系统管理及总帐培训教案

用友软件标准讲义1系统管理培训教案U8及财务通产品的主要特点是：集业务、财务于一体，用户只要建账一次，则在所有模块均可使用同一帐套，不用重复建账，同一套账中所有基础数据均可共享，同一数据不重复录入，为此在系统管理中专门对账套进行处理，也包括对操作员的管理。一、系统注册：初次启动系统必须以ADMIN（系统管理员）身份进行注册，注意系统密码为空，但用户可以通过改密码来设定密码。二、增加操作员：点“权限”下面的第一个菜单直接增加，注意的一点是在增加最后一个操作员时设置完后，应先点增加，再退出，否则此操作员将不保存。三、建账：在此明确账套名称，启用日期，核算币种，所属行业及行业性质及账套主管，确认存货、客户、供应商是否分类及是否有外币核算，在第一次建账时，建议按行业预置科目，因为是初次建账，意义重大，况且一旦启用，有些参数不能修改所以应结合本单位的实际情况，建立一套适合于本单位的账套。如会计科目编码是设置为：32222还是33222四、设置操作员权限：注意可以设置多个主管五、账套的引入、输出及删除：数据的备份与恢复，软盘的备份在需要量2张以上磁盘的情况下，最后总是需要再插入第一张盘，直到提示软盘备份完毕。删除一个账套时点“输出”选择对应账套，将“删除当前账套”打勾。在删除之前系统自动备份，否则不允许删除。六、修改账套及建立下一年度数据：以会计主管登录账套，可以修改账套，可修改刚刚建立，并未使用的账套的有关参数内容。手工账处理是每到下一年度需要重新建账，而通过系统管理的建立年度账与结转上年数据，即可以将上年的年末基础档案及年末数据结转过来。七、引入和输出：以会计主管登录均为本账套且为本年的数据，这是与在“系统管理员”身份注册中的引入和输出的区别。八、在系统运行过程中，经常会出现异常，此时以“系统管理员”身份注册点“视图”下有一菜单“清除异常任务”即可解决。用友软件标准讲义2总账系统培训教案一、总账系统的主要功能1.建账由您根据自己的需要建立账务应用环境,将用友账务处理变成适合本单位实际需要的专用系统，自由定义科目代码长度、科目级次。可根据需要增加、删除或修改会计科目或选用行业标准科目。提供中英文科目的录入与切换功能。若有外币核算，还需定义各外币及汇率。可录入开始使用总账系统时各科目的期初余额。可定义凭证类别。若要进行辅助项管理，还需要定义各辅助项的目录。包括部门目录、个人目录、客户分类、客户目录、供应商分类、供应商目录、项目目录。自由定义会计期间。2.凭证管理通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。最少击键次数的设计：提供快捷键自动计算借贷方差额，以最快速度使凭证借贷平衡。若有外币核算可自动由外币、汇率、本币金额中的两方计算出第三方。可随时调用常用凭证、常用摘要，自动生成红字冲销凭证,以及语音提示功能，可助您更加快速准确地录入凭证。提供出纳签字功能，加强出纳凭证的管理。提供对原始单据及明细账的联查功能。增加凭证及科目的自定义项定义及录入，提高凭证录入内容的自由度。可完成审核凭证及记账，并可随时查询及打印记账凭证、凭证汇总表。凭证填制权限可控制到科目。凭证审核权限可控制到操作员。灵活的凭证打印功能。标准凭证格式的引入和引出，可完成不同机器中总账系统凭证的传递引入：按规定格式引入其他系统或其他机器上的总账系统中的凭证。引出：按规定格式引出总账系统中的凭证。3.标准账表随时提供如下标准账表，并可查询包含未记账凭证的最新数据:总账、余额表序时账、明细账、多栏账、以及能够同时查询上级科目总账数据及末级科目明细数据的月份综合明细账。日记账、日报表在查询各标准账表的同时，可同时查询到数量账、外币账。在查询时，可随时调整列宽，且可在退出查询时保存列宽。提供“我的账簿”功能为您保存常用的查询条件，加快查询速度任意设置多栏栏目，能够实现各种输出格式。自由定义各栏目的输出方式与内容，能够满足不同层次的管理需要。提供总账明细账凭证原始单据相互联查、溯源功能。明细账的查询权限可以控制到科目。灵活的打印输出：提供栏目打印宽度、账页每页打印行数等参数的设置，以及明细账可按总账科目打印账本的功能。