文书档案专题培训

文书档案专题培训2006.3.29文书档案专题培训•一、归档文件的收集•二、归档文件整理办法•注：文书档案与归档文件的区别归档文件的收集（一）•归档文件含义：归档文件是指在公务活动中形成的、办理完毕、具有保存价值、应作为文书档案保存的各种纸质文件。归档文件的收集（二）•归档范围归档范围应考虑以下三个因素：1、本部门的职能活动2、文件办理完毕3、具有查考利用价值归档文件的收集（三）具体收集的范围包括以下几个方面：•1本单位年度归档的文件材料。•2本单位历史上应归档而未归档的零散文件材料。•3本单位直属的撤销单位的全部档案。•4其它有关的应收集的文件材料。归档文件的收集（四）收集范围：1、上级单位下发的需要本单位贯彻执行的政策、法规，以及直接对本单位下发的批复、指示、重要通知等；2、本单位党、团、工、青、妇等群团工作材料；3、行政管理工作形成的文件材料，如领导班子变更、机构改革、会议记录、综合行政等；4、业务职能工作形成的文件材料，如工作请示、重要工作的报告、总结、统计数据、科研等；•5、本单位对下级单位管理中形成的材料；•6、内容重要的人民来信,来访材料,领导的指示和本机关处理人民来信,来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；•7、会计工作形成的文件材料；•8、本单位经营管理、职工管理形成的文件材料；•9、本单位与外单位、个人签订的合同、协议，以及债权债务文件；•10、其他有保存利用价值的文件材料。不需要归档的文件•1、上级单位普发的、不需要办理的、参考性文件以及征求意见未定稿的文件；•2、本单位形成的重份文件、无参考利用价值的临时性事务性文件以及未正式讨论通过的文件；•3、单位内部互相抄送的文件；•4、本单位负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；•5、从各方面收集来为工作参考的文件材料。归档文件的收集（五）•具体要求：1、收集要齐全、完整。（请示类的处理）2、注意纸张规格和字迹材料规范性文件要求统一用A4规格，书写材料杜绝使用圆珠笔、红墨水笔、纯蓝钢笔、铅笔，可用碳素签字笔、碳素钢笔、蓝黑钢笔。3、会议记录用纸要规范归档文件的整理•定义整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编目、装盒，使之组成有序体系的过程。•整理原则•质量要求•整理方法归档文件质量要求•总要求：归档文件应齐全、完整。1、书写材料：纸质文件字迹材料应符合存档要求；字迹模糊或易褪变的应复制，并附于原件后一并归档。。2、用纸规格：归档文件用纸尺寸须采用国际标准A4纸规格，纸张幅面尺寸超过标准A4型的按A4型规格折叠。对于已破损的应予以修复。对于小于16K的文件如合格证、证明书、介绍信等应使用A4纸进行托裱（注意：两面均有字的仅贴角）。归档文件整理方法装订分类排列编号装盒编目一、装订（一）1、以件为单位进行装订件的定义：一份文件为一件。其中：文件正本与定稿为一件；正件与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；请示与批复为一件；发文稿纸及有关领导重要批示或有处理结果的文件处理单与被处理文件合为一件；报表、名册、图册等，一册（本）为一件；会议纪要或会议记录一年为一件。一、装订（二）2、同一文件的装订顺序同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；复制件在前，原件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后；不同文字的文本，中文本/汉文本在前，外文本/少数民族文字文本在后。一、装订（三）3、装订材料可采用三角袋固定并用不锈钢钉装订，也可手工线缝装订。页数多的文件可采用三孔一线法装订。装订应不影响归档文件的阅读和复制。二、分类•采用年度-期限-机构（问题）分类方法。将文件先按其形成年度或针对的年度分开，同一年度的文件按永久、长期、短期三个保管期限分类，同一保管期限的文件按机构（问题）进行分类。三、排列•同一年度内的文件按永久、长期、短期保管期限的顺序大流水排列，同一期限的文件按机构（问题）排列，机构（问题）的排列顺序确定后，原则上应保持不变。如：某单位2003年文书档案如下排列：永久：行政办人事科预算科财务科……（1-50）长期：行政办人事科预算科财务科……（51-100）短期：行政办人事科预算科财务科……（101-200）四、编号•归档文件应按分类、排列的次序逐件编号，并在文件首页右上端的空白位置加盖档号章。档号章应包括以下项目：年度、期限、件号、页数、类别。填写档号章项目时字迹材料应符合存档要求。•编号后的插入处理。五、装盒•归档文件应按件号顺序装入档案盒。形成或针对年度不同的文件、期限不同的文件不应装入同一盒内。•注意：根据盒内文件的多少选择合适的档案盒。•档案盒由石景山区档案局统一监制。六、编目•编目包括：填写档案盒盒脊填写档案盒封面编制归档文件目录编制备考表档案盒盒脊的填写•档案盒脊项目应包括年度、保管期限、起止件号、类别/机构。档案盒封面的填写•档案盒封面项目为全宗名称，全宗名称即本机关（本部门）的名称，填写时应用全称或通用简称。归档文件目录的编制（一）1、归档文件题名应逐件录入计算机，由计算机编写归档文件目录。归档文件目录包括以下基本项目：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、期限、承办部门、备注等，也可视需要编制其它项目。目录右上角注明年度。目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。2、计算机录入目录的格式应能与档案馆相衔接。归档文件目录的编制（二）3、归档文件目录应编制两份，一份直接装订成册，另一份以盒为单位，分别装入相应的档案盒内。4、装订成册的归档文件目录应编制封面。（A4塑料皮，文件量大的单位要求一年一本，文件量小的单位可几年订在一起，并用扣取纸分开）归档文件目录年度：责任者备注承办部门期限页数日期题名文号件号备考表的编制•备考表置于盒内文件之后。填写备考表项目时字迹材料应符合存档要求。•备考表项目包括盒内文件情况说明、责任者和日期，用于填写本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。备考表盒内文件材料情况说明：责任人：填表时间：感谢大家对档案工作的支持！业务咨询电话：68832998，石景山区档案局业务科