怎样与上司进行沟通

导言人人都有自己的上司。上至国家上司，下至普通百姓，都是如此。只是人们的叫法不同，有的叫“领袖”，有的叫“老板”，也有的叫“头儿”，总之都是一种人，那就是上司你的人。对你的上司，你可能把它看作自己的朋友，也可能把它看作自己的“敌人”。但是无论如何，你的上司毕竟是你的上司，既然如此，倒不如运用你的沟通技巧，请他站到你的这一边，“化敌为友”，与上司建立良好的人际关系。这样，你们双方都会感到很愉快。向上司请示汇报的程序和要点(一)向上司请示汇报的程序1．仔细聆听上司的命令一项工作在确定了大致的方向和目标之后，上司通常会指定专人来负责该项工作。如果上司明确指示你去完成某项工作，那你一定要用最简洁有效的方式明白上司的意图和工作的重点。此时你不妨利用传统的5W2H的方法来快速纪录工作要点，即弄清楚该命令的时间（when）、地点（where）、执行者（who）、为了什么目的（why）、需要做什么工作（what）、怎么样去做（how）、需要多少工作量(howmany)。在上司下达完命令之后，立即将自己的记录进行整理，再次简明扼要地向上司复述一遍，看是否还有遗漏或者自己没有领会清楚的地方，并请上司加以确认。如上司要求你完成一项关于ABC公司的团体保险计划，你应该根据自己的记录向上司复述并获取上司的确认。你可以说：“总经理，我对这项工作的认识是这样的，为了增强我们公司在团体寿险市场的竞争力（why），您希望我们团险部门（who）不遗余力（how）于本周五之前（when）在ABC公司总部（where）和他们签订关于员工福利保险的的合同（what），请您确认一下是否还有遗漏。”如果上司对你关于目标的理解点头认可了，那么你们可以进入下一个环节。2．与上司探讨目标的可行性上司在下达了命令之后，往往会关注下属对该问题的解决方案，他希望下属能够对该问题有一个大致的思路，以便在宏观上把握工作的进展。所以，作为下属，在接受命令之后，应该积极开动脑筋，对即将负责的工作有一个初步的认识，告诉上司你的初步解决方案，尤其是对于可能在工作中出现的困难要有充分的认识，对于在自己能力范围之外的困难，应提请上司协调别的部门加以解决。比如上例中关于争取ABC公司的员工福利保险合同这个目标，你应该快速的反映行动的步骤和其中的困难。【自检】你所负责方案的可行性和有可能出现的障碍是什么?____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________3．拟定详细的工作计划在明确工作目标并和上司就该工作的可行性进行讨论之后，你应该尽快拟定一份工作计划，再次交与上司审批。在该工作计划中，你应该详细阐述你的行动方案与步骤，尤其是对你的工作时间进度要给出明确的时间表，以便于上司进行监控。【自检】请写出一份关于你的行动方案的的计划书。____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________4．在工作进行之中随时向上司汇报现在，你已经按照计划开展工作了，那么，你应该留意自己工作的进度是否和计划书一致，无论是提前还是延迟了工期，你都应该及时向你的上司汇报，让上司知道你现在在干什么，取得了什么成效，并及时听取上司的意见和建议。5．在工作完成后及时总结汇报经过你和部门同事的共同努力，你们终于完成了这项工作，获得了ABC公司的团险保单，当大家都在兴高采烈地欢庆成功之时，作为部门主管的你仍不应该有松懈的理由。你应该及时将此次工作进行总结汇报，总结成功的经验和其中的不足之处，以便于在下一次的工作中改进提高。同时不要忘记在总结报告中提及上司的正确指导和下属的辛勤工作。至此，一项工作的请示与汇报才算基本结束。千万不要忽视请示与汇报的作用，因为它是你和上司进行沟通的主要渠道。你应该把每一次地请示汇报工作都做得完美无缺，上司对你的信任和赏识也就会慢慢加深了。请填写以下关于向上司请示与汇报的工作单，思考一下你的请示与汇报工作是否做到了尽善尽美？◇如何记录命令要点？________________________________________________________________________________________________________________________________________◇如何制定详细的工作计划？________________________________________________________________________________________________________________________________________◇如何确定工作时间表？________________________________________________________________________________________________________________________________________◇如何根据工作时间表把握工作进度？________________________________________________________________________________________________________________________________________◇如何及时向上司反馈信息？