考勤机软件使用说明书

亚圣考勤机管理系统说明书一系统简介二考勤机使用介绍三软件说明1、操作入门2、考勤机管理3、人事管理4、考勤设置5、考勤统计6、数据管理7、系统一系统简介本系统主要由考勤终端和考勤软件两部分组成，考勤终端集成了发卡机、读写器和数据传输终端，可以脱离微机单独使用；其大容量、高可靠性的存储能力，足以应付人数众多的单位使用；高度集成、功能强大的考勤软件让原本枯燥、繁琐的考勤管理变得轻松、愉快。1、YS—100APro考勤机主要功能：(1)使用射频卡作为考勤卡，先进可靠。(2)可存储24,000条考勤记录及2，500个员工档案，记录自动刷新。(3)存满报警功能。(4)非法卡报警功能。(5)数据清除功能。(6)数据恢复功能。(7)机器号设置功能。(8)自动时钟、走时精确。(9)大屏幕液晶显示。(10)RS-232/485接口。(11)实时考勤功能。2、YS—200A考勤机主要功能：（1）采用125KHZ感应卡作考勤卡,坚固耐用,读卡距离5-10cm。（2）每次考勤只用0.6秒。（3）存储50000条考勤记录。（4）单机可允许5000名人员使用。（5）实时考勤功能,考勤数据瞬间传至微机。（6）FLASH—Memory存储器,数据无需电源保护,安全可靠。（7）串口通讯,连接方便.通讯采用MAX485和MAX232方式。单机和多机联网可自行切换。（8）自动时钟,走时精确，无需电源。（9）段码式汉字大屏幕液晶显示,考勤时可显示迟到\早退\进\出等信息。（10）多机联网方便大型企业使用,远传采用485通讯方式，距离可达1.2公里。（11）闹铃输出,最多每天可设30次闹铃时间。（12）机器号自行设置。（13）语音提示功能：采用专用语音芯片，考勤时根据考勤班次提示:迟到\早退\考勤正常\非法卡\库满考勤无效等情况，发卡时提示发卡成功等信息。（14）电源：系统使用220V交流电,停电可选用(+12V直流)外置式后备电源。（15）可以设定重复刷卡时间间隔,重复刷卡视为一次。（16）考勤数据清空、恢复功能。（17）任意考勤记录查询功能。（18）库满报警功能。（19）实时显示考勤存储数据量。（20）实时判断考勤异常、正常情况。（21）工号显示或卡号显示。2、软件主要功能：(1)适应任意上班方式，统计各种正常班、倒班工作时间和次数。(2)统计迟到、早退、缺勤、请假、进出等异常情况时间和次数。(3)统计班前、班后、休息日、节假日各种加班。(4)多班统计方便准确。系统环境:Win95/98/2000/XP/sever2000操作系统。返回目录二考勤机使用介绍1、技术指标:卡型：125KHZ射频卡卡阅读器：125KHZRFID阅读器电源：220V,50HZ显示：YS—100APro12位段码式液晶屏。YS—200A段码式汉字大屏幕液晶环境：温度-20～45℃，相对湿度45%～90%功耗：YS-100APro3WYS—200A6W2、操作说明：机器连接方式：首先将考勤机用数据线同计算机串行口连接好，插上电源并打开考勤机电源开关，硬件连接和通信设置即告完成。单根数据线和联网数据线接线方式：（一）YS-100B型、YS-100A型、YS-100A+型、YS-100Apro型采用232通讯方式，数据线接线图：考勤机端口电脑端口4---------------23---------------31---------------5（二）YS-100A型、YS-100Apro型485通讯数据线接线图：考勤机端口485转换器4---------------(-)、(+)通讯线3---------------(+)、(-)通讯线1---------------接地（三）YS—100A+YS—100Apro+型485通讯数据线接线图：考勤机端口485转换器1---------------接地2与1连接8---------------（+）、（-）通讯线9---------------（-）、(+)通讯线射频卡读卡方法：将所注册射频卡靠近考勤机感应区10厘米以内，考勤机会马上读取卡上的号码并在液晶屏上即时显示出来，同时会发出提示音“嘀”或“考勤正常”，读卡指示灯也亮起来,完成一次读卡操作。