体系审查技巧及方法培训教材

管理工程部体系审查技巧与方法一、审核体系简介二、审查前准备工作方法和技巧三、审查中的审核工作方法和技巧四、审查问题点跟进改善的工作方法和技巧目录Page3一、审核体系简介一：审核体系简介Page4一：审核体系简介为什么要对企业实施审核？Why？ISO19011:2002中对审核的定义为：“为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程”。对管理体系进行的审核通常称为体系审核。1.审核的目的执行审核的目的，可依内部审核或外部审核而定。所谓内部审核为企业内自主的查核；而外部审核则为企业与外部机构的查核作业。⑴内部审核的目的在于：①确认体系内的要求是否有助于达成企业本身的目标，并藉由审核作业协助各部门完成目标的达成。②提供被审核者改进体系的机会，以追求持续改善。⑵外部审核的目的在于：①判定体系是否符合政府与客户的相关要求，以避免违背合约或法令，导致公司损失。②经审核通过的企业，得以登录于验证机构的名录内并颁发证书，以提升公司信誉与形象并增加商机。一：审核体系简介2审核的时机进行审核的时机可分为定期与不定期两类，其区分如下：⑴定期审核：依公司事先的规则，持续有计划地审核体系。公司在推行某个管理体系时，定期审核是绝对必须的，一般排定审核计划均配合验证的时程，在验证前一个月内执行定期审核，以作为验证前的热身活动，方便正式验证的顺利通过。⑵不定期审核：组织产品、服务或活动发生明显变化时，应进行审核；或纠正措施需跟催审核时。不定期审核不事先通知，其最常发生的时机为组织重新调整，或作业程序变动、制度修正后，为督促各部门迅速进入新状态而安排此类审核。此类审核为管理者可善加利用的管理工具，对于管理绩效的提升具有莫大帮助。一：审核体系简介3审核的种类3.1以审核员的角色来区分⑴第一方审核：亦即内部审核。系以企业内部现有的审核员，对组织本身管理体系进行的审核工作。⑵第二方审核：A.系以企业内自有的审核员，对供应商/外包商进行管理体系的审核。B.系由客户对企业的管理体系进行审核。⑶第三方审核：请已获授权的独立机构，指派合格的评审员，对企业的管理体系进行审核，又称为验证。第一方、第二方与第三方审核的关系可以下图表示：验证机构第三方审核（外部审核受审核部门审核人供应商客户第二方审核（外部审核）（外部审核）第一方审核（内部审核）第二方审核（外部审核）（外部审核）企业一：审核体系简介第一方审核为顺利通过第二、三方审核做好准备保持、持续改进管理体系第二方审核选择、评价、认可供应商促进供应商改进管理体系第三方审核减少重复审核和不必要的开支识别改进机会，促进管理体系的持续改进得到符合管理体系标准的注册一：审核体系简介3.2以受审核的对象区分⑴体系审核：系针对管理体系审核，主要是查核整个管理面。如QEHS审核或是GSV/社会责任审核等。⑵产品审核：系针对某项产品，主要在审核产品符合标准、规范的程度。⑶体系审核+产品审核系需同时通过体系审核与产品验证。4内部审核循环内部审核作业为一种持续不断改进的过程，它是一个循环，而非一次可完成的工作，其循环可以下图表示。一：审核体系简介内部审核循环总结会议纠正措施跟进记录汇总提报最后报告规划审核计划训练审核人员成立审核小组被审核单位的工作准备审核员准备工作文件开始会议审核制作审核报告审核前准备作业阶段审核施行作业阶段纠正措施与跟进一：审核体系简介QEHS体系要求客户要求内部业务要求公司业务改善要求。。。。。。