ERP实施的管理变革重要问题及系统需求

中免ERP实施的重要管理问题及系统需求2003年8月18日2中免ERP涉及的重要管理问题销售采购部门的分工和职责中权和港中免的信息处理及反馈定位港中免，理顺物流各环节国产品策略信用管理和控制主要内容3一销售采购部门的分工和职责问题探讨销售部门规范非控股免税店规范非控股免税店……不规范非控股免税店规范控股免税店规范控股免税店……不规范控股免税店不规范非控股免税店不规范控股免税店烟酒香水化妆品……协调采购销售香水化妆品……中权协调问题:环节过多,内部运作效率较低无法为门店提供高效的服务无法为门店提供专业指导精品4一销售采购部门的分工和职责问题探讨必要的措施：通过信息系统和流程改进,加强信息共享,销售部门能及时掌握大量信息(如DC库存信息,门店销售单执行状态信息，采购定单状态信息等),从而有能力为门店提供有效的服务;加强采购部门的专业能力（如商品信息的管理，监控采购联盟的采购活动等），并要求采购联盟进行配合（如提供商品信息，提供定单状态等），收集和规范管理商品的综合信息（包括商品的销售分布与趋势信息,新商品信息,商品理赔信息等),并透过销售部门向门店提供增值服务和建议;加强零售商品计划部门的能力和对部分控股门店的控制力，逐步实现对重点控股门店的品类管理和推式补货控制（直接以门店的名义向销售部下单）5一销售采购部门的分工和职责问题探讨销售部门规范非控股免税店规范非控股免税店……不规范非控股免税店规范控股免税店规范控股免税店……不规范控股免税店不规范非控股免税店不规范控股免税店组织:按大区域/业态/门店类型等分管职责:接单,跟单,分配,催款,客户服务等接单/跟单/分配/DC发货等跟单/分配/DC发货等协助重点门店进行品牌销售品牌代理中免采购部统一监控烟酒精品香水化妆品……组织:按商品类别/品牌分管职责:商品采购,提供专业的商品综合信息协调采购商品计划部组织:按业态分管职责:门店补货控制商品分布/补货计划/销售趋势协商与控制零售销售6一销售采购部门的分工和职责问题探讨主要定位：销售部门–主要注重于客户服务(而不要求成为商品专家):接单,跟单,DC发货,分配，催款等客户服务（如理赔等）客户关系管理中免采购部门–主要注重于采购能力和商品分析能力(要求商品专家):部分商品直接采购监管所有采购联盟的相关采购活动品牌代理零售部门–主要注重于门店运营能力(要求了解门店的零售专家):规范和管理控股门店运营指导和控制控股门店的商品分布,计划,补货等7二中权和港中免的处理及信息反馈免税店销售部采购部采购联盟（中权等）境外供应商运输（港中免）主要问题：无效的沟通环节过多，引起信息不畅,前端(销售部门,免税店,甚至采购部门)对采购定单的最终情况和执行状态缺乏及时的了解在运输中，由于最低起运量的要求，造成到货时间的不确定性8二中权和港中免的处理及信息反馈免税店销售部采购部采购联盟（中权等）境外供应商运输（港中免）主要措施：提高对采购联盟的要求：及时提供商品信息（尤其是新商品）及时提供其对外确认的采购信息（主要是商品品种、数量和到货日期等）提高对运输代理的要求：及时提供运输执行信息（如实际发货品种、数量和具体到货日期等）要求其提供更及时的运输服务，需要将准确和快速的运输也作为KPI指标销售单门店采购单自动形成采购定单的调整和确认采购运输状态DC采购单（根据DC库存和需求情况）9三定位港中免，理顺物流各环节1979年改革开放之初，中免对外沟通联系不便香港乔发公司中免在香港的总代理1985年乔发公司破产香港国旅集团有限公司各大品牌的代理1996年中免对外采购能力增强，大品牌基本直接向供应商采购香港中国免税品有限公司运输代理港中免目前的职能范围：1，运输代理2，海外利润中心3、国产烟酒实现出口退（免）税的中间环节4、少量精品的代理，如：派克笔等5、窗口作用港中免的主要职能：10三定位港中免，理顺物流各环节现状港中免的运输代理职能范围：1、90%的进口烟草2、40%的进口酒水3、中权采购的所有商品4、所有进口国产烟酒。