培训资料定版

-1-规范公文办理工作培训材料第一节行政公文概述公文是公务文书的简称,是和私人文书相对而言的。广义的公务文书是指党政机关、群众团体、企事业单位在处理公务的活动中，按一定的程序和要求制作和使用的内容系统、体式完备的各种文书，它体现着制作单位的意志和意图。本章所讲行政公文，是一个狭义的概念，指的是：“行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书”，即国务院办公厅于2000年8月24日发布，2001年1月1日起施行的《国家行政机关、企事业单位公文处理办法》中规定的13种法定公文，它是国家行政机关依法行政和进行公务活动的重要工具。行政公文不仅为国家行政机关，即各级人民政府所使用，而且其种类和格式与党、军队和其他各机关、团体、企事业单位的公文大体相同，只是其作用和内容有所不同，因此称为通用公文，简称公文。一、行政公文的种类行政公文有多种分类方法，按用途划分，有13种，即《国家行政机关、企事业单位公文处理办法》中规定的命令（令）；公告；决定；通告；通知；通报；议案；报告；请示；批复；意见；函；会议纪要。按行文方向划分，有下行文、上行文、平行文三类。下行文是上级机关向下级机关或群众的行文，如、决定、通知、通报、通告、批复等；上行文是下级机关向上级机关的行文，即上报公文，主要有报告和请示；平行文是不相隶属机关之间相互往来的公文，主要是函。写下行文，特别是带有指令性的通知、通告等，语气应该坚定、果断，以收到令行禁止的效果；写上行文，语气应该谦虚、平和，以体现对上级机关的尊重；写平行文，由于是对兄弟单位讲话，应用商洽、委婉的语气，不能向对方发号施令。按阅知范围划分，有秘密公文，内部公文，公布公文三类。秘密公文是涉及党和国家秘密的公文，在一定时期内需要限定阅知范围并保守秘密，分“绝密”“机密”“秘密”三个等级，秘密公文应当标注密级；内部公文是在机关或单位内部使用的公文，也称普通公文，一般不对外公布；公布公文是需要在一定范围内公布的公文。按缓急时限划分，有紧急公文和常规公文两类。紧急公文是需要-2-紧急送达和办理的公文。紧急公文应表明紧急程度——“特急”“急件”（紧急电报分为“特提”“特急”“加急”“平急”）。常规公文又称平件公文，按常规送达和办理的公文。二、行政公文的适用范围和要求：（一）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。1．标题：发文机关＋事由＋文种例：江苏省教育厅关于表彰普通高校招生工作先进集体和先进个人的决定2．正文：决定的缘由＋决定的事项决定的缘由：概述作出决定的背景或原因、目的、意义、作用，一般两三句话就行。决定的事项：决定的基本内容。分条列项表述或分段列题表述。3．常见问题：1）决定与通知混用决定一般是对重要或重大事项使用，如表彰、处分、授予称号等。行文时要叙述理由；通知所针对的事情可大可小，主要目的是使受众知晓或指导执行。2）决定不写主送机关，通知必须写。（二）通告：适用于在一点范围内应当遵守或者周知的事项。（三）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。根据其作用分为五种：发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知。【标题】灵活，甚至只有“通知”这一部分（内容不大重要又是周知的）。但批转性通知的标题按照“准确简要”的规定，省略文种，即：“批转（或转发）＋（始发机关）原文标题”。【主送机关】直接上级。【正文】发布性通知和批转性通知的正文：“主体（发布或转发-3-的文件）＋批语”。如：“现将《＊＊＊办法》发给你们，请认真贯彻执行。”事项性通知：原由＋事项＋结语（特此通知）会议通知：名称、时间、地点、内容、人员、报道时间和地点、需带材料等任免通知：格式固定【附件】可有可无【发文时间】用汉字小写数字（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报的特征：1、针对性。凡发通报的均为有的放矢。2、指导性。3、宣告性。通报一般为独立成文，勿须与其它文种相搭配。通报有时与报告可以构成相照应的关系。即前有下级机关上报的有关表彰先进典型或检讨重大事故、错误的报告，而后由上级机关制发有针对性的通报。通报一般用作下行文。写通报应把握：1)情况要真实。对涉及的人和事，无论是表扬还是批评，都要以严肃慎重、实事求是的态度认真核准。文字表述也要准确恰当，防止任何夸大、缩小或扭曲事实。2)观点要鲜明。对提倡什么反对什么，一定要是非分明、旗帜鲜明。3)典型要选准。无论正面典型还是反面典型都要注意讲政治，着眼于正确导向。4)分析要透彻。对于表扬和批评类的通报，要本着实事求是的精神，力求透彻分析典型的本质及其主、客观原因。5)文风要朴实。文字表述要简洁明快，勿需夸张渲染。6)详略得当。（五）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。一般事后、事中行文。不要求上级批复，行文较长。报告和总结、调查报告的写法大同小异。常见单位部门的总结同时用于会议，成为报告。-4-【标题】一般是：“事由＋报告”。【主送机关】与请示相同。【正文】种类繁多，正文内容有差异。为学习方便，把报告大致分为二种：一是综合性报告正文，或称总结性报告。政府及机关单位都要在大会上作此种工作报告。1.情况简述：工作时间、地点、背景、条件或各项工作的开展情况。这种开头称为概述式。此外还有结论式（议论判断）、说明式（用“为了…”）等。百字上下。2.成绩做法：这是主体。可以简要叙述一下工作过程。成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、小标题式、阶段式和贯通式。3.经验教训：要有观点、看法和规律，又要有具体的典型事例以及理论分析。常常占五分之一篇幅。4.今后计划。往往写成今后的工作计划。常常占三分之一篇幅。各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告。二是专题性报告正文。着重汇报某项工作或某个问题，特点是专项、特殊，一事一报。1.概述情况。讲清工作开展情况，或问题发生的原委，事项的起因和经过。2.