业务接待费用的审计方法

业务接待费用的审计方法业务接待费用的审计方法一、业务接待费用审计背景业务接待费是企业为业务经营的合理需要而支付的接待费用。但“八项规定”前业务接待费多用于跑关系、讲人情、政府公关等活动，存在着账目不清，数额过大，接待无标准，支出类型名目繁多、花样百出，如钓鱼费、手机话费、娱乐费、礼品、礼金等，一些难以报销的费用均列入“业务接待费”报销。不必要的业务接待及无效接待支出导致运行成本增大，降低生产效率及竞争力，滋生腐败。2012年12月4日，习近平总书记在中央政治局会议上提出“轻车简从”、“精简会议”、“厉行节约”等改进工作作风、密切联系群众的“八项规定”，明确要求各机关单位减少进行与本单位工作无关的活动。“八项规定”颁布后，业务接待费（公务接待费）作为行政事业单位三公经费的一部分，逢审必查；各单位包括企业也逐步加强了接待支出的内部管控，不必要的业务接待支出逐年下降。不管审计行政事业单位还是审计企业单位，业务接待费用都是审计的重要范围，如何开展业务接待费用的审计就是相关审计的重点。二、业务接待费审计的必要性企业的“吃喝”开支包含三大部分：一是维持正常商业关系和活动的开支；二是高管私人职务消费的开支；三是维持同政府关系的开支。研究发现，企业“吃喝”费用能够帮助企业获取更好的政府服务、更低的税率、与供应商或客户更长久的关系建立，以及作为高管薪酬的补偿。从管理层角度出发，腐败表现为管理层权力的滥用，行为包括公款消费、在职消费、奢侈浪费、超标接待等。研究表明，在职消费（业务接待费）越多，企业绩效往往越差，企业价值和公司营运效率也越低。有研究表明，业务接待费与过度负债显著正相关，即民营企业所发生的业务接待费越多，过度负债现象越严重。研究发现，业务接待费用下降企业的经营效率和业绩（包括会计业绩和市场业绩）显著改善，表明反腐倡廉使得企业管理者将精力更多转移到经营活动中，提高了企业的绩效。对于上述结论，国有企业较之非国有企业变化更为明显。综上所述，加强业务接待费用的内部管控和外部监督，对企业发展和行政事业单位管理提升有明显的助力作用，能够提升单位效率和业绩。三、业务接待费用的审计方法探讨对业务接待费用审计，比较常用的一种方法是设立审计点，罗列关注事项，进行原则性指导，提出从预算管理、接待管理、接待开支三个审计方向开展工作；另外一种常用方法是问题导向，通过可能存在的问题倒推审计程序和关注点，列出审计程序表作为审计实践工作中的参考。提出完整性检查、合规性检查、真实性检查和交叉索引的审计方法。上述审计方法对接待费用审计做出了方向性指导，对于审计接待费用比较少、接待业务发生频率不高的单位比较适用。对接待业务发生频率高、接待费用金额大的单位，大部分审计人员没有形成整体审计概念，还停留在大额抽样、随机抽样的审计思路上，主观性比较强，未针对业务招待费用的特性和相关关键点有针对性地进行分析并固化分析成果，无法在大量的业务接待支出中有效抽取审计样本、抓住审计重点。审计接待业务发生频率高、接待费用金额较大的单位时，结合审计实践中通过大数据分析方式建立审计模型的工作思路，对业务接待费用审计提出如下方法供探讨：1.重视对业务接待费用相关的内部控制测试。（1）详细了解业务接待发生的业务循环，通过了解业务接待工作程序，明确业务接待的发起部门和业务负责人、审核部门和业务负责人、执行部门和业务负责人、报账部门和业务负责人等，掌握业务接待相关法规和制度要求。（2）熟悉业务接待的内部控制，选择1～2个样本进行穿行测试后，能绘出业务接待的流程图，列出关键控制点。（3）基于访谈、穿行测试等审计工作成果，标记内部控制薄弱点。