行政事务管理规定

编号FNC01共3页第1页行政事务管理规定一、总则第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。第二条本规定所指行政事务包括档案管理，印鉴管理，公文打印管理，办公用品管理，库房管理、邮发管理等。二、档案管理第三条归档范围：公司的规化、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。第五条档案的借阅与索取：（一）总经理、副总经理、部门主任、主管经理、借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。（二）公司其他人员需借阅档案时,需经部门主管批准,并办理借阅手续。（三）借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案由公司办公室主任批准方可摘录和复制。第六条档案的销毁：（一）任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。（二）若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。（三）经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写，编制销毁清单,由专人监督销毁。三、印鉴管理第七条公司印鉴由公司办公室主任负责保管。第八条公司印鉴的使用一律由副总经理以上领导签字许可后管理印签人方可盖编号FNC01共3页第2页章，如违反此项规定造成后果由直接责任人员负责。第九条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明以及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。第十条公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字方可开出，持空白介绍信外出工作，归来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用者必须交回。第十一条盖章后出现的意外情况由批准人负责。四、公文打印管理第十二条公司公文的打印工作由公司办公室负责。第十三条各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交办公室统印。第十四条公司各部、室所有打印公文、文件至少一式二份，交公司办公室留底存档。五、办公用品的管理第十五条办公室用品的购发：（一）公司办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算，经总经理批准后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各部、室，由部主任签字领回。（二）除正常配给的办公用品外，若还需用其他用品须经公司办公室主任批准方可领用。（三）公司新聘工作人员办公用品，公司办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员正常工作。（四）负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全，量足质优，库存合理，开支适当，用品保管好。（五）负责购发办公用品人员要建立帐簿，办好入库、出库手续，出库需由领取人签字。（六）办公室用品管理一定要做到文明、清洁。注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。六、库房管理编号FNC01共3页第3页第十六条库房物资存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。第十七条采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。第十八条物资入库后，应当日填写帐卡。第十九条严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。第二十条库房物资，一般不可外借，特殊情况由总经理或副总经理批准办理外借手续。第二十一条严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。第二十二条库房内严禁吸烟、禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。七、邮发管理第二十三条公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。所有公发信件、邮件由收发员登记，负责寄发。八、附则第二十四条本规定如有未尽事宜或随公司的发展，有不适应工作需要的各部门可提出修改意见，办公室研究并呈请总经理批示。第二十五条本规定解释权归办公室。第二十六条本规定从发布之日起生效。