审核技巧培训

审核技巧培训2016年11月2审核过程是一个组织调动相关一同参与解决问题的过程审核计划审核实施展示成果构建问题审核员的一项核心技能：构建审核的问题审核员解决方案课程目的解决问题3主要目的：理解审核员的工作方法和逻辑（问题导向的思维方式）掌握“构建问题”的概念掌握“假设和证据链”的概念掌握“问题分解”的概念掌握“互斥”“包含全部”的概念学习构建问题的三种工具将问题转化为你可以开展工作的问题和计划课程目的4构建问题GPS-QSHE-WBS课程结构构建问题的方法要回答的问题:如何建立正激励的绩效体系子问题假设证据证据证据任务解决问题的工作计划GPSQuestion审核发现的问题需要你提供的帮助Sub-questionHypothesisEvidenceneededWBS--Review•将审核的问题导向你可以帮助回答的问题•将该问题分解为更为具体的子问题•对每一个子问题提出假设•提出验证假设需要的证据•制定工作计划收集证据•检验工作计划的可靠性课程内容5请策划实施一次对本教室的安全评估…策划5W1H实施（每组10分钟）方式、方法（观察/访谈/查阅文件）结论及依据（OPPT）…成果1.评估发现2.评估结论3.解决方案热身问题6将发现的问题转化为需要你提供的帮助用GPS框架法来确定关键问题所在目前所处的状况与其希望达成的目标之间的差距是什么原因导致不能达成他的愿望…在背景情况中哪些问题是不尽如人意的…这些问题需要做出哪些改变才能让人满意…它们又是怎样产生的……审核中发现的关键问题他需要你提供“什么帮助”以缩小现状和目标中的差距审核背景审核发现的问题需要你提够的帮助GPS用GPS框架法重新描述发现的问题G=Gap；P=Problems；S=(how)Support7审核发现在全球市场上开展业务，未来还要进一步拓展国际市场。HSE管理一直是CEO的管理重点之一。CEO提出要进一步提高HSE管理水平，以适应国际市场要求…??????采用GPS框架法以确定审核发现的关键问题所在管理背景审核发现遇到的问题需要你提够的帮助用GPS框架法重新描述审核发现的问题G=Gap；P=Problems；S=(how)SupportGPS---案例8前期沟通在GPS框架中填入由调查、小组讨论及与审核开会中得出的结论准备审核会议收集一些相关信息：审核发现提供的文件、资料，公开渠道收集的资料，电话给审核提供的人员名单内部讨论，与小组成员分享各自见解制定和沟通审核目的询问各种可能的问题（封闭式和开放式的）对可能隐瞒的事项保持警惕对审核的目的和范围进行确认，以保证你的认识没有偏差GPS---初期信息收集与分析9收集哪些资料？询问哪些问题？GPS---初期信息收集与分析---讨论10在关键问题上要始终与审核目的保持一致你分析后得出的要解决的问题现有的HSE管理差距和不足在哪些方面？HSE管理未来达到什么水平？在多长时间内，可以将HSE管理水平提高到国际先进水平？审核内容GPS---初期信息收集与分析审核发现遇到的问题需要你提供的帮助11在关键问题上要始终与审核发现保持一致（常见情况）管理背景审核发现遇到的问题要解决的问题今天达成一致的情况已经做错了可能会出错情况和以前不一样了情况可能会改变应该有一些管理规律或线索有人有不同意见我有三种可能的方案我们该做些什么?我们要怎么避免它?我们该怎么做?我们该怎样应对?你发现什么了吗?谁是对的?我们应该选哪个?GPS---初期信息收集与分析12???现有的管理差距和不足在哪里？将审核发现的问题导向你可以帮助回答的问题需要你提供的帮助GPS---案例审核发现在全球市场上开展业务，未来还要进一步拓展国际市场。HSE管理一直是CEO的管理重点之一。