总账系统培训应付模块

InsertPictureHere山东省农村信用社总账系统培训范鑫2012年11月2系统概述•总账系统是一个支持多币种、多会计主体的会计核算系统，用于汇总多个业务系统数据的管理系统。总账系统项目实施依托于财务管理系统，是在其基础之上的一次全面的优化升级，也是对现有会计核算体系整体的规范，同时适应新会计准则在农村信用社应用。•总账系统由总账、资产、应付三个模块组成。其中，总账模块是系统账务核算、管理的核心，主要完成总账账务核算管理、应收应付款核算管理、固定资产核算管理、财务预算管理以及从新一代银行核心业务系统（以下简称核心业务系统）中接收的业务数据的管理；应付模块主要完成应收应付账款核算，包括员工借款、费用报销、管理费的上缴下拨、备用金的发放收回等往来账务管理以及固定资产采购管理；资产模块是基于固定资产的事物性管理模块，主要完成固定资产、在建工程、无形资产、长期待摊费用的事务管理和相应的账务核算处理。3本次培训的主要内容第一部分应付模块第二部分资产操作第三部分总账模块4第一部分应付模块第一章概述第二章名词解释第三章岗位设置及职责第四章基础数据维护第五章基本业务操作第六章错账冲正第七章查询功能5第一章概述1.1应付模块管理范围1.2应付模块与其他模块的关系1.3应付模块的主要理念61.1应付模块管理范围旧的财务管理系统大部分账务都在总账模块手工录入日记账处理，而企业级总账系统新增了应付模块，用来处理应收应付往来账务，规范费用管理流程，具体包括：与外部供应商的往来主要处理资产采购等业务与内部员工的往来主要处理员工临时借款和费用报销等业务与内部部门的往来主要处理备用金的管理和管理部门统筹资金的管理等71.2应付模块与其他模块的关系固定资产管理系统(FA)资产管理系统(FA)总帐管理系统GL总账管理系统(GL)总帐管理系统GL应付账款管理系统(AP)追溯查询应付发票付款信息零购资产采购信息81.3应付模块的主要理念费用管理流程再造规范费用报销流程和付款流程实时控制明细核算到银行账户，实时更新银行账户可用余额，避免银行账户透支。总帐管理系统GL费用报销单录入界面总帐管理系统GL发票工作台借：费用项目/资产贷：其他应付款固定资产管理系统(FA)付款工作台借：其他应付款贷：现金/银行存款总帐管理系统GL维护费用申请人GL维护供应商GL维护银行导入费用报销单对发票付款139第二章名词解释发票应付模块中的发票是指记录应收应付业务列账过程的电子凭证，发票类型包括：标准发票、费用报销单、预付款发票、混合类发票和借项通知单。供应商供应商分为外部供应商和员工供应商，是指与各会计核算主体有应收应付业务往来的内部员工，内部部门和其他单位。费用报账员负责本部门费用报销单的录入、修改、提交审核和打印。费用模板录入费用报销单时，需要选择费用模板，一种是“业务及管理费”模板，一种是“业务拓展费”模板，通过选择不同的费用模板将费用归集到不同的费用类报表中去。10核销预付款用某供应商下应付未付的发票来核销对该供应商的应收款项。取消发票对入账错误的发票做冲销处理，系统生成红字冲销日记账以冲正账务。撤销付款对付款入账错误的付款单撤销付款，系统生成红字冲销日记账以冲正账务。（目前增加付款删除功能）11第三章岗位的设置及职责3.1应付模块的责任清单3.2各责任具体职责125位机构代码_应付录入员5位机构代码_应付复核员5位机构代码_应付管理员5位机构代码_费用报账员3.1应付模块责任清单135位机构代码_应付录入员负责费用报销单审核负责将费用报销单导成费用发票负责录入发票负责录入付款单负责预付款的核销3.2各责任具体职责145位机构代码_应付复核员负责验证应付发票和付款单，验证无误后创建会计分录负责将应收应付账务传送至总账负责将资产采购信息传送至资产模块5位机构代码_应付管理员负责本机构应付管理系统的功能设置负责本机构的供应商、银行账户、费用申请人的维护5位机构代码_费用报账员负责费用报销单的录入、修改、提交审核及打印15第四章基础数据维护4.1维护费用申请人4.2维护供应商4.3维护银行账户信息6164.1维护费用申请人各机构根据自身业务需求确定要维护的费用申请人的范围，便于在录入费用报销单时选择对应的人员。