浅谈公文格式规范

浅谈公文格式规范党政机关公文格式规范化，是机关公文的最基本要求，是保证公文质量和提高公文办理效率的重要手段，也是显示其权威性特征的重要标志。某些机关领导和公文办理人员对公文格式的重要性缺乏足够认识，甚至错误地认为公文格式只不过是形式而已，只要内容正确，格式规范不规范无关紧要。这种错误认识导致一些部门对公文法规不组织认真学习，不作广泛深入宣传，不及时转发到各基层并组织实施，因而在公文办理中常常沿用旧的甚至错误的公文格式而不思改正，大大影响了公文格式标准化的进程，也影响了公文办理效率和质量。一、规范公文格式，有利于发挥公文效用《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定，公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。公文具有规定的格式，制发公文必须统一格式，保证公文的完整性、准确性和程序性，便于公文处理，发挥公文效用。1.关于“签发人”。公文签发是公文生效必备的条件，公文必须经过发文机关负责人签发才能正式生效，公文签发是发文机关负责人履行职责的重要体现。《条例》规定“上行文应当标注签发人姓名”。在公文文种中，“请示”“报告”以及按请示性公文程序和要求办理的“意见”，应该按照“上行文格式”来处理，都要求必须出现“签发人”标识区域，并标注签发人姓名。之所以规定“上行文”必须标注“签发人”姓名，其目的在于表明公文的具体负责者，督促有关领导人认真严肃地履行权利义务，确保公文质量；同时让上级机关的领导人了解下级机关谁对上报事项负责，也是我国行政首长负责制的需要。2.关于“密级”和印发传达范围。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。公文尤其是涉密公文应当根据工作需要确定印发传达范围。确定印发传达范围有两个基本原则：一是工作需要原则。应当根据工作需要确定，不应简单地把知悉公文内容视为一种政治待遇，或者把行政级别作为确定公文知悉范围的依据。二是涉密范围最小化原则。应当把国家秘密知悉范围尽量限定到最小。能够限定到具体人员的，限定到具体人员；不能限定到具体人员的，限定到机关、单位，由机关、单位限定到具体人员。当然，传达范围的限定只限于上级对下级行文，下级对上级行文不宜规定传达范围。3.关于“发文机关署名”“印章”“成文日期”。公文落款中的署名、印章、成文日期是公文生效标志构成的三要素。印章是体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。成文日期是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重要标志。确定成文时间看起来是个小问题，但实际上它们的作用却很大。公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。4.关于“发文机关标志”、署名和发文机关名称。《条例》规定，公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。版头中的发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。原则上，发文机关标志中的发文机关全称或者规范化简称、公文标题中发文机关名称和落款中的发文机关署名要一致。联合行文时，发文机关名称可以作些省略。值得注意的是，一个完整、规范的公文标题由发文机关名称、事由和文种三要素组成，让受文者一看就明白这份公文是哪个机关发来的，说的是什么问题，是什么种类的公文。省略“发文机关名称”，受文者只能从版头、落款署名中才可看出这份公文是哪个机关发来的，不利于公文运转和办理，也不利于公文标题的引用。二、规范公文格式，有利于提高办文效率1.关于“紧急程度”。紧急程度是对公文送达和办理的时限要求。要注重公文的时效，各类公文特别是重大突发性事件、重要舆情等应及时上报。根据工作需要，标注公文缓急程度，尽量避免临时报送的情况，需要请示上级机关的事项，应给上级机关留出足够的研究、决策时间。特别紧急的公文更要协调充分，提前进行及时充分的沟通说明，抓紧办理、及早报送。对于收文机关来说，紧急公文和重要事项应随收随办。坚持急件急办，特事特办，专人催办。2.关于“附注”。党的机关在附注处注明公文的传达范围，对公文的发放范围、执行时需注意的事项加以说明。根据《中华人民共和国政府信息公开条例》和相关规定要求，行政机关在起草公文的同时，应当审查并明确该公文的公开属性（主动公开、依申请公开或者不予公开），并在公文的附注处注明其公开属性。要切实加强公文公开的保密审查，凡没有标注可公开发布的，不得随意公开；确需公开的须经发文机关同意，收文机关无权自行公开；转发上级机关的公文时，未经上级机关同意不得擅自将其上网公开。请示性的公文在附注处注明联系人和联系电话，主要是便于上级机关在审批请示事项中必要时向请示单位了解详细情况及时批复，一旦需要补充相关材料，能够第一时间找到请示单位的联系人，确保公文在运转中的时效性，提高公文处理效率。3.关于“附件”与“附件说明”。按照《党政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T9704—2012）规定，公文如有附件，必须标注对应的附件说明，不能没有附件说明，也不能直接在正文中写“附件如后”“附后”等，以确保公文结构的完整，便于快速方便地找到公文正文的说明、补充或者参考资料。4.关于“印发日期”。标识印发日期是为了准确反映公文的生成时效。一般来说，公文在领导签发之后，也就是生效时间之后，往往需要经过打字、校对、复核等环节。印发日期以公文付印的时间为准，是为了界定成文日期与印发日期的区别。通过了解成文日期与印发日期的时间差，既可以使发文机关掌握制发公文的效率，也可以使收文机关掌握公文的传递时间，如印发日期与送达的时间之差超出正常送达所需时间，应及时了解情况，落实办文时限和责任，提高办文效率。5.关于“版记”。版记应当标注在公文的最后一面，便于受文者查看版记要素。要规范标注版记要素，既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行。印发机关和印发日期为公文的送印机关和送印日期。信函格式版记不加印发机关和印发日期。三、规范公文格式，有利于降低行政成本1.关于“发文字号”。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。确定发文字号是机关发文办理过程中必经程序之一。发文字号是发文单位对要发出公文进行登记的重要项目，它固定了公文在形成中的次序和位置，维护了公文形成的系统性和完整性。通过发文字号的序号，可方便地统计发文的数量。编制发文字号的根本目的是便于公文规范化管理。规范发文字号，不仅在公文办理和公文管理工作中有重要意义，也为公文归档后的查找利用提供了准确依据。2.关于“份号”。份号是同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编号。标注份号有利于加强公文的管理和利用，便于掌握公文的去向，有利于公文的分发、查对、借阅、统计、清退和销毁。《条例》规定，涉密公文一定要标注份号。3.关于“保密期限”。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》规定，国家秘密的保密期限，除有特殊规定外，绝密级事项不超过三十年，机密级事项不超过二十年，秘密级事项不超过十年。保密期限在一年及一年以上的，以年计；保密期限在一年以内的，以月计。国家秘密的保密期限，自标明的制发日起算，不能标明制发日的国家秘密，自通知密级和保密期限之日起算。提前解密或者延长保密期限的，由原定密机关、单位决定，也可以由其上级机关决定。合法定密，有利于节省行政成本；不合理定密，会带来很大的保密成本。4.关于“主送机关”“抄送机关”。主送机关是公文的主要受理机关，负有对公文内容进行了解、答复或贯彻执行的责任。抄送机关是除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。应严格按照工作需要和保密要求，合理确定公文分发范围，提高发文的针对性、有效性。抄送机关依照职能职权除享有知情权外，还具有执行的义务，抄送机关要妥善处理所收公文，与本机关关系密切需要执行的，应将公文转入办文环节，并妥善保管公文以备使用。公文格式是公文规范化的具体表现和主要标志，是公文质量、机关作风、工作水平的重要表现。按照《条例》第七条规定“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查”，加强对各单位公文处理工作的指导和监督检查，督促办文人员对公文格式严格把关，全面提升公文质量。