文职培训资料

1丰城花园大酒店文职类员工培训培训讲师21、秘书必备的素质2、秘书的重要职业技能3、沟通协调今天我们将要学习以下内容3第一部分：秘书必备的素质4一、职业化秘书的标准：☆敬业精神☆正直——公平，坚持既定政策和原则☆表率作用☆诚实——实事求是☆领导风范☆敬业——以工作为荣，设定高的工作标准☆业务能力☆守信——不失约、不违约、不食言、不泄露☆指挥与控制能力☆勤奋——努力工作，不断学习☆合作精神☆有序——利落，有条不紊☆学习与创新能力☆高效——追求效率和效益☆知人善任的能力☆可靠——按约定完成工作,保质保量、及时☆正确对待意见与批评☆大局观念5二、秘书的职业态度：☆主动性☆适应性☆团队精神☆尊重他人☆创新精神☆坚持原则☆服务与贡献☆认同与分享☆双赢与相互依存☆温柔的心和自省6三、一位成功文秘所应具备的条件：注意外表的修饰打扮出成功的形象态度方面——温和、热忱、亲切仪态方面——自然大方、不做作、文雅谈吐方面——声音温和——正确，易懂——敬语常挂嘴上——简洁7高效率的工作态度——积极、敬业、责任感、保密、谨慎、细心、耐心、有创意。人际关系良好，手腕巧妙行动机警敏捷做事有效率，反应快——能举一反三具有专业知识——见闻广博、知识丰富饱满的精神8四、职涯规划：1、事业生涯的角色转换：确立每一阶段的自我发展，及早培养相对的能力与视野，才能在金字塔组织中，达到个人的目标与理想。2、事业发展的四阶段：第一阶段：学徒接受他人指示而工作，担任一位或多位师父的帮手。第二阶段：同事已有能力单独作业，对整体绩效亦有单独而明显的贡献。第三阶段：师父能训练新员，为他人承担责任，并协调相关事物。第四阶段：赞助人确立组织发展方向，并行使权力。9五、积极人生：☆目前秘书扮演的角色是良师、益友也是同仁。☆良好的人际关系（含单位、顾客）☆自我充实。☆沟通与协调（扮演桥梁角色）。☆一个积极的人应有一、二项兴趣。☆讲究效率、正确性☆做最机密的幕僚，保持别人的隐私。☆注意周边工作环境，并维持整洁。☆发挥女性亲和力。☆工作是为自己而做的。☆自己要有立场，有所为有所不为，保持超然独立立场，明辨是非。☆做主管的好帮手☆上级交办事项，最好不要擅自更改☆本身要有问题意识☆做好与否关键在于“用心”与“执行力”，对自己的决心负责10第二部分：秘书的重要职业技能11（一）日常事务处理121、打电话前的准备准备好电话记录本和笔把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对确保无遗漏。准备好通话时需要的文件资料查阅对方电话号码，确认无误，开始拨打一、拨打/接听电话的程序和技巧132、正式拨打电话：拨通电话后，确认对方酒店及姓名，然后热情而有礼貌的说：“你好！我是***酒店**部**。”如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。如告知对方的内容较复杂，应主动提醒对方做好记录逐一将事情说明，注意语言简明、准确；通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。一、拨打/接听电话的程序和技巧143、接听电话3声铃响内将电话接起，平和有礼貌的：“你好！我是**酒店**部**。”若通话内容较复杂，或有不清楚的地方，最后应当将要点重复一遍，以免遗漏或者有偏差。通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。一、拨打/接听电话的程序和技巧15判断WHO，分以下几种情况：来电人员经理可接电话时经理没有在座位时内部直接上级及平级直接转入记录留言如事务紧急，记录上级电话，速联系经理回电直接下属问清事情梗概，转接时向经理说明梗概后转入问清梗概，如不紧急，记录下来转告经理如事情紧急，告知经理联系方法普通员工问清事由，如需要，转告经理；其他可视情况处理---外部重要且紧密问清概要，向经理说明后，然后转入记录留言如事务紧急，记录上级电话，速联系经理回电重要但不紧密问清概要，向经理说明后，依经理指示转入或不转入记录留言，向经理汇报不重要且不紧密问清概要，酌情处理16一、拨打/接听电话的程序和技巧4、通话技巧：日常礼貌用语：•询问对方时，可用：“请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么事”等•对经理直接领导、保持经常联系的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人，并及时予以转接。