办公使用技巧培训笔记

2012-06-09PPT办公使用技巧培训笔记目录制作一个规范的演示文稿图形和媒体对象的操作幻灯片动画的制作幻灯片播放、各类素材助你一臂之力保存及打印制作一个规范的演示文稿4幻灯片缩略图及大纲视图幻灯片窗格备注窗格了解你的工作区前台后台可充分利用后台来进行动画效果设计，但是无法打印。5了解你的工作区6以“标题和文字”版式为例，在一个幻灯片页面时，可以录入文字的位置，只有在预设的文本框内部，并且当在内容文本框中添加文字时，在每段文字前，会自动出现项目符号，如下图：幻灯片的文字分级处理对文本进行升降级处理：1、开始-段落-“降低/提高列表级别”按钮2、快捷键：ALT+Shift+←升级ALT+Shift+→降级或Shift+Tab升级Tab降级我是标题7我是第一级文字我是第二级文字我是第三级文字我是第四级文字o我是第五级文字•我是第六级文字•我是第七级文字•……我是第一级文字我是第二级文字我是第三级文字试试看大纲视图用于显示PPT标准模版上的纯文字内容，前提是需要在标准版式内输入的内容才可见。使用大纲视图输入内容，有利于思路的连贯性，可以进行快速的文字录入。•Enter分级•Tab降级•Shift+tab升级8使用大纲视图使用大纲视图快速生成目录9使用大纲视图双击大纲折叠复制至空白PPT页形成目录页10Word标题文字的快速导入制作PPT时，除了手工录入文字外，还可以直接使用PPT的导入功能，自动从word文档中将需要的文字导入到PPT中。准备工作1、将word文档中，需要作为幻灯片页标题的内容设为“标题1”2、将word文档中，需要作为幻灯片页内容第一级的文字设为“标题2”3、以此类推，设定所有需要导入PPT中的文字样式方法一：4、将设定完成的word文档保存并关闭5、在PPT中选择“开始”选项卡的“幻灯片”组中，点击“新建幻灯片”按钮下三角，点击“幻灯片（从大纲）”，选择设定好的word文档，点击“插入”11Word标题文字的快速导入制作PPT时，除了手工录入文字外，还可以直接使用PPT的导入功能，自动从word文档中将需要的文字导入到PPT中。准备工作1、将word文档中，需要作为幻灯片页标题的内容设为“标题1”2、将word文档中，需要作为幻灯片页内容第一级的文字设为“标题2”3、以此类推，设定所有需要导入PPT中的文字样式方法二：4、选择“发送到MircosoftofficePowerpoint”命令如果没有，则点击下三角在列表中找到此命令转成ppt后，每页幻灯片上内容太多怎么办？怎么快速分成几页？1、分页方法1、每一页都有大标题点到文本框后会出现智能标记，在超过幻灯片规定的模式长度后会出现，如果在规定长度里则不会出现（如右图）方法2、大纲视图中，选择子标题进行升级处理即可每个子标题都生成一张幻灯片2、合并大纲视图中tab降级处理12Word标题文字的快速导入文字导入后，需要清除外来格式，变成默认模版形式，这样才可以通过模版的修改来完成整个报告的统一修改：开始—字体—清除格式命令13Word标题文字的快速导入主题是应用于一张幻灯片、若干张幻灯片或整个演示文稿的主题颜色，主题字体，主题效果及背景的组合。14利用主题创建一致而专业的幻灯片外观可以自己设计主题另存为新主题文件：设计-主题-保存当前主题，则可在下次单击“自定义”下的主题时反复使用你所设计的主题。15幻灯片母版视图幻灯片母版缩略图版式缩略图主幻灯片区域中的幻灯片母版幻灯片幻灯片母版视图，可以查看和更改版式，可以进行全局更改，如在所有幻灯片中添加公司logo。16幻灯片版式使用规范的版式，有助于简化和加速对文字的修改。利用母版对文字进行修改后，所有相应的页面都会进行修改，因此，在合作制作ppt时，建议统一使用规范的版式，则汇总形成的ppt可减少调整格式的时间。17幻灯片版式使用“标题幻灯片”、“仅标题”、“节标题”版式，能够使ppt的逻辑看起来更加清晰和明了标题幻灯片仅标题节标题图形和媒体对象的操作19使用SmartArt图形获得视觉效果第一部分公司的经营理念第二部分人事政策第三部分考勤制度第四部分薪资及福利第五部分差旅报销办法第一部分公司的经营理念第二部分人事政策第三部分考勤制度第四部分薪资及福利第五部分差旅报销办法注意：文字转换为图形文字后文字就没有了，无法双向转换，因此，先处理好文字，再进行美化20使用SmartArt图形获得视觉效果可以通过对图形进行设计、修饰和更新注意：smartart图形在07以前版本无法进行编辑，因此，在内容和美化完成后，建议选中所有图形，将其剪切出，形成各自独立的图形，这样，就可以保持在07以前版本上进行编辑，并能制作动画效果。第一部分公司的经营理念第二部分人事政策第三部分考勤制度第四部分薪资及福利第五部分差旅报销办法第一部分公司的经营理念第二部分人事政策第三部分考勤制度第四部分薪资及福利第五部分差旅报销办法21绘制自选图形自选图形的绘制方式，都是在“插入”选项卡下的“插图”组中的“形状”中，选择需要的图形，然后使用鼠标左键在页面上拖拽即可。