档案管理培训(XXXX10)

1一、主要内容与适用范围主要内容本程序规定了档案管理目的、职责、内容、档案归档处理、借阅、销毁等的方式方法。适用范围本程序适用于运通汽车集团本部、下属经销店及其他分支机构的档案管理工作。5目录档案管理基础知识档案：指集团各级机构在各项活动中形成的对公司的发展起着积极作用，且具有保存价值的以各种载体形式记录的文件材料，包括文书档案、声像档案、实物档案、基建档案、合同档案、会计档案和人事档案等。档案收集:指档案管理部门按照《档案管理程序文件》的相关要求，把分散在各机构、各部门以及个人手中的文件资料，集中到档案管理部门进行科学管理的一项业务环节。档案收集是档案管理工作的起点和基础。文书档案：指对集团各级机构在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、请示、报告、批复、通知、函、会议记录/纪要、计划和总结等。二、术语和定义6档案管理的基础知识目录档案管理基础知识实物档案：指以物质实体为载体，反映集团各级机构历史真实面貌的特定物品，一般包括荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及集团发展中有纪念意义的物品等。基建档案：指集团各机构在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。合同档案：指记载合同履行全部情况的文字资料，包括合同会签单、律师修改意见稿、合同正本等。7目录档案管理基础知识声像档案：指集团各级机构在开展各项经营管理活动中形成的对本集团有保存价值的照片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。会计档案：指集团各机构会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。人事档案：指集团各机构在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现等情况，以人头为单位集中保存以备查考的文字、表格及其他各种形式的原始记录。8目录客户档案：指各机构在与客户交往过程中所形成的客户资料、业务凭证等全面反映客户信息的纸版或电子版资料。电子档案：指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应、相互关联的通用电子图像文件集合。商业秘密：指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。9目录档案管理基础知识•对到达保管期限的档案资料进行价值评估，对有继续保存意义的档案继续保存，对不具备继续保存意义的档案资料进行销毁的过程。档案的鉴定与销毁10目录档案管理基础知识三、档案工作的性质理论体系和业务标准、工作规范。空间具有机密性。档案工作的性质11档案管理工作的内容收集整理鉴定保管统计检索编研利用与服务四、档案管理工作的内容12档案管理的基础知识目录档案管理的作用有助于企业增加技术和知识储备，为企业的可持续发展提供保障有利于企业在市场竞争中增强抵御风险的能力并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用，维护企业的经济利益和合法权益有助于企业构筑企业信用体系，提高企业诚信度，树立企业形象有助于企业加强企业文化建设，利用丰富生动的档案素材，展示企业创业发展的历程，培养员工的认同感和归属感15目录档案管理基础知识一、档案收集范围（一）文书档案归档范围※包括但不限于《集团本部文件材料归档范围及保管期限表》※包括但不限于《经销店文件材料归档范围及保管期限表》※各机构可根据具体情况对收集范围进行补充完善。2016年档案程序文件(2016.8.15修改版）\HQ-AD-C02.08.02-00-[201608]集团本部文件材料归档范围及保管期限表_CQ修订_20160811.xlsx2016年档案程序文件(2016.8.15修改版）\HQ-AD-C02.08.03-00-[201608]经销店文件材料归档范围及保管期限表_CQ修订_20160811.xlsx20目录档案管理基础知识一、档案收集范围（二）声像档案123反映集团各个阶段经营发展情况、具有保存价值、有纪念意义和凭证性的照片、录像资料。国内外重要宾客和著名人物参加集团各项重要活动形成的声像材料。各级领导视察的讲话录音、录像及照片资料。21（二）声像档案4567集团级以上的各级劳模，先进人物及本集团荣获市级以上荣誉的实物照片（奖杯、奖牌、证书、锦旗）。集团召开年度工作会议时形成的声像材料。集团召开的其他大型会议时形成的声像材料。集团组织的各类活动（开业仪式、年会、文体活动等）。一、档案收集范围22、奖品实物档案：集团各级机构在重大社会活动中获得的奖杯、奖状、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。