模块六信息调研与沟通协调

出版社社文分社秘书理论于务实1模块六信息调研与沟通协调第一部分企业信息收集【知识目标】掌握秘书信息工作的基本要求。了解秘书收集信息的范围和方法。掌握秘书调查研究的特征、原则。熟悉调研课题的选题原则。【能力目标】能够根据需要，按照工作程序处理信息。能够根据调研目的选择最适宜的调研方法。能够制定具体的调研计划。能够设计问卷调查表。出版社社文分社秘书理论于务实2第一单元调研的前期准备调研的前期准备工作主要包括选择调研课题，确立研究假设，选择调研对象，知识、技术、组织的准备，拟定调查计划等。一、选择调研课题确立调研课题是调查研究的第一要素。在开始调研之前，首先要充分理解这次调研的动机、意图和任务，搞清楚要调查什么、研究什么，准确、恰当地选择调研课题。出版社社文分社秘书理论于务实3（一）调研课题的类型调研题目可以从领导意图中确定，可以从中心工作中确定，可以从原始信息中选定，还可以从群众反映中确定。具体来说，调研课题主要有以下类型：1.现实性课题现实性课题是针对当前急需解决的现实问题所拟定的调研题目。秘书辅助领导工作，可以围绕领导在各个时期的中心工作、围绕领导制定和贯彻执行决策而确立调研题目，也可以从突发性、临时性的具体事件或一些被遗漏的问题中寻找调研题目。现实性课题是秘书调研课题的一个重要方面。出版社社文分社秘书理论于务实42.预测性课题当今的时代是一个急剧变革的时代，新理念、新事物层出不穷，管理的宏观与微观环境都可能瞬息万变，这种时代的变化必将导致领导对预测性信息的强烈需求。秘书可以通过选择预测性题目，对本单位未来的发展趋势、行业的发展规律、新事物、新产品产生的条件及其社会或市场接收的程度等出版社社文分社秘书理论于务实53.战略性课题战略性课题是指对全局较长时期内的工作有指导意义的带有开放性的问题。战略计划属于长远规划，是针对较长的一段历史时期而言的，也是针对一个单位的全局而言的，要做战略计划，需要战略性课题做基础，这类题目内容比较复杂，涉及面广，政策性强。出版社社文分社秘书理论于务实6（二）调研课题的选题原则调研课题的选择要考虑多种因素，一般来说要综合考虑是否具备必要性、可行性、创造性和适当性。1.必要性必要性指调研课题要能够满足社会现实或理论研讨的迫切需要，紧密联系工作实际，以本职工作中遇到的新情况、新问题、新动向，特别是事关全局、领导关注、大家关心的一些热点、难点、重点问题作为首选。绝对不能凭空想象，闭门造车。出版社社文分社秘书理论于务实72.可行性可行性指选题要考虑调查研究的主客观条件，选择一些经过努力就能够实现的课题。“可行”一是指问题已经有了科学解决的可能性，二是指具备了解决的物质基础和政治、经济、文化等社会条件。出版社社文分社秘书理论于务实83.创造性创造性指调研课题要有新意，能够提供新知识、新方法、新观点，或是能够解答某“空白”领域中的问题。要选他人没有研究或研究较少、研究不深的题目。出版社社文分社秘书理论于务实94.适当性适当性指两个方面的适当。一是指调研课题要与调研人员的研究能力相适应，也就是说调研课题的范围大小、内容多少、难易程度等要与调研人员的能力水平、调研队伍相适应，切勿提出过大或过小、过深或过浅的调研课题。二是看物质条件是否适当，主要是费用是否合适，否则，调研工作进展到一定程度而不能进行下去，令人惋惜。出版社社文分社秘书理论于务实10二、确立研究假设研究假设是在调查研究实施之前，依据一定的科学理论或事实，对所研究的问题做出推测性的判断和解释。这种推测性的判断和解释，对调查研究能够起到指导作用。例如，可以指导调查研究的资料收集工作和分析工作，可以指导调研者对于新知识、新理论的探索等。有了研究假设，实际的调研工作方向会更明确，思路会更清楚，使调研少走弯路和错路。研究假设的提出主要有以下途经：出版社社文分社秘书理论于务实111.从实际经验中推出研究假设这是研究假设最主要、最直接的来源。实践出真知，实践经验越丰富，掌握的实际素材越多，越容易提出合理的研究假设。