ESM系统培训_讲师PPT_0403_DSM-现场培训

AZ活动与讲者管理系统销售培训2014年4月–2培训目标•介绍：ESM项目背景•回顾：“活动与讲者管理”的要求与业务规则•说明：EMS易活动系统上线对“活动与讲者管理”工作带来的变化•演示：“活动与讲者管理”关键步骤的系统操作界面•不是：系统操作培训3议程安排活动报销活动与讲者管理流程回顾讲者管理SFDC系统演示－创建城市会ESM项目背景9:00–10:3010:40–12:00IPAD系统演示－创建院/科内会4培训形式5议程安排活动报销活动与讲者管理流程回顾讲者管理SFDC系统演示－创建城市会ESM项目背景9:00–10:3010:40–12:00IPAD系统演示－创建院/科内会6ESM项目背景报告活动计划与预算讲者管理活动管理财务管理ESM：活动与讲者管理系统ESM：一体化的活动与讲者管理平台符合行业发展趋势及公司业务长期健康发展的要求让活动管理更便捷、更透明、更有效7议程安排活动报销活动与讲者管理流程回顾讲者管理SFDC系统演示－创建城市会ESM项目背景9:00–10:3010:40–12:00IPAD系统演示－创建院/科内会8请思考：销售团队主办的活动类型有哪些？9销售和重点客户团队主办的活动类型活动类型子活动类型活动申请人登陆方式院内会/商务餐会•院内会/科室会（有/无讲者）•商务餐会•Sales(MR/DSM),KA(KAM)•Sales(MR/DSM/RSM),KA(KAM)iPad版/网页版不含机+酒的大型会议•区域会•城市会•城市巡讲•卫星会•网络会•Sales(MR/DSM),KA(KAM)•Sales(MR/DSM),KA(KAM)•Sales(MR/DSM),KA(KAM)•Sales(MR/DSM),KA(KAM)•Sales(MR/DSM)网页版内部会议（有医生参加）点评会•Sales(DSM/RSM)网页版123推广性非推广性10市场部主办的活动类型活动类型子活动类型活动申请人院内会/商务餐会•商务餐会•RMK(RMM/AMM)不含机+酒的大型会议•区域会•城市会•城市巡讲•卫星会•网络会•CMK(BM/ABM),RMK(RMM)•RMK(RMM)•CMK(BM/ABM),RMK(RMM)•CMK(BM/ABM),RMK(RMM)•CMK(BM/ABM),RMK(RMM)讲者培训•讲者培训•CMK(BM/ABM),RMK(RMM)含机+酒的大型会议（特例会）•推广性会议•CMK(BM/ABM),RMK(RMM)顾问委员会会议•顾问委员会会议•CMK(BM/ABM)内部会议（有医生参加）•销售培训•CMK(BM/ABM),RMK(RMM)123456推广性非推广性有机+酒11AZ活动类型活动类型子活动类型活动申请人申请方式院内会/商务餐会•院内会/科室会（有/无讲者）•商务餐会•Sales(MR/DSM),KA(KAM)•Sales(MR/DSM/RSM),RMK(RMM/AMM),KA(KAM)Ipad版/网页版不含机+酒的大型会议•区域会•城市会•城市巡讲•卫星会•网络会•CMK(BM/ABM),RMK(RMM),Sales(MR/DSM),KA(KAM)•RMK(RMM),Sales(MR/DSM),KA(KAM)•CMK(BM/ABM),RMK(RMM),Sales(MR/DSM),KA(KAM)•CMK(BM/ABM),RMK(RMM),Sales(MR/DSM),KA(KAM)•CMK(BM/ABM),RMK(RMM),Sales(MR/DSM)网页版讲者培训•讲者培训•CMK(BM/ABM),RMK(RMM)网页版含机+酒的大型会议（特例会）•推广性会议•CMK(BM/ABM),RMK(RMM)网页版顾问委员会会议•顾问委员会会议•CMK(BM/ABM)网页版内部会议（有医生参加）•点评会•销售培训•Sales(DSM/RSM)•CMK(BM/ABM),RMK(RMM),CMA(Brandtrainer)网页版123456推广性非推广性为与会者提供机票和酒店12请思考：活动与讲者管理有哪些主要步骤？？？？？？？