CEO提出要进一步提高HSE管理水平，以适应国际市场要求…现在的安全管理并不能让CEO满意，他一直担心，现在的HSE管理水平不能在国际市场上建立起竞争力…管理背景审核发现的问题用GPS框架法重新描述审核发现的问题G=Gap；P=Problems；S=(how)Support13定义的问题最好有成熟的工具和工作流程常见的工具举例GPS工艺安全改进安全管理现状评估现场辅导制定改进方案课堂培训完善制度与标准安全文化建设与提升14知道了问题的类型往往意味着知道了它的解决办法---举例怎样提高基层单位的HSE职责意识？如何减少现场的不安全行为如何让公司的所有部门和部室一起参与到HSE管理工作中来？如何提高设备全生命周期的本质安全要解决的问题可能的解决办法GPS15知道了问题的类型往往意味着知道了它的解决办法---举例怎样提高基层单位的HSE职责意识？如何减少现场的不安全行为如何让公司的所有部门和部室一起参与到HSE管理工作中来？如何提高设备全生命周期的本质安全要解决的问题可能的解决办法属地管理STOP安全委员会分委会MIQAGPS16知道了问题的类型往往意味着知道了它的解决办法---举例当前国际先进的HSE管理标准是什么？如何解决新设备试车时老出事故？安全管理哪里出了差错?怎样识别工艺过程中的风险要解决的问题可能的解决办法GPS17知道了问题的类型往往意味着知道了它的解决办法---举例当前国际先进的HSE管理标准是什么？HSE标准如何解决新设备试车时老出事故？PSSR安全管理哪里出了差错?安全管理评估怎样识别工艺过程中的风险PHA要解决的问题可能的解决办法GPS18构建问题—问题分解子问题任务任务任务子问题子问题子问题子问题假设假设证据证据假设证据证据任务任务假设证据证据证据任务解决问题的工作计划QSHE要回答的问题审核发现的问题需要你提供的帮助改善建议19通过以下五个步骤来进行分析：1.把已经达成一致的关键问题转化为能要回答的问题2.把要回答的问题再分解为子问题3.为每一个子问题建立假设，并提出验证假设的证据4.构建工作计划表以及试行检验5.不断探索修正工作方法和工作计划表QSHE---步骤20QSHE---案例现有的管理差距和不足在哪里？审核发现的问题：21把已达成一致的关键问题转化为要回答的问题抓住审核发现注意力—问题要具体提封闭式问题保证问题能为全局服务QSHE---案例现有的HSE管理在哪些方面存在差距和不足？和国际先进水平相比，安全管理22项要素是不是都存在管理差距？审核发现在全球市场上开展业务，未来还要进一步拓展国际市场。HSE管理一直是总经理的管理重点之一。总经理提出要进一步提高HSE竞争力，以适应国际市场要求…不清楚从何处入手提高HSE竞争力对比国际先进做法，找出现有HSE管理中的差距和不足管理背景审核发现的问题需要你提供的帮助达成一致的关键问题要回答的问题22把已达成一致的关键问题转化为要回答的问题抓住审核发现注意力—问题要具体提封闭式问题保证问题能为全局服务QSHE---练习管理背景审核发现的问题需要你提供的帮助达成一致的关键问题要回答的问题23确保每个等级的子问题都：互斥并包含全部可回答（能找到答案）相关性（回答该子问题有助于回答上一级问题）控制子问题的层级数量和每个等级中的子问题数量QSHE---子问题把总问题分解为子问题问题和子问题层层递进，相互之间有很强的逻辑性对于每个子问题的回答都会为回答更高一级的问题带来帮助24构建问题—问题分析总问题子问题QSHE---子问题举例和国际先进水平相比，安全管理22项要素是不是都存在管理差距？。。。事故管理有差距吗？直线职责有差距吗？。。。流程是否完整？人员是否掌握了足够的技能？。。。。。。25事故管理有差距吗？人员是够有足够的技能？人员是否受到了足够的培训？流程是否完整？确保涵盖一切需要的因素职责落实到了直线组织吗？