公文处理与档案管理培训

公文处理与档案管理September16,2019第二届青年奥林匹克运动会组织委员会1公文处理文件的生命周期理论发文处理收文处理概念区分September16,20192文件的产生—发文文件的运转—办文暂时保存—归档永久保存/销毁1.文件的生命周期1940年，美国档案学者菲利普•布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”概念。September16,201932.发文处理September16,20194拟文：拟稿人核稿：发文单位、内容、文种、格式签发：部门领导→组委会领导登记：发文字号缮印：复核：发文手续、附件等发文处理拟稿纸文头纸September16,20195September16,20196第二届青年奥林匹克运动会组织委员会文件青奥组委011〕7号青奥组委﹝2011﹞7号签发人：╳╳委〔2011〕7号关于╳╳╳╳的请示中国奥委会：经╳╳╳╳*……╳╳╳╳*……╳╳╳╳*……。附：╳╳╳╳二〇二〇一一年六月九日二月十一日二第二届青年奥林匹克运动会组织委员会青奥组委函﹝2011﹞7号关于╳╳╳╳的函╳╳╳：一、小标宋或黑体（一）3号楷体1.3号仿宋（1）二〇一一年七月四日第二届青年奥林匹克运动会组织委员会文件青奥组委〔2011〕7号签发人：组委会领导1、青奥组委的决定、意见、通知、通报；2、青奥组委给国务院及其部门的报告、请示；3、青奥组委与其它单位联合发文；4、青奥组委各部门部级以下领导职务的任免；5、以青奥组委名义批转组委会各部门的文件；6、经委领导同意的其它文件。2.1组委会行文September16,201972.1组委会行文第二届青年奥林匹克运动会组织委员会1、函件青奥组委函〔2011〕7号2、批复青奥组委复〔2011〕8号September16,201982.2青奥办行文南京市青奥会工作领导小组办公室文件宁青奥办发〔2011〕2号给市委、市政府的请示、报告；与市有关部门联合发文；给市有关部门及各区县青奥办的通知、意见等；其他需要发文的事项南京市青奥会工作领导小组办公室与市有关部门商洽工作的函件宁青奥办函〔2011〕2号青奥办的批复宁青奥办复〔2011〕2号September16,201992.3部门行文第二届青年奥林匹克运动会组织委员会××部（厅）文件青奥厅〔2011〕17号签发人：部门领导1、青奥组委各部门的请示、报告、决定、通知等2、两个以上部门联合发文第二届青年奥林匹克运动会组织委员会××部（厅）1、函件青奥策函〔2011〕7号2、批复青奥宣复〔2011〕8号September16,2019103.收文处理签收•登记、填写办文单或传阅单审核•是否受理、文种、办理意见送阅•组委会领导审批转办•转交各部办理催办•3个工作日内处理，并报告办理结果September16,2019113.1文件办结已经按照领导同志批示认真承办，履行了处理程序并有结果；上级机关公文，已经通过行文或其他方式贯彻执行；要求组委会（或青奥办）答复问题的来文已经作出明确答复；应当阅知文件的人员都已签署意见或圈阅。September16,2019124.概念区分“请示”与“报告”。报告中不得夹带请示事项。“请示”与“函”（商请函、询答函、请批函、答批函）“南京市青奥办”与“南京青奥组委”“拟文”与“办文”、“传阅”September16,201913档案管理什么是档案文书档案数码照片档案实物档案重大活动档案的收集文献资料September16,2019141.什么是档案September16,201915档案是阶级社会的产物。如：商代的殷墟、汉代的兰台、石渠阁、唐宋的架阁库、明清的黄册库、皇史宬等。1.什么是档案——定义档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。