费用申请人的范围：1）员工将独立报销费用的员工维护成费用申请人。2）部门将各县/市联社下属各信用社，各机关部门维护成费用申请人。3）特殊的费用申请人为处理特定业务建立的费用申请人，例如为明细核算应交企业所得税建立的费用申请人。注意：用户管理员增加用户时，所选择关联人员值列表中的可选人员即维护的费用申请人；资产操作员分配资产时，资产保管人值列表中包含的值即维护的费用申请人。17维护费用申请人（路径：应付管理员维护费用申请人）18维护费用申请人（输入部门编号、费用申请人名称、费用申请人编号和性别）19若部门编号维护错误，维护费用申请人编号时系统会提示“部门编号输入错误”20维护费用申请人（输入组织、默认费用账户、地点信息）组织系统默认为本机构；地点选择机构所在地市；默认费用账户中的部门段决定了以该申请人录入报销单报销费用时的费用归属部门，因此必须填写正确，而此处录入的科目段对账务处理无任何影响，可灵活掌握。214.2维护供应商供应商可分为外部供应商和员工供应商：外部供应商是指与本机构有应收应付业务往来的其他单位。员工供应商是指与本机构有应收应付业务往来的内部员工或下属部门。维护员工供应商的流程是：系统外的员工/部门费用申请人员工供应商，因此将员工/部门输入为员工供应商的前提是已将其维护成为机构的费用申请人。每个供应商下面需要维护多个费用类型，每种费用类型下设置不同的会计结算账户，包括预付款账户和负债账户，系统对应付应收科目各有一默认值，维护供应商时根据实际情况修改。系统默认的预付款账户是“其他应收款—其他应收款项1200059901”系统默认的负债账户是“其他应付款—其他应付款项2300059901”11522供应商下不同的费用类型对应不同的应收应付科目：供应商类型费用类型应付款科目应收款科目外部供应商青岛（地市名）2300059901其他应付款项1200059901其他应收款项保证金23000507应付供应商款项1200059901其他应收款项员工供应商（部门）临时借款2300059901其他应付款项12000503临时借出款项备用金2300059901其他应付款项12000504预拨费用其他2300059901其他应付款项1200059901其他应收款项员工供应商（员工）临时借款2300059901其他应付款项12000503临时借出款项其他2300059901其他应付款项1200059901其他应收款项23维护供应商（路径：应付管理员维护供应商）24维护外部供应商（名称、类型）外部供应商命名规则：五位机构号+英文的逗号+供应商的名称外部供应商的分类类型选择“供应商”供应商的编号系统自动生成，全省统一编号优化后，“地点”按钮变更为“详细信息”按钮25维护外部供应商（地点信息、会计信息）会计信息中定义的负债账户是以此供应商录入发票时的贷方账户会计信息中定义的预付款账户是以此供应商录入预付款发票时默认的借方账户优化后，“地名”栏位变更为“费用类型”5326维护外部供应商（增加另一费用类型“保证金”）对于外部供应商，有时还需维护另一个费用类型“保证金”，用于核算采购固定资产时向供应商收取的质量保证金（例如购置大型网络设备时)4027维护员工供应商将员工或部门输入为员工供应商的方式有两种：1）自动：在将费用报销单导成费用发票时，系统自动将费用申请人创建为员工供应商，自动创建的员工供应商的命名规则是“9位部门号+英文的逗号+费用申请人的名称”，生成的费用类型是“其他”，该费用类型下的会计结算账户采用的是系统默认值。2）手工：类似于外部供应商录入，但类型选择为“员工”，并指定关联的费用申请人。