考勤时,可以启动软件上的实时考勤功能,实时显示考勤情况。3、功能说明(1)存满报警功能：当用户设定系统为存满报警状态时，考勤数据存满后，系统自动报警，液晶屏闪烁显示“FULL-Err”，伴随蜂鸣器间断鸣8声，提示考勤数据已存满。此时应对终端机数据进行采集，数据采集后进行数据清除，系统退出报警状态，可进行打卡。如果用户设定为存满不报警状态，当数据存满后，不进行报警，从最早的打卡数据开始进行覆盖式存储。(2)数据清除功能：用户可随时对已有数据进行清除，数据清除时，液晶屏显示“CLEAR”，蜂鸣器响一声。(3)数据恢复功能：用户可对已清除的数据进行恢复，数据恢复时，液晶屏显示“HUI-FU”，蜂鸣器响一声。(4)非法卡报警功能：非本系统注册过的卡，刷卡时液晶屏显示“Err”，伴随蜂鸣器长鸣4秒。上述四种功能由上微机软件对考勤终端进行设定。4、考勤方法：考勤要在规定的时间范围内进行（时间范围在上微机软件中设定），超过设定范围将被视为“缺勤”。但任意时间的刷卡记录均被存储在考勤机中，传输数据后可以通过软件详细查询。返回目录三软件说明1、系统内通用操作说明1、快捷键程序中的快捷键都是ALT+字母按键。程序中用到的快捷键：添加ALT+A，添加一行新的记录删除ALT+D，删除当前记录保存ALT+S，保存新添加或修改的记录查询ALT+F，根据条件查找适合的信息刷新ALT+R，检索所有的相关数据打印ALT+P，打印当前的数据内容第一条ALT+1，光标移到数据行的第一条记录处后一条ALT+2，光标移到当前数据行的下一条记录处前一条ALT+3，光标移到当前数据行的前一条记录处末一条ALT+4，光标移到数据行的最后一条记录处退出ALT+E，退出当前操作界面确定ALT+S取消ALT+C发卡ALT+S设置ALT+S2、查询系统中的大多数查询都是用统一的查询界面，如图所示:查询时，选择查询字段和操作符后输入查询值，就可进行查询，并且可以同时进行多字段查询。例如：要在职员档案中按照编号查询编号大于等于000100小于等于000150的员工档案打开职员管理界面如下图所示：点击查询键如图所示：点击字段名称下的箭头选择职工编号如下图所示：用同样的方法点击操作符下的箭头选择大于等于，并输入查询值000100按Enter键，添加第二个查询条件，在字段名称中选择职工编号，操作符中选择小于等于，查询值中输入000150，如下图所示：点击“确定”，结果如下图:3、数据排序在有显示数据的窗体中，点击列标题就可以对此列进行升序或降序排列。注意：在职员卡管理内无法实现排序。4、打印表头设置在打印时，程序会提示用户输入打印表头内容。如图所示：若想保留原有表头，点击“取消”即可。否则在白色条框中输入自己想要的表头内容。注意：设置完成后，在下次启动软件时，系统会自动取上次的设定值。返回目录2、考勤机管理考勤机管理包括：机器设定、时间设定、数据传输、实时考勤、机器参数设置。界面如下图所示：1、机器设定使用单台或多台考勤机时，首先需要进行机器设置，机器设置是把考勤机机器号、放置的地点输入微机以便操作时区分（地点可设、可不设），因为对考勤机进行的所有操作都要首先选择正确的机器号。点击“添加”，输入考勤机放置地点，即完成机器设置。如图所示：注意：设置后必须保存，如果不保存就退出，设置的内容将不被系统保存。2、时间调整此项操作包括“系统”和“人工”两个选项：“系统”是指使用计算机内部的时钟。选择正确的机器号和串口，直接点击“设置”即可将考勤机时间设置为系统默认时间。“人工”是指由使用者自行给考勤机设定一个时间。首先选中“人工设置”选择框，修改日期和时间，然后选择对应的机器号和串口，点击“设置”即可将考勤机时间设置为人工修改后的时间。