September16,201916各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的保存备查的历史文件记录方式和载体是多种多样的历史的原始记录1.什么是档案——档案的种类产生领域文书档案、科技档案及各种专门档案（如会计档案、人事档案、诉讼档案等）载体形式纸质档案、非纸质档案（甲骨、泥板、布帛、胶片、磁介质等）记录方式文字档案、电子数码档案、实物档案、录音、录像档案、口述档案等September16,2019171.什么是档案——档案工作的内容档案工作基础工作收集整理鉴定保管统计检索编研利用编研提供利用September16,2019182.文书档案——归档范围1、工作计划、方案、总结、大事记、简报等。2、制发的各种文件及领导批示。3、工作中形成的部门职责、规章、守则等。4、党支部活动形成的文件、总结、报告等。5、重要会议记录、重要统计资料。6、人民群众来信、来访及处理人民群众来信、来访形成的电话记录、处理意见、报告等有关材料。7、外出考察活动资料、考察报告。8、与相关单位或国际奥委会等国际组织的往来信函、文件。9、以青奥组委名义签署的各种合同、协议书、备忘录等法律文本。September16,2019192.1文书档案归档范围——办公厅上级机关制发的重要文件，包括党中央、国务院及中央、国家有关部门对青奥组委请示事项的批复；上级领导有关青奥组委工作的讲话、指示、批示、信函；党和国家领导人为青奥会所作的题词、贺词、讲话和指示等。以青奥组委名义制发的文件材料青奥组委向上级部门提交的工作报告；青奥组委与中央、国家有关部委、各有关省市及有关单位商洽工作的函件。青奥组委党组会、全会、执委会、秘书长办公会、专题会及其他重要会议的文件材料。September16,2019202.1文书档案归档范围——办公厅青奥组委领导同志在国内外重要活动中的讲话和陈述稿，开幕词、闭幕词；收、发的各类电报、传真、秘密文件。青奥组委编印的大事记、简报等。后勤工作形成的文件材料，包括：后勤工作规章制度等；车辆安排、使用、调度方案；办公用品、设备的购置计划、请示、批示及与有关单位签订的合同、协议等文件材料。September16,2019212.1文书档案归档范围——国际联络部接待国际奥委会、各国际单项体育组织成员形成的文件材料；与制证工作相关的报名表、证件格式及内容等文件材料；青奥组委外事接待、出访工作计划、安排及相关文件材料，包括请示、批件、登记表等；重要外事活动方案，外宾、贵宾名单，邀请函，会谈纪要，备忘录等；大型宴会方案等。外交部及我驻外使(领)馆和驻外机构发来的电报。September16,2019222.1文书档案归档范围——总体策划部青奥组委向国际奥委会提交的工作报告；以青奥组委名义向国内外媒体和社会各界发布的文稿；青奥组委年度工作报告、工作要点、工作总结；青奥组委重点工作计划；编制《总体工作进度表》及基础计划；有关青奥村的工作计划和实施方案；项目管理和风险管理工作中产生的文件材料。September16,2019232.1文书档案归档范围——人力资源部青奥组委机关党委、团支部、工会工作及活动中形成的文件材料；青奥组委组织机构设置和人员编制方案，各部门、赛区工作职责；与志愿者工作有关的文件材料；各部门、赛区《工作人员手册》；干部任免及人员调配材料；各部门、赛区工作人员的工资福利、生活补贴办法；工作人员培训计划及实施细则；年度考核办法及相关材料；面向社会公开招聘形成的文件资料。September16,2019242.1文书档案归档范围——市场开发部各项执行计划、赞助商识别计划、火炬接力活动市场开发计划、文化活动市场开发计划、市场开发预算等；青奥组委赞助商、供应商销售计划；特许经营计划及邮品、纪念币计划；对青奥组委潜在赞助领域和赞助企业进行调研、分析的材料；对赞助商／转播商的接待计划及提供服务所产生的文件材料；赞助商顾问组会议、赞助商研讨会等相关会议材料；青奥组委票务战略计划和操作方案；青奥组委捐赠登记及各类统计资料等。