HR入职、离职、异动流程培训课件

入职、异动、离职流程培训人力资源信息系统与共享服务中心目录一、流程概况二、系统登陆方式三、简历录入与管理四、入职申请流程五、异动申请流程六、离职申请流程七、流程数据与PS对接同步一、流程概况简历录入入职申请异动申请离职申请离职签收PS异动入职离职OA对象：参加面试的候选人候选人确定后，要求其登陆网站进行填写，不具备上网条件的由招聘人员代为填写，是入职申请的前提条件,面试时打印让面试者签字发起人：负责招聘的HR面试通过，确定录用后进行入职流程申请发起人：转出方HR员工有异动申请时，由转出方HR填写异动申请发起人：员工、HR主动离职由员工发起、被动离职或由于特殊原因员工无法填写的由HR代为填写离职审批完成后自动进入签收交接阶段二、系统登陆方式简历录入与管理：简历管理：无网络限制三大流程申请：（专线用户）(VPN用户)公司网络公司内部网络，稍后我们将开放VPN方式三、简历录入简历标签招聘职位查看标签新录入人员点击创建简历已录入人员，输入身份证号和姓名可进行简历查看和修改更新创建简历后72小时内可进行修改更新，超过后无法修改三、简历录入---简历创建有*的字段都为必填项，完成以上三步信息录入后，即可完成简历录入三、简历录入—简历管理演示流程发起审批入口流程发起审批入口1.任务列表可以看见最近需要处理的流程2.我的工作区下面可以发起流程、查阅和管理我发起和处理的流程四、入职流程申请发起人部门负责人HR部门负责人BU负责人收文人有+的地方都可手动增加审批节点1、入职前一定要确认该入职员工的简历已经录入至简历库2、部门负责人之前增加的审批节点无法查看薪资数据3、发起人填写的薪资若再审批中被审批人修改，则薪资数据不会自动同步至PS，需入职后由薪资专员线下确认后再在PS中维护更新。4、对于重新雇佣的人员，入职流程审批完成后，不会自动进入PS，需要人事专员手动在PS中做重新雇佣四、入职流程申请---入职人员查找•1四、入职流程申请---入职职位查找应聘职位字段中，查找确定该入职人员入职的职位点击查询按钮四、入职流程申请---入职信息录入1.选择了应聘职位后，会自动带出该职位的相关信息，若有信息不正确请联系HRIS，直接汇报人若不正确可自行修改；2.选了应聘职位后，出了带出相关信息，还会带出相应的审批链3.编制数和现任人数相等的时候流程不能发起（超编）四、入职流程申请---审批人设定1.固定节点是系统规定，无法删除略过2.如果固定节点无法满足审批要求，可以在固定节点之间添加审批人员3.固定节点和增加的审批人员不能超过10个演示五、异动申请流程发起人转出方部门负责人转出方BU负责人转出方HR负责人接收方HR有+的地方都可手动增加审批节点由发起人指定1、由于异动流程还夹杂着外派流程，对于有外派的异动人员，需要在节点后添加张维兵和陈淑红二位领导审批。2、对于异动前薪资，输入的金额必须与PS中的一致，否则无法发起流程3、若员工同时具有异动和外派两种情况，外派被拒绝后，不影响异动流程的审批4、异动后的薪资组和社保组需要接收方HR手动维护更新5、异动前的审批人员无法看到异动后的员工信息五、异动申请流程1.选择了人员数据，该人员的相关信息自动带出2.异动信息选择不同选项所填表单和审批连均不一样3.是否为财管/物业或其他、是否同商场内部之间调动的选择也影响相关审批链五、异动流程申请1.异动信息选择了“调动”，则需要指定异动后HR（该节点为固定节点），在审批中，该节点的审批人还需要填写异动后信息表单，并指定之后的相关审批人2.异动前审批环节不能超过10个，异动后的审批环节不能超过15个演示六、离职流程申请员工/HR直接主管HR面谈人签收阶段有+的地方都可手动增加审批节点IT签收人办公室签收人业务部门签收人办公室签收人离职签收1、离职日期尽量以流程上填写的为准，在审批通过过后，出现特殊情况需要更改离职日期的，请至PS中更改2、不要出现PS中已新增了离职记录，又发起离职申请流程的情况3、签收人是并列进行、不分先后，签收结束后，HR才会办理离职确认手续收文人六、离职流程申请六、离职流程申请六、离职流程申请---离职签收1.离职签收交接审批会在离职流程HR面谈人审批完成后进行2.HR面谈人审批后，该离职数据就会自动回写进PS系统做预离职处理3.离职交接会先业务部门、IT、办公室、财务四个部门同时签批（会签），该4个审批只有同意权，没有加签、转签、拒绝权限4.会签后流程回到HR相关人员处做最后审批，该人员有加签、转签、拒绝权限5.交接审批的时候可以发送邮件催促离职人员来做相应交接和物品归还手续PS部分流程与PS的接口——入职流程•每天晚上，接口程序会将当天审批完成的入职流程数据同步至PS；•入职流程会有6个部分被同步：员工个人信息，员工职务数据，员工紧急联系人，员工教育经历，员工工作经历，员工照片；•允许手动在PS中创建新员工信息，若在通过接口写入PS时，PS中已存在相关数据（以身份证号判定），不允许覆盖PS中数据，接口报错返回信息；•员工职位在流程发起时若为手动输入文本，接口仅将个人信息，紧急联系人信息，教育经历，工作经历，员工照片写入PS，无法将职务数据信息写入PS，接口返回信息；•当流程中职级和试用部门被修改时，接口仅会按照PS中职位上原本设置的职级和部门写入；•薪资组，社保组，录用日期为空时接口报错；流程与PS的接口——离职流程•每天晚上，接口程序会将当天完成离职面谈审批的流程数据同步至PS；•接口程序仅离职员工的主要职务；•触发接口程序时，PS会验证该员工最大一条生效日期上的员工状态：1).若此时员工状态为无效，数据不能流入PS系统，返回错误信息；2).若此时员工预计离职日期小于该员工PS中最大一条生效日期，数据不能流入PS系统，返回错误信息；3).若此时员工状态为有效，且员工预计离职日期大于等于该员工PS中最大一条生效日期，数据正常通过接口进入PS；流程与PS的接口——异动流程•每天晚上，接口程序会将当天完成异动流程审批的数据同步至PS；•接口写入两部分数据：员工异动人事数据，异动薪酬数据；•薪酬按照默认薪酬5项写入PS，若审批过程中有审批意见，仍然按照流程表单中5想数值写入PS，由薪酬部门按照审批意见自行在PS中拆分调整；•薪资组社保组不写入PS，沿用之前的数据，由薪酬专员自行进PS修改；•触发接口程序时，检查员工的职务数据最大生效日期：1)在岗位生效日期当天，员工职务数据上已经有以上操作中任意一条时，进程默认为已经在PS中创建异动信息，OA审批结果不写入PS，报错；2)当岗位生效日期小于员工职务数据已存在的最大生效日期时，OA审批结果不写入PS，报错；如何检查流程自动同步后的结果？路径：主菜单》红星美凯龙企业应用》与OA系统数据同步》OA流程同步至PS系统的数据查询选择员工所在业务单位选择员工所在部门勾选该项后可查看所选部门以下子部门包含的结果选择想要查看的日期范围分为入职，离职，异动三种类型可定义想查看何种状态下的结果•带*号的条件为必填；•该页面搜索结果已经通过安全性控制，搜索的结果仅为自己账号权限下能查看的结果；如何检查流程自动同步后的结果？入职流程同步结果查询同步状态分为成功，部分错误，错误三种：1）成功状态说明流程中的数据均正常进入系统；2）部分错误说明流程中个人信息成功同步，已经为员工在PS中创建了ID号，但有部分信息没有正确同步，可通过消息列查看错误信息；3）错误说明员工个人信息没有正确同步，员工在PS中ID号没有创建；如何检查流程自动同步后的结果？入职流程同步结果查询•若同步数据状态为成功——说明在简历库与OA流程中已填写相关数据成功在PS中被创建；仅表示在简历库与OA流程中已填写的数据同步成功，但未填写的部分信息不作为判断同步是否成功的条件。例如：简历库中未上传照片，同步时其余信息同步成功，结果仍显示为成功如何检查流程自动同步后的结果？入职流程同步结果查询部分错误说明个人信息同步成功，PS中员工ID已创建；常见部分错误状态错误基本分为几类：1.职位选择错误：表示在流程发起时填写的职位号码有误，或者为手动输入文本——此种状况请至PS中添加雇佣实例处为员工手动添加雇佣职务数据；2.教育经历错误：表示简历库中教育经历填写有误，可点击详细信息查看详细错误信息——此种状况请至PS中教育经历页面为员工添加教育经历信息；3.工作经历错误：表示简历库中工作经历填写有误，可点击详细信息查看详细错误信息——此种状况请至PS中过往工作经历页面为员工添加工作经历信息；4.紧急联系人错误：表示简历库中紧急联系人信息填写有误，可点击详细信息查看详细错误信息——此种状况请至PS中过往紧急联系人页面为员工添加紧急联系人信息；5.照片错误：表示简历库中紧急联系人信息填写有误，可点击详细信息查看详细错误信息（PS仅能接受JPG格式照片）——此种状况请至PS中员工照片页面为员工添加照片；如何检查流程自动同步后的结果？入职流程同步结果查询若同步数据状态为错误——说明同步过程中员工个人信息未同步成功，PS中员工ID未创建；出现错误状态时，可点击详细信息查看具体错误。常见导致错误状态的原因有：1.员工身份证号码已存在——造成此种状况的原因可能是该员工为重新雇佣，或者已经有人在PS中手动创建了员工的录用信息；2.民族错误——简历库中民族填写错误；如何检查流程自动同步后的结果？离职流程同步结果查询离职流程同步状态分为成功，错误两种；涉及字段为离职生效日期，离职操作，离职操作原因如何检查流程自动同步后的结果？异动流程同步结果查询异动流程同步状态分为成功，错误两种；涉及字段生效日期，薪资生效日期，试岗期结束日期，异动操作，异动操作原因，职位，直线汇报人，薪酬点击详细信息，可查看写入PS的5项薪酬值FQA流程审批中出现联系管理员的情况：如遇此情况，请联系IT，处理相关流程审批人FQA固定审批节点未有审批人：如遇此情况，请联系IT，维护相关HR审批人和BU负责人FQA入职流程部门负责人未有审批人（部门负责人一般由系统自动带出）1.在流程发起的时候指定部分负责人2.联系HRIS相关负责人，维护相关部门的部门负责人