审查计划审查实施审查总结/改善审查标准/依据业绩改善提高持续改进审查的有效性•强调以点带面•适合、有用改善的有效性•强调问题“面”•ROOT-CAUSE•5WHY方法公司审查制度公司内部审查机制建立一：审核体系简介公司外部审查（体系/客户）管理机制公司/客户审查改善要求强调快速行动能改善的立即改善按照计划进行改善（系统性问题）总要求：问题点必须在规定时间关闭审查后通报审查结果每月通报改善跟进结果审查/改善结果列入部门/供应商考评公司内部审查强调“问题面”的解决以点带面进行改善，系统性解决5WHY方法应用ROOT-CAUSE总要求：以根本解决同类问题为最终要求半年度管理评审会议通报审查结果（公司管理层）每月公司体系月度会议审查/改善结果列入部门/供应商考评公司内部审查机制建立一：审核体系简介年度审查计划月份审查计划备注1月1.SONY审查(内审)；2.PHILIPSUAT520审查(内审)；当月体系评分2月1.“亮剑”流程审计；2.PHILIPSUAT520审查(外审)当月体系评分3月1.SONY外审；2.PHILIPS内审（包括2月份内外审问题点有效性审查）；3.SONY部品GP内审；当月体系评分4月1.3月内外审问题点有效性审查；2.PHILIPS534外审；3.SONY部品外审；当月体系评分5月1.4月内外审问题点有效性审查；2.“亮剑”流程审计（全面推广）；3.SONYOEMGP内审；当月体系评分6月1.SONY外审；2.SONYGP外审；3.管理体系全面内审（包括5月内外审问题点有效性审查）；当月体系评分7月1.6月份内外审问题点有效性审查；2、TPM内审；3.文件系统专项审计当月体系评分8月1.6、7月份内外审问题点有效性审查；3.“亮剑”流程审计（全面推广）；当月体系评分9月1.SONY外审；2.8月份内外审问题点有效性审查；当月体系评分10月1.9月份内外审问题点有效性审查；2.LG审查；当月体系评分11月1.10月份内外审问题点有效性审查；2、TPM内审当月体系评分12月1.SONY外审。2.管理体系全面内审（11月份内外审问题点有效性审查）；当月体系评分公司内部审查机制建立Y审查问题点整理后发出审查问题点回复跟进是否按时回复？对策是否有效？N部门评价制作YN对策退回，必要时升级解决对问题点对策有效性进行审查审查问题点管理方式《审核问题点跟进表》是否以点带面的全部推广是否对相关人员进行了培训管理者是否进行了督导和检查问题点关闭审查问题点有效性确认内容（三现主义）新增公司审查体系包括：1.每月公司的内外审查；2.月度品质会议（制造、研发）、PSI会议LT问题点有效性审查3.QEHS管理评审决议事项有效性审查；另：部门助手、内审员必须参与体系维护和改善一：审核体系简介Page14二、审查前准备工作方法和技巧二：审查前准备工作方法和技巧Page15二：审查前准备工作方法和技巧审查前要做好哪些准备工作？Page16二：审查前准备工作方法和技巧内审前要做好的准备工作审查工作文件准备成立审核组审核标准学习审查计划制定发放审查标准受审核方按照审核标准准备资料审核实施首次审查会议准备现场审核计划审核目的审核范围审核依据审核组成员审核时间审核报告发布日期及范围审核日程安排需要审核员进行指导提前审查一周发出1.至少提前一天发出会议通知2.会务管理：1.签到表;2.投影仪；3.激光笔；确认：审核组长：审核员：参加审核人员最好有资格证明或者熟悉受审核部门审核计划的编排方法①一般由管理者代表或管理工程领导或管理工程部项目负责人来排定。再经高阶领导来核准。②凡与管理体系相关的部门皆应纳入。③凡与管理作业相关的作业皆应纳入。④内审频率可视往常的表现与重要性作适当的调整。⑤排定的审核时程应避开公司工作旺季。⑥审核时程的排定应考虑是否与其它审核相互错开或同时进行。⑦计划变更时应由原排定人员及核准人员予以变更。审查表制定1.明确审查重点2.上次审查问题点确认审查工作文件主要有：⑴内审计划与内审通知⑵内审检查表⑶现场审核记录表⑷内审不合格报告（内审不符合项报告－根据实际需求拟制）⑸内审报告模板Page17二：审查前准备工作方法和技巧外审前要做好的准备工作成立审核应对小组审核标准学习客户审查计划发出审查资料准备内审问题点改善外审实施客户审查前的接待工作客户审查接待工作行程确认饭店预订就餐安排会务安排（首、末次会议）礼品安排审查合同确认确认：陪审组长：陪审员：各部门应对审查人员，一体化工作客户审查通知发出明确客户审查标准实施内部审计首次会议前准备工作车辆安排1.