文件管理子系统培训讲义

浙江求是管理系统文件管理子系统培训讲义2006年1月22日联合工作组TGPMS用户培训2019/9/1704-98培训内容:系统总体设计组织结构与岗位管理文件管理联合工作组TGPMS用户培训2019/9/1704-98系统概述Oracle数据库系统安全TGPMS应用施工管理工程服务工程设计试运行及调试工程管理报表生成(SQR)报表用户界面一般用户物资管理联合工作组TGPMS用户培训2019/9/1704-98单位人员D4012单位总清单D4010单位详细信息D4013单位地址D4015单位人员技能D2001岗位制定D2003岗位技能D2004岗位责任D2005岗位工资D2006岗位任命授权D2002单位分类D4011单位表现D4014单位往来联系D4016组织机构与岗位管理联合工作组TGPMS用户培训04-98工程定义•工作流程•文件模板定义•组织机构•OSR代码O-制文方S-发送方R-接收方•分配清单执行•文件注册•文件登记•修改控制•计划•与设备连接•文件传送分配接收确认•预测与催办核对文件管理联合工作组TGPMS用户培训17/01/9704-98文件流程图确认接收供应商设计承包商审查机构施工工地工程项目组传送确认接收确认接收确认接收传送传送传送tal传送登录登录登录登录联合工作组TGPMS用户培训17/01/9704-98文件流程图设计承包商Osr施工承包商osR工程项目组oSR审查机构osR供应商Osr确认接收确认接收确认接收确认接收传送传送传送OsrOsrosR联合工作组TGPMS用户培训2019/9/1704-98文件的标识性字段每份文件由以下字段唯一确定：（即数据库主键）•文件制文方(Osr)•文件编号（DOCUMENTNUMBER）•单号（SHEETNUMBER）联合工作组TGPMS用户培训2019/9/1704-98对文件OSR的说明OSR:•OSR本身是一个合同代码，可能代表制文方、发送方或者接收方，取决于哪个字母大写。–Osr=制文方:文件由谁制作–oSr=发送方:文件由谁发送–osR=接收方:文件由谁接收•OSR代码与合同代码相联•合同代码与单位／负责人或地址相连联合工作组TGPMS用户培训2019/9/1704-98文件模板TGPMS在进行文件登记时提供对文件编号的审核机制；设置灵活的文件模板反映文件的编号方式；文件的编号与项目编号进行对照。联合工作组TGPMS用户培训2019/9/1704-98非技术性文件编码模板结构：AAAA-BBBB-C-DDDD其中:AA代码单位或部门BBBB代表文件制作年份C代表文件类型DDDD代表顺序号联合工作组TGPMS用户培训2019/9/1704-98技术文件编码20位模板结构：A-BBBBBBBB-C-D-EEEE其中:A代表设计阶段．BB代表工程部位或文件对象．C代表文件所属的专业．D代表文件类型．EEEE代表顺序号．联合工作组TGPMS用户培训17/01/9704-98文件登记流程参照码D1100文件设备D5201/3CWP文件D5205文件计划D1129单位人员D4012合同登录D4001文件登录D5001文件标包D5202/4文件模式D1022文件登记D5002文件历史D5003设备文件D5206标包文件D5207文件变更(CAN)登记D5004OSR登记D5005文件重新编号D5006设备总清单D1130合同招标D4030CWP总清单D1130文件传送文件归档文件重新编号P5007联合工作组TGPMS用户培训2019/9/1704-98关于文件注册所有被接受的文件都必须在数据库中带有一个注册号（LOGINNUMBER），这样做的好处：1、可以输入被登记文件的一般信息和分组信息；2、分组注册的文件可以分组发送；3、有利于文件的预测和催办管理。联合工作组TGPMS用户培训2019/9/1704-98关于文件登记•所有的文件都被登记并保存在同一数据库中。•所有的版本号都带有一个版本日期；•所有的修改（CAN）都得到记录；•关于文件的所有属性信息均得到跟踪，包括：文件编号制文单位文件名称当前版本号文件状态文件原编号文件存放地点；文件制作日期等等。。。。。联合工作组TGPMS用户培训04-98•TGPMS允许输入／监控承包商文件．•承包商文件输入ＴＧＰＭＳ时将确定文件返回期限．•通过赋予文件预测信息进行承包商文件监控．•对已经到期己方或对方未回复的情况，管理者可以做到心中有数．•文件异常报表将协助监控承包商文件的流动．文件预测与催办联合工作组TGPMS用户培训17/01/9704-98文件传送流程图传送定义D5102传送分配D5103传送文件连接D5105文件传送R5305分发清单D5101传送文件D5104文件D5002传送细项D5106文件变更(CAN)定义D5004OSR登记D5005文件登记联合工作组TGPMS用户培训2019/9/1704-98关于文件分发单•文件分发单包括如下信息：–什么部门或单位收文？–什么人收文？–为什么收文？–收多少份文件？–文件的规格（大小）怎样？联合工作组TGPMS用户培训17/01/9704-98文件归档流程图文件D5002文档立卷D5401存档文件D5402文档储存D5403存档文件借用D5404文件登记联合工作组TGPMS用户培训17/01/9704-98文件管理总体流程图参照码D1100文件设备D5201/3/6CWP文件D5205传送定义D5102传送分配D5103文件计划D1129传送文件D5104/5文件传送R5305单位人员D4012合同登录D4001文件登录D5001文件标包D5202/4/7文件模板D1022分发清单D5101文件D5002文件历史D5003文档立卷D5401存档文件D5402传送细项D5106文件变更(CAN)登记D5004OSR登记D5005文件重新编号D5006设备D1130合同招标D4030CWP总清单D1130文档储存D5403存档文件借用D5404联合工作组TGPMS用户培训2019/9/1704-98TGPMS的报表和查询屏幕可以回答下列问题所需的文件在谁的手里？文件的版本状况怎样？是否最新版本？他们何时收到该文件？文件的历史情况怎样？文件的接受和发送情况。文件的来文预测与催办。文件编号和修改情况。联合工作组TGPMS用户培训2019/9/1704-98谢谢大家