DAT 94-2022 电子会计档案管理规范

ICS01.140.20CCSA14中华人民共和国档案行业标准DA/T94—2022电子会计档案管理规范Specificationofelectronicaccountingarchivesmanagement2022-04-07发布2022-07-01实施国家档案局发布771DA/T94—2022前言本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由国家档案局提出并归口。本文件起草单位:国家档案局经科司、财政部会计司、航天信息股份有限公司、中国电力建设集团有限公司、用友网络科技股份有限公司、中国石油天然气集团有限公司。本文件主要起草人:李忱、蔡盈芳、万文翔、王洋、李绯、张艳军、王强、张旋、祁慧轩、冷冰、袁瑞、戎越、张晶晶、车昊珈。871DA/T94—2022电子会计档案管理规范1范围本文件规定了电子会计资料形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等工作的要求。本文件适用于机关、团体、企业事业单位和其他组织(以下简称“单位”)开展电子会计档案管理活动。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。DA/T15磁性载体档案管理与保护规范DA/T38档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R技术要求和应用规范DA/T39会计档案案卷格式DA/T70文书类电子档案检测一般要求3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1电子会计资料electronicaccountingdocument单位在进行会计核算过程中通过计算机等电子设备形成、传输、存储的记录和反映单位经济业务事项的电子形式的各种会计信息记录。注:电子会计资料包括以电子形式存在的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。其中,财务会计报告包括企业财务会计报告、政府会计主体的财务报告和决算报告、民间非营利组织财务会计报告,以及其他会计主体的财务会计报告。3.2电子会计档案electronicaccountingarchive在会计核算工作中由电子计算机直接形成或接收、传输、存储并归档,记录和反映单位经济业务事项,具有凭证、查考和保存价值的电子会计资料。3.3会计核算系统accountingsystem单位为进行会计核算而使用的,用于直接采集数据,处理会计业务,生成会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计资料,并对会计资料进行转换、输出、分析和利用的计算机软件、软件系统或软件功能模块。3.4业务系统businesssystem除会计核算系统外,其他产生电子会计凭证的办公自动化系统、报销系统、合同管理系统、企业资源971DA/T94—2022计划系统等计算机信息系统。3.5电子会计档案管理信息系统electronicaccountingarchivesmanagementinformationsystem单位用于电子会计资料收集、整理、归档以及电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等业务的电子档案管理信息系统或软件功能模块。4管理原则和要求4.1单位应加强电子会计档案管理工作,建立和完善电子会计资料的形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证电子会计档案在传递及存储过程中的真实性、完整性、可用性和安全性。4.2单位应将电子会计档案管理工作纳入会计人员、档案人员、相关业务人员岗位职责和绩效考核。4.3单位的会计机构或会计人员所属机构(以下统称单位会计管理机构)负责应归档的电子会计资料收集、整理、归档等工作,定期向单位的档案管理机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)移交。4.4单位档案管理机构负责电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等工作,并对电子会计资料的收集、整理、归档等进行指导和监督。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理电子会计档案。4.5单位的信息技术机构应在相关会计核算系统及业务系统规划、分析、设计、实施、运维等过程中落实电子会计资料归档要求,将电子会计资料归档要求在会计核算系统及业务系统中予以实现,提供信息技术支持,并负责电子会计档案管理信息系统的运行维护。4.6单位应加强电子会计档案的安全保密管理,涉密电子会计资料和电子会计档案管理按照国家有关规定执行。4.7符合国家有关规定形成(或接收)并按照本文件管理的电子会计资料,可仅以电子形式归档保存。5电子会计档案管理流程电子会计档案管理由会计人员、档案人员分工负责,涉及会计核算系统、业务系统、电子会计档案管理信息系统等信息系统,管理过程包括电子会计资料的形成、收集、整理、归档和电子会计档案的保管、统计、利用、鉴定、处置等,管理流程见图1。081DA/T94—2022图1电子会计档案管理流程6电子会计资料的形成6.1内部形成的电子会计资料应经过经办、审核、审批等必要的审签程序,内容及元数据齐全完整。元数据的结构、内容等见附录A。6.2电子会计资料应形成相应格式的独立的电子文件进行归档。6.3内部形成的电子会计资料应按一定的时间和单元输出归档电子会计资料,文件大小应便于管理和利用,各类电子会计资料输出时间及格式应符合以下要求。a)内部形成的电子会计凭证应在办理完毕后输出成归档电子会计凭证,并在输出信息中体现相关联电子会计凭证间的关联关系。从外部接收的电子会计凭证一般以原格式归档。如原格式不符合归档要求,应将专用软件一并归档,或将原格式转换为符合归档要求的格式,原格式与符合归档要求格式的电子会计资料一并归档。b)电子会计账簿可按月、季、年等周期定期输出归档电子会计账簿,输出周期可根据数据量大小确定。c)电子财务会计报告可按会计期间输出归档电子财务会计报告。6.4版式电子会计资料归档推荐使用OFD格式,不具备应用OFD格式条件的单位可使用PDF格式或其他符合长期保存要求的版式格式。为方便解析和统计,可同步输出类XML描述文件归档。7电子会计资料的收集7.1电子会计资料归档范围见附录B,各单位可参考但不限于附录B确定本单位电子会计资料归档181DA/T94—2022范围。7.2属于归档范围的电子会计资料及其元数据应由会计核算系统、业务系统传输至电子会计档案管理信息系统,传输过程安全可控。电子会计档案元数据方案见附录A。7.3电子会计资料收集一般通过接口在线自动收集,接口方案见附录C。7.4电子会计资料收集时应梳理电子会计资料的来源,归档电子会计资料与来源系统对照关系可参照表1。表1归档电子会计资料与来源系统对照表归档电子会计资料来源系统(企业)来源系统(行政、事业)电子会计凭证类原始凭证记账凭证电子会计账簿电子财务会计报告销售订单出库单销售发票采购订单入库单采购发票报销单银行回单合同报告其他原始单据记账凭证总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账等固定资产卡片其他辅助性账簿年报月、季、半年报企业资源计划系统—税务系统票据管理系统企业资源计划系统—税务系统票据管理系统报销系统报销系统银企互联系统/网上银行系统银政互联系统/网上银行系统合同管理系统合同管理系统办公自动化系统办公自动化系统票据管理系统票据管理系统会计核算系统会计核算系统其他电子会计资料银行存款余额调节表、银行对账单银企互联系统银政互联系统纳税申报表税务系统—7.5电子会计资料收集时应按照DA/T70有关要求进行真实性、完整性、可用性和安全性检测。经检测合格的电子会计资料方可登记进入电子会计档案管理信息系统。检测不合格的,应重新收集并在检测合格后登记进入电子会计档案管理信息系统。7.6检测合格的电子会计资料应根据附录B划定保管期限。电子会计档案保管期限分为永久和定期,定期一般为10年和30年,从会计年度结束后的第一天算起。附录B中的电子会计档案保管期限为最低保管期限,各单位可根据工作需要选择更高的保管期限。281DA/T94—20227.7各单位电子会计档案的具体名称如有同附录B所列名称不一致的,应比照类似档案的保管期限办理。8电子会计资料的整理8.1整理时间电子会计资料收集完成后应及时整理。其中,电子会计凭证、电子会计账簿、电子固定资产卡片、电子财务会计报告及其他电子会计资料应分别在会计年度结束后1个月内、会计决算后1个月内、固定资产报废后1年内、电子财务会计报告生成后1个月内、会计年度结束后3个月内完成整理。8.2原则整理电子会计资料应按照其自然形成规律和固有特点,保持电子会计资料之间的有机联系,区别不同的保存价值,便于保管和利用。形成电子会计资料数量较少的单位,将电子会计资料按照8.3进行分类后可按件整理。8.3分类8.3.1制定分类方案电子会计资料整理时应按照电子会计档案分类方案进行分类。电子会计档案分类方案参照8.3.3进行编制,并嵌入电子会计档案管理信息系统中。8.3.2电子会计档案分类原则电子会计档案分类原则如下。a)按会计资料形式分类:即按会计资料的内容形式分类。一般分为会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料4类。b)按会计年度分类:即按会计档案针对的会计年度分类。c)按保管期限分类:即按会计档案的保管期限分类。d)按组织机构分类:即按会计档案形成的组织机构分类。一般用于总预算会计单位的会计档案分类。e)按会计类型分类:即按会计档案反映的会计类型分类。一般用于税务机关的会计档案分类。8.3.3分类方法推荐使用的分类方法及适用性如下。a)会计资料形式·会计年度·保管期限分类法,具体见附录D的D.1,适用于中、小型单位,即会计档案的年形成量不大的单位,也是目前大多数单位采用的方法。b)会计年度·会计资料形式·保管期限分类法,具体见D.2,适用于预算单位。c)会计年度·组织机构·会计资料形式·保管期限分类法,具体见D.3,适用于多个部门产生会计档案的单位以及各级总预算单位。d)会计年度·会计类型·会计资料形式·保管期限分类法,具体见D.4,适用于专业性强的各级税务机关。8.3.4分类号设置电子会计档案类别号的设置应科学、简洁,可根据实际扩展。会计年度采用4位阿拉伯数字,会计381DA/T94—2022资料形式、保管期限、组织机构、会计类型等类目一般采用大写汉语拼音字母、阿拉伯数字或二者组合编制,不应有重号。上、下级类目编号间用“·”分隔。8.4电子会计凭证的组件、组卷及排列8.4.1电子会计凭证按记账凭证号组件,记账凭证及其附带的原始凭证、其他附件等组成一件。件内按记账凭证、原始凭证、其他附件的顺序排列。8.4.2电子会计凭证一般按时间组卷,即将电子会计凭证按适当的时间周期组卷,卷内电子会计凭证按凭证号先后顺序排列。实行电子会计凭证分类的,按类型结合时间组卷,不同类型的电子会计凭证不应组成一卷。8.4.3电子会计凭证案卷按时间先后顺序排列。实行电子会计凭证分类的,电子会计凭证案卷按类型结合时间顺序排列。8.4.4同一记账凭证号的会计凭证存在不同记录形式时,可分别按照不同记录形式进行整理,并以元数据的方式记录其关联关系。如记账凭证为电子形式、原始凭证为纸质形式时,记账凭证按电子档案形式整理,成为一件电子档案;原始凭证以纸质档案形式整理,成为一件纸质档案。同时,在记账凭证的相应元数据中注明其原始凭证号,在原始凭证适当位置注明其对应记账凭证号。8.5电子会计账簿的组件、组卷及排列8.5.1电子会计账簿根据6.3按科目、会计周期,结合单个电子文件可存储的数据量组件。其中,电子固定资产卡片按固定资产编号组件,同一固定资产编号的电子固定资产卡片组成一件。8.5.2电子会计账簿应在一个会计年度内按类型定期组卷。卷内电子会计账簿按形成时间先后顺序排列。8.5.3不同类型的电子会计账簿按总账、明细分类账、银行存款日记账、现金日记账、固定资产卡片、其他辅助账簿的顺序排列,同一类型的电子会计账簿按时间顺序排列。8.6电子财务会计报告及其他电子会计资料