Excel2003技术培训

主讲：陈文伟杭州科技职业技术学院工商二级分院Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件Excel有以下几个方面的应用：–数值计算：创建、分析、实施你能想到的任意类型的数据分析。–创建图表：创建多种图表。–组织列表：使用行-列的形式高效的存储列表。–访问其他数据：从多种数据源导入数据–自动化复杂的任务：通过使用Excel的宏功能只需单击鼠标一次就可以执行一个非常复杂的任务。开头语提高Excel实际操作能力，提高工作效率制作标准表格；数据汇总；数据统计与分析重要函数综合使用方法掌握如何制作漂亮的各类图表培训目标电子表格Excel2003•Excel2003入门•管理工作簿•录入数据•使用工作表•数据的处理•公式和函数•应用图表•数据透视表•打印工作表•常用快捷键介绍•Excel2003常用技巧发展升华成长诞生从6.0开始，Excel放弃以数字作为版本号的方式，开始使用年份定义版本。MicrosoftExcel957.01987年第一款适用于Windows系统的Excel2.01985年第一款Excel诞生，它只用于Mac系统。Excel2003入门MicrosoftExcel1.01MicrosoftExcel1.5MicrosoftExcel2.1MicrosoftExcel2.2MicrosoftExcel2.2aMicrosoftExcel3.0MicrosoftExcel4.0MicrosoftExcel5.0MicrosoftExcel4.0aMicrosoftExcel95MicrosoftExcel97MicrosoftExcel98MicrosoftExcel2000MicrosoftExcel2001MicrosoftExcelXPMicrosoftExcelv.XMicrosoftExcel2003MicrosoftExcel2004MicrosoftExcel2007Excel2003入门Excel2003入门Excel2003简介Excel2003是美国微软公司推出的集成办公自动化软件Office2003家族的一员,它专门为处理数据、管理表格而设计，是目前市场上最流行的电子表格制作软件之一。Excel2003可以在Windows2000或WindowsXP下运行，它界面友好、操作方便、功能完善、易学易用。它的运算功能极强，可以进行四则运算、逻辑运算、以及大量的函数运算；它能根据原始数据和计算结果生成100多种图表；它的自动计算、自动更正、自动筛选等功能表现出超常的智能化水平；它可以将数据清单自动视为数据库，对其排序、筛选、汇总，甚至建立数据透视表；它还可以进行模拟运算、变量求解，并通过局域网和Internet与其他用户共享Excel2003的文档。Excel2003的启动Excel2003入门（1）在“开始”中选择“程序→MicrosoftExcel”。（2）在“开始”菜单中选择“程序→Windows资源管理器”。（3）在桌面上双击Excel2003中文版的快捷图标。（4）在“启动”文件夹中添加Excel2003中文版的快捷方式。（1）在Excel2003菜单栏上选择“文件→退出”选项。（2）在Excel2003窗口左上角双击窗口控制菜单按钮。（3）在Excel2003窗口左上角单击窗口控制菜单按钮，在弹出的控制菜单中选择“关闭”选项。（4）按Alt+F4键，或单击Excel2003中文版窗口右上角的关闭按钮。Excel2003的退出工作表标签列标活动单元格行号工具栏标题栏任务窗格菜单栏绘图工具栏名称框公式编辑框Excel的工作界面与word的工作界面有着类似的标题栏、菜单、工具栏，也有自已独特的功能界面，如名称框、工作表标签、公式编辑框、行号、列标等。Excel2003入门Excel2003工作界面1、单元格Excel中的每一张工作表都是由多个长方形的“存储单元”组成，这些长方形的“存储单元”即为单元格，这是Excel最小的单位。