组织者245613？？审批者？312？413活动与讲者管理流程查看活动预算，查看活动日历申请活动关闭创建活动，提交审批更新活动信息执行活动提交报销材料组织者245613完成活动申请审批完成活动关闭审批，触发报销审批者查看活动预算，查看活动日历312完成报销材料审批，进入支付流程414活动与讲者管理流程所有活动：系统中申请餐费3000：系统中申请活动关闭后，经直线经理批准：系统触发讲课费的审批和支付流程如有讲者或活动时间变更：-在系统中更新信息-生成新的合同、会议议程、邀请函-打印新合同ESM系统上线带来的变化实时查看活动预算及费用使用情况实时查看自己区域举办的活动查看活动预算，查看活动日历申请活动关闭创建活动，提交审批更新活动信息执行活动提交报销材料组织者24561315活动与讲者管理流程审批者ESM系统上线带来的变化DSM在线分配活动预算查看费用使用情况实时查看活动申请管理和控制费用审批活动关闭申请，进入报销流程完成活动申请审批完成活动关闭审批，触发报销查看活动预算，查看活动日历312完成报销材料审批，进入支付流程416议程安排活动报销活动与讲者管理流程回顾讲者管理SFDC系统演示－创建城市会ESM项目背景9:00–10:3010:40–12:00IPAD系统演示－创建院/科内会17活动与讲者管理流程查看活动预算，查看活动日历申请活动关闭创建活动，提交审批更新活动信息执行活动提交报销材料组织者245613完成活动申请审批完成活动关闭审批，触发报销审批者查看活动预算，查看活动日历312完成报销材料审批，进入支付流程412345618活动与讲者管理流程1查看活动预算，查看活动日历申请活动关闭创建活动，提交审批更新活动信息执行活动提交报销材料组织者245613完成活动申请审批完成活动关闭审批，触发报销审批者查看活动预算，查看活动日历312完成报销材料审批，进入支付流程419查看活动预算1活动预算饼图预算总览20查看活动日历1活动日历–自己活动日历–区域只能查看活动基本信息无法直接对活动进行编辑21活动与讲者管理流程查看活动预算，查看活动日历申请活动关闭创建活动，提交审批更新活动信息执行活动提交报销材料组织者245613完成活动申请审批完成活动关闭审批，触发报销审批者查看活动预算，查看活动日历312完成报销材料审批，进入支付流程4222活动与讲者管理流程填写活动详情填写预算与讲者提交活动填写活动概况2查看活动预算，查看活动日历申请活动关闭创建活动，提交审批更新活动信息执行活动提交报销材料组织者245613231创建活动,提交审批22提交活动填写活动详情填写预算与讲者填写活动概况24填写预算与讲者提交活动填写活动详情填写预算与讲者填写活动概况21.活动预算的详细信息2.讲者信息及讲课费预算25填写预算的特别提示：填写预算与讲者•在选择内部订单号时，对于区域市场部和中央市场部的内部订单号，只有地区经理分配以后才能被选择•关于餐费预算：•对于预算超过3000元的用餐，需提前在系统中录入餐厅信息，用餐前4个小时信息锁定•对于预算超过5000元的用餐，需要在系统中填写用餐协办人提交活动填写活动详情填写预算与讲者填写活动概况226填写预算与讲者提交活动填写活动详情填写预算与讲者填写活动概况2添加讲者特别提示出现以下情况时，您将无法添加讲者：1.一年内讲者的“已使用次数”和“已预订次数”相加达到公司规定的次数2.一年内讲者的累计劳务费金额达到公司规定的上限3.