商务沟通10-13

Chapter10BusinessMemosLEARNINGOBJECTIVESknowthedefinitionofmemos;identifythetypesofmemos;explainthecommunicativepurposesofmemos;choosetheappropriateformattowritebusinessmemos;understandthelanguagefeaturesofmemos.Memorandum,alsocalledmemoorinternalmemo,isakindofsimpleandefficientinternalcommunicationwithinabusinessorganization.商务备忘录(memos)是商业机构内部和企业内部用来联系工作、交流信息和处理一般公务常采用的一种文体。备忘录——“memos”是英文“memorandum”的缩写形式。备忘录一词源自拉丁语“memoro”（提到，想起，涉及）和“gerundivememorandum”（令人难忘）。PRINCIPLESFORLESSONPLANNINGbusinessmemos商务备忘录memosofminutessynopsis会议纪要式备忘录memosoflegaldocuments法律公文式备忘录PRINCIPLESFORLESSONPLANNINGformalmemos正式备忘录simplifiedmemos简化备忘录ClassificationofBusinessMemoshard-copymemos打印备忘录electronicmemos电子备忘录InformativeMemos信息类备忘录通常用来传递或解释公司的政策方针和公告等。作为决策性的文件(decision-makingdocuments)，信息类备忘录的结构和语言必须清楚、简洁。此外，还可以借助一些辅助手段，使所传递的信息更加准确、清晰。RequestMemosPersuasiveMemos交际目的提供记录(offeringrecords)。备忘录用来记录公司制定或修改的规定、决议和政策，便于日后查询参考；传递信息(conveyinginformation)。备忘录还用来将记录的内容传递给相关人员或通报项目进展情况等；提出指示、请求和建议(givingdirection,requestandproposal)。公司的管理者常以备忘录形式传递指令，或就某一计划项目提出建议。LinguisticFeatures简洁性(conciseness)。备忘录的功能和目的之一是为了方便交流，应避免使用冗长、修饰性的文字，做到直截了当、意义明确，便于阅读；准确性(correctness)。备忘录必须以准确的语言表达正确、完整的主题；清晰性(clarity)。备忘录应做到主题突出，层次分明，可读性强。为了清晰地表达内容，有时需附有范例、说明、图示等；LinguisticFeatures礼貌性(courtesy)。撰写备忘录应本着真诚体贴、有礼有节、不卑不亢的态度，以婉转、积极，得当等方法进行写作。客观性(positivetone)。备忘录是一种公务文件，撰写时应注意遣词造句的客观性，避免使用带有个人感情色彩、个人见解的词语，尽量采用中立、客观的语气。Title标题部分备忘录的标题仅为一个词“MEMO”或“MEMORANDUM”，或内部备忘录(InternalMemorandum)，办公室间备忘录(InterofficeMemorandum)，位于首页正中。一般情况下，在印制好的备忘录专用纸张上，标题一般位于公司名称和徽标(logo)下方。Heading开头部分备忘录的开头与标题之间空两行，包括收件人(To)、发件人(From)、日期(Date)和事由(Subject)四部分。格式布局一般采用纵向垂直和横向水平两种。MEMORANDUMTO:FrankConnors,SecurityManagerFROM:JackVictors,SecuritySupervisorDATE:15thMarch,2007SUBJECT:IncidentReport-DamagetoMedicalEquipmentMEMORANDUMTO:FrankConnors,DATE:15thMarch,2007SecurityManagerFROM:JackVictors,SUBJECT:IncidentReportSecuritySupervisorDamagetoMedicalEquipmentMEMORANDUMTO:(readers'namesandjobtitles)FROM:(yournameandjobtitle)DATE:SUBJECT:(specificallywhatthememoisabout)Makesureyouaddressthereaderbyherorhiscorrectnameandjobtitle.Courtesytitlesarenotnecessarybutmakesureyouspelleveryone'snamesproperlyanddon'tuseinformalnicknames.Useajobtitleafteryourname,andhandwriteyourinitialsbyyourname.Thisconfirmsthatyoutakeresponsibilityforthecontentsofthememo.Subject事由事由必须简洁而涵义丰富，应概括主题思想，供读者快速识别其主要意图(intention)，判断应由哪个业务部门处理、与自己是否有关等。事由通常使用缩略形式，不加冠词，没有必要是完整的句子，结尾不加句号；应是详细的、吸引人的、谈话式的(即含有一个动词形式)。Subject:ThreePromotionalItemstoShowcaseatOurNextTradeShow(而不是TradeShow)通常情况下，人们会采用描述型事由，来概括备忘录的主要内容。然而，信息型事由更为详细、具体。DescriptiveStaffTrainingBoardMeetingInformativeProposalforStaffTrainingBoardMeetingtoDiscussDividendIncrease撰写事由可以遵循以下建议：内容不宜过长，能简要表达其主旨即可；以5Ws（who,what,when,whereandwhy）作为线索，谋划和撰写内容；如需要特殊强调，可用大写字母书写。Body正文部分备忘录的正文部分是其主体部分，即信息内容。依据其主题内容，正文部分的篇幅可短至一两句，也可长达几页。如果涉及两个主题，为避免使备忘录过长的话，可将其变成一个报告，并附带一份备忘录进行简要说明。Notations注释部分多数情况下，备忘录最后会附有与内容相关的各种表格、图表等注释，以证实所提供的信息真实、可靠，且言之有据。同时，要提及所附加的附件，并在最后加上一句话以表明附件内容。Attachment(s)/Enclosure:SeveralComplaintsaboutProduct,January,2006如果备忘录由助理或秘书经手的，起草人和助理都应标注他们的姓名缩写。前者以大写字母的形式出现，后者以小写字母的形式出现。EIB:pjcIMK/pjc当备忘录要分发给其他人，或其副本(copynotation)要发送给多名商业伙伴或其他有关当事人，并列举这些收件人的姓名。Distribution:JeffreyJonesC/CC:JeffreyJonesGuidelinesfortheFormatMemoshaveone-inchmarginsaroundthepageandareonplainpaper.Alllinesofthememobeginattheleftmargin.Thetextbeginstwospacesafterthesubjectline.Thebodyofthememoissingle-spaced,withtwospacesbetweenparagraphs.Second-pageheadingsareused,asinbusinessletters.ThesecondpageincludeswhotheMemoisto,thepagenumber,andthedate.ThesenderusuallysignstheMemousinginitials,firstname,orcompletename.除非公司另有具体要求，商务备忘录格式的基本要求并无太多变化；开头部分中“to”,“from”,“date”和“subject”可全部大写，也可以只大写首个字母。这一组词用作标题时，可用冒号，也可不用标点。备忘录所有的内容通常左对齐(theleftmargin)。正文部分，在事由或主题行后两倍行距开始。如备忘录不止一页时，应在第二页左上角标注收件人，日期和页码。JeffreyJonesFeb.26,2002page2……字号、下划线、黑体以及斜体的使用和调整，可以使开头部分和重要信息更加醒目；列举数字序号，可使读者更容易浏览信息。但需要注意的是，列举要符合语法规范；发件人签署备忘录通常使用姓名缩写，或名字，或完整的姓名；需要时，将打字员姓名的首字母写在正文结束空两行的位置；需要时，将附件写在打字员姓名的首字母下面空两行的位置。Seepage121sample10-2ProcessforOrganizingMemosSeepage122table10-1DirectOrderUsethedirectorderinamemothatcontainsgoodnewsforthereceiverorthatmakesaroutinerequest.Presentthemainideafirst,followedbysupportinginformation.IndirectOrderUsetheindirectorderinmemosthatcontainbadnewsorthattrytopersuadethereceiver.Givethereasonsforthebadnewsbeforepresentingthemainidea.Inpersuasivesituations,receiversaremoreapttodowhatyouwantiftheyunderstandthereasonsinadvance.OpeningSegmentBeginwritingyourbusinessmemobystatingtheproblem--thatis,whatledtotheneedforthememo.Perhapsashipmenthasnotarrived,ascheduledmeetinghasbeencanceled,oranewemployeeisstartingtomorrow.Afterstatingtheproblem,indicatethepurposeclearly:Areyouannouncingameeting,welcominganewemployee,oraskingforinputonadoptinganewpolicyaboutlunchhourlength?DiscussionSegmentAsyouwritethebusinessmemo,inthediscussionsegment,givedetailsabouttheproblem,Don'trambleonincessantly,butdogiveenoughinformationford