各类正式账簿提供套打功能。4.现金管理为出纳人员提供一个集成办公环境，加强对现金及银行存款的管理。可完成银行日记账、现金日记账，随时出最新资金日报表，余额调节表以及进行银行对账。5.数量核算适用于要求对实物数量和金额同时核算业务。6.外币核算您可选择采用固定汇率方式还是浮动汇率方式计算本币金额。可由您选用直接标价法和间接标价法折算本位币。月末可自动调整外币汇兑损益。用友软件标准讲义37.月末处理自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。灵活的自定义转账功能、各种取数公式可满足各类业务的转账工作。8.辅助管理1.）个人借款管理主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。提供个人借款明细账,催款单,余额表,账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。2.）部门核算主要为了考核部门费用收支的发生情况，及时的反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较，便于进行部门考核。提供各级部门总账、明细账的查询，并对部门收入与费用进行部门收支分析等功能。3.）项目管理用于生产成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入，往来等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等，也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队,合同,订单等等。提供项目总账、明细账及项目统计表的查询。4.）应收应付管理主要进行客户和供应商往来款项的发生、清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。提供往来款的总账、明细账、催款单、往来账清理、账龄分析报告等功能。二、启动总账系统并进行具体操作流程选项设置1、单击[设置]下的选项，凭证选项：制单序时控制、支票控制、资金及往来赤字控制、2、账簿、凭证套打设置3、往来在总账系统下核算：（1）应收应付总账及明细账均在总账系统输入（2）日常应收应付的增减变动是通过在总账系统填制凭证方式实现的（3）往来款管理在总账中进行，包括账簿查询、核销、两清、账龄分析等业务（4）适合于只要求查看各往来单位款项，并不要求知道究竟是哪一笔数据的具体发票情况4、在应收应付中核算（1）应收应付总账余额在总账系统输入，应收、应付明细余额在应收款管理和应付款管理系统分别录入（2）日常操作是通过录入发票及结算单，并由应收款管理和应付款管理根据发票及结算单自动生成凭证传递到总账实现的（3）往来款管理在应收款管理和应付款管理中进行，包括账龄分析、催款单等业务数据，也包括科目账等财务数据的查询，而且查询可以从多角度出发（4）适合于不仅要反映各往来单位款项，并要反映究竟是哪一笔数据的具体情况，多见于同购销链一同使用的情况，那么发票无须录入，系统自动从采购或销售系统中传递过来。三、账系统初始化1、会计科目（1）在建账过程中，将会计科目一旦预置，这里只需要录入二级及以上科目即可辅助核算在手工核算中未涉及过，一般情况下，下列科目需要设成辅助核算应收账用友软件标准讲义4款（客户往来）、应付账款（供应商往来）、其他应收款__备用金（个人往来）、制造费用（部门核算）、管理费用（部门核算），生产成本（项目核算）辅助核算的设置应根据实际情况来定义。（2）数量核算及外币核算的处理如果有会计科目需要进行数量核算、外币核算，则在相关处打勾，并将外币币种和数量单位填入，计量单位指的是数量核算的计量单位，如：单位如果没有购买存货核算系统，而单位的存货又较少，就可以设成科目形式进行数量核算。（3）本级会计科目已经使用，则不能增加下一级科目，也不能修改科目编码，不能删除科目。（4）指定科目：在手工核算中，日记账已经体现了现金和银行存款的特殊性，但电算化处理时日记账已失去了这成含义，所以通过指定科目来体现现金科目和银行存款科目的专人专管的特性。