公立医院内部控制下的合同管理薄弱环节及应对措施

公立医院内部控制下的合同管理薄弱环节及应对措施公立医院内部控制下的合同管理薄弱环节及应对措施近年来，很多公立医院按照《行政事业单位内部控制规范》的要求建立起一套系统科学的内部控制体系，规范业务流程，防控业务风险。合同管理是内部控制体系中一项非常重要的内容。医院内部控制对合同的相关管理机构及其职责进行了规定，从合同的订立、履行、变更、纠纷处理等各个方面制定了具体的实施流程，目标是做到依法签订合同，保证合同的合法性；切实履行合同，提高合同的履约率；有效监控合同，保证资料的完整性；及时处理合同纠纷，维护单位的合法权益。然而，实际操作过程中，由于合同管理的专业性和复杂性，还存在着一些薄弱环节需要加强改进。一、内部控制下合同管理中存在的薄弱环节（一）重事后监督，轻事前把关。医院需求部门在执行业务之前对该项业务是否应该签订合同把握不准，在执行业务之后甚至到付款阶段，才发现该项业务属于应该签订合同的范围，由于业务已经发生，为了继续完成后续工作或完成付款只能采取补签合同的方式，造成合同的签订日期与发票等原始凭证日期相背离。此时，合同只是作为付款的附属品，根本不能发挥事前管控风险的作用。（二）重事前审批，轻事后执行。按照内控管理的要求，公立医院合同的审批必须要经过归口管理部门、财务、审计、法务部门以及医院院长的审核和批准后才能订立。合同在审批阶段经过重重把关，增强了合同的合法合规性，减少了合同在执行中的风险。然而合同一经订立，后续的执行情况却很少有人过问。有些部门在合同的执行过程中存在着随意性，未按合同条款履行，尤其是当合同由于各种原因发生的补充、变更等情况时未能按照合同管理的要求重新审批订立，使得合同在执行中脱离了控制，加大了风险。（三）重信息记录，轻统计分析。合同管理要求登记台账，对合同的金额、签订日期、合同编号、供货商名称以及合同的履约情况进行全面的登记。在实际执行过程中，合同随着经济业务的不同，呈现出复杂性和多样性。比如：合同的种类包括采购类、服务类、工程类、收款类、捐赠类等等；合同的结算方式包括：有固定金额合同，无固定金额合同，按照工作量结算等等；合同执行期限包括一年以内和一年以上，合同的归口管理部门涉及到全院各部门等，随着公立医院对合同的重视，合同的签约数量也在不断上升。能够将合同的各种信息准确的记录已经需要大量的人力和时间，很多医院根本无法对各类合同的执行情况进行追踪并深入的汇总分析。合同管理只是各项信息的记录，无法实现信息的整合和分析，也就不能有效地对合同进行全周期管理。二、对合同管理中存在薄弱环节的原因分析（一）公立医院整体上对合同管理的重要性认识不足。合同管理涉及到全院所有部门，从事前的合同订立到事后的合同执行，任何一个环节的疏漏都有可能给医院造成损失。然而，在实际工作中，医院缺少对全院各部门合同管理内容的充分培训和监督落实，很多部门对合同管理流程不理解，不掌握，认为环节多，效率低，太麻烦而不愿执行，造成合同管理成为了一纸空文。（二）对需要进行合同管理的业务没有清楚的界定。《中华人民共和国合同法》和医院内控制度都是基于合同签订的前提对合同的订立、生效、履行、变更、终止等活动进行规定，二者都未对哪些经济业务应该签订合同进行明确的界定。由于没有签订合同的具体标准，造成本应该签订合同的经济业务没有履行合同手续，形成管理的漏洞，只能通过后补手续完成合同的订立，从而形成内控风险，而一些无须签订合同的业务却按照相关管理的要求执行，增加了医院合同管理的难度。（三）合同的多样性和专业性使得管理的难度较高。由于合同涉及到医院所有经济业务活动，种类较多，且经济合同管理有自己的知识体系，需要具备相关业务、财务、审计、法律等综合专业知识去反复斟酌后才能签订，并且必须按照合同要求去执行。合同在执行过程中出现的变动，按照相关要求必须重新进行审批，签订新的或补充合同。而单位在履约过程中一旦违约，解决合同纠纷也需要专门的知识和经验。合同管理的复杂性和专业性加大了医院对其管理的难度。除非设立专门的部门和人员实现专业化管理，否则归属到其他任何一个职能部门都很难实现合同的全流程管理。