改善组织沟通的途径

改善组织沟通的途径摘要：沟通是影响企业提高经营管理效率的重要因素，但由于组织沟通过程受信息发出者、信息传递渠道、信息接收者等因素的制约，使组织沟通的有效性较差，分析组织沟通障碍形成的原因并找到解决的对策是提高组织经营管理水平的关键。本文将影响组织沟通效果的因素分为主观和客观因素，其中沟通网络因素属于客观因素；情感因素和知识能力因素属于主观因素。在这种分类的基础上分别对其进行改善则有助于提高组织沟通的有效性。关键词：组织沟通沟通渠道知识能力一、组织沟通概述（一）组织沟通概念传播学将沟通分为三大类：人际沟通，大众沟通及组织沟通。其中组织沟通是人力资源管理中最为基础和核心的环节，它关系到组织目标的实现和组织文化的塑造。有人认为组织沟通即是组织中的一成员，将自己的意思传达给另一成员的任何过程；也有人认为组织沟通是一个非常动态的复杂的概念，泛指在组织中发生的通过信息或符号的传递使人的集合体协调起来，实现组织目标和个人目标的过程。不同的情境中使用的组织沟通概念所包含的纬度是有差异的。对组织沟通的理解和测量也是多样的。最为常用的测量组织沟通的工具是KHRoberts和CAO’Reilly开发的组织沟通问卷，该问卷共测量组织沟通的16个纬度，包括信息纬度，如信任、影响、流动、互动的愿望、准确性、概括性、信息把关、信息超载；沟通的方向，上行沟通、下行沟通和平行沟通；沟通的媒介，书面、面对面、电话和其他；以及对组织中沟通的满意度。（二）组织沟通的意义美国著名未来学家奈斯比特曾指出：“未来竞争是管理的竞争，竞争的焦点在于每个社会组织内部成员之间及其外部组织的有效沟通上。”组织是按一定规则和程序为实现其共同目标而结集的群体，组织目标的实现与否取决于组织沟通是否畅通，有效的组织沟通有利于信息在组织内部的充分流动和共享，可以提高组织的工作效率，增强组织决策的科学、合理性。另外行为科学理论告诉我们，组织成员并不是单纯的物质利益追求者，他们同时还有精神层次的需求。比如说对组织（企业）的归属感、荣誉感和参与感，而这一切也都是借助于有效的组织沟通得以实现的。因为只有有效的组织沟通，组织成员的意见、建议才能得到充分的重视；只有有效的组织沟通，组织成员的工作成绩才能得到应有的评价和认可。从企业文化看来，企业文化是企业员工所共有的企业核心价值观，属意识范畴。企业文化的形成有赖于组织成员之间的良好沟通以达成最后价值观的认同。从组织员工心理需求的角度分析，组织沟通对员工心理控制感，心里重要感和心理归属感均有重要影响。所以说，沟通是企业组织管理的灵魂。在信息成为企业第一生产要素的今天，组织沟通越来越受到企业管理者的重视。但是，在管理者充分重视组织沟通的同时，也发现企业的组织沟通存在着较多的问题。因此，组织管理者必须采取有效沟通方式和渠道以实现组织的有效沟通。（三）组织沟通的要素组织沟通的要素是指构成组织沟通的各个因素，通常包括以下几个方面：沟通坏境。这种环境包括组织的整体状况，组织中人际关系的和谐程度，组织文化氛围和民主气氛、领导者的行为风格等。信息的发出者。即沟通的主体，组织中常因回报工作；传达管理制度、日常信息；或者相互了解工作进程，合作需要而进行信息的传递和交换，信息的发出者即是沟通的主体。信息。沟通的内容。根据信息的不同，可分为业务型沟通和情感性沟通。业务型沟通的信息是有关工作方面的，情感性沟通中的信息为与工作不直接相关的其他信息。沟通渠道。沟通渠道是信息流通的路径，信息传递层次越多，信息收到干扰和失真的可能性越大，用时也越长，对沟通效果影响越不利。沟通方式、媒介。沟通媒介传达信息的物质载体，用来满足不同沟通方式的需要。如面对面沟通，会议、谈话、文件、报告、电话等。沟通干扰。组织结构中的层级数目越多，信息的发送者就越有机会对信息进行有意的过滤，导致自下而上或自上而下的信息沟通的失真。当信息超过个体能够分类和使用的量时，个体会有选择的筛选、忽略或者忘记信息，导致有效信息的丢失，降低沟通的有效性。