2、印信实物档案：机构变更或撤、合并失效的印章，包括钢印、胶印，木印等经公安机关审批后制作的印章。3、名人字画实物档案：各级领导人及社会知名人士为集团的题词、作画。4、集团发展中有纪念意义的物品：集团自成立以来使用过的牌、匾等用具。（三）、实物档案一、档案收集范围23目录根据财务部门的相关要求进行收集。一、档案收集范围（四）基建档案（五）合同档案（六）会计档案详见《基建档案归档范围及保管期限表》(附件？）合同档案管理的范畴包括合同正本及相关附件、合同会签页、律师修改意见稿。..\2016年档案程序文件(2016.8.15修改版）\HQ-AD-C02.08.04-00-[201608]基本建设档案归档范围及保管期限表.xlsx24档案管理的基础知识目录（八）客户档案客户购车及维修车辆相关的所有资料，包括但不限于客户身份证复印件、销售合同、整车销售单、精品装饰单、保单、新车交车确认单、行驶证复印件、维修施工单、结算单、领料单、终检单等。根据集团客户档案管理程序进行收集。一、档案收集范围（七）人事档案根据人力资源管理部门的相关要求进行收集。25目录归档管理工作基本原则集团档案实行集中统一管理的原则，由各机构档案管理部门统一负责接收、管理。以确保各类档案材料完整、准确、安全和有效利用，实现资源共享。任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有。集团各部门应有专人负责部门档案的保管、移交等工作，在业务上接受集团行政部档案管理人员的业务指导。各机构应设置专人负责所在机构文件的收集、整理工作,他是集团与各机构之间文件归档传输的唯一接口，所有文件从项目地输出归档都必须通过各机构的档案管理人员。各机构的档案资料自行保管，不予移交集团。26目录档案管理基础知识第二档案整理（二）归档要求（五）目录编写（六）归档资料移交（一）归档与不归档判断27、按照档案形成的特点和规律，最大限度地保持文件之间的历史联系，充分利用原有基础，便于保管和利用。2、档案整理工作要保持文件之间的历史联系。主要有来源、时间、内容、形式上等的联系。3、档案整理工作要充分利用原有基础。4、档案整理工作必须便于档案保管和利用。28、未经领导审阅签发、未生效文件、一般性文件历次修改（主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外）3、部门互发的与本部门业务没有直接关系、不需办理的、只有临时性参考作用的文件资料。4、重份文件和重份图纸。1、无查考价值的临时性、事务性文件。可参阅《集团各部文件材料归档范围及保管期限表》、《经销店文件材料归档范围及保管期限表》《基建档案归档范围及保管期限表》进行判断，归档文件资料包括但不限于《集团本部文件材料归档范围及保管期限表》、《经销店文件材料归档范围及保管期限表》，《基建档案归档范围及保管期限表》中所涉及的文件资料。各机构可根据具体情况对收集范围进行补充完善。（一）归档与不归档判断不归档归档..\2016年档案程序文件(2016.8.15修改版）\HQ-AD-C02.08.02-00-[201608]集团本部文件材料归档范围及保管期限表_CQ修订_20160811.xlsx..\2016年档案程序文件(2016.8.15修改版）\HQ-AD-C02.08.03-00-[201608]经销店文件材料归档范围及保管期限表_CQ修订_20160811.xlsx29目录档案管理基础知识（二）归档要求-----文书档案1、整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，要完整、系统、准确并符合有关标准、规范要求。2、归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。归档文件的载体和字迹应符合耐久性。3、归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。4、具有永久保存价值的纸质文件，必须与电子文件同时归档保存。5、归档的文件不可使用二次用纸。6、公司各部门与其他单位合作完成的项目，主办单位应保存全套文件材料，协办单位应保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。7、公司各部门兼职档案员应检查归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由本部门负责人签字核准后向公司档案管理部门移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。档案管理部门接收各部门移交的档案时，应全面检查归档文件材料的质量。8、交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。文书档案归档要求30档案管理的基础知识目录档案管理基础知识档案管理基础知识-----声像档案（二）归档要求声像档案归档要求1、归档的声像材料必须原版、原件。2、归档的声