文件管理制度范本

参考资料，少熬夜！文件管理制度范本【导读指引】三一刀客最漂亮的网友为您整理分享的“文件管理制度范本”文档资料，供您学习参考，希望此文档对您有所帮助，喜欢就分享给朋友们吧！文件管理制度(一)机要文件管理制度机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件，机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。一、办理程序(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。(二)按领导签批的范围进行传阅。(三)需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。(四)归档，交上级部门。二、传阅(一)传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。(三)对局领导阅后所作的批示，要及时通知有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。三、保密(一)机要人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。(二)对于机要文件，要单独存放，严加保管。(三)借阅机密、秘密级文件，需经办公室主任批准;绝密级文件一般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。(四)各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。(五)涉密文件，不得复制或摘抄。四、归档(一)传阅和办理完毕的文件，应及时清理收回，分类整理，持续整洁、清洁。(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件，应及时送交机要室登记归档。(三)干部出差、调动工作或离退休时务必将自己使用或传阅的机要文件全部退回机要室。(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。参考资料，少熬夜！文件管理制度(二)电子技术文件管理制度一、总则1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上持续强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。3、适用范围：适用于本厂的技术文件的管理。二、技术文件的编制1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。具体包括：1)开发计划阶段：方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。2)开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。3)产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。4)产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。2、技术文件的技术要求和数据等务必贴合国家相关标准和规定要求。3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。三、技术文件的提交1、在产品开发的整个周期中，设计人员务必按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。2、在产品开发的各个阶段，设计人员都务必按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都务必重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。四、技术文件的归档1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术参考资料，少熬夜！文件的编制务必严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套：一套存放在公司服务器上，供查阅使用;一套刻录成光盘，做封存保管。5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。6、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。五、技术文件的借阅1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法持续不具权限的文件。2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后方可透过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。4、如有特殊状况需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整《借阅文件记录表》。六、职责追究各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律职责的权利。文件管理制度(三)1、目的为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。2、职责参考资料，少熬夜！2、1总经理负责公司所有对外发文审批。2、2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。2、3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。2、4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。3、文件种类3、1上行文：请示，报告，计划，总结;3、2下行文：批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定;3、3平行文：信函，会议纪要。4、文件格式4、1发文统一使用以上文件类别之一。4、2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。4、3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。4、4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚：4、5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置;4、6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等持续一致。每段开头空两个字;要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清晰、美观为原则;4、7附件。通常指随正文发出的补充说明材料：如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明附件：XXX字样;如果附件较多，还须编上序号;文件无附件的，无须注明;4、8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名(前面冠以职务身分)署名：落款一般放在正文(或附件标记)的右下角，相关于书信中具名的位置;如果正文恰好占满全页，落款务必放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行(此页无正文)字样;落款字体与正文相同。4、9日期：4、9、1一般应写发文日期;4、9、2制度或会议透过的文件应写透过的日期;4、9、3重要的文件写签发的日期;5、文号5、1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文参考资料，少熬夜！顺序对文件进行统一编号;具体文号编制规则见附件。5、2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理;5、3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。6、用印6、1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。6、2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记;6、3印章应盖在落款和年月日中间，即骑年盖月位置。7、文件管理7、1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作：7、2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。7、3签发。签发人对签发的文件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明同意发文字样后按正常手续办理;不同意的写出具体意见返还拟文人重新撰写;7、4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。7、5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。7、6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在《收文登记表》内，资料包括：流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理状况、备注等。7、7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。7、8保存。文件办理完毕后，由最后处理部门人员进行保管。7、9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。8、相关文档8、1文号编码规则8、2《文件编号使用登记表》8、3《对外发文登记表》8、4《对内发文登记表》参考资料，少熬夜！8、5《收文登记表》8、6《文件处理单》8、7《传阅单》8、8《用印登记表》8、9对外发文格式8、10对内发文格式8、11报告总结格式8、12会议纪要格式8、13会议记录格式9、修订及实施9、1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。9、2本规定修订权在公司。9、3本规定从二零零四年五月一日实行。文件管理制度(四)文件管理制度第一条管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。2、文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、资料等信息;措辞规范，表达无歧义。4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。第二条制度规范1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表参考资料，少熬夜！提交给部门主管。6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。7、办公室管理人员对文件借阅状况进行登记，做好借阅记录并限期清退。8、按时间、资料、部门、名称等资料分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。第三条文件管理流程设计1、内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁3、借阅流程:提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁(二)文书管理制度第一条管理要点1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。2、文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项