如下图所示：3、传输数据此项操作是将考勤机内储存的数据采集到计算机中。传输过程可以随时或重复进行，数据不会丢失。方法是：调整年月无误后，选择对应的机器号和串口，点击“确定”按钮即可。传输时间的长短与数据量的大小及计算机的配置有关，一般为3-15分钟。如图所示：4、实时考勤首先考勤机要同计算机连接好，然后打开实时考勤窗口，选择机器号和串口后，点击“开始”，考勤机发出“嘀”声响之后，实时考勤便开始了。每当有人考勤时，计算机即显示员工的姓名、部门、打卡时间等信息。如图所示：5、考勤机参数设置该界面包括数据清除、数据恢复、存满报警和机器号设置四部分。设置界面如下图：数据清除是清除当前考勤机内存储的所有数据。点击“数据清除”，提示如下图所示：点击“确定”会进行数据清除，数据量大时需要3-5分钟。数据恢复就是将数据清除中清除的数据恢复过来。点击“数据恢复”，提示如下图所示：点击“确定”就会进行数据恢复，数据量大时需要3-5分钟。注意：考勤机存储方式为覆盖式存储，覆盖后的数据无法恢复。（覆盖数据是以天为单位，一旦覆盖就是一天的数据）存满报警是设置考勤机内考勤数据存满后是否进行报警。点击“存满报警”，提示如图所示：点击“是(Y)”即将考勤机设置为存满报警状态。数据存满后，员工再进行刷卡时考勤机就会长鸣报警。点击“否(N)”即将考勤机设置为存满不报警状态。数据存满后，员工再进行刷卡时，考勤机就会自动覆盖最早的刷卡纪录。机器号设置是修改同微机连接的考勤机机器号。先选定机器号菜单下的号码，点击“机器号”，考勤机发出“嘀”的一声即将考勤机设置为所选定的号码。注意：在进行机器号设置时，只能单台考勤机与计算机连接，不能多台考勤机同时与计算机连接。多机联网后禁止使用此功能，否则联网的所有考勤机都被设置成一个机器号，无法进行正常通讯。返回目录3、人事管理人事管理包括部门管理、职员管理、更换部门、职工的学历设定和职务设定五部分。1、部门管理本系统中的部门可以分级录入。部门的编号是由它的上级部门编号与其自身显示的编号连接而成。在增加时，部门编号为2位长度。在树形结构中显示的部门编号只是取其编号中的最右2位。录入规则：若要录入下级部门，首先选中公司部门。如图所示：点击“添加”或利用快捷键ALT+A，如下图所示：录入部门的相关信息，如下图所示：录入完毕，点击“保存”。注意：每增加一个新部门必须保存。保存后的画面如图所示：若要增加办公室的同级部门，首先选中办公室的上级部门即公司部门,然后点击“添加”，如下图所示：输入相关信息后，保存确认结果如下图：若要增加办公室的下级部门，首先选中办公室，然后点击“添加”,录入相关信息后，保存确认。结果如下图所示：2、职员管理起始界面如下图所示：职员的编号是6位，添加时系统自动生成职员编号，手工修改录入，数字不足6位时，系统会自动补齐。在进行职员档案录入时，部门具有复制功能，可以提高录入速度。如下图所示：点击复制按钮，如下图所示：在职员档案中有工作时间和离职时间两个项目。添加职员时工作时间默认为当前时间，统计时，考勤数据从工作时间算起，若职员离职，要在档案中把离职时间添上，统计时，考勤数据就会在离职时间截止。注意：（1）职员管理中编号、姓名、所属部门是必须录入的。其他的项目根据具体需要录入。（2）如有输错或颠倒员工编号，必须删除后重新录入。（若员工卡号在删除前发过，需重新发卡；同样排班也如此）3、部门更换该项目是调整职员所属部门，只需选择员工和调换的新部门，点击“更换”即可。4、学历设定该栏目是为丰富职员信息而设置的，同增加职员一样，添加时自动生成学历编号，录完后点击“保存”。完成学历设定，就可以在职员录入的学历中选择职员的受教育程度。如图所示：5、职务设定该栏目也是为丰富职员信息而设置的，操作同学历设定。完成职务设定，就可以在职员录入的职务中选择职员在公司中所担任的角色。如图所示：返回目录4、考勤设置考勤设置包括职员卡、卡下传、更换职员卡、班次设定、排班规律设置、规律分发、排班设定、节假日