September16,2019252.1文书档案归档范围——文化教育部举办各种大型活动、庆典仪式过程中形成的文件材料，包括会徽发布、开、闭幕式、火炬传递等活动方案等；策划、组织奥林匹克文化节工作中形成的文件材料；CEP、奥林匹克教育活动、奥林匹克主题活动形成的文件材料；会徽、吉祥物等的设计方案及相关文件材料；征集、评选会歌文件，会歌原稿及青奥会入选歌曲名录等；城市景观设计活动的相关文件材料。September16,2019262.1文书档案归档范围——新闻宣传部宣传工作大事记、简报、会议纪要等；对国内、外宣传工作的意见；宣传画册、折页、宣传画等宣传品的设计、评选方案及相关材料；参加国内外有关展览活动的布展方案、图片、预算等资料；青奥组委网站形成的各种材料；新闻发布会的材料及对国内、外宣传口径、宣传口号及标语；比赛场馆、青奥村宣传布置方案；接待境内(外)记者的方案及相关材料；涉及奥林匹克出版物的相关材料September16,2019272.1文书档案归档范围——体育与场馆部竞赛规程总则、总秩序册，各竞赛项目设置方案、竞赛日程表；确定比赛(训练)场地的文件材料；28个国际单项体育组织（IF）关于确认奥运会比赛场馆、竞赛日程的文件材料；运动员资格审查办法；运动员报名手册，技术代表、技术官员、运动员名册；竞赛纪律的有关规定，抽签方案等；编写的技术手册、指南等September16,2019282.1文书档案归档范围——体育与场馆部颁奖工作方案，奖杯、奖牌设计制作方案、合同书等；审定场地、器材、计时、记分设备的文件；选派培训裁判员，建立仲裁委员会，确定裁判长（总裁判长）、副裁判长（副总裁判）的文件；总成绩册，每日成绩公告。September16,2019292.1文书档案归档范围——财务部青奥组委预算、决算；各部门年度预算草案、最终批复及相关文件；青奥组委经费使用规定、实施细则；青奥组委财务制度及管理办法；青奥组委物资需求计划，物资、采购的管理制度及相关文件；青奥会财政风险管理过程中形成的文件；青奥组委外汇使用和管理办法；青奥组委出国人员用汇审核、批汇、结汇等工作中形成的文件材料。September16,2019302.1文书档案归档范围——信息技术部“科技青奥”总体方案、实施计划；计算机系统、通信项目等工作的运行、实施方案；办公区局域网管理、设施布局、网络服务等文件材料；计算机服务系统技术手册、使用指南；青奥会期间的计时记分、成绩处理、运动会管理、青奥组委网站等信息系统所形成的文件材料；青奥会场馆电信和电子技术系统的规划、实施监督、验收、运行及组织、培训、分配场馆运营队伍中形成的文件材料。September16,2019312.1文书档案归档范围——后勤保障部安保工作规划，比赛场馆建设中安保工作要求的相关文件材料及各类安保工作信息资料；设计、制作、审核、发放及管理各类证件的文件材料；青奥会医疗服务工作规划；各项医疗准备工作的相关文件材料；配合有关部门推动开展疾病防疫、监测等工作的相关文件材料；有关医疗培训和兴奋剂检测前期准备工作形成的文件材料；与动物检验检疫工作相关的文件材料。青奥会期间住宿、交通、餐饮战略计划、运行计划及相关文件材料September16,2019322.2文书档案的归档要求归档文件应为原件归档文件使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的要求每年二月底前，将部门档案向办公厅档案室移交，六月前完成组委会前一年档案归档跨年度文件归档年度的确定★September16,2019332.3文书档案的整理September16,201934件的确定装订排列编制归档号编目装盒2.3.1件的确定文件正本与不同稿本正文与附件正文与文件处理单等原件与复制件转发文与被转发文报表、名册、图册等来文与复文未装订的式样同一的表格