雅居乐地产公文管理培训

AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.雅居乐地产置业有限公司AGILEREALESTATEPROPERTYCO.,LTD.公文管理培训集团行政中心x2006年4月AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.重要性•与工作密切相关•行政办公的工具•工作沟通不可或缺•特定的法定效力……您认为：很重要重要一般不重要AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.三个层面的问题我懂得的知识是否满足我目前工作的需要？假如我不提升，会有什么后果？了解相关标准基本技能掌握方法/套路成为一种能力满足工作需要得到别人认可实践运用方法技巧观念态度AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.•公文概述•公文格式•公文处理•公文写作课程内容AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.一、公文概述AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.公文的定义•公文又称公务文书、行政公文，是指党政机关、群众团体和企事业单位在处理公务时使用的有一定规范的各种正式文书。•处理公务—公布和贯彻政策法令、传达和布置任务、请示或答复问题、指导或商洽工作、报告或交流信息等。AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.公文的主要作用•上传下达•沟通交流•宣传教育•依据凭证AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.公文的特点•鲜明的针对性•明显的时效性•严肃的客观性•有法定的作者•有极强的权威性•有规范的体式AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.二、公文格式（雅居乐公文格式）AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.公文的格式•公文各要素的标识规则•排版规格与印制装订要求[注]公司的公文格式与国家行政机关公文格式有区别。AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.公文用纸•采用国际标准A4型纸（297mmX210mm）•国家机关正式发文使用红头文件纸。我公司发文使用统一印制的发文用纸。AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.公文排版•版心尺寸:162mm×247mm，页面设置左边距25mm,右边距25mm,下边距25mm。•版面干净，字迹清楚无断划，版心不斜。AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.公文字体•公文标题使用二号小标宋体(或宋体加粗）;•公文发文编号、正文用3号(或小3号)仿宋体字；二号宋体三号仿宋体发文格式：公司内部秘密通知雅XXX〔2002〕15号致：XXXXX由：XXXXX主题：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX．附件：1、XXXXXX。二OO二年二月二日抄呈：XXXXX、XXXXXX、XXXX雅居乐集团有限公司AGILE（HOLDINGS）CO.,LTD.地址：广东省中山市三乡镇金涌大道雅居乐酒店Tel:[phone]Fax:(0760)66839136687188公文格式：对外发文雅XXX〔2002〕15号关于XXXXXXXXX的请示XXXXXX、XXXXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX．附件：1、XXXXXX。二OO二年二月二日抄送：XXXXX、XXXXXX、XXXX雅居乐集团有限公司AGILE（HOLDINGS）CO.,LTD.地址：广东省中山市三乡镇金涌大道雅居乐酒店Tel:[phone]Fax:(0760)66839136687188AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.公文各要素的标识规则•发文单位—公文的制发单位•秘密等级—公文的秘密等级及保密期限。•紧急程度—指传递时间。特急、急件表示应迅速传递到收文单位。•发文字号—单位代号、年份、序号。AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.公文各要素的标识规则•公文标题—准确地概括公文主要内容的题目。•主送机关—公文发送的对象。•正文内容—正文的编印方式。•附件标注—公文的附件。•成文时间—公文形成生效的时间。•发文机关—发文机关印章加盖的位置。•版记标识—主题词、抄送机关、印发机关、印发时间。AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.公文的秘密等级•涉及公司机密的公文，需标识秘密等级。•秘密等级用3号黑体字标识。•标在发文单位标识红色线下、公文标题之上，居右排布。AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.发文编号•发文编号由发文单位代字、年份和序号组成。•发文编号标识在公文标题下一行，居右排布。•年份、序号用阿拉伯数字，年份应标全称，用六角号〔〕括入；序号不编虚位，不加“第”字。•本部门发的通知、通告、报告、请示、批复等公文按发文先后顺序编排流水号，使用同一组发文编号，如“雅集行〔2002〕20号”。“函”独立使用一组发文编号，如“雅集行函字〔2002〕10号”。“会议纪要”独立使用一组发文编号，如“雅集会字〔2002〕10号”。•联名发文，只标明公文主办单位的文号。AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.公文标题、主送单位•红色文武线下空1行，用2号小标宋体字（或宋体加粗）。•公司内部发文，标题只标文种，如“通知”、“通告”等，标题具体内容在下面“主题”部分中标明；对外发文反映公文的主旨，如“关于XXXXXXX的请示”等。•主送单位：发文代字下一行，左侧顶格标识，标为“致：XXXXXX”。如属对外发文，则标为“XXXX单位：”•主题：在“发文单位”下一行，左侧顶格标为“主题：XXXXXXX”。•主题下加一条反线。AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.公文生效标识•公文生效标识由成文日期、发文机关印章组成。•单一机关发文落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，在成文日期上加盖发文单位的印章。