•如对方有事需要你传达，必要时需将对方姓名、单位、电话号码及需要传达的事情再重复一遍，以便必要时再与对方联系。17•如不能把握经理是否和对方通话的情况下，不能随便回答经理“在”或“不在”，可说“请你稍等一下，我去看看**经理是否在？”，然后请示经理是否转接。•如遇经理不愿接听对方电话；则可用委婉的语气：“实在抱歉，**经理这时去办事情了,我见到他时再给你回个电话；如果您方便的话，能否让我转达您的事情？”做到有礼节、滴水不漏。18•在知道身份但不告知事由的情况下，如方便可询问经理后决定是否转接；也可询问对方是公事还是私事，如是公事可让对方知晓，将事情告知自己也可达到目的。•在对方不肯告知身份及事由的情况下，经反复询问后未果，可委婉结束通话。•如果对方喋喋不休，可以说：“请问您还有别的事吗？”或“对不起，我还有急事要办”等，结束通话。•如一个未完又来一个，应视电话内容和对方身份，让紧急的、重要的人员先讲，同时礼貌地告诉另一方稍候片刻，或记录对方电话，稍候打过去。整理电话留言，在经理回来后汇报相关信息。19二、传真1、将传真分类：1）需要经理本人审阅的，根据经理授意处理2）由秘书来代为处理的：A、转给其他相关负责人B、由秘书本人回复遵守公文写作规范保密文件需要传真时，应先与对方联系，发送到指定传真机上，发送后再与对方确认。需请愿书对方协助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围。务必在传真首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。2、必要的传真分类存档20三、文件管理1、阅读文件，判断是否应由经理处理，然后审核文件格式是否正确、内容表述是否清晰、完整。2、对文件进行分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文件摘要（必要背景资料、审批原由），便于经理。3、按经理批改意见复印后转发、呈送（可参照文件管理规定），必要的事情进行追踪，反馈结果。4、必要文件进行存档注：传真、邮件、信函等内容为外文的，应及时译出21（二）日程安排221、总体日程安排领导的日常工作分为日常性工作，即事先有计划的相对固定的工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排的事情）两类。而秘书的通常做法是将有计划的事情预先填入拟好的日程表中，同时细致灵活地安排好突发随机事件。23总体原则：☆对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；☆明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；☆定期与经理沟通，将双方的要求、需求和可能会☆遇到情况的处理原则达成共识，以利于工作开展；☆注意日程安排的时间松紧，适当安排；241、出差日程安排作为秘书，安排经理出差是经常的一项工作，同时也是需要更加细致的一项工作。通过秘书的计划，把经理出差在外的工作安排得紧张而有序，愉快而圆满，这是秘书工作的目标，也是工作价值的一个体现。25出差前出差中出差后确定出差目的地与日期；在第一时间掌握经理到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员。及时向经理汇报出差期间酒店内部事务及业务进展；确认经理出差陪同人根据经理日程安排，随时通报酒店及经理关心的业务进程出差资料整理（包括资料、名片、会谈备忘），根据需要转发相关人员或存档；与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息）配合经理授权人的工作，及时掌握酒店及业务相关信息向经理认为有必要的合作方致感谢函。确定行程，预定机票/车辆根据情况及时与相关人员及经理沟通，及时调整日程安排；各种差旅费用报销；根据经理的习惯，准备出差物品问清概要，向经理说明后，依经理指示转入或不转入跟进业务后续事宜2、经理出差时你要做的工作？