三、针对合同管理中存在的薄弱环节必须制定相应的改进措施（一）加强合同管理培训，提升合同管理专业知识水平。1.扩大培训范围。合同培训的范围不应只局限在医院的职能科室，而应该覆盖到全体职工，合同管理的流程必须做到全员知晓，让每一位职工都具有合同意识，在办理业务的过程中能够通过签订合同规范各方的行为，规避风险。2.丰富培训的内容，加大培训力度。合同培训内容不仅应包含内控中合同的审批、签订、履行和解决纠纷的流程，还应该对相关的合同法律法规进行专门的培训，尤其是合同案例的培训，提高合同管理水平，增强法律意识，遇到问题能够有章可循，有法可依。充分认识到合同的作用，转变观念，减少畏难心理，在实际工作中充分运用合同这个法律武器保障医院的利益。（二）制定具体的合同管理执行标准，实行专业化管理。1.建立签订合同的具体标准，医院根据自己的业务量，承担风险的能力制定签订合同的标准，比如：根据业务的性质，大型设备采购、大宗物资采购、药品采购、工程类必须签订合同；其他业务明确签订合同的金额，达到金额标准的必须签订合同。合同的签订标准可以根据医院的运行情况进行调整，合理控制风险。2.建立合同的标准模板，根据医院主要业务类型制定相应的合同模板，对合同的主要组成部分包括标的、数量或质量、价款或酬金、履行期限、地点和方式、违约责任等制定标准化条款，合同的承办人只需根据具体业务对合同的内容进行适当修改就可以使用，既可以减少合同承办人的工作量，又可以降低由于合同内容不规范造成的风险。3.加强各环节的监督检查，堵塞漏洞。合同的审批、盖章、履行、付款都不应该脱离控制，要形成管理的连贯性，必须设置专门的部门对合同进行全流程管理，合同执行的每一步都要由该部门进行审核把关，核实无误后才能进入下一环节，直到合同执行完毕，归档保管。通过严格的监督检查让职工认识到合同管理的严肃性，提高重视，严格按照合同管理的流程操作。（三）运用信息化手段实现信息共享，提高合同管理的效率和精准化。1.运用OA办公自动化系统提升合同审批效率，将审批与执行环节紧密连接。传统的合同审批方式是由合同承办部门拿着打印出来的合同到相关部门签字，耗时耗力。OA系统能够实现合同电子档案上传，相关部门通过电脑或移动设备随时查询，审核，并且可以要求承办部门上传相关的会议纪要、招标采购文件等，对有问题的合同，由审核部门注明原因后退回到承办部门修改，直到审核通过。不仅大大提高了审批效率，而且承办部门可以随时查询到合同已经审核到哪个环节了，有何问题，实现了审批过程的可视化。此外，在合同执行过程中，通过OA系统，可以实现合同审批与付款的互联互通，申请人将已经审批的合同关联到付款申请中，财务部门可以对比合同信息，验证合同金额、已支付金额和本次支付金额是否正确，确保合同执行的准确性，实现付款的事前控制。2.建立合同管理模块，与医院HRP信息化系统和OA办公自动化系统构建接口，自动采集汇总合同信息，按照医院管理要求对信息进行统计分析，为医院决策提供有力支撑。实现HRP信息化管理和OA办公自动化系统的医院从合同的立项、审批到执行完毕的各个环节都会在医院信息化系统中留下相关信息，然而由于没有专门的合同管理模块，这些散落在各个环节的信息还需要手工进行收集和再次录入。因此需要建立合同管理模块，实现自动采集信息，按照医院管理的要求对这些数据进行组合，分析，可以从不同角度满足医院决策的需求，也可以对合同进行全周期管理。合同信息获取后就可以根据医院管理需求对信息进行加工分析，满足相关需求。如：内部控制要求对合同执行情况的检查，通过对合同基本信息、合同执行信息和归档信息的逐条筛查可以对每一份合同是否按照条款履行进行检查分析。医院资金需求分析可以根据合同的分类信息和执行信息得出履行合同需要的资金额度，为医院资金筹措规划和预算管理提供依据。对科室合同完成情况的绩效考核可以根据归口管理部门合同执行情况进行分析追踪。总之，合同信息的全面及时获取有助于提升合同管理的精细化程度，有效发挥内控的作用。结束语：合同管理作为内部控制的重要组成部分，应该予以高度重视，不能忽视任何一个环节。只有加强合同的全周期管理，才能合理降低各环节存在的内控风险，切实发挥合同管理的作用。