•加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期。•联合行文加盖印章，将成文日期拉开，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，两印章不相交或相切。•当公文超过一页时，必须保证最后一页有正文内容，发文日期和印章靠近正文。AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.抄送单位、页码•根据发文内容而定。•抄送单位用3号仿宋体字标识，上加一条反线。•页码用4号阿拉伯数字标识，居中排布。AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.[讨论]•看看这两份文件的格式有什么问题？（1-1、1-2）AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.[小游戏]九个小圆点•请用四条直线连续不断一笔过将这九个圆点连接起来AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.三、公文处理AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.公文处理明确：•公文的种类及适用范围•发文的要求•发文的范围•发文的工作程序AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.常犯的错误•公文种类使用不当•表达不当•发文对象不当•发文程序不当AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.公文的种类（1）命令（2）议案（3）决定（4）指示（5）公告、通告（6）通知（7）通报（8）报告（9）请示（10）批复（11）函（12）会议纪要AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.事务文书•会议记录•简报•计划•总结•调查报告•规章制度•汇报提纲•述职报告……AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.[讨论]•这份文件有无不妥之处？（2-1）AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.各类公文的适用范畴命令（令）：适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排。指示：适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.各类公文的适用范畴公告、通告：“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项；“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.各类公文的适用范畴•通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.各类公文的适用范畴通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.通知与通报的区别•通知是让受文者了解上级的意图，告诉受文者做什么、怎么做，是一种硬性规定。通报是以具体的事例来教育受文者以期改进工作。•通报的用途不如通知广泛。•多数通知有较强的行政约束力，需要下级不打折扣地认真执行，通报主要用于告知情况，不要求受文者主动执行。•通知主要是直接提出要求，较少议论，语气较严厉，篇幅较短。通报篇幅一般较长，文字也较有文采，在叙述的基础上还要有议论的文字。AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.通知与公告的区别•在发布方式上，通知常以文件的形式发送少数可在报纸上发布。公告多数通过报纸、广播、电视等公共新闻媒体发布或张贴的形式发布。•从发布范围看，公告的发布范围很广，是用来向国内外公布重大事件的一种普发性、周知性文件。通知多有具体的受文单位。•从发布机关看，通知对发文机关没有限定。公告对发文机关的要求则较为严格。•从发布事项的重要程度看，公告所发布的是国内外周知的重要事项。通知发布的多为一般工作事项。AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.各类公文的适用范畴•报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.各类公文的适用范畴请示：适用于向上级机关请求指示、批准批复：适用于答复下级机关请求事项。AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.各类公文的适用范畴函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.各类公文的适用范畴•会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.[练习]1、小区会所的游泳池因维修暂停开放，对外发布此消息时用什么文种？2、在某项工作任务完成以后，要使上级部门对工作情况有个概括性了解，应采用什么文种？AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.什么时候需要发文？•无文不行•口头沟通无法执行•作为依据凭证•行使职权……AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.发文的范围公司下发文件主要用于：•公布规章制度。•转发上级文件或发布根据上级文件制订的本公司文件。•公布体制机构变动和干部任免。•公布重大的开发、经营等决定。•发布奖惩通报。•工作安排、会议安排。•其它需相关人员周知的事项AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.发文的范围公司对上、对外行文主要用于：•向上级机关呈报计划、请示等。•与业务单位联系重要的事项。•注：各业务部门与外单位发生的一般性业务联系，可以部门名义发函，不以公司名义发文。AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.发文的要求•公司公文归口由行政部（办）统一管理。•各部门发文，须先经行政部（办）审核。•部门之间不得以发文形式来解决一般性问题。•遵照公文处理工作原则。•严格执行行文制度、行文规则。AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.发文程序发文稿纸签发人：主办单位：拟稿人：会签：部门核稿：行政部核稿：文件主题：文件编号：[]号密级：绝密机密秘密主送单位：抄送：经办人：发文时间：年月日打印：校对：用印：印数：装订：分送：归档：备注：AGILE(HOLDINGS)CO.,LTD.收文工作程序AGILE(HOLDIN