具图发放模具部。c、其它标准：如色板、胶片等发放品管部.无法复印时，由文件管理中心保管，各部门借阅。D、有特殊要求的按具体要求进行发放。文件和资料的更改、收回、换版以及评审4.5.1如质量/环境管理体系文件内容不适宜公司发展现状或不能指导质量、环境管理活动时,进行修改、更新。质量环境管理手册、程序文件需要修改时（不作版本变更），提出部门向品管部提出《文件变更申请》。质量环境管理手册由管理者代表审核，总经理批准后（程序文件由品质管理部部长审核，管理者代表批准），由文件管理中心进行修改、归档发布，原文件作废收回，并填写《文件归档分发记录》、《文件修订记录》，销毁文件填写《文件销毁记录》，少量的北京东明兴业科技有限公司文件控制程序DM/CX/01A/02第5页共7页修改不作版本的变更。对质量管理手册、程序文件换版时由文件管理中心直接修改质量管理手册、程序文件而不必填写提出《文件变更申请》、《文件修订记录》。质量、环境管理类支持性文件中局部少量的修改，编写部门在更改内容下面用“—”表示，并将更改的内容记录在《文件管理表》中，版次不变更。文件更改或修改篇幅较大时，应进行换版，新版本换发后原版本文件作废。文件版次变更情况应在文件目录中明确显示。修改过的文件到文件管理中心进行归档。并将作废文件交回文件管理中心进行作废处理。标准书、指导书等质量技术类支持性文件需要更改时，原编制部门进行更改，由相关授权人员批准，经文件管理中心归档后发布。同时由文件管理中心收回原发布的所有更改前的文件，并记录于《文件归档/分发记录》中。为了便于追溯和查询，由文件管理中心保存1份旧版技术文件并加盖“作废保留”印章。文件和资料更改后在文件清单中加以注释，以便随时识别现行修订状态。品质管理部组织对质量环境管理体系文件的评审，可在年度的管理评审会上进行。文件和资料的借阅临时借阅文件的人员，需要在《文件借阅清单表》上进行登记，借阅人员需及时归还所借文件。文件和资料的管理文件管理中心a）质量/环境管理手册：质量/环境管理手册、程序文件的发布填写《文件管理表》，并编制《质量/环境管理手册清单》、《程序文件清单》，与质量/环境管理手册、程序文件一同归档。b）质量技术类支持文件：填写《文件归档/分发记录》。c）汇总公司质量、环境管理类支持文件，并填写《支持性文件清单》。d)外来文件填写《文件管理清单》，保证最有效版本的查阅。各部门文件管理a）发布到各部门的质量/环境管理手册、程序文件：由部长保存、管理。b）质量、环境管理类支持性文件：编制、修改、销毁、分发支持性文件，文件编写部门填写《文件管理表》。各部门汇总本部门的质量、环境管理类支持性文件并填写《支持性文件清单》。C)各部门汇总本部门使用的标准书、指导书等质量技术类支持性文件、外来技术类文件并填写《部门受控文件清单》。北京东明兴业科技有限公司文件控制程序DM/CX/01A/02第6页共7页文件和资料归档后应保存在通风、干燥处，并定期进行检查和防范，保证防潮、防霉、防蛀、防火、防鼠害等，消防条件也应达到要求。4公司内部不得使用未加盖“受控文件”印章的受控文件和复印件，一经发现立即由文件管理中心收回销毁。当现场使用的受控文件严重破损时，使用人应到文件管理中心办理更换手续，以旧换新，文件仍按原文件分发编号。当文件丢失或工作需要追加领用体系文件时使用部门提出《文件领用申请》，经部门负责人批准后，从文件管理中心领取。公司内所有的工作现场只使用有效的“受控”文件，不能使用“作废”文件。文件的保存期受控文件原件在文件管理中心长期保存。需保留的受控文件的作废本文件的保存期限执行《文件保存期限管理规定》的要求。4.8.2质量、环境记录依据《记录清单》由各部门进行保存、销毁。相关文件《文件编号规则》《外来文件编号规则》5.3《文件保存期限管理规定》记录《文件管理清单》《文件归档分发记录》《文件借阅清单表》《文件归档/分发申请表》《文件销毁记录》《文件管理表》《记录清单》《质量环境管理手册清单》《程序文件清单》《文件领用申请》6.11《支持性文件清单》北京东明兴业科技有限公司文件控制程序DM/CX/01A/02第7页共7页6.12《文件变更申请》6.13《部门受控文件清单》6.14《文件修订记录》