263、会议安排（一）内部会议安排●经理主持的会议注意事项：•会前与经理及相关部门负责人明确会议内容、议程和参加人；•综合考虑各种因素（如经理全天日程安排），安排会议地点及时间；•下发会议通知后，确认参会人是否已收到通知，对特别重要的参会人，可通电话确认；•会中协助放映PPT，并时刻关注会场内情况，随机应变；•对会中达成的决议及时跟踪，并反馈给经理；27经理主持的会议图例开始确定会议目的、参会人员、时间、议程安排会议室、落实参会人员拟定会议通知（注意文格式）审批修改下发接收反馈会前准备（仪器调式）会中服务整理会议记录/纪要修改下发审批结束NNYY28经理参加的会议：冲突开始接收通知判断与经理业务是否有关回复或改请确认时间与对方确认后另行安排请示经理是否参加回复邀请部门并准备材料会前协助准备会前提醒经理参会会后材料整理工作跟进反馈结束NY时间冲突NY注意：把握前往会议地点出发时间的安排。29（二）外部会面安排●经理主持的外部会面接受会面请求婉拒或改请他人与对方确认时间、地点、人员、议程、并落实我方人员、地点拟定meetinggenda,ppt(中英文标准版、及业务回顾)发会议通知，并落实参会人员会前准备工作会中服务会中达成共识的跟踪反馈结束修改NO注意：在收到会面请求时，经与部门相关负责人及经理商讨决定同时提供背景材料以供经理做出判断Y注意：讲明原因，以免对方误解30注意事项：☆综合考虑各种因素，选择合适的会面地点，预定会议室；☆注意准备电子或纸制的欢迎牌，激光笔；☆会前与对方沟通是否准备翻译，如需要，提前确认；☆根据来访酒店的习惯及来访者的级别准备礼物；☆在与来访酒店沟通中确认是否需安排车辆接送，如需要注意把握接送时间，并通知对方确切的会面时间及地点；☆考虑是否需要在会面时录音或拍照并提前准备；☆如需安排参观，提前与行政后勤部联系，填写参观申请，安排参观陪同人；☆会前经经理提供相关背景材料，如需要请相关部门负责人与经理沟通洽谈事宜；31☆在会前拟制meetingagenda☆帮经理准备名片，并提醒会面时携带；☆提前30分钟进行，调试设备，摆放材料，迎接客人，注意对待客人谦和有礼的态度；☆提醒经理参会，在经理同意后陪同参会，参会中协助放映PPT，并关注会场内情况，随机应变，灵活处理各种情况；☆会面结束后，代经理或陪同送客人离去；之后整理笔记本电脑等仪器设备；32经理参加的外部会面经理参加其他部门组织、主持的会面，秘书的工作可能就不像前面介绍的那样繁多。但应从较专业的角度安排。并关注以下几点：图例如下页注意事项：会前为经理准备详细的背景资料；会前了解会议的具体地点，如在不同办公区，请注意把握出发参会时间；对会中决议，经理希望详细了解的，及时跟进并反馈；33接到参会邀请开始征询经理是否参会婉拒并请对方改请回复对方参会，并写入日程表关注对方会议组织情况，并适时提出建议在会面前给经理提供背景材料提醒经理参会经理参会结束NY经理参加的外部会面34第三部分、沟通协调35一、内部沟通★秘书要与所有服务的经理建立经常性的沟通，了解经理近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。准确理解经理的授意、做好上传下达的工作。★秘书应以主动谦虚的态度与经理所领导的部门人员充分沟通，尽可能及时了解各项业务的进展情况，并将信息及时整理反馈给经理，有效地协助经理推进工作；★作为秘书，在日常工作中，注意与其它部门和同事的协作，要把对方看作是自己的资源，通过一点一滴的交往，协调与各部门之间的关系，对任何部门、任何一位同事都应有极强的客户意识，尊敬对方、尊重对方，注意及时向那些给予你支持的部门和人员表达谢意。36二、外部沟通（一）业务合作：◎作为经理与外界沟通的窗口，秘书应以热忱的态度与合作商建立起真诚信任的关系，但在处理事务时注意以酒店利益为重，端正自己的位置，灵活处理。◎尊重合作伙伴和供应商，要注意多方了解与业务相关的事务，以做到准确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达。◎在代经理进行有关业务的推进工作时，要与合作厂商达成理解，为经理的决策创造良好的合作环境，辅助经理推进。（二）礼尚往来●答谢（节日礼品、贺卡等）在重要的节日（如圣诞节、新年、春节、或重要