同一个讲者在同一个时间段已经被其它活动预定27活动详细信息包括：活动场地、活动材料、餐厅信息、合办人信息①活动场地：默认所选医院，可更改②活动幻灯片：拍照OR从相册添加两种方式，只需添加首页•拍照：用Ipad对含审批号的幻灯片首页拍照，然后添加•相册添加：从本地相册中选择已拍摄或截屏的图片填写活动详情提交活动填写活动详情填写预算与讲者填写活动概况212确保提交的PPT首页包含材料审批号28填写活动详情提交活动填写活动详情填写预算与讲者填写活动概况2•预算餐费超过3,000元，需要添加一个餐厅•实际订餐需线下完成•活动申请时还未确定餐厅，系统默认“餐厅未确定”•用餐前四小时必须在系统内填写并确认餐厅信息，否则将被合规部记录123通过以下方式查找餐厅•订餐小秘书•区域和关键词•常用餐厅29提交活动提交活动：生成合同完成活动详情填写，点击“下一步”，进入“提交活动”页面：•查看活动信息，并可编辑•点击“合同”，选择讲者，系统自动生成讲者协议•可在讲者协议中，查看活动信息及讲者劳务费用•打印该合同与讲者确认签字提交活动填写活动详情填写预算与讲者填写活动概况2对于身份证号码：•系统中已有记录，合同上显示“已提供”•系统中还没有记录，请手工填写在打印出来的合同上•讲者劳务费支付时，如果既没有“已提供”，又没有具体的身份证号码，将被退单30在“提交活动”页面，您还可以：提交活动：填写邀请函提交活动填写活动详情填写预算与讲者填写活动概况2提交活动•讲者的相关信息会被导入•主席的时间段及其它活动环节需要自行添加1234531活动与讲者管理流程3查看活动预算，查看活动日历申请活动关闭创建活动，提交审批更新活动信息执行活动提交报销材料完成活动申请审批完成活动关闭审批，触发报销组织者审批者查看活动预算，查看活动日历23456112332更新活动信息3不同活动状态下可以：•待提交：编辑或取消活动•待审批：不能编辑或取消•待执行：编辑部分信息或取消活动•待关闭：编辑或者取消活动33更新活动信息3•活动审批完成后不能修改：活动主题、品牌、医院等基本信息•活动预算与讲者信息在活动开始前一天零点开始锁定，锁定后不能修改•讲者变更：•活动开始前一天可以更新、添加或删除讲者，不需重新审批，系统会通知直线经理•需更新会议议程和邀请信，并生成、打印新的讲者协议•活动预算修改：•如预算增加部分超过原总预算金额10%，系统会自动通知直线经理•如果使用市场部IO的活动，活动申请批准后，不可以修改预算金额34更新活动信息3•用餐前四小时必须在系统内填写并确认餐厅信息，否则将被合规部记录•用餐前四小时未来得及更新信息，需在“活动关闭”时进行更新•活动日期只能更改为系统登陆日期以后的日期•院/科内会和商务餐会：只能计划未来一个月内的活动•修改活动时间：需要在重新生成讲者协议、活动议程、邀请信；如果讲者已签署讲者协议：•可在原协议上手工改写活动日期•在填拜访记录时需更新实际的活动日期•讲者协议签署：至少在活动开始前一天35活动与讲者管理流程查看活动预算，查看活动日历申请活动关闭创建活动，提交审批更新活动信息执行活动提交报销材料组织者245613完成活动申请审批完成活动关闭审批，触发报销审批者查看活动预算，查看活动日历312完成报销材料审批，进入支付流程4536关闭活动申请活动关闭•查看待关闭活动：在活动列表里，切换标签状态为“待关闭”•申请关闭活动：选择您需要关闭的活动，进入待关闭的活动页面后，点击右上角的“申请关闭”•填写信息：填写实际情况，可以修改活动时间、实际参会人数、预算与讲者、餐厅信息等•提交关闭：查看信息，确认无误后，点击“提交关闭”537关闭活动：记录活动拜访申请活动关闭您可以按照以下步骤记录活动拜访：①从iRep日历中点击相关活动，或从拜访记录列表中选择相关活动，进入填写拜访记录页面②填写拜访时间和时长，信息会同步到ESM中③添加活动的参会者：您只能搜索到您区域内的医生，这些信息会被同步回ESM系统51123•申请活动关闭时，请确认已在iRep中完成拜访录入•否则拜访记录将无法同步到ESM系统中，无法完成活动关闭38•活动时间、讲者、餐厅等发生临时变更，建议：•在系统锁定之前完成更新；•在系统锁定前未能更新，务必在活动关闭时更新（将被合规记录）•活动关闭时修改了活动时间或活动讲者：•需要更新讲者协议、邀请信和会议议程•如果不更新，会面临退单的风险在审批关闭得到批准