从下表可以看出，中免总销售额78%产品都是通过港中免运输的，因此港中免发货的及时与否直接影响到全国免税店的销售，决定着整个中免系统的物流运转速度。商品类别销售额所占比例港中免运输代理所占比例港中免运输代理占中免总销售额的比例进口烟草369032.4进口酒水264010.4国产烟酒1910019中权采购的商品1610016977811三定位港中免，理顺物流各环节发货周期：目前中免公司要求各供应商在收到订单后，须在5个工作日内确认货源，在实际运作中，一般供应商基本在2－3个工作日内就能确认，确认后1－2天内就可以发运；而港中免很难在5个工作日内确认货源，确认后还要办理海关手续、联系船运公司等发货前的准备工作，共需约10天的时间，再加上运输时间，各地的经过港中免货物的到货周期一般为：南方：11天上海：25天北方及内地其它地区：〉30天最低起运量的限制港中免针对不同的地区、不同的运输方式有不同的最低起运量限制，一般海运的最低起运量是200箱，陆运则更高。中免采购的最大特点是多批次、小批量，因此，配送中心覆盖不到的地区，除广东地区外，特别是内地一些偏远地区（广西、内蒙等），免税店的订单很难达到港中免的最低起运量；另外在引进新产品时，免税店的订货更加保守，一次仅订10－20箱，与最低起运量相差更远。12三定位港中免，理顺物流各环节当前存在的问题货源确认慢，到货周期长。港中免货源确认工作与总公司采购部门重复。重利润，轻服务。港中免在每次发货时，首先考虑的是运输成本问题，而不是如何尽快地将货运到免税店。鉴于港中免肩负着78%商品的运输，因此为了改善中免整体的物流运作效率，至少应该增加对港中免物流服务水平的考核，而不是仅仅对其盈利进行考核。由于港中免最低起运量的限制，在不足起运量时，经常会拖延发货，甚至让免税店承担部分运费，导致采购提前期延长或无法确定，降低了中免的物流配送效率。同时，不利于新产品在全国的推广。对于一些中低品牌或新签协议的供应商，由于免税店订货量少，供应商会找港中免搭车，但是港中免往往收费很高，使供应商难以接受，影响了中小品牌在各店的销售，也影响了新产品的推广。与总公司之间的信息沟通不畅，发货信息滞后，不能及时将发货计划通知相关业务部门；另一方面，单据重复录入，港中免将外商的发票导入自己的系统，打印后寄到总公司，总公司在电脑系统中还需重新录入一遍，这意味着总公司78%的单据录入量都是与港中免重复的。13三定位港中免，理顺物流各环节可能的改进措施正确定位港中免为提供服务性质的承运公司,调整对港中免的考核指标港中免即使改善服务以后,但对整个物流的效率提高还是有限的,同时考虑到目前集中批量采购的趋势,公司是否应该尽快在广东地区、西南地区设立配送中心，改善整体的物流体系结构，从而提高物流效率改变采购模式，同步供应商、中免、免税店的供货节拍，实现批量采购增强对免税店的管理和指导力度，使免税店提高订货的计划性，规律性，集中订货，便于港中免集中发货，尽可能规避最低起运量对物流效率的影响与港中免实现信息共享，让免税店、总公司相关部门及时了解发货信息，同时实现单据的自动转换，避免重复录入预计成效提高港中免的运行效率从而全面提高中免的整体服务水平(如快速准确的到货期等)与各地配送中心形成覆盖全国90%以上免税店的一体化的物流体系须提前考虑和处理的问题核心问题：港中免的职能，哪些是不可替代的，哪些是可以替代的？可以替代需要花费的代价是多少？长远来看这种代价是否值得？不可替代的职能是否可以通过基于集团的整体利益考虑的一些管理措施予以改善和提高（例如考核指标的修改）？2002年港中免的利润是1000万港币以上，主要来自供应商5%的运输代理费，如果取消这一职能，中免将失去这部分利润，是否将其引含到配送中心？如果继续保持不变，应该考虑由于物流不畅而造成的潜在损失。14四国产品策略现状－中免总公司中免国产有税品同免税品批发销售额比较(2002年）免税品（万美元）9483.698.8%有税品（万美元）116.41.2%从图中可以看出中免总公司经营的国产品有税品的比例是非常小的15四国产品策略现状－免税店免税店国产有税品比例（2002年销售）举例：有税品30%免税品70%青岛机场店有税品30.43%免税品69.57%上海市内店从图中可以看出门店经营的国产品有税品的比例并不少16四国产品策略现状－免税店免税店国产有税品采购金额渠道比较（2002年）举例：自行采购95%从中免采购5%青岛机场店自行采购2395万元RMB从中免采购5万元RMB首都机场店自行采购697万元97%从中免采购18万元3%大连机场店从图中可以看出门店经营的国产品从中免总公司采购的比例是非常小的17四国产品策略现状－集中采购分布中免国产有税品集中采购商品在门店的分布排名前十位机场店80.32%其它门店19.68%从图中可以看出现在中免总公司经营的国产品有税品集中供应主要是在机场店18四国产品策略现状－集中采购分布明细现状公司经营7大类680个单品（不含国产烟），2002年实现销售116万美圆（不含免税烟酒）,共41家免税店从公司采购有税国产品免税店采购金额（美圆）所占比例上海虹桥机场531617.5645.65%昆明机场122003.7710.48%青岛机场50653.044.35%三亚中免47135.334.05%重庆中免41180.253.54%西安咸阳机场34403.772.95%厦门机场32208.482.77%成都双流机场29465.172.53%哈尔滨太平机场24300.072.09%南京禄口机场22297.101.91%19四国产品策略现状总结现状中免集中采购份额小：从中免公司角度来说，国产品采购仅仅占很小比例，大约只有1.2%。并不是市场原因，因为门店经营国产品的比例大约是30％，而从中免公司采购的比例是极少的。具体情况如下：•从公司采购有税国产品的前十家免税店均为机场免税店，占总采购额的80.32%•免税店经营的国产品大部分为自进货商品，公司经营的有税国产品在免税店所占份额很小，如只占青岛机场免税店国产品的5%；首都机场免税店2002年有税国产品销售额至少为6000万人民币，但从仅公司采购5万元商品；大连机场免税店2002年有税国产品销售额约为1300万人民币，但从仅公司采购18万元商品•市内店未从公司采购有税国产品，上海市内店2002年有税商品销售额有1600万人民币门店国产品相似性：免税店自采购的商品与公司经营的商品相似或相同，主要为食品、茶叶、保健品等。青岛机场免税店有税国产品单品销售额前十位的均为保健品、食品，如牛黄清心丸（从公司采购）、栗羊羹、甘栗巧克力，因此大有集中采购的可能性。20现状门店国产品质量：劣质产品：由于门店过于考虑商品利润及短期利益，国产品采购存在劣质产品问题，严重影响门店及中免的声誉。需要通过有效手段来管理国产品，避免价高质劣的情况发生。国产品8/2特点：占国产品销量大的商品品种并不多，也就几十种，因此应该集中有的放矢进行管理。四国产品策略现状总结21四国产品策略国产品经营可以考虑的模式和需要考虑的问题集中及分散采购：考虑国产商品地区差异性及商品共性，因此国产品的采购可以考虑以下三种方式：门店门店完全独立采购中免完全集中采购中免走单采购供应商采购联系结算单据物流门店供应商采购联系结算单据物流中免结算门店供应商采购联系结算单据物流中免结算特点：采购完全同中免脱节优点：单据效率高，联系方便缺点：总部难以管控，没有集中采购优势特点：采购完全由中免控制优点：集中采购优势，严格控制缺点：单据需要通过总部，对当地供应商联系不便特点：由门店联系供应商，由中免走单据优点：联系供应商方便，总部可以有一定控制缺点：单据需要通过总部周期长22国产品集中采购定价：加价率：由于改变成集中采购，中免采购为中间环节，虽然集中采购其总体的采购进价会降低，但考虑中