输入的数据就保存在这些单元格中，这此数据可以是字符串、数学、公式等不同类型的内容。2、列标和行号Excel使用字母标识列，从A到IV，共256列，这些字母称为列标；使用数字标识行，从1到65536，共65536行。每个单元格通过“列标+行号”来表示单元格的位置。如：B1，就表示第B列第1行的单元格。3、名称框和公式编辑框名称框用来对Excel电子表格中的单元格进行命名和名称的显示。利用名称框，用户可以快速定位到相应的名称区域。公式编辑框用于输入和显示公式或函数的区域。Excel2003入门4、工作表工作表是由单元格组成，在excel中一张工作表由256×65536个单元格组成。Excel中默认新建的工作簿包含3个工作表，工作表的标签名为sheet1、sheet2、sheet3。可以通过单击工作表标签在不同的工作表之间进行切换。5、工作簿工作簿是处理和存储数据的文件。标题栏上显示的是当前工作簿的名称。Excel默认的工作簿名称为“book1”。每个工作簿包含多个工作表，默认状态工作薄包含３张工作表，但是３张工作表往往不能满足用户的需求，所以一个工作簿中可能包含多张工作表，最多时一个工作簿中可能包含255张工作表。Excel2003入门管理工作簿1、单击“常用”工具栏中的“新建”按钮2、按快捷键【Ctrl+N】3、选择“文件”→“新建”菜单项，在“新建工作簿”任务窗格中可根据需要选择“空白工作簿”、“根据现有工作簿”、“OfficeOnline模板”、“本机上的模板”或“网站上的模板”来新建工作簿。PS：创建模板的方法①在新建的空白工作簿中输入通用性的内容并进行必要的处理。②选择“文件”→“另存为”菜单项，打开“另存为”对话框。③在“保存类型”下拉列表框中选择“模板（*.xlt）”选项。这时该对话框上方的“保存位置”目录自动显示为Templates，这是专门保存美音版的文件夹。④输入文件名，单击“保存”按钮，即可生成模板。创建工作簿管理工作簿1、单击“常用”工具栏中的“打开”按钮2、按快捷键【Ctrl+O】3、选择“文件”→“文件搜索”菜单项，在“基本文件搜索”任务窗格中可填写搜索条件，单击“搜索”按钮，以搜索的方式打开工作簿。打开工作簿保存工作簿1、单击“常用”工具栏中的“保存”按钮2、按快捷键【Ctrl+S】3、选择“文件”→“保存”菜单项PS：设置自动保存恢复信息选择“工具”→“选项”→“保存”选项卡，可以根据需要设置自动保存恢复信息。当系统出现故障后，Excel可以根据自动保存的文件数据在下一次打开该文件时自动恢复文件。为了不会因为意外情况的发生（如停电或硬件故障）而造成工作结果的丢失，建议用户养成经常保存文件的习惯。管理工作簿1、拆分与合并窗口拆分窗口的功能可以将窗口拆分成几个小窗口，在各个小窗口中分别查看不同的内容。而合并窗口操作所实现的功能刚好相反，它将几个小窗口合并为一个大窗口以便在一个窗口中查看更多的内容。（1）拖曳拆分条将鼠标指针悬停在拆分条上，等其变成上下箭头形状时，拖曳拆分条就可以将窗口拆分成左右或上下两个小窗口。工作簿窗口拖曳前的拆分条拖曳后的拆分条管理工作簿（2）双击拆分条进行窗口拆分最简单的方法就是双击拆分条，原来的大窗口会被自动地拆分为左右或上下相等的两个窗口，然后可以再用鼠标拖曳拆分条到理想的位置。（3）指定拆分位置指定以某一行或列为基准进行窗口拆分，先选择这一行或列，再选择菜单栏上“窗口”→“拆分”菜单项。管理工作簿2、新建窗口前面所讲的拆分窗口并没有产生新的窗口，当需要用多个窗口来观察同一个工作簿时就要新建窗口。选择“窗口”→“新建窗口”菜单项，就可以建立一个新的窗口。在执行新建窗口后仍然只能看见一个窗口，只有改变当前窗口大小后才能看见其他窗口。管理工作簿3、排列窗口当有多个窗口存在时，可对各个窗口进行排列，以方便用户对文档进行处理。选择“窗口”→“重排窗口”菜单项，可以打开“重排窗口”对话框。4、切换窗口切换窗口指的是改变当前的活动窗口，因为只有是活动窗口才能对其中的数据进行操作。