28维护员工供应商（名称、类型、关联费用申请人）员工供应商的命名规则：9位部门号+英文的逗号+费用申请人名称员工供应商的分类类型选择“员工”在维护员工供应商时，建议先选择类型，后选择关联的费用申请人，最后将关联的费用申请人姓名复制到供应商名称处•29维护员工供应商（地点信息、会计信息）员工供应商必须维护一个费用类型“其他”，此费用类型的会计结算账户采用系统默认值30维护员工供应商（增加地点层备用金）对于采用备用金管理的部门级的员工供应商，需要另外增加一个费用类型“备用金”，该地点下的预付款账户选择“其他应收款—预拨费用12000504”；负债账户采用系统默认值“其他应付款—其他应付款项2300059901”。31维护员工供应商（维护费用类型“临时借款”）维护员工供应商时，根据业务需求有时还需要新增费用类型“临时借款”，用来处理员工临时借款业务，该费用类型下的预付款账户选择“其他应收款—临时借出款项12000503”。32供应商合并（路径：应付管理员供应商合并）33供应商合并机构撤并T日，会计主体应付管理员应将降格部门的预付款和应付款的供应商合并到新归属部门的供应商。34供应商合并点击“合并”，系统出现注意对话框：此操作不可取消，您是否要继续。35供应商合并点击“确定”，系统自动提交供应商合并请求，请求运行完成后，供应商合并操作完成。供应商合并完成后，需核对《应收应付余额表》、《供应商交易明细表》。36供应商合并注意事项：1.PO：Purchaseorder采购订单。如勾选“PO”项，目标供应商仅能选到地点用途勾选“采购”的供应商。如不勾选“PO”项，目标供应商能选到地点用途勾选“支付”的供应商。（最好不选）37供应商合并2.目标供应商无原供应商的地点时，需勾选“复制地点”功能。38供应商合并3.每个分配行只能合并或复制一个地点，原供应商有多个地点需要要合并，需录入多个分配行。39•取消供应商部门编号的限制•5月25日总账系统升级后，取消了供应商前五位必须与机构号前五位一致的限制。应付管理员在维护费用申请人、员工供应商时，部门编号应与网点号保持一致。•例，机构90252青岛香港中路中心支行下辖部门902021202香港花园分理处，机构号前五位和部门号前五位不一致，新增费用申请人和员工供应商编号的前九位应为902021202，新增费用报账员用户应为902521202。•此项内容主要针对青岛会计主体拆分进行的优化，其他会计主体不涉及。404.3维护银行账户信息各机构的应付管理员维护本机构的财务部门在其下属营业部或其他金融机构开设的银行账户的基本信息，包括：开户的支行名称、帐户名、银行账号、应付款单据等。另外，还需要将现金作为虚拟的银行账户维护到系统中。41维护银行账户信息（路径：应付管理员维护银行信息）42选择银行账户开户行的银行名称和分行名称点击查询工具，进入查找银行名称和分行名称的界面，选定后点击确定43选定银行名称和分行名称后，点击“银行账户(B)”44维护银行账户信息（银行账号、账户名、账户用途、支行名称、结算账户）注意：其他应付款项-中转7945维护付款单据（输入付款方式）根据业务需要，可以维护多种付款方式，以便付款时选择6146维护付款单据编号付款单据编号可以看成是各种付款方式的付款流水号，这里设置后，在付款工作台用此银行账户付款时系统会按顺序使用不同付款方式的付款单据编号维护时不得有交叉6247第五章基本业务操作5.1资产采购处理资产采购业务。5.2付款业务用现金或银行存款对应付发票付款。5.3费用报销处理员工个人或部门报销费用。5.4应收款管理处理员工临时借款和备用金的管理。5.5退货退款业务处理外部供应商退款业务。5.6零付款业务处理应付款转营业外收入业务。485.1资产采购流程1）应付录入员录入标准发票2）应付复核员验证发票创建会计分录，系统自动将应付账款传送至总账3）应付复核员提交请求将资产信息传送至资产491）应付录入员录入标准发票（路径：应付录入员