在接受信息时，接受者的情绪感受也会影响到他对信息的解释，阻碍组织沟通的效果。某种程度的沟通恐惧或焦虑也会成为影响沟通的干扰因素。信息接收者。沟通中信息传递的终点，沟通的目的就是让信息准确及时地被信息接受者接收和理解。信息能否被很好地消化执行收到信息接受者的地位、个人利益、知识能力的影响。沟通反馈。信息接受者再接收到信息以后最好给予信息主体一定反馈，来测定沟通是否成功，信息有否发生误解和失误。沟通是否需要重新进行，或者进行一定形式的补充。二、影响组织沟通的因素影响沟通效果的因素主要分为三类：沟通网络因素、情感因素、知识能力因素。其中沟通网络因素属于客观因素；情感因素和知识能力因素属于主观因素。沟通网络因素受硬件因素影响较多，它影响沟通中的通讯质量、信息传播的数量、方向等，主要包括沟通网络中所采用地沟通媒介、沟通渠道、沟通环境三大硬件因素。（一）影响组织沟通的客观因素1、沟通媒介沟通媒介是沟通传达者与沟通接受者之间信息的中介传达物质，用来满足不同沟通方式的需要。沟通媒介可按借助工具的不同分为五类：面对面沟通系统、电话式沟通系统、电子式沟通系统、书写式沟通系统以及复合式沟通。面对面沟通，即沟通双方当面，即时的沟通。常见的如会议、谈话、演说、报告等，它的优点是可以利用肢体语言、声音来增加沟通的效果，并能立即得到反馈，具有双向沟通的好处。书面沟通是以文字为主体的信息传递，较为正式，如文件、报告、信件、书面合同等，它因其正式、法律意义而成为办公中必不可少的一部分，但单纯的文字表达具有单调枯燥的缺点。电话系统的媒介主要是电话信息设备，包括电话交谈、短信、电话会议等。电子式沟通系统较为丰富，它包含多媒体、网络、邮件等先进沟通技术。复合式沟通媒介即同时运用好几种媒介，如在沟通的不同时期来使用不同的沟通方式，来增加沟通的效果和效率。2、沟通渠道企业组织的沟通渠道是信息流通的路径，按照渠道的性质可分为正式或非正式的沟通渠道。正式的沟通一般指在组织系统内，依据组织明文规定的原则进行的信息传递与交流，如下级汇报、文件、公函等。非正式沟通又可视为小道消息的传播，如闲聊、非正式团体会议等。无论是正式沟通渠道还是非正式沟通渠道，他们都对信息传递效果和沟通质量起着很大的影响作用。一方面，渠道的长短会对沟通质量造成影响，信息在组织内部都需要沟通渠道的层层传递，渠道过长会导致信息层层失真，渠道过短可能会传递过多无效信息而导致信息量过大，耗费时间、人力，或者造成终端人员无法知晓信息等后果。另一方面，渠道对信息传递的丰富性和准确性会有所影响。丰富性强说明信息传递量大，准确性高代表所传递的信息更为直接、正式、清楚明确。3、沟通环境沟通环境是指沟通过程中的周围环境和条件，它涉及沟通时间的长短、沟通场所的条件，甚至温度、光线和色彩等外在的因素。良好的沟通环境中，沟通场所要大小适宜，无噪音和干扰物，座位舒适，视线开阔，光线、温度适宜。（二）影响组织沟通的主观因素1、情感因素情感因素包括两方面：人际关系和信任。人际关系多指个人对他人情感上的亲近或疏远，而信任是指对他人工作能力方面的认知。（1）、人际关系即信息发送者与接受者之间地交情状态，它会影响沟通的效果。如两者之间关系亲密，则双向沟通会更为频繁，沟通会更为直接。在上下级沟通中，如果上下级关系和谐，他们更喜欢用非正式的渠道来解决非常规工作问题，因为这样的方式更为及时有效。研究证明无论在上下级沟通还是在同级通讯中，关系亲近的双方更可能同时选取几种沟通方式进行沟通，有利与沟通过程中地信息传递数量和传递速度，也有利于及时地接受和反馈，关系地疏远则产生反面地效果。（2）、信任情况信任是基于对他人正直、能力、承诺、开放性的评价，沟通只有在信任的基础上，才会积极响应，并竭力对沟通中的信息加以吸收和消化，进而提升沟通效果。不信任会导致接收者怀疑信息的真实性，从而产生沟通障碍，消极执行，甚至拒绝沟通。2、知识能力因素知识能力因素是指信息发出者和信息接收者的知识能力，他们对信息的理解和传达方式受到知识能力的制约，一般来说，知识能力较高的成员对信息的表达和把握较好，信息沟通质量也越高，反之亦然。