个人的知识、经验毕竟是有限的，秘书要注意向有经验的人学习，征求他们对问题的看法，群策群力，从实际经验中推出研出版社社文分社秘书理论于务实122.从原有理论中引申和发展理论的主要功能之一就是揭示客观事实，在调查研究新情况、新问题时，应特别注意运用原有的理论研究成果，从原有理论框架中引申和发展出新的研究假设，在这方面，借鉴、移植相关学科的研究成果往往能收到好的效果。出版社社文分社秘书理论于务实133.靠直觉和猜测当调查的问题前人不曾或很少涉猎，而原有的理论又不能给出令人满意的证明时，就要靠直觉和出版社社文分社秘书理论于务实14三、选择调研对象调研对象的选定，与调查研究的结果关系密切，会直接影响到调查研究结论的科学性。根据调研对象，调查可以分为普遍调查、抽样调查、典型调查、重点调查、个案调查，等等。出版社社文分社秘书理论于务实15（一）普遍调查普遍调查简称普查，又叫全面调查，指对总体对象中每一个具体的单位无例外地进行调查。普遍调查的优点是能全面了解调查内容，直接取得比较接近实际的材料，准确度高，误差较小。缺点是由于涉及范围广，调查工作要耗费大量的人力、物力和财力，又有时间的要求，容易造成对有些情况了解得不深不细。它适用于重大的基本情况调查，如全国人口调查等。出版社社文分社秘书理论于务实16（二）抽样调查抽样调查是根据调查的目的和任务要求，从若干单位组成的事物总体中，抽取部分样本单位来进行调查，用所得到的调查数据来推断总体。抽样调查是用个别去说明一般、用部分去说明整体的方法，是一种重要的、科学的非全面调查方法。出版社社文分社秘书理论于务实17（三）典型调查典型调查是从总体或不同类型的对象中有意识地选择个别有代表性的单位进行深入细致的调查，从中得出具有普遍意义的结论。典型调查也是一种非全面调查，其调查结果用来推断、推广到总体或同类对象。出版社社文分社秘书理论于务实18（四）重点调查重点调查是对调查对象总体中部分起主要作用的对象进行调查，然后把调查结果推及其他一般单位。重点调查也是一种非全面调查，调查的对象可能数目不多，但在调查总体中举足轻重，调查的特征量占整个调查总体的绝大部分比重，能够反映调查对象总体的基本情况、特征和主要发展变化趋势。重点调查主要适用于那些反映主要情况或基本趋势的调查。例如调查我国彩电生产情况，可以把“中国彩电之王”长虹集团作为重点调查对象。要了解我国汽车工业的生产情况，只要对全国几个重点汽车制造企业，像第一、第二汽车制造厂及北京、上海、重庆等汽车集团公司进行调查，就可获得反映汽车制造企业基本情况的必要资料。出版社社文分社秘书理论于务实19（五）个案调查个案调查是对特定单位、个人或事件进行的调查，调查目的在于了解特定对象本身的情况。个案调查的调查目标比较单一，针对性强，主要用于社会的反常个体或新生事物，侧重于调查其存在状况和社会背景。例如对农民工生存状况的个案调查。出版社社文分社秘书理论于务实20四、知识、技术、组织的准备（一）知识的准备在调研之前，调研人员必须尽可能多地掌握所要调研问题的相关知识。知识准备一般从三方面来做：一是学习掌握与调研主题有关的上级政策、制度等文件，做到心中有数，如果在调查中发现实际情况与文件的规定不符，就可以把它作为重要内容进行研究，提出新的建议；二是收集文献资料，查阅有关研究成果和报刊资料，吸收他人成果，避免无效劳动；三是掌握相关的自然科学和社会科学知识。出版社社文分社秘书理论于务实21（二）技术的准备一些专业性较强和技术要求较高的调研课题，在调研开始前要做好调研人员的技术培训，以使调研活动能够顺利进行，避免出现失误或安全事故。（三）组织的准备一般调研活动涉及人员比较多，需要在调研开始前组成调查组，调查组人员根据调查任务和范围做好分工，组长要做好整个调查过程中的沟通与协调，以便顺利地落实调研任务。如果调查研究涉及到几个部门，应该有相关部门的领导参加，以保证调查工作的顺利进行。出版社社文分社秘书理论于务实22五、拟定调研计划即在总揽调研工作全过程的基础上，设计好具体的调研步骤。