（4）通过对内部管理规定和流程的了解，审阅业务单元的业务接待费预算和实际支出情况，初步判断审计重点方向。通过上述工作，审计人员能够标示出内部控制的薄弱控制点，结合审计重点方向的分析，针对薄弱控制点加大抽查力度和增加样本量。2.建立业务接待费用分析数据库。（1）建立业务接待费用分析台账，台账初始字段与财务系统导出字段保持一致，方便数据拷贝。（2）从财务系统导出业务接待费用明细账，数据处理后拷贝至业务接待费用分析台账。（3）从财务系统导出可能变相列支公务接待费事项开支的会议费、差旅费、教育培训费以及食堂经费等明细账，筛选疑点支出拷贝至业务接待费用分析台账。3.增加专用字段，建立审计模型，多维度赋值筛选审计样本。实务工作中，审计人员对业务接待费用进行多维度分析，根据业务接待费用的特性增加专用字段，建立审计模型，对上述维度进行赋值。赋值的目的是将审计人员对业务接待费用多维度分析的专业判断用数值的形式固化下来，并通过模型能够对大批量的业务接待支出进行赋值排序，尽可能减少主观抽取样本的不足。在赋值过程中，对异常现象和异常指标赋值较高，能够达到审计模型抽取时重点关注的效果。在审计模型中，对多维度赋值通过建立公式自动计算每笔业务接待支出的抽样分值，按照抽样分值排序后，结合异常现象和异常指标的筛选比对，高效抽取审计样本。（1）来访单位、来访职务、来访人数。关注来访单位是否与本单位有相关业务往来、来访人员的职务是否与业务往来相关、来访人数与接待事由是否匹配。对非业务往来单位或接待人员与业务无关的业务接待支出应通过赋值达到100%抽取样本。（2）接待事由。关注接待事由是否与本单位业务相关，同一来访单位同一接待事由是否发生多次业务接待、合理性是否充足，同一来访单位多次接待的相关工作内容是否与来访单位的工作性质匹配。（3）接待频率。计算同一来访单位或人员的接待频率，关注接待频繁的来访对象或人员，审核接待时间段内是否有相关业务发生，同时考虑接待事由与来访人员的关联度。（4）平均接待金额。对平均接待金额较高的来访单位或人员，作为抽取重点进行进一步筛选，除增加抽取样本量外，还要特别关注接待金额高的原因，审核是否发生违反规定的接待支出。（5）陪同人数。综合考虑来访人员职务和人数、接待事由等方面，判断陪同人数是否虚高。实务中部分单位为保证接待支出不超人均标准而虚增陪同人员数量，从而降低人均接待支出。对存在虚高嫌疑的接待支出应重点抽取。（6）接待时间。核对接待时间是否为正常工作时间，接待发生时间是否与对应的业务发生时间匹配，对节假日发生接待支出的应通过赋值100%抽取。（7）接待地点。对较频繁发生接待支出的接待地点，应关注支出发生的真实性，是否存在拆分接待支出的情况，应通过赋值增加抽取样本量。（8）接待标准。计算业务接待是否超标准支出，对超标准的接待支出通过赋值100%抽取。在业务接待费用的专项审计中，还可以考虑增加发票号码、发票时间、接待人员、银行卡刷卡时间等字段进行筛选和比对。4.对样本进行实质性审计。审计人员对抽取的样本按照审计程序表的要求开展完整性检查、合规性检查、真实性检查。在检查过程中，要特别关注审计模型中有关联的接待业务支出交叉索引审计方法，在实质性审计过程中应有针对性地抽取有关联的接待业务支出和交叉比对，如在同一用餐地点的接待支出是否存在拆分接待支出报销的情况，银行卡刷卡时间段接近的接待支出是否存在规避管理规定的情况等。四、应用及成效通过数据分析和审计模型的应用，在审计实践工作中，审计人员能够较快速、有针对性地抽取业务接待费用的样本，并且能够保证审计质量，提高审计效率，取得了较满意的审计效果。