知识能力对沟通的影响主要包括：一是认知性障碍，对信息的接受和处理受到认知能力的限制而形成沟通障碍；二是语言性障碍，语言上表达不清引起歧义，或因专业术语的不理解导致沟通失误；三是文化水平限制，信息发出者与接受者如果在教育背景、知识水平方面存在差异，会导致无法准确理解对方所传递的信息。三、改善组织沟通的途径（一）、改善影响组织沟通的客观因素1、沟通媒介、方式的多样化企业的沟通最常见的是书面报告及口头传达，但前者最容易掉进层层评报、文山会海当中，失去沟通的效率性；而后者则易为个人主观意识所左右，无法客观地传达沟通内容。企业开始为沟通不良所苦恼时，就应该采取不同以往的沟通方式进行改良。比如沟通效率过低，就应考虑设立专司沟通的部门，如沟通欠缺建设性，就应该反省企业内部教育是否滞后不前。目前，大多数企业的组织沟通还是停留在指示、汇报和会议这些传统的沟通方式上，它们不能顺应社会经济的发展、组织成员心理结构以及需求层次的变化，而应采用因人制宜、因时制宜的有效沟通方式。从而使得组织成员的精神需求不能得到充分满足，譬如：它们自我价值的实现和对组织的归属感、集体荣誉感和参与感的满足。2、疏通沟通渠道企业与员工的立场难免有不能共通之处，只有善用沟通的力量，及时调整双方利益，才能够使双方能更好地发展，互为推动。在国内许多企业，沟通只是单向的，即只是领导同下传达命令，下属只是象征地反馈意见，这样的沟通不仅无助于决策层的监督与管理，时间一长，必然挫伤员工的积极性及归属感。所以，单向的沟通必须变为双向的沟通。双向沟通的方式有许多种，其中的关键是领导层尊重下属员工的意见表达，切忌公开批评，即使员工所提建议不能被采纳，也要肯定其主动性。如果建议可行，则要公开表扬，以示鼓励。作为一个组织，要充分考虑组织的行业特点和人员心理结构，结合正式沟通渠道和非正式沟通渠道的优缺点，设计一套包含正式沟通和非正式沟通的沟通通道，以使组织内各种需求的沟通都能够准确及时、有效地实现。定期的领导见面和不定期的群众座谈会就是一种很好的正式沟通渠道，它也能切实的解决上述存在的问题。领导见面会是让那些有思想有建议的员工有机会直接与主管领导沟通，一般情况下，是由于员工的意见经过多次正常途径的沟通仍未得到有效回复。在非正式沟通渠道方面，大多企业也同样存在着类似的问题。它们不是利用现有的资源、技术条件及时有效的对沟通渠道进行改进和完善，从而使得一些非正式渠道显得过于呆板和陈旧，同时也不易控制。现代企业近年来采用的郊游、联谊会、聚会等形式未尝不是非正式沟通的良好方式。这些渠道既能充分发挥非正式沟通的优点，又因它们都属于一种有计划、有组织的活动而能够易于被组织领导者控制，从而大大减少了信息失真和扭曲的可能性。同时随着社会科学技术的进步，电子网络技术也已被引介于组织的沟通领域。这正是组织沟通领域的变革和飞跃。电子网络因其快速、准确的特点，极大地提高了组织沟通的效率。另外，网络也因其虚拟性这一特点，为非正式沟通提供了良好的沟通平台。一些企业和组织相继都在自己的网站设立了论坛、BBS公告等多种非正式的沟通渠道。在这些渠道当中，组织成员的沟通一般是在身份隐蔽的前提下进行的。所以，这些沟通信息能够较为真实的反映组织成员的一些思想情感和想法。对于组织领导者来说，掌握了解这些信息资料对他们日后的管理沟通也是大有裨益的。3、改善沟通环境不难理解，组织沟通总是在一定环境下进行的，沟通的环境是影响组织沟通的一个重要因素。这种环境包括组织的整体状况，组织中人际关系的和谐程度，组织文化氛围和民主气氛、领导者的行为风格等。组织中和谐的人际关系是优化沟通环境的前提。平时组织领导者可以多开展一些群体活动（球赛、观看演出、聚餐等），鼓励工作中员工之间的相互交流、协作，强化组织成员的团队协作意识。这些措施一定程度上都能起到促进人际关系和谐的作用。另外，组织成员之间也应相互尊重差异，促进相互理解，在