小技巧：1、绘制正圆或正方形或正方体选择相应的图形后，按住shift绘制图形，即可得到2、图片复制快捷按钮选中需要复制的图片，使用Ctrl+D即可进行复制（相当于Ctrl+C和Ctrl+V的组合效果）使用Ctrl+D复制后，使用键盘方向键进行移动，再使用Ctrl+D，则可进行位移复制，如下页例子所示22绘制自选图形选择形状中“立方体”图形，按住shift绘制正方体使用Ctrl+D复制一个正方体使用键盘方向键移动正方体到适当位置（此刻不要使用鼠标进行移动）使用Ctrl+D快速进行位移复制使用Ctrl+D快速进行位移复制使用Ctrl+D快速进行位移复制23试一试绘制下列图形24图片处理双击图片后，在格式选项卡的“调整”组中，可以调整图片的亮度、压缩图片、调整对比度、更改图片、重新着色、重设图片。双击图片后，在格式选项卡中的“图片样式”可以调整图片的样式及效果25试一试制作如下效果格式-形状填充-图片格式-图片样式26试一试制作如下效果（答案）27试一试制作如下效果（答案）28对齐与分布试一下图层合并，避免他人对图片进行修改1、选择要合并的图片2、开始-粘贴-选择性粘贴-图片（jpeg）29图层合并组合的效果可以通过“取消组合”进行图片修改图层合并效果无法使用简单的方式修改图片裁剪后，点击压缩图片，可以对图片进行压缩，减小文件大小30图片压缩裁剪后未压缩图片可以通过裁剪按钮回复原来的图片，且大小与裁剪前图片一样裁剪后压缩图片通过裁剪按钮无法回复原来的图片，切大小小于裁剪前图片31剪贴画的应用32剪贴画的应用通过取消组合的操作，可以对剪切画进行美化应用PPT中数据的使用原则：只放汇总数据，不放明细数据，明细数据可以作为链接进行跳转呈现。33用表格和图标来表达观点方式1：粘贴为EXCEL表格（完整工作簿）将EXCEL表格和图表以完整工作簿的方式复制到PPT中，双击可对表格进行修改1、复制数据2、选择“粘贴”——“选择性粘贴”——“MicrosoftOfficeExcel工作簿对象”姓名预计实际张三25002500王五34003010肖六21002500李四30002300呵在25002000王五32001700双击我看看效果吧~34方式2：以对象方式插入如果表格较大，直接复制粘贴到PPT显示不完整，则可以以图表的形式进行链接1、选择“插入”——“对象”——由文件创建——“浏览”打开文件——勾选“显示为图标”2、点击“更改图标”按钮修改图标及名称3、如果想在放映幻灯片是能点击查看表格，需点击“插入”—“动作”—“动作设置”—“对象动作”双击我看看效果吧~用表格和图标来表达观点幻灯片动画的制作36自定义动画动画效果有助于提升PPT的呈现效果，使PPT演示时更加生动和吸引。动画在选择上要依据场合，选择适当的效果：37人事财务生产试一试制作这些动画效果1、单击后转动的齿轮下面是答案，想想再看呗382、闪动倒计时试一试制作这些动画效果39试一试制作这些动画效果3、一点一点出现的浪漫40试一试制作这些动画效果4、旋转的半圆41数据图表的动画设置选中数据图表幻灯片播放、保存及打印43在幻灯片之间添加切换效果在“幻灯片放映”视图中从一个幻灯片移到下一个幻灯片时出现的类似动画的效果。可以控制每个幻灯片切换效果的速度，还可以添加声音。1、选择某张幻灯片，在动画选项卡上的切换到此幻灯片组中，单击一个幻灯片切换效果2、若要设置幻灯片切换速度和声音，可在“切换到此幻灯片”组中，单击“切换速度”或“切换声音”旁边的箭头，然后选择所需的速度和声音44控制幻灯片放映的快捷键快捷键功能F5从头播放演讲稿Ctrl+P放映状态下调用画笔E放映状态下清除笔迹Ctrl+A放映状态下调用箭头数字键+Enter放映状态下快速跳转到相应的页面W放映状态下白屏B放映状态下黑屏ESC退出播放开始-控制面板-鼠标和打印机-鼠标-指针选项-演示过程中按下Ctrl键可以使听众聚焦到你所指的焦点45一个小软件Ctrl+1放大整个屏幕鼠标在放大屏幕状态下使用鼠标可以充当画笔：g绿色，b蓝色，o橘色，y黄色Ctrl+Z消除上一个字迹E消除所有字迹W白屏B黑屏Esc或者鼠标右键退出Ctrl+2在自然状态下鼠标可以充当画笔Ctrl+3倒计时器46操作步骤：1、接上投影仪2、在电脑笔记本上进行显示属性设置，在设置选项卡下，可以看到2个监视器，选中标示为2的监视器图标，再选中“将windows桌面扩展到该监视器上”，单击确定3、打开ppt，在幻灯片放映选项卡上的“监视器”组中，将“演示文稿显示位置”改为“监视器2”，勾选“使用演示者视图”演讲者视图看备注在全屏放映过程中演讲者可以查看备注。电脑必须采用windows2000（带ServicePack3或更高版本）或WindowXP操作系统。各类素材助你一臂之力48模版搜集序号网站1案例搜集序号网站1