________________________________________________________________________________________________________________________________________◇总结汇报时做到要点突出、层次清楚了吗？________________________________________________________________________________________________________________________________________(二)请示与汇报的基本态度1．尊重而不吹捧作为下属，我们一定要充分尊重上司，在各方面维护上司的权威，支持上司的工作，这也是下属的本份。首先，对上司工作上要支持、尊重和配合；其次，在生活上要关心；再次，在难题面前解围，有时上司处于矛盾的焦点上，下属要主动出面，勇于接触矛盾，承担责任，排忧解难。2．请示而不依赖一般说来，作为部门主管在自己职权范围内大胆负责、创造性工作，是值得倡导的，也是为上司所欢迎的。下属不能事事请示，遇事没有主见，大小事不作主。这样上司也许会觉得你办事不力，顶不了事。该请示汇报的必须请示汇报，但决不要依赖、等待。3．主动而不越权对工作要积极主动，敢于直言，善于提出自己的意见。不能唯唯喏喏，四平八稳。在处理同上司的关系上要克服两种错误认识：一是上司说啥是啥，叫怎么着就怎么着，好坏没有自己的责任；二是自恃高明，对上司的工作思路不研究，不落实，甚至另搞一套，阳奉阴违。当然，下属的积极主动、大胆负责是有条件的，要有利于维护上司的权威，维护团体内部的团结，在某些工作上不能擅自超越自己的职权。与各种性格的上司打交道技巧由于个人的素质和经历不同，不同的上司就会有不同的上司风格。仔细揣摩每一位上司的不同性格，在与他们交往的过程中区别对待，运用不同的沟通技巧，会获得更好的沟通效果。(一)控制型的上司特征和与其沟通技巧1．性格特征◇强硬的态度；◇充满竞争心态；◇要求下属立即服从；◇实际，果决，旨在求胜；◇对琐事不感兴趣。2．与其沟通技巧对这类人而言，与他们相处，重在简明扼要，干脆利索，不拖泥带水，不拐弯抹角。面对这一类人时，无关紧要的话少说，直截了当，开门见山地谈即可。此外，他们很重视自己的权威性，不喜欢部下违抗自己的命令。所以应该更加尊重他们的权威，认真对待他们的命令，在称赞他们时，也应该称赞他们的成就，而不是他们的个性或人品。(二)互动型的上司特征和与其沟通技巧1．性格特征◇善于交际，喜欢与他人互动交流；◇喜欢享受他人对他们的赞美；◇凡事喜欢参与。2．与其沟通技巧面对这一类型上司，切记要公开赞美，而且赞美的话语一定要出自真心诚意，言之有物，否则虚情假意的赞美会被他们认为是阿谀奉承，从而影响他们对你个人能力的整体看法。要亲近这一类人，应该和蔼友善，也不要忘记留意自己的肢体语言，因为他们对一举一动都会十分敏感。另外，他们还喜欢与部下当面沟通，喜欢部下能与自己开诚布公地谈问题，即使有对他的意见，也希望能够摆在桌面上交谈，而厌恶在私下里发泄不满情绪的部下。(三)实事求是型的上司和与其沟通技巧1．性格特征◇讲究逻辑而不喜欢感情用事；◇为人处事自有一套标准；◇喜欢弄清楚事情的来龙去脉；◇理性思考而缺乏想象力；◇是方法论的最佳实践者。2．与其沟通技巧与这一类上司沟通时，可以省掉话家常的时间，直接谈他们感兴趣而且实质性的东西。他们同样喜欢直截了当的方式，对他们提出的问题也最好直接作答。同时，在进行工作汇报时，多就一些关键性的细节加以说明。具有…上司风格的人倾向于…控制型直接下命令，不允许部下违背自己的意志，关注工作的结果而不是过程。互动型亲切友善的与部下相处，愿意聆听部下的困难和要求，努力营造融洽的工作氛围。实事求是型按照自己的行事标准要求部下，注重问题的细节，善于理性思考。你和你的上司已经共事了一段时间，请你判断你的各级上司都是具有何种上司风格的人，思考一下如何与他们更好的沟通？____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________说服上司的技巧对于上司的指示，要认真执行。那么，怎样说服上司，让上司理解自己的主张、同意自己的看法呢？请看以下要点：(一)选择恰当的提议时机刚上班时，上司会因事情多而繁忙，到快下班时，上司又会疲倦心烦，显然，这都不是提议的好时机。总之，记住一点，当上司心情不太好时，无论多么好的建议，都难以细心静听。那么，什么时候会比较好呢？我们通常推荐在上午10点左右，此时上司可能刚刚处理完清晨的业务，有一种如释重负的感觉，同时正在进行本日的工作安排，你适时的以委婉方式提出你的意见，会比较容易引起上司的思考和重视。还有一个较好的时间段是在午休结束后的半个小时里，此时上司经过短暂的休息，可能会有更好的体力和精力，比较容易听取别人的建议。总之，要选择上司时间充分、心情舒畅的时候提出改进方案。（二）资讯及数据都极具说服力对改进工作的建议，如果只凭嘴讲，是没有太大说服力的。但如果事先收集整理好有关数据和资料，做成书面材料，借助视觉力量，就会加强说服力。案例研究A主管：关于在通州地区设立灌装分厂的方案，我们已经详细论证了它的可行性，大概3～5年就可以收回成本，然后就可以盈利了。请董事长一定要考虑我们的方案。B主管：关于在通州地区设立灌装分场的方案，我们已经会同财务、销售、后勤部门