公文处理与衔接培训ok

公文处理与衔接培训总公司行政部2014年1月主要内容：一、公文的概述、处理、衔接等；二、标准化文件的编、审、批流程等。→→→文书工作文书处理行文规则公文格式发文收文文件归档——文件依据——1.《党政机关公文处理条例》——2012.4.16中办发〔2012〕14号2012.7.1实施2.《党政机关公文格式》GB/T9704-20122012.7.1实施一、公文概述1.公文的概念：——是公务文书的简称，指各个单位在进行公务活动中所制作、使用、传递的文件。——具有规定格式、普遍通用、一定效用三个基本要素。2.公文的基本特点（1）政策性（2）实用性（3）真实性（4）权威性（5）交流性（6）时限性3.公文的作用与功能（1）领导与指导作用；（2）规范作用；（3）公务联系作用；（4）凭证依据作用；（5）宣传教育作用；（6）研究参考作用……4.公文的种类——不同角度的分类（1）按使用范围分（2）按作用分（3）按来源分（4）按行文关系分（5）按处理要求分（1）按使用范围分——通用文书专用文书（司法、经济、会计、外交、军事…）科技文书（图纸、图表、说明书…）信访文书（2）按作用分——行政类法规类计划类总结类记录类会议类（3）按来源分——收文发文内部运转文件（4）按行文关系分——上行文下行文平行文（5）按处理要求分——内容：需办文件参阅文件时间：平件急件保密：普通件秘密、机密、绝密5.行政性正式公文的种类（15种）：（1）决议；（2）决定；（3）命令（令）；（4）公报；（5）公告；（6）通告；（7）意见；（8）通知；（9）通报；（10）报告；（11）请示；（12）批复；（13）议案；（14）函；（15）纪要。常用事务性公文1.计划（规划）2.方案3.总结4.情况汇报5.调研报告6.简报7.会议主报告8.领导讲话9.典型材料10.规章制度……二、公文处理工作1.公文处理的主要任务——科学、合理、有序地进行文件（公文）的制作、传递、使用、管理和归档。2.公文处理的基本原则实事求是准确规范精简高效安全保密基本原则3.公文处理的重要任务（1）收文处理（2）发文处理（3）整理归档收文程序（1）签收（2）登记（3）初审（分送）（4）拟办（批办）（5）承办（6）传阅（7）催办（8）答复（9）整理（立卷归档）（10）清退、销毁催办普通文件正常催办重要文件重点催办紧急文件盯人定时催办发文程序（1）撰稿（2）审核（3）签发（4）登记（5）印制（6）用印（7）核发（8）封发（9）整理（立卷归档）（1）文书档案的来源：一般由公务文书（文件）转化而来；（2）公文与档案的关系：文件是档案的前身，档案是文件的归宿。文件归档——（3）文档一体化——档案工作应与文书工作紧密结合，不能分家，努力做到“文档一体化”。实行前端控制和全程管理：将归档环节嵌入OA流程，在文件的生成和接收时就在网络的流程中，实现在线归档的关联操作。避免文件失控和重复劳动。文档一体化：（1）思想理念上——（2）管理体制上——（3）工作制度上——（4）操作流程上——（5）网络运行上——（6）时间安排上——（7）人员配置上——四、公文处理工作的特性要求（1）确定性（2）连续性（3）规范性（4）快捷性（5）细致性（6）安全性5、公文处理工作的重要作用公文处理工作不是简单的收收发发，而是：（1）上通下达、内外联系的手段与途径；（2）正常、高效运转的纽带和中枢；（3）积累史料、形成档案的基础与保障。三、行文制度（规则）——各个单位之间公务文书往来运行的统一规定。1.行文方式——3种行文方向：（1）上行文（2）下行文（3）平行文4种基本形式：（1）逐级行文（2）多级行文（3）越级行文（4）直接行文2.主要的行文规则——（1）一事一文，或一文一事；（2）明确主送对象，不要多头主送；（3）一般应逐级行文，不要越级行文；（4）《报告》与《请示》分清，《报告》中不得夹带请示事项；（5）不得乱用抄报、抄送；（6）向上级的重要行文，负责人签署；（7）各个单位之间要多用《函》；（8）内设机构向外发文，应以单位办公厅（室）名义；（9）单位内部机构之间相互行文，一般应告知单位办公厅（室）；（10）有双(多)重领导关系的，应视具体情况，一个主送，另外的抄送；（11）经批准在报刊上公开发表的文件，应视为正式公文，具有效力；（12）不同单位为同一事项发文，应先协商；政策不一致时，不应各自行文，否则上级应责令纠正；（13）根据需要，两个以上的平行机关可联合行文。五、公文的一般格式和标记（1）文头处——（2）文尾处——从上到下由前至后1.份号、2.密级和保密期限、3.紧急程度、4.发文机关标志、5.发文字号、6.签发人、7.标题、8.主送机关、9.正文、10.附件说明、11.发文机关署名、12.成文时间13.印章、14.附注、15.附件、16.抄送机关17.印发机关和印发时间、18.页码——注意——1、发文机关标识——用全称或规范化简称加“文件”组成，红色。2、发文字号——由机关代字、年份和序号组成，3仿，居中，六角括号〔〕，在红色分隔线之上。3、字号字体——发文机关用小标宋，标题用2号小标宋，内文用3号仿宋，文尾版记用4仿。4、标题——三个要素都应齐全（机构＋主题＋文种），尽量不出现标点符号，根据需要可用《》。若文字长可换行，居中，但应注意不要切断词意。5、正文——公文首页必须显示正文。文中层次结构顺序为——一、（3黑）（一）（3楷）1.（3仿宋）（1）（3仿宋）6、成文时间——应为领导签署同意之日，用阿拉伯数字将年、月、日标全。7、发文印章——印章端正、居中，下压机关署名和成文时间。为保障档案长久存放，请用红色印泥。8、末页处理——采用调整行距、字距的办法，将印章与正文文字同处一页，不得采用“此页无正文”方法。3、公文的主要结构——（1）标题（2）主送单位（3）正文（4）附件（5）落款作者（6）日期（7）签章二、标准化文件——1.QB/GPEC20500001-2013标准化文件管理办法的宣贯2.新版标准化文件与旧版的不同之处（1）将原来的《标准化文件审批表》新增了”新增、修订、取消“选项；（2）新增了WORD版文件的申请流程；（3）新增了标准化文件发放清单——对账制。（4）增加分发受控、取消电子章。3.标准化文件的审批流程（1）标准化文件审批表——表单处理（2）正文——请采用”标准化文件模板“（3）附件（4）编号和排次的核对（5）所在单位直属领导签名（6）会签（7）发文件专责核对4.标准化文件的日常事务（1）清单的建立；（2）标委会修编通知的完成情况跟踪与落实；（3）标准化文件起草的指导。谢谢大家！