文书工作业务培训讲义

文书工作业务培训讲义1档案业务知识培训资料文书工作业务培训讲义文书工作业务培训讲义2目录第一章文书工作概论………………………………………1一、什么是文书？………………………………………1二、文书的特点是什么？…………………………………1三、文书的作用有哪些？…………………………………1四、文书形成的条件是什么？……………………………2五、什么是文书工作？…………………………………六、文书工作的基本内容…………………………………七、文书工作的特性是什么……………………………八、文书工作的作用表现哪些方面………………………九、文书工作的基本原则…………………………………第二章文书处理程序………………………………………一、什么是文书处理程序…………………………………二、收文处理程序包括哪些内容…………………………（一）收文的接受（二）收文的处理（三）收文的管理三、发文处理程序包括哪些内容（一）发文文稿的形成1、拟稿2、会商3、核稿4、签发（二）发文制作文书工作业务培训讲义3（三）发文的传递、公布与督促实施1、公文的传递渠道2、公文公布与意义3、催办4、查办四、什么是办华文件？办华文件的处置的含义是什么？妥善处置办毕文件有什么作用？（一）办毕文件（二）办毕文件的处置（三）对办毕文件进行妥善处置，五、确立办毕文件的范围六、文书立卷七、归档八、公文清退第三章文件管理第四章公文归档第五章文书处理须强调的几个问题第六章文书工作人员的素质要求文书工作业务培训讲义1第一章文书工作概论一、什麽是文书？文书是人们在社会活动中为处理各种事物而形成的、具有特定效用的信息记录。包括以下几项基本内容：（一）文书是人类社会实践中形成的。（二）文书是出于人类主观意图而形成的。（三）文书是用文字的形式表达并附着于一定载体的信息记录。二、文书的特点是什麽？（一）文书的记录性。文书的记录性是指文书内容对社会现象的反映状态，它是由文书的形成过程及其结果决定的。（二）文书的传递性。文书的传递性是指文书实体作为信息形式的运行状态，它是由文书的制作目的决定的，是为了向受文者传递某种信息。三、文书的作用有哪些？文书的作用是指文书作为一种信息记录，在人类社会实践活动中独立承担的功能（其它信息载体不可替代的）。（一）传播信息作用。人们制作文书的目的，就是要把一定的信息传递给受文者。（二）凭证依据作用。取决于文书的形成主体和文书内容的权威性。文书工作业务培训讲义2四、文书形成的条件是什麽？（一）文字的形成是文书产生的必要条件。（二）社会组织的形成是文书产生的充分条件。五、什麽是文书工作？文书工作是指围绕文书的撰制、传递、处理、和管理而展开的一系列活动的总称。它包括从文书形成直至办理完毕，单位的领导人对文书予以签发、批办，文书人员及其他有关的业务人员、秘书人员进行承办、注办、撰拟文稿等，都共同参与的一系列工作。六、文书工作的基本内容（一）文书的撰制。包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印（签署）等环节。（二）文书的传递。包括接受登记、分装、投送及其渠道的选择等环节。（三）文书的办理。包括拟办、批办、承办、注办等环节。（四）文书的处置。包括清退、暂存、销毁、立卷归档等环节。（五）文书的管理。包括加工编辑、组织传递、催办、查办、各环节的登记以及对文书的日常管理、提供利用等环节。七、文书工作的特性是什麽？（一）政治性。它是社会管理活动的组成部分，是国家管理社会事务的工具。（二）技术性。它是由文书工作的基本内容决定的。文书工作业务培训讲义3（三）服务性。它是相对于其他管理活动而言的。它以信息的传递为基本形式，以社会组织管理效率的提高为直接目的。（四）时效性。它是指文书工作的具体活动过程是有时间界限的要求的。体现“迅速”和“适时”两个方面。八、文书工作的作用表现在哪些方面？（一）助手作用。文书工作是党政领导和职能部门不可缺少的助手。