练习：这些子问题能全面说明问题吗?QSHE---子问题---A互斥并包含全部---练习26互斥：避免子问题相互间内容重复练习：这些子问题是互斥的吗?QSHE---子问题---A互斥并包含全部---练习是否有相应的管理工具和IT系统？事故管理有差距吗？人员是够有足够的技能？人员是否受到了足够的培训？流程是否完整？职责落实到了直线组织吗？27每个问题都能切实得到回答吗？练习：这些子问题都能找到答案吗?员工的教育水平是否影响了事故调查的质量？事故管理有差距吗？QSHE---子问题---B可回答---练习28子问题与审核发现的问题相关吗?QSHE---子问题C---相关性---练习本质安全管理是否到位？事故管理有差距吗？29任选一题将其分解为子问题将以下问题分解为子问题1.为什么老谢总是求婚不成功？2.今年我能够攒下5万元钱吗？QSHE---子问题---练习301.为什么老谢总是求婚不成功？为什么老谢总是求婚不成功？双方父母都同意吗QSHE---子问题---练习312.今年我能够攒下50万元钱吗？我今年如何能够攒下5万元钱？QSHE---子问题---练习32对子问题提出假设，并提出验证假设所需要的证据QSHE---假设和证据子问题假设证据什么是最重要的问题？职责落实到了直线组织吗？对于这个问题现实可行的答案是什么？没有什么会支持或驳斥这些假设？安全部门领导事故调查工作直线管理组织很少参与事故调查33一目了然地看到证据是如何与整个问题保持一致的，并让我们能够把注意力集中在不能保持一致的地方QSHE---假设与证据链建立假设，并提出验证假设所需要的证据每一个安全要素都有差距吗？事故管理有差距吗？职责落实到了直线组织吗？假设：是流程清晰完整吗？人员有足够的技能吗？有相应的管理工具和IT工具吗？假设：是是否是是是否是否假设：证据：34当你知道需要什么证据时，你就可以制定审核工作计划了分配任务，收集证据估计团队成员完成工作所需时间起草工作计划对工作计划的效果做测试，并确保大家都能理解此计划WBS---制定工作计划35分配任务收集证据，并估计所需时间所需证据工作计划责任工作日时间WBS---制定工作计划子问题假设证据任务职责工作天数时间追踪5起事故事件管理过程查看5份事故调查报告…36起草工作计划任务/来源责任工作天数审核发现：案例编号：案例指导：日期：12345678时间：月/周WBS---构建工作计划37对工作计划的效果做测试避免重复作业充分利用集体合作的成果合理安排那些需要独立完成的工作的顺序WBS---初步检验工作计划38对工作计划做测试以确保大家都能理解此计划工作的总体目标他们希望收集的证据是什么，怎样找到这些证据大家的工作和总体目标之间的关系是怎么样的他们希望什么时候展示他们的工作成果他们能在其中投入多少的时间和精力WBS---初步检验工作计划39帮助你了解审核发现的问题，并建立出高附加值的改善建议确定审核发现的问题转化为你能提够的帮助可以解决的问题把问题分解为子问题建立假设证据链寻找提供改善建议的依据子问题假设证据优化改善建议总结40常见的问题•将审核发现的问题直接拿来当作改善建议•分析后得到的问题不和审核发现达成一致，就提出改善建议•改善建议的指向性不强•对于改善建议没有现成的结构或工具支持•分解问题时，遗漏重要子问题•对于要寻找的证据没有抓住重点，求全求多，浪费宝贵的审核时间常见问题41收集证据分析证据对审核发现的主要问题得出结论确认审核发现的主要问题选择一个正确的方法来识别改善方向提出可操作的具体改善建议现在你可以开展一个审核工作了课程应用现在下一步42撰写报告符合逻辑的文件结构组织好你的文件，确定支持答案的论点都是符合逻辑的把你的要旨写在最上面确定由此提出了什么问题并对其作出回答填写结构的剩余部分检查你的逻辑答案课程应用