如果不指定科目将不能进行如下操作：在出纳管理中无法查询”现金”、”银行存款”科目的日记账；不能执行银行对账功能；执行出纳签字时将造成”没有符合条件的记录”的结果。具体操作是：点击会计科目横栏”编辑”下的”指定科目”分别指定”现金总账”科目为”现金”，”银行存款总账”科目为”银行存款”。用鼠标单击【编辑】菜单下的【指定科目】，用户在此用〖〗、〖》〗选择现金、银行存款的总账科目，选择完毕后，用鼠标单击确认按钮即可。2、录入有关档案内容：（1）如何增加客户分类？鼠标单击〖增加〗按钮，按要求输入各项内容，再按〖保存〗按钮，保此次增加的客户分类；如想放弃新增客户分类，可以用鼠标单击〖放弃〗按钮，放弃此次增加的客户分类。如果想继续增加，用鼠标单击〖增加〗按钮即可。注意：有下级分类码的客户分类前会出现带框的+符号，双击该分类码时，会出现或取消下级分类码。新增的客户分类的分类编码必须与[编码原则]中设定的编码级次结构相符。例如，编码级次结构为“XX-XXX”，那么，“001”是一个错误的客户分类编码。客户分类必须逐级增加。除了一级客户分类之外，新增的客户分类的分类编码必须有上级分类编码。例如，编码级次结构为XX-XXX，那么“01001”这个编码只有在编码“01”已存在的前提下才是正确的（2）如何增加客户？在左边的树型列表中选择一个末级的客户分类（如果您在建立账套时设置客户不分类，则不用进行选择），单击〖增加〗按钮，进入增加状态。增加完成后，单击〖保存〗按钮，则保存当前输入信息。您可以在页编辑状态下，单击〖增加〗按钮，继续增加新的客户。（3）如何实现并户?点击客户档案中的〖并户〗按钮，弹出并户对话框输入被并户的客户编码以及并至客户处的编码，然后点击确认键即可。系统提示并户成功，则表明已完成并户，被并户的客户将不再出现在客户列表中。（4）如何设置显示内容?在客户档案中显示的内容您可自由设置。点击“客户档案”的〖设置〗按钮，出现栏目选择框，根据需要选择相应栏目，然后点击〖确认〗按钮，则显示客户时系统将按您设置的栏目进行显示。提示：客户的参照采用分级的参照方式，左边是分类，右边是档案。（5）如何排序用友软件标准讲义5您可在客户档案中用鼠标将要排序的栏目选中，选中的栏目以蓝色显示，然后点击鼠标右键，选择排序的方式：升序或降序。选择后系统则自动进行排序。一次可选择多个栏目进行排序。例如在客户档案中，如果想按“所属地区＋客户编号”排序，您可先将所属地区和客户编号排列在一起，然后用鼠标将所属地区码和客户编号选中，然后点击鼠标右键，选择升序或降序即可。（6）供应商分类与供应商档案的设置参照客户分类与客户档案的设置。(7)项目定义一个单位项目核算的种类可能多种多样，比如说，在建工程、对外投资、技术改造、融资成本、在产品成本、课题、合同订单……，为此应允许企业定义多个种类的项目核算，因此，可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类。一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，我们还可以对这些项目进行分类管理。例如：可以按以下步骤定义项目：A设置科目：在[会计科目设置]功能中执行。如对产成品、生产成本、商品采购、库存商品，在建工程、科研课题、科研成本等科目设置项目核算的辅助账类。B定义项目大类：在[项目目录定义]功能中定义。如增加生产成本、在建工程、商品核算、科研成本等项目大类。C指定核算科目：在[项目目录定义]功能中指定。如将产成品、生产成本等科目指定为生产成本项目大类的科目；将在建工程科目指定为在建工程项目大类的科目。D定义项目分类及项目：如在建工程的项目大类下的明细项目及分类。“项目目录定义”功能用于项目大类的设置及项目目录及分类的维护。用户可以在此增加或修改项目大类、项目核算科目、项目分类、项目栏目结构，以及项目目录。注意：项目目录：选择此项后，系统将列出所选项目大类下的所有项目。“所属分类码”为此项目所属的最末级项目分类的编码。按〖维护〗按钮，则可增加、删除和修改项目目录。3、录