领导的意图、决策和措施，大部分是在文书部门提供信息、提出建议的基础上酝酿形成的；在领导的决策和实施的过程中，在调查研究、分析综合、追踪反馈等工作环节中，文书工作的助手作用十分明显。（二）纽带作用。无论是上级意图的传达，还是下级情况的汇报，乃至平级之间的沟通，都不能离开文书工作。正是这种联系和沟通，使整个国家的社会组织成为一个有机整体，使国家得以正常运转。文书工作就是国家机器正常运转的“传送带”。因此，文书工作对于各个社会组织乃至整个国家的协调和运转，起着至关重要的纽带作用。（三）积累作用。文书工作以文书的形成、传递、办理和管理为中心内容；而文书又是社会活动的真实记录。文书无论在现实活动中，还是历史进程中，都具有凭证和依据性，可以反映出人类社会活动的真文书工作业务培训讲义4实面貌。造成这种客观结果的原因，就是文书工作的积累作用。因此，文书工作具有积累作用，它是人类历史得以延续的重要环节，也是积累人类文化财富的重要渠道。九、文书工作的基本原则。文书工作的基本原则，是党和国家统一规定的文书工作的准则。（一）准确。准确是对文书工作的质量要求，是文书工作的生命线和基础。文书及文书工作的质量，关系到文书效用的正常发挥，甚至关系到国家及社会组织的根本利益。首先，在文书的拟制过程中，要求严格执行党和国家的法律、法规和政策，做到观点正确，格式规范，用语确切；其次在文书处理过程中，要体现严肃、认真的工作作风，做到程序完整，方法缜密，手续齐全。为了确保文书及文书工作的准确，需要建立、健全各项文书工作的活动规则，合理地设计文书处理程序，改进文书人员的工作作风。（二）及时。及时是对文书工作效率的要求，也是文书工作特性的具体体现。从文书工作总体上讲，及时的原则要求应视轻重缓急处理文件，加速文件的运转，做到不积压、不拖延、不误时误事。为此，必须首先明确办文的时限，即规定每个具体工作环节的时间，以确保文书工作的整体效率；其次，要简化办理手续和难度；最后，要采用现代化的办公手段，以加快办文的速度。（三）安全。安全是对文书工作的管理要求，是文书工作政治文书工作业务培训讲义5性的集中体现。维护文书工作的安全，首先要保证文书内容的安全。特别是一些涉及国家机密的文件，要严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》的有关规定，建立完善的拟制、处理和运转管理制度，消除和防范不安全因素，尤应注意在计算机和网络环境中保证公文内容不被窃取、篡改或损毁。其次，要保证文书实体的安全。包括使用比较耐久的字迹材料和合乎要求的载体，减少文书的各种人为或自然损坏因素，以求延长文书的寿命，更好地发挥文书的功能。第二章文书处理程序一、什麽是文书处理程序？文书处理程序，是按照公务文书的制发、办理和管理的规律，对文书工作中一系列操作环节、工作步骤的有序组合和合理安排，反映了公务文书在各类社会组织内部有目的运动的全部过程、通常包括收文处理、发文处理和办毕文书处置等具体过程。二、收文处理程序包括哪些内容？收文处理是指社会组织在履行法定职责的过程中收受外来公务文书，从中提取有用信息，解决有关问题，处理相应公务的过程。收文办理流程图文书工作业务培训讲义6（一）收文的接受：包括签收、收文登记、分发等环节。1、签收即各单位的专（兼）职内、外文书人员在履行规定的手续之后，接受外单位发来的公务文书的活动。签收是公文进入组织内运转程序的第一道关口，事关公文能否迅速进入运转处理程序并及时生效。2、收文登记是对收进、运转、处理的公文的完整数据进行公司办公室机要室负责机要文件签收与公司相关外来文件及公司内部请示报告签收机要室负责录入机要管理系统并打印处理单（不扫描全文、不在网上传递）机要室负责纸质文件扫描或上载电子文档录入收文管理系统在网上办理公司办公室主任提出拟办意见公司办公室机要室处理公司领导、相关单位（部门）阅承办部门（单位）提出办理意见公司相关领导签署批示意见承办部门办理、公司办公室督办承办部门向相关领导反馈办理结果公司办公室机要室存档在下一年三月前移交档案室文书工作业务培训讲义7登录的活动。是贯穿整个收文过程的关键环节。