说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验，或分析存在的问题及原因，或说明工作做法，或写出群众反映。3.提出意见。写基本看法，解决问题的建议和办法。报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合。【结尾】一般用“特此报告”，“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等习惯用语，有的不写。如有附件，与请求相同写法。最后写发文机关或个人，盖章，写发文时间。（六）请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示必须事前行文，一事一文。上级应在一定的时限内批复。【标题】一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。如：《×××学校关于创办＜校园文学＞报的请示》。可以省去发文机关。【主送机关】接受请求的直接上级机关，在标题下面一行顶格写起。只写一个，如需同时送其它机关，应用抄报（在文末左下角写明）形式。【正文】1.请求缘由。一写情况依据（往往用“目前”开头），二写目的说明（用“为...”开头）。2.请求事项。分层分项写清具体要求，并说透理由，提出充足的事实和理论根据。同时，依据实际情况，提出切实可行的处理意见，作为上级机关进行判断和指示的参-5-考。3.结尾。只是一句祈使性的话：“妥否，请批复”或“以上如无不当，请批准”。【附件】可有可无。是随同请求的有关材料、图表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名称和顺序。【印章、发文时间】（七）批复适用于答复下级机关的请示事项。批复与请示属于“天生的一对”，没有请示也就没有批复。批复均为独立成文，与其它文种不构成搭配关系。写批复应注意：1.针对性要强。必须紧扣请示的事项，有问有答，回复清楚。2.观点要明确。对请示中的事项持什么态度和意见，是肯定还是否定，是同意还是不同意，是即办还是缓办都要明确表示。3.表达要准确。要措辞严密，用语准确，严谨周全，以免产生歧义疏漏。4.篇幅要短小，表明态度即可。（八）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。大家注意，公文中的意见不同于一般含义的意见。意见的适用范围很广，就其行为主体而言，可以适用于党的各级机关。就其内容而意见的特征：1、行文形式具有灵活性。意见既可独立成文，也可以与别的文种搭配行文。既可以由某一个机关发文，也可以由几个部门联合发文，既可以作为下级机关向上报的建议性意见，也可以作为上级机关向下2、行文内容具有广泛性。3、行文方向及公文性质具有可变性。作为公文的意见可以上报，写意见应注意的事项：1)目的性要明确。特别是拟建议上级机关批转的意见，更应做到“形上而意下”，瞄准普遍指导性。2)理由要充分。无论是下发的还是上报的，还是上报后建议批转的，都应充分阐明其必要性及其理论依据、法律法规依据和事实依据。3)内容要充实。4)处理问题的办法、措施和建议提得要明确、具体，直截了当。5)（九）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，-6-请求批准和答复审批事项。函的主要特征。1.行文方向的多样性；2.使用范围的广泛性；3.写作的灵活简便性。函的写作应注意：1.主题要突出，中心要明确；2.行文要开门见山，直陈其事，函件宜短不宜长；3.文字要简明，用词要恰当；4.（十）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要的主要特征：1.提要性；2.决议性；3.客观性。作为发文的会议纪要，一般须同有关文种搭配组合。若用作上行文，需要同报告、请示搭配；若用作为下行文，则需要同通知搭配。会议纪要写作注意事项：1.忠于会议主旨，客观地反映会议内容，包括存在的不同观点和问题以使人们客观全面地了解会议的真实情况。2.围绕会议中心，突出主题，抓住要点。3.观点要鲜明，语言要简练，记述要有条理。三、行政公文的特点行政公文是实现国家行政管理的工具，具有法定效力和规范体式。具体说来有以下特点：第一，法定的作者和法定的权威性。行政公文的作者不同于一般文章的作者。它的作者必须是依法成立并能以自己的名义行使职权及承担义务的组织和个人，如国家的各级各类机关组织，国家领导人，机关首长等。公文的作者制发公文，必须在法定的职权范围之内，根据公文处理的需要，按照法定的程序直接制发。由于行政公文是党和国家机关为了特定的目的而制发的，它代表了党和国家管理机关的意志，因此具有法定的权威性。第二，法定的现实执行作用。公文和一般文章相比。有很强的现实执行效用。一般文章只是在某单位、某个人需要利用时，才发挥作用。公文以其作者的意图为依据，一经形成发出，在受文单位立即发挥作用。例如，《国务院关于发布＜国家行政机关公文处理办法＞的通知》（国发〔2000〕23号）,规定自2001年1月1日起施行此办法，国家各级行政机关就必须遵照文件要求自2001年1月1日起执行，-7-其现实的执行效用很强。第三，规定的体式。具有法定的规范体式是行政公文区别于其他文字材料的显著标志。为了维护行政公文的严肃性和处理公文的便利，国务院规定了统一的公文名称和体式，包括公文文种、公文文体、公文结构、公文格式等。规范的公文体式对于发挥公文的作用，具有十分和重要的意义。第四，履行法定的程度，为了维护公文的权威性、严肃性、政策性，充分发挥公文特有的执行效力，公文在制发程序上要履行法定的审批手续。尽管拟制公文有群体合作拟制、领导人授意拟制或指定政策研究人员代拟之分，但这些环节都是不可省略、不可颠倒的，必须严格遵循。第二节行政公文基本格式为了保证行政公文的完整性、权威性和规范化，并便于撰制办理和存档备查，《国家行政机关公文处理办法》对公文格式做了明文规定。根据这一办法，国家质量技术监督局发布了《国家行政机关公文格式》，注明此格式“其他机关公文可参照执行”。本节所讲的公文格式，主要是依据这两个文件的规定。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印