调研计划是准备工作的最后一个环节，是进行调查工作和研究工作的依据，也是各调查者互相协调的依据。计划制定得越周密、越细致，调查工作和研究工作的开展就会越顺利，出现的问题就会越少。出版社社文分社秘书理论于务实23（一）调研计划的内容（1）调查研究的指导思想、目的和要求。（2）调查研究的具体内容。（3）调查的对象。（4）调查的方法。（5）调查的步骤和进度。（6）调查人员的具体分工。（7）对调查人员的纪律规定。（8）其他有关事项。出版社社文分社秘书理论于务实24（二）调研计划的拟写调查计划一般包括标题、正文、落款及日期三部分。1.标题标题可以写单元素“调研计划”，也可以用双元素标题“××事情的调研计划”。出版社社文分社秘书理论于务实252.正文正文由前言、主体、结语3部分组成。前言用简短的文字说明调研的目的和要求，调研的指导思想，调研的时间安排等；主体是调研计划的核心。要明确交代调研的具体内容、调研对象、调研的步骤和进度以及采取的措施、具体要求等。结语一般强调调研纪律及其他有关事项，也可以没有结尾，自然结束。3.落款及日期出版社社文分社秘书理论于务实26第二单元调研方法的确定调研目标的实现依赖于恰当的调查研究方法，秘书人员要选择最适宜的调查研究方法，查明事实的真相，找出问题的本质，缩短调查周期，提高工作效率。调查研究的方法主要有观察法、问卷法、访谈法、文献法、会议法、统计法等。出版社社文分社秘书理论于务实27一、观察法（一）含义观察法指通过直接观察取得第一手资料的调查方法。观察法侧重于观察调查对象的外观、形态或变化特征及过程，由调查人员到各种现场进行观察和记录。例如进行市场调查可以直接到商店、订货会、展销会、消费者比较集中的场所，借助录音机、照相机等，观察记录有关信息。有时调查对象因为各种原因拒绝访谈，只能采用观察法来弥补缺陷。出版社社文分社秘书理论于务实28（二）运用观察法的要求在运用观察法进行调查时，要按照以下要求去做。（1）观察要全面，应尽量从多方面、多角度、多层次进行观察，要密切注意各种细节，不遗漏偶然事件。（2）调研者不能被表面现象所蒙蔽，观察是一种积极的思维过程，要开动脑筋，把观察对象与已知的现象或过去的经验甚至某种理论有机地联系起来，这样观察的结果才会有意义。出版社社文分社秘书理论于务实29（3）要做好观察记录。记录的原则是“能记尽记”，把所有细节完完全全地记下来。记录的方式有三种：一是同步记录，或称为现场记录，这是最理想的记录方式，可以避免事后追记的不完整。现场记录时要注意专心地观看和聆听，寻找人们谈话的主要用词。二是事后追记，当场公开记录有时容易引起观察对象的不自然甚至反感，有时还会发生突发事件，所以很多观察的同步记录难以实现，就要采用事后追记，在离开现场之后，立即记录详细情况。三是卡片记录，用预先设计并制作好的观察卡片或表格进行记录。出版社社文分社秘书理论于务实30出版社社文分社秘书理论于务实31出版社社文分社秘书理论于务实32二、问卷法（一）含义问卷法指以设计统一的问卷、由被调查者填写问卷答案的方式向被调查者了解情况并收集信息的方法。问卷法常用于较大规模的抽样调查。按问卷发放途径的不同，可分为当面调查、邮寄调查、电话调查等方式。出版社社文分社秘书理论于务实33（二）问卷的设计问卷是为了达到调查目的和收集必要信息而设计好的一系列问题。问卷设计的质量，直接影响到问卷调查的回收率、有效率以及被调查者的回答质量，因此，对问卷的设计应给予足够的重视。出版社社文分社秘书理论于务实341.问题设计的基本要求提出哪些问题，如何表述问题，使被调查者能理解问题和回答问题，关系到与被调查者能否有效沟通，进而影响整个调查的成败。问题设计的基本（1）考虑被调查者的特征及心理特点，提问要讲究艺术，有趣味，使被调查者愿意回答提问。出版社社文分社秘书理论于务实35（2）问题应简洁易懂，切忌模棱两可或难以理解。不使用被调查者陌生的，过于专业化的术语。（3