通常使用以下两种方式来切换窗口：（1）以鼠标单击某窗口中的任意区域。（2）按快捷键【Ctrl+Tab】管理工作簿5、隐藏窗口如果有多个窗口暂时不用，但又不能关闭这些窗口是，可以将它们隐藏起来以便对其他窗口进行操作。选择“窗口”→“隐藏窗口”菜单项即可将其隐藏。当需要使用这些窗口时，可取消隐藏：选择“窗口”→“取消隐藏”菜单项，在“取消隐藏”对话框的列表框中列出了所有被隐藏的窗口，选择要取消隐藏的窗口，然后单击“确定”按钮，就可以将该窗口重新显示出来。管理工作簿6、冻结窗格当窗口中数据很多时，可能需要在观察其他数据项时某些数据项始终保持可见，这时就可以使用冻结窗格的功能。（1）在窗口中选择一个单元格。（2）选择“窗口”→“冻结窗格”菜单项，位于所选单元格上方及左边的数据将始终保持可见。如果需要取消冻结窗格，只需选择“窗口”→“取消冻结窗格”菜单项即可。管理工作簿并排比较工作簿是中文版Excel2003提供的新功能，作用是将两个内容相似的工作簿并排同时滚动以便于进行比较。如果在Excel中同时打开了多个工作簿，“窗口”菜单中的“并排比较”菜单项就会被激活。选择“窗口”→“与Book1并排比较”（Book1为所要比较的工作簿）菜单项就能够对工作簿进行并排比较。并排比较工作簿拖动一个工作簿中的滚动条就会发现，另一个工作簿的滚动条也会随着一起滚动，这样就可以非常清楚地对两张工作簿每一行每一列的数据进行比较。管理工作簿在进行并排比较的同时会自动打开“并排比较”工具栏。“并排比较”工具栏的三个按钮功能：（1）“同步滚动”按钮：控制是否使两个工作簿同步滚动。（2）“重置窗口位置”按钮：将窗口位置重新对正，以便并排比较。（3）“关闭并排比较”按钮：退出并排比较状态。关闭工作簿关闭单个工作簿：（1）选择“文件”→“关闭”菜单项。（2）单击菜单栏最右边的“关闭窗口”按钮。关闭所有的工作簿：（1）选择“文件”→“退出”菜单项。（2）单击窗口右上方的“关闭”按钮。（3）按快捷键【Alt+F4】。选择单元格录入数据1、单个单元格的选择PS：在单元格之间切换①按【Tab】键可以切换到同行相邻的下一个单元格，按快捷键【Shift+Tab】可以切换到同行相邻的上一个单元格。②按【Enter】键可以切换到同列相邻的下一个单元格，按快捷键【Shift+Enter】可以切换到同列相邻的上一个单元格。2、选择连续的多个单元格3、选择不连续的多个单元格4、选择局部连续总体不连续的单元格5、选择行6、选择列7、选择工作表的所有单元格输入数据录入数据1、输入字符型数据字符型数据：汉字以及英文字母，也就是通常所说的文本。2、输入数值型数据3、输入日期和时间（1）在Excel中允许使用斜线、文字、破折号与数字组合的方式来输入日期（如：2008-7-222008/7/222008年7月22日），但系统默认的日期格式只有一种，见编辑栏中显示的格式。更改系统默认的日期格式（以WindowsXP为例）：选择“开始”→“控制面板”→“区域和语言选项”→在“短日期”文本框中输入新的日期格式→“确定”。录入数据（2）设置日期格式：①选择需要转换日期格式的单元格。②选择“格式”→“单元格”菜单项。③在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡中，选择“分类”列表框中的“日期”选项，选择需要的格式。录入数据（3）时间由小时、分、秒三部分构成，在输入时间时要以冒号将这三部分隔开（如：10:38:52），且Excel使用AM和PM来区分上午或下午时间。4、设置数据有效性输入数据时，某些单元格中只能输入数值或字符，为了保证正确输入数据，可使用“数据有效性”功能。（1）选择要应用数据有效性功能的单元格。（2）选择“数据”→“有效性”菜单项。（3）在“数据有效性”对话框中，单击“设置”选项卡，根据需要进行设置。完成上述操作后，如果在设置了数据有效性的单元格中输入了不符合设置的字符，就会显示一个信息提示框，警告输入了