至少提前一天发出会议通知2.会务管理：1.签到表;2.投影仪；3.激光笔；如果有时间则进行内部审查；如果没有时间，则对审查资料进行确认Page18二：审查前准备工作方法和技巧审查标准内审检查表的制作要点、作用及使用注意事项制定检查表的目的①实现审核的专业化；②落实审核的抽样工作方法；③保证审核过程按计划进行；④保证审核的覆盖面；⑤保证审核结果具有代表性；⑥弥补审核员的经验不足。检查表的作用①检查表列出了需审核的要点，以确保审核覆盖的完整；②使审核目的清楚，并使审核按计划进度进行；③减少审核的偏见并减轻审核工作量；④作为审核记录（报告）的历史参考文件；⑤使受审核方确信审核员的专业水平。检查表的制定①由审核员根据任务分配准备检查表；②检查表须经审核组长批准；③根据审核对象的规模及复杂程度决定检查表的多少；④应覆盖各管理体系各主要部分。检查表的内容①计划审核的项目；②需寻找的证据；③所依据的文件的要点；④抽样的方法和数量；⑤完成该项检查的时间。使用检查表应注意的问题①不应只采用是否问答的模式，否则会导致审核失败；②审核员进入一个部门或区域时，应请有关人员介绍体系是如何运作的；③询问执行人员是如何按照体系文件规定工作的，是否有文件化的程序；④观察执行人员按照有关程序工作情况；⑤验证必要的记录或文件；⑥按手册、程序或标准评价上述了解到的情况，并决定是否符合要求；⑦最后利用检查表确保所有方面的要求都已查到；⑧切忌机械地从检查表的第一个问题按顺序开始，应该把问、评价、记录结合起来，然后利用检查表确保提出了所有问题并得到答复；⑨尽可能不要照着事先准备好的检查表去宣读一个个问题。实际上，熟练的审核员的检查表是记在脑子里的。--负责所有审核阶段的工作，有权对审核工作的开展和审核结果做最后决定；--协助选择审核组的其他成员；--制定审核计划；--代表审核方向受审核部门主管接触；--编制并提交审核报告。审核组长职责--遵守相应的审核要求；--传达和阐明审核要求；--有效地策划和履行被赋予的职责；--将观察结果形成文件；--报告审核结果；--验证所采取的纠正措施的有效性；--收集和保护与审核有关的资料；--按要求提交这些文件；--确保这些文件的机密性；--谨慎处理各种特殊的信息；--配合并支持审核组长工作。内审员职责二：审查前准备工作方法和技巧审核职责确定Page20二：审查前准备工作方法和技巧Sample1:审查资料准备审查内部准备会议客户审查资料发出客户资料准备分工在CPC上建立文件夹，开通权限各部门准备审查资料管理工程部准备审查资料Page21二：审查前准备工作方法和技巧Sample2:外审接待Page22Sample3：外审审查计划二：审查前准备工作方法和技巧审核计划制作要领⑴目的①明确审核的目的和范围；②保证审核按规定的时间进行，便于控制审核过程；③使受审核方做好准备；④确定审核的策略。⑵制定审核计划的要求①形成正式文件；②需有审核组长，或者管理者代表/最高管理者的批准。⑶审核计划的内容①本次审核的目的；②审核的范围（要素或区域）③审核依据的文件（标准、手册及程序等）④审核组成员名单及分工情况；⑤审核日期和地点、受审核的部门；⑥首次会议、末次会议以及审核过程中需安排的与受审核方领导及有关人员交换意见的会议安排；⑦各项主要审核活动的预计日期和持续时间；⑧审核报告的分发范围及发布日期。内部审核计划有的以内审通知的形式发放。Page23三、审查中的审核工作方法和技巧三：审查中的审核工作方法和技巧Page24三：审查中的审核工作方法和技巧首次会议审核实施审查过程问题点总结与相关部门确认问题点审查问题点内部讨论审查后问题点跟进末次会议内审工作流程首次会议主要内容：⑴首次开场白及成员介绍。⑵审核组长说明此次审核系以抽检方式进行。⑶审核组长说明此次审核范围。⑷审核组长说明审核时程并要求确认。⑸审核组长针对审核结果的判定分类加以说明。⑹审