怎样做好离职交接

一个企业的HR问我：我们企业人员流动频繁，员工离职后，经常会出现工作交接不到位，造成工作断档或遗漏失误的情况，问我怎么办？这种问题是一个普遍的现象，员工离职后不断打电话了解情况的比比皆是，好一点的，已离职人员和单位关系不错，告诉你，关系差一点的，工资已结算，哼哈两句挂掉电话，企业自己头痛。为什么产生这种情况？说开来还是公司的基础工作不扎实，不知道如何做工作交接。大部分企业的员工离职交接，都是离职员工拿一张《工作离职交接表》，和接手人员办工作交接，然后到各部门去签字，签字手续完成可以离职，谨慎一点的企业，会等一个月后结算工作，期间有问题再电话联系解决，很多企业都是这样做的。但是这种交接方法是有问题的，我们知道，员工一旦确定离职，往往心已经开始浮躁，很多员工已静不下心来，总想着快速交接离职。而对于接手人员往往是一些新员工，这些新员工对这个岗位工作是不清楚的，只能是别人交什么，自己接什么。到底是否有该交的没有交？自己并不清楚，而且有许多工作是阶段性的，工作交接后在短期内可能不用作业，等一段时间后，要作业了才发现有问题，而再和原工作人员联系，其或者不再理睬，或者已说不清了。有的HR会说，工作交接时其主管在干什么，为什么不认真审核？实际上我们想一下，也明白，一是主管是否什么事都知道（很多情况下主管只是知道大的方面的工作，而一些具体的工作并不清楚）？二是主管审核时是否这么多事都能想的起来？因此上把这些责任推到主管身上是不适宜的，也是不负责任的。好的管理一定是傻瓜式的，越简单、越直接明了最好，而不是靠某些人的努力。我让这个HR根据公司的岗位设置，针对每个岗位的职能和工作特点编写一份《岗位工作交接指导表》，明确每个岗位工作离职要交接的内容、交接的方法、交接人。如采购人员离职，交接双方要共同和每一个供应商进行对帐，三方书面确认，防止出现采购产品与货款不清的问题发生；对每一份未履约完成的采购订单除三方确认采购产品等事项外，还要书面明确订单中执行的问题，期间处理约定等事项，……针对采购人员的每项工作进行风险分析，明确交接方式，并由采购主管、财务、库房等各相关岗位进行评估确认，形成规则。一旦采购人员提出离职，HR就可以让采购人员按《采购岗位工作交接指导表》进行逐项的交接工作准备，准备完成再开始办理交接，按指导表约定逐项进行交接确认，这样下来一般不会再出现类似工作交接遗漏的问题，可以降低交接风险。而且这样对要离职的人员也很明确，知道自己如何才能快速离职，不会再产生慌乱，也不会再一点点的挤牙膏。另外我告诉HR，如何你想最快、最清晰的办好工作交接，还有一项工作要做，就是做各岗位的工作管理。我让她把员工电脑的电子文件存放进行规范化，每个人都只设立四个文件夹，第一文件夹是“管理文件”文件夹，存放和岗位相关的管理制度、标准、规范、记录表单、标准模板（如合同模板）等公司正式执行的文件；第二文件夹是“工作档案”文件夹，存放所有在工作中成型、提交的工作报告、报表各种有存档备查和再利用价值的文档；第三文件夹是“日常工作”文件夹，存放在日常工作中各部门相互传递的文档资料、自己在工作中随时产生的工作文档。一般工作中产生的文档都放在此文件夹，而一旦某项工作文档正式完成或提交后，则转存到“工作档案”文件夹；第四文件夹是“参考素材”文件夹，放置下载的各种参考资料等；如果公司允许，也可以设一个第五文件夹，放置个人的一些私密文档。这样每个员工的大文档结构都是一样的，一旦离职，我们只需要去关注第一、第二文件夹即可，而不用再一个个的在日常工作文件夹中去寻找。而对于员工只要定期对第一、第二文件夹进行规范整理，文档检查，就可以保证有价值的文档，能很容易找到，而不会自己都找不到了，如果做的再细一点，能形成细化的文档目录检索，基本每个人都可以成为一个比较合格的档案管理员了。我以前在曾在一家港资企业做总经理助理，有一项工作，是管理公司重大投资项目的所有合同，有几十份，项目各种协议很多，而且合同金额都很高，少则也要几百万，合同执行与付款都是分批的，而且合同执行中总会有这样哪样的问题，但是我离开公司时，这项工作交接，我用了不到十分钟。原来，我在工作中，为了保证每项合同的执行清晰，我为每一份合同都建立了一份执行档案，对合同执行中的每一个环节进行登记，哪一天签的合同，什么时间付过款？付给谁了？发票是否给了？在执行中出过什么问题？当时是如何处理的？还有什么遗留问题？还有多少金额没有支付？等等，每一项都记的清清楚楚，谁来了一看都明白，下面的合同续接根本不会出现说不清的问题，财务等几个相关者同时一核对完事。工作交接做的好不好，不是离职手续的问题，而是日常管理基本功是否扎实的问题，如果我不对合同做日常记录，我想我交接时，接手人是不可能全搞明白的，如果想搞明白，恐怕没有半个月的核对，都完不了。相亲聊什么版权所有，转载请保留出处。谢谢支持！