其主要作用在于便于管理、利用、催办、统计。3、分发亦称分送，即文书部门（人员）对收文筛选分类后，根据规定和常规，将进入运转过程的文书分送至各有关部门或人员阅知办理活动。（1）分发的目的，一是确定文书运转的方向，二是具体规定每份文件在程序中的运行过程。分发应分清主次，分清急件与平件、阅件与办件，其原则是优先处理主要的、重要的、紧急的、需直接办理的公文；将待办收文按不同情况优先分给本单位的主要领导人、主管负责人或主管部门阅处，使公务文书主次分明、缓急有序、尽快得到实质性处理。（二）收文的办理：包括拟办、批办、承办、注办等环节；1、拟办，即由办公室或业务部门负责人及有关工作人员，对部分收文的办理提出建议性意见，共有关领导者批办时参考的活动。拟办的作用在于通过拟办，发挥文书部门、秘书部门、业务部门或具体承办人的主观能动性，提高通观全局、处理问题的能力；同时，拟办意见如确实可行，可为领导节省处理公文的时间和精力，起到辅助决策和参谋助手的作用。（1）拟办工作的要求。拟办意见要准确具体。所提预案一般应包括解决问题的方法措施、理由依据、承办部门（人员）及时限等；如有两种以上方案，应一并提出，一般将自己倾向性的意见及理由放在前面，以提高办文效果；对难以提出具体拟办意见文书工作业务培训讲义8或对所提意见没有把握时，应先和有关部门联系，听取意见和会商后再提拟办方案；如各部门意见不一，难以协调一致，可在综合分析的基础上拟出倾向性意见，并说明理由，供领导定夺；书面难以表述清楚的，应向有关领导人当面陈述拟办设想。（2）撰写拟办意见。拟办意见应工整清晰地写在《收文处理单》的有关栏目中，并签注拟办人姓名和日期。拟办意见不能千篇一律，应针对不同情况分别拟写：第一，对上级主送本单位并需要贯彻落实、办毕回复、传阅周知的公文，应提出拟送哪位领导批办或哪个单位承办的具体意见。如：“请xxx经理阅”、“拟转xx部门阅处”等。第二，对来自下级或平级、不相隶属单位需要予以批转、转发和回复的公文，要指定业务对口部门予以承办，必要时应注明时限。如：“请xx部门在x月x日办复”、“请xx同志批示“等。第三，对需要两个或多个部门共同办理的公文，应指定牵头单位，以免互相推诿。如：“请xx部门主办，xx部门会同办理”；如存在争议，在指定牵头单位的同时应一并讲明理由。第四，对于一般知照性文书，包括来往函件、抄送件，可有选择地送领导人阅知，不提拟办意见；对于只是办公（秘书）部门知道即可的阅件，仅写“此件存查”即可。2、批办，是由组织的领导或部门负责人对公文办理提出批示意见的决策性活动。通过批办，能够体现和实现领导人或负责人对办文工作的具体指导和集中领导，保证公文质量。（1）哪些文件需要批办。需要批办的文件包括两类：一是无文书工作业务培训讲义9既定办理方案的业务性文件；二是确需领导人行使决策权、处置权的重要文件和非常规性文书。并非所有的收文都要批办，如事无巨细均由领导人批办，势必导致职责范围不清，影响承办部门（人员）的积极性，而且批办任务过重，使领导人不堪“文山”重压，贻误工作。但应该批办的不批办，又会导致削弱甚至放弃领导责任。因此，必须严格控制批办范围。（2）批办的统一责任、合理分工制度。统一负责，指各单位应明确规定组织的领导人和各层次、各部门负责人批办的职责与范围，对其中全局性、政策性强的文件须由组织领导人亲自批办。合理分工，即实行分层负责制，授权组织的副职与综合办公部门的负责人等按照分工，分别批办其职权范围内的有关业务性文件与行政事务性文件，不可越权批办。（3）如何撰写批办意见。所拟批办意见应使承办人从批办意见中明确承办某份文件的原则、要求、程序和方法。如：对于需要贯彻执行的上级文件要提出贯彻执行的具体措施；对需要阅知的公文应批示传达或传阅的范围与时间；对办件应批示承办要求等。批办意见应工整地写在《文件处理单》的批办栏内，并签注批办人职务、姓名、和批办日期。3、承办，即通过对公文的阅读、贯彻执行与办复，具体办理和解决其